物資管理制度設計問題探討

吳笑非++吳禮戶

一、外購物資管理制度設計依據(jù)

（一）采購內(nèi)部控制要求

根據(jù)2008年6月28日，我國財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本控制規(guī)范》，其中規(guī)定了采購業(yè)務和存貨管理的內(nèi)部控制要求。企業(yè)在設計物資管理制度時，應結合企業(yè)管理實際，落實采購業(yè)務和存貨管理內(nèi)部控制要求[1]。

（二）采購與供應鏈管理要求

從供應鏈管理角度出發(fā)，在設計物資管理制度時，物資管理制度應與企業(yè)的銷售、生產(chǎn)管理有機銜接，采購的品種、數(shù)量、質量及時機應與滿足供應鏈節(jié)拍要求，不斷加強整個供應鏈的靈敏性，做到快速響應最終客戶需求，同時又能控制供應過程中的庫存處于合理水平[2]。

供應鏈是一條增值鏈，企業(yè)應從總供應鏈角度來考慮成本降低的機會。在設計物資管理制度時，以產(chǎn)品生命周期成本最低為目標，將企業(yè)成本管理要求分解到供應商管理、物料實際消耗、廢料回收利用以及產(chǎn)品質量功能配置、目標成本、物料標準化等方面

二、制度設計的原則、目標、內(nèi)容組成

（一）制度設計原則

1、因地制宜原則

企業(yè)所處的外部環(huán)境，從事的行業(yè)及自身的發(fā)展階段、規(guī)模大小，決定沒有一種制度設計符合所有企業(yè)。每個企業(yè)應根據(jù)自身管理實際，設計一套適合企業(yè)發(fā)展的物資管理制度。比如不相容崗位分設，規(guī)模大的企業(yè)的采購申請、審批、執(zhí)行可以是三個獨立的部門分別負責，也可以是申請和審批一個部門負責，執(zhí)行是另一個部門負責；對于規(guī)模更小的企業(yè)，只需做到三個崗位分別負責即可。

2、成本效益原則

從成本角度看，控制措施越嚴密、控制點越多，需投入的控制成本比如人力成本、管理費用、效率的降低等就越多。從效益原則出發(fā)，企業(yè)是以利潤最大化為目標，物資管理需為企業(yè)的利潤目標服務，及時供應、降低成本、加快周轉、貢獻收益。兩相權衡，物資管理制度設計，力爭以最合理的成本投入取得最大的效益。避免控制點過大，內(nèi)部手續(xù)復雜，不能滿足市場快速變化的需要，同時避免制度漏洞，防止舞弊行為給企業(yè)造成損失。

（二）制度設計的目標

對于企業(yè)來說，采購是獲取外部資源的途徑，是生產(chǎn)的準備階段。采購的質量、成本、速度直接影響企業(yè)后續(xù)的生產(chǎn)、銷售以及最終利潤。物資管理制度設計的目標應包括確保采購、入庫、保管、發(fā)放等物資管理行為規(guī)范，符合內(nèi)控及其它法律法規(guī)等相關要求；確保企業(yè)能及時獲取外部資源，避免斷供或積壓；確保物資質量安全符合要求，價格合理，整個采購成本較低；確保物資管理在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)運行通暢和高效，加快物資周轉，控制庫存水平；確保物資存貨帳、實相符，保管得當。不同規(guī)模、不同類型的企業(yè)制度設計的目標排序可能不同，對于同一企業(yè)在不同的發(fā)展階段，制度設計的目標排序也會不同。企業(yè)需根據(jù)各自的實際情況做出決策。管理合規(guī)、透明，防止舞弊應是制度設計關注的重點。

（三）制度組成

物資管理制度由一組或一系列的制度組成。從制度的層次來說，可分為頂層制度和底層制度。頂層制度是從企業(yè)宏觀層面對物資管理組織機構與職責的分配，主要規(guī)定每個部門的定位和主要負責的職責以及部門之間的配合協(xié)調(diào)關系；底層制度則是對專門業(yè)務管理的流程性規(guī)定或程序性要求。在底層制度下還可設計更具操作性的作業(yè)文件或指導書。從控制角度來說，還可將物資管理制度分為業(yè)務執(zhí)行層面的制度和監(jiān)督考核制度、滿意度評價制度。通過監(jiān)督考核和滿意度評價，確保物資管理符合企業(yè)設定的目標要求。

三、制度設計建議

（一）提升物資管理部門在組織結構中的地位

企業(yè)應提升物資管理部門在組織結構中的地位。物資管理部門的匯報對象反應了其在企業(yè)組織結構中的地位[3]。采購物資的總價值、行業(yè)類型及其它因素決定了高層管理者對物資管理部門的重視程度。采購與企業(yè)戰(zhàn)略的關系越來緊密。采購活動要與企業(yè)戰(zhàn)略保持一致，將企業(yè)目標轉換為量化的采購目標。企業(yè)可以通過制度設計，將企業(yè)的戰(zhàn)略目標分解到物資管理部門，通過目標牽引和績效考核，促使物資管理圍繞企業(yè)戰(zhàn)略展開、為戰(zhàn)略實施提供資源支持，另一方面采購成本費用的降低為企業(yè)創(chuàng)造了利潤來源。

（二）關注低值易耗品和大宗物資的采購控制

根據(jù)80/20原則，低值易耗品采購數(shù)量占據(jù)了采購物資的80%以上，實際采購金額卻較占比較小，大宗物資的采購金額占據(jù)了采購物資的80%以上，實際項數(shù)卻較小。針對這兩類物資，企業(yè)應設計不同的管理制度。低值易耗品可實行按目錄采購、按總金額控制，減少流程和投入。大宗物資采購應重點關注其任務來源、價格、采購批量、時間節(jié)點等環(huán)節(jié)，減少庫存積壓風險，獲得合理價格，加快物資周轉。

參考文獻：

[1]企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引.企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會.立信會計出版社

[2]采購管理.梁軍，王金云.電子工業(yè)出版社

[3]采購與供應鏈管理.王旭東，劉旭敏，熊哲 譯.電子工業(yè)出版社