計(jì)量信息系統(tǒng)在線原始記錄編制及證書自動(dòng)生成的功能實(shí)現(xiàn)

韓義中

(中航長(zhǎng)城計(jì)量測(cè)試(天津)有限公司，天津300457)

0 引言

計(jì)量信息系統(tǒng)在許多計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)都有應(yīng)用。計(jì)量信息系統(tǒng)一般依據(jù)ISO17025《檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力的通用要求》編制，從收發(fā)、任務(wù)分配、證書制作管理、價(jià)格統(tǒng)計(jì)、客戶管理等流程實(shí)現(xiàn)信息化，大大提高了工作效率。但目前大多數(shù)計(jì)量信息系統(tǒng)功能中，計(jì)量工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)——原始記錄編制，并沒有納入到計(jì)量信息系統(tǒng)流程中，計(jì)量校準(zhǔn)管理流程和信息系統(tǒng)的統(tǒng)一并未真正實(shí)現(xiàn)。

1 計(jì)量信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理工作流程

圖1 原計(jì)量信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模塊流程圖

目前，各計(jì)量校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)使用的計(jì)量信息系統(tǒng)，工作流程大同小異，內(nèi)容囊括了ISO17025 的25 個(gè)要素［1］。筆者所在實(shí)驗(yàn)室使用的信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模塊的工作流程見圖1。在實(shí)驗(yàn)室檢定校準(zhǔn)人員工作環(huán)節(jié)中，多數(shù)檢定校準(zhǔn)項(xiàng)目的原始記錄制作還在使用紙質(zhì)版。雖然，越來越多的自動(dòng)檢定校準(zhǔn)設(shè)備已在計(jì)量工作中得到了應(yīng)用，設(shè)備軟件能自動(dòng)生成原始記錄及客戶要求格式的證書，但由于各個(gè)設(shè)備通訊協(xié)議、模板格式各不相同，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成校準(zhǔn)系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)互聯(lián)互通還無法實(shí)現(xiàn)。計(jì)量校準(zhǔn)人員在做完原始記錄后，還要在計(jì)量信息系統(tǒng)上進(jìn)行證書編制和上傳，效率比較低下。原始記錄的管理依然游離在信息系統(tǒng)之外，需要依靠紙質(zhì)進(jìn)行管理保存。

2 原始記錄未實(shí)現(xiàn)信息化帶來的問題

計(jì)量信息系統(tǒng)的最大優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在收發(fā)設(shè)備的管理和業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)核算上。在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部流程管理中，雖然通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了證書制作和證書集中管理，滿足了實(shí)驗(yàn)室管理要求，但該流程并沒有提高工作效率。

此外，隨著業(yè)務(wù)量的增加，原始記錄未實(shí)現(xiàn)信息化帶來的弊端越來越顯現(xiàn)，主要有:

1)信息系統(tǒng)中客戶的信息無法直接關(guān)聯(lián)到原始記錄，需要檢定校準(zhǔn)人員手動(dòng)填寫或通過系統(tǒng)打印客戶信息首頁(yè)，前期的錄入工作沒有減輕后續(xù)檢定校準(zhǔn)環(huán)節(jié)的工作量。造成費(fèi)時(shí)、廢紙、容易出錯(cuò)等問題。

2)由于證書需要檢定校準(zhǔn)人員重新編制，在錄入時(shí)，容易造成數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，證書差錯(cuò)率較高。并且需要在證書審核上花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，來保證證書的正確率。

3)工作效率低、資源浪費(fèi)。計(jì)量校準(zhǔn)人員需要花費(fèi)三分之一的工作時(shí)間用在原始記錄數(shù)據(jù)處理和證書制作上。一些計(jì)量校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)還聘用了專門的證書制作人員，進(jìn)行證書制作，雖然降低了計(jì)量校準(zhǔn)人員的工作量，但增加了用工成本。

