淺談電力設計院檔案管理的重要性與服務意識

鄧春紅

【摘 要】 檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，強化檔案服務意識是當代檔案管理工作一個不容忽視的重要課題，直接關系到企業(yè)的生存和可持續(xù)發(fā)展。作為檔案管理員應該具備思想、品德、心理、技能等方面的素質，更好地做好檔案工作，強化檔案服務意識，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。

【關鍵詞】 電力設計院 檔案管理 服務意識

檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在電力設計院如何促進檔案管理水平全面提升，是檔案工作者義不容辭的職責。在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的今天，首先應該增強檔案為電力設計院服務的意識，緊緊圍繞設計院的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，強化檔案服務意識，在服務的方式、內容、手段上不斷開拓創(chuàng)新，提高服務質量，做好信息的收集、整理工作，嚴格把好檔案的收集關，豐富檔案的來源和庫藏量，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。

1 認識檔案管理的重要性

檔案是人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，它是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、對社會、對團體、對個人都具有重要的作用。最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

企業(yè)檔案分為很多種，如：行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在電力設計院，尤為重要的就是技術檔案也叫科技檔案，它是電力設計院的檔案精華，也是電力設計院賴以生存和發(fā)展的前提。一般而言，科技檔案是指企業(yè)在生產經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等?？萍紮n案相對于其它文書檔案具有鮮明的專業(yè)技術性、項目成套性、技術通用性、載體多樣性等特點。

技術檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經(jīng)濟的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務于企業(yè)的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

2 明確技術檔案的歸檔范圍與整理方法

近年來，供電系統(tǒng)電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業(yè)技術檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視?！秶抑卮蠼ㄔO項目檔案驗收辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司優(yōu)質工程評選辦法》等都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網(wǎng)建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)范化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現(xiàn)電力設計院經(jīng)濟發(fā)展這一中心工作服務的。

為了實現(xiàn)這個目的，主要從以下幾個方面進行闡述：

2.1 工程項目文件的歸檔范圍

根據(jù)《國家重大建設項目文件材料歸檔與整理規(guī)范》和中國南方電網(wǎng)公司的《廣東電網(wǎng)公司建設項目檔案管理制度匯編》，對符合要求的輸變電工程從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件均按原稿歸檔，特別注意建設項目檔案管理自身的特殊性，按照檔案管理的一般原則，文件材料應由形成單位歸檔保存。明確參建單位必須匯總整理一套合同范圍內、完整的工程檔案原件向建設單位歸檔，不得截留應歸建設單位的原件或擅自移交其他單位。

2.2 工程項目文件的整理方法

歸檔的工程項目文件必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，使之成為一系列具有有機聯(lián)系的案卷，以便于保管和利用。根據(jù)電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網(wǎng)建設工程項目文件，以保證項目文件的齊全、完整，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找和利用。

一個完整的案卷要經(jīng)歷鑒別、案卷組織、案卷和案卷內科技文件排列、案卷編目和案卷裝訂幾個步驟完成。其中在工程項目文件排列這一項中必須遵循以下幾個原則：（1）印發(fā)件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后。（2）卷內文件一般應文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。（3）設計階段應按項目前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評價等階段排列。

3 強化檔案服務意識

檔案是資源，是企業(yè)的各項基礎管理工作、是生產建設、經(jīng)營管理和科學研究的可靠依據(jù)，是企業(yè)十分珍貴的信息財富。檔案工作的根本目的在于對這種信息資源進行開發(fā)利用，為企業(yè)的發(fā)展進步提供服務，為領導決策提供服務。

檔案作用的大小、價值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認識的不斷深化而不斷提高的?？茖W管理檔案一定要做到以下幾個方面：

3.1 要樹立“檔案工作是一線工作”的思想觀念

隨著檔案工作的領域更加寬廣、內容更加豐富、任務更加繁重，檔案工作的“一線”特征日益凸顯。檔案工作是一項保管和提供服務的工作，檔案工作能否朝著正確的軌道向前發(fā)展，最大限度地提升檔案的利用價值，很重要的原因之一取決于我們的檔案管理工作者能否將服務意識放在整個檔案工作的首位。加強管理是檔案工作的重要職責，檔案工作是得到全社會尊重和信任的崗位，前人經(jīng)驗的積累能否代代相傳，歷史發(fā)展的憑證能否真實到永遠，靠的是檔案人忠貞不渝的職業(yè)操守，憑的是檔案部門嚴謹科學的管理制度。