計(jì)量信息系統(tǒng)在實(shí)驗(yàn)室環(huán)節(jié)，由于原始記錄無法自動(dòng)生成證書，或自動(dòng)檢定系統(tǒng)生成的證書還需要在信息系統(tǒng)中重新制作或上傳，往往成為檢定校準(zhǔn)人員飽受詬病的一個(gè)環(huán)節(jié)。為了提高工作效率，筆者認(rèn)為必須實(shí)現(xiàn)原始記錄信息化，并且由原始記錄信息自動(dòng)生成證書，把原始記錄制作納入信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程管理中，優(yōu)化流程，消除重復(fù)無效的工作環(huán)節(jié)，提高工作效率。

3 原始記錄無紙化及證書自動(dòng)生成的實(shí)現(xiàn)方法

筆者所在實(shí)驗(yàn)室通過自行編制電子化的原始記錄模板及相對(duì)應(yīng)的證書模板，調(diào)整計(jì)量信息系統(tǒng)相應(yīng)的功能，實(shí)現(xiàn)工作全流程在線完成。工作流程圖見圖2。

原始記錄模板和證書模板，采用EXCEL 電子表格編制，證書和原始記錄相互關(guān)聯(lián)。信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)原始記錄及證書模板的調(diào)用，在線進(jìn)行原始記錄填寫，數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)算完成等，并具有錯(cuò)誤提醒功能。原始記錄各要素和證書各要素生成方式見表1。

圖2 改進(jìn)后計(jì)量信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理模塊流程圖

表1 各要素生成方式

當(dāng)檢定校準(zhǔn)人員在計(jì)量信息系統(tǒng)中選擇分配給自己的某個(gè)任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)收發(fā)錄入的信息(設(shè)備名稱、型號(hào)、證書單位等)，查詢出需要的原始記錄和證書模板。檢定校準(zhǔn)人員在打開對(duì)應(yīng)任務(wù)的模板后，核對(duì)收發(fā)錄入的任務(wù)信息與被檢設(shè)備是否一致。在檢定校準(zhǔn)過程中，檢定校準(zhǔn)人員在線填寫測(cè)量數(shù)據(jù)，模板自動(dòng)計(jì)算出結(jié)果，并生成對(duì)應(yīng)證書。完成以上工作后，按照流程要求，提交結(jié)果進(jìn)行證書核驗(yàn)和批準(zhǔn)工作。

從表1 可以看出，檢定校準(zhǔn)人員需要填寫的工作量大大減少，并且省去了證書制作流程。由于標(biāo)準(zhǔn)器信息、規(guī)程信息由質(zhì)量部門在對(duì)應(yīng)模塊填寫，關(guān)聯(lián)到原始記錄，避免了標(biāo)準(zhǔn)器信息不準(zhǔn)確、規(guī)程過期等問題。此外，證書自動(dòng)生成，規(guī)避了證書信息和原始記錄信息填寫不一致的問題。

4 難點(diǎn)和解決方案

筆者所在實(shí)驗(yàn)室實(shí)施在線原始記錄制作和證書自動(dòng)生成工作過程中，遇到不少問題。主要有以下幾個(gè):

1)原始記錄模板如何統(tǒng)一的問題。如何合理的編制原始記錄模板，實(shí)現(xiàn)既數(shù)量精簡(jiǎn)、又使用方便的目標(biāo)，是最核心的問題。例如壓力表，由于各量程范圍不同，對(duì)應(yīng)的檢定校準(zhǔn)點(diǎn)不同。對(duì)于這類情況，是根據(jù)不同量程編制不同的原始記錄模板，還是在一個(gè)模板中嵌入VBA 進(jìn)行計(jì)算? 考慮到后期檢定校準(zhǔn)人員選擇原始記錄模板要花費(fèi)一定的時(shí)間，最終選擇了在模板中嵌入VBA 的方式，由一個(gè)原始記錄模板實(shí)現(xiàn)所有量程壓力表的處理。雖然在模板編制中花費(fèi)了較多的時(shí)間，但為以后工作節(jié)省了大量時(shí)間。