3.2 要樹立“以人為本的檔案”觀念

檔案業(yè)務體系的核心不是以事為本，而是以人為本。檔案工作要不斷創(chuàng)新關鍵在人，檔案人員要懂專業(yè)知識，責任性要強，要做到嘴勤，腿勤，手勤。檔案部門能不能形成創(chuàng)新的風尚，檔案工作能不能在創(chuàng)新中贏得更大的發(fā)展，關鍵在人。檔案工作者要認真履行工作職責，進一步提高理論水平，拓寬知識面，學習新技術，努力增強服務的能力和水平。努力實現(xiàn)檔案服務領域的新拓展，服務思路新突破，服務條件的新改進。

3.3 要樹立“走出檔案發(fā)展檔案”的觀念

要力求把“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y源”，走出檔案看檔案，開闊眼界、開闊思路，在碰撞交流中使思想觀念產生飛躍。檔案信息化、數(shù)字化工作十分重要，是一個重大戰(zhàn)略問題，關系檔案工作的未來，要有緊迫感、責任感，因為檔案工作現(xiàn)代化是必然趨勢，從根本意義上講就是一場革命。電子文件問世、數(shù)字檔案進館，新事物、新技術日新月異。檔案工作的任務、工作環(huán)境、服務對象、管理方式都發(fā)生著深刻和變化。“老一套”的思維模式、管理理念，已不能很好地應對新形勢下出現(xiàn)的新情況和新問題。

3.4 要深刻認識檔案業(yè)務建設的首要任務

檔案業(yè)務建設的首要任務是確保檔案的“兩全”：一是齊全，二是安全。檔案安全是基礎，沒有安全談不上檔案工作的發(fā)展，我們每一個檔案人都必須要有強烈的安全意識，絕對不能出一點紕漏。檔案安全責任重大，重于泰山，是高壓線，誰都碰不得。只有保管齊全、安全，其他工作才有開展的可能，服務才有開展的條件。要根據(jù)企業(yè)自身的特點來確定檔案業(yè)務建設的首要任務——為企業(yè)發(fā)展服務，為領導決策服務，為電力生產、經(jīng)營管理服務。緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，切合實際，突出特色，尋找檔案管理的“亮點”。 在收集、整理、歸檔的過程中，要吸取國內外、行業(yè)內外的先進經(jīng)驗，既要重視傳統(tǒng)領域檔案資源建設，又要重視新型載體、新型領域檔案的建設，要充分認識新形勢下檔案工作的定位，不斷適應新形勢，分析新情況，解決新問題，探索新思路，拓展電子檔案收集渠道，進一歩加強光盤、數(shù)碼相片、實物檔案以及無紙質載體電子文件、數(shù)據(jù)庫文件等新型載體檔案的規(guī)范化管理，努力提升檔案科學發(fā)展水平。

3.5 要進一步深刻認識檔案服務方式

服務方式要從被動到主動，從后端到前端，從傳統(tǒng)形式到現(xiàn)代科學技術的新形式，從簡單提供檔案信息服務到提供檔案工作全方位、多層次服務。要不斷提高信息處理的速度，時間就是效益，就是價值。要有時效觀念，要充分利用現(xiàn)代化的辦公手段，加快信息的反饋和傳遞。檔案工作的最終目的是提高檔案的利用率，沒有檔案用戶，檔案工作便失去了存在的意義，而提供檔案利用率則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑。檔案服務意識是一種潛移默化的過程。強化檔案服務意識并不是一句空乏的口號，亦非輕而易舉之事，需要做大量細致入微的工作，作為檔案管理人員首先要做好自身服務意識的強化，得到大家的理解與合作，本著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的精神，做好檔案工作，才會有“前人栽樹，后人乘涼”的大好局面。加大其它文件的收集力度，以便提供利用，例如，在“三標一體”認證時，檔案管理部門能主動提供一些法律、法規(guī)方面的文件，以幫助領導編制方針目標管理程序、質量手冊等程序文件，為領導決策經(jīng)營提供了大量原始的信息資源。

4 結語

總之，作為電力企業(yè)檔案工作者一定認真嚴肅的做好檔案管理工作，強化檔案服務意識，使檔案管理工作朝著健康的軌道發(fā)展。