2)要面對(duì)編寫模板工作量大的問題。在編制原始記錄模板時(shí)，為了考慮后續(xù)的工作方便，除編制通用的原始記錄及證書模板外，還要針對(duì)不同客戶需求，編制不同的原始記錄模板和對(duì)應(yīng)的證書模板。筆者所在的實(shí)驗(yàn)室涉及長(zhǎng)、熱、力、電、理化等專業(yè)項(xiàng)目140余項(xiàng)，目前制作上傳的原始記錄和證書模板數(shù)量近400個(gè)。后續(xù)還會(huì)不斷增加和完善。此外，模板制作中要加入大量條件判斷和計(jì)算功能，對(duì)模板制作人員的編程能力和專業(yè)知識(shí)，都有較高的要求。

3)如何合理設(shè)計(jì)的問題。讓檢定校準(zhǔn)人員在工作中盡量少地在系統(tǒng)中選擇或填寫相應(yīng)信息，方便人員使用，以提高工作效率，也是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的一個(gè)關(guān)鍵要素。做到簡(jiǎn)繁之間的平衡非常重要。

5 優(yōu)點(diǎn)及潛在風(fēng)險(xiǎn)

目前，筆者所在實(shí)驗(yàn)室使用的計(jì)量信息系統(tǒng)，已實(shí)現(xiàn)原始記錄在線制作及證書自動(dòng)生成功能，實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)功能主要有以下優(yōu)點(diǎn):

1)大大提高了工作效率。從實(shí)驗(yàn)室人員來說，原先由原始記錄填寫及證書制作上傳兩個(gè)步驟，改進(jìn)為通過在線制作原始記錄，證書就自動(dòng)生成。減少了證書制作的工作量，避免了設(shè)備檢定校準(zhǔn)完成、證書遲遲出具不了的問題。

2)降低用工成本。原先設(shè)置的專門制作證書的崗位，可以大大縮減，降低了用工成本。此外，由于原始記錄結(jié)果全部實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算，降低了對(duì)實(shí)驗(yàn)室用工人員的技術(shù)要求。

3)證書差錯(cuò)率降低。通過系統(tǒng)編制原始記錄、生成證書，避免了一些低級(jí)錯(cuò)誤的發(fā)生。如標(biāo)準(zhǔn)器有效期、單位名稱錯(cuò)誤、原始記錄與證書信息不一致等等。此外還避免了人員計(jì)算錯(cuò)誤帶來的結(jié)論錯(cuò)誤。

4)原始記錄管理實(shí)現(xiàn)信息化。原始記錄和證書一一對(duì)應(yīng)，便于查找，規(guī)范管理。實(shí)現(xiàn)原始記錄無紙化，降低工作成本。

5)實(shí)現(xiàn)通過外網(wǎng)登錄信息系統(tǒng)功能。現(xiàn)場(chǎng)人員也可通過外網(wǎng)登錄系統(tǒng)，進(jìn)行原始記錄的制作，由此大大提高了工作自由度。便于校準(zhǔn)人員在現(xiàn)場(chǎng)查詢上一年度原始記錄及證書，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，考察設(shè)備穩(wěn)定性。

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)上述功能，必須考慮規(guī)避以下風(fēng)險(xiǎn):

1)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必須運(yùn)行可靠，每天做好數(shù)據(jù)備份工作。系統(tǒng)運(yùn)行的速度，也是保證工作順暢的關(guān)鍵因素。

2)由于所有流程都通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，包括人員簽名、原始記錄存儲(chǔ)等，因此要做好流程控制，保證原始記錄不能隨意更改，保證存儲(chǔ)信息要全，從而滿足實(shí)驗(yàn)室程序文件要求，

3)系統(tǒng)改進(jìn)后，對(duì)收發(fā)設(shè)備的錄入人員要求大大提高。不僅要求錄入信息要全、要符合要求，更需要細(xì)心。在系統(tǒng)使用前和使用中，要不斷對(duì)收發(fā)錄入人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4)由于信息化程度大大提升，對(duì)實(shí)驗(yàn)室檢定校準(zhǔn)人員的日常工作能力要求會(huì)降低。如何加強(qiáng)日常人員培訓(xùn)，不斷提高人員業(yè)務(wù)水平，要知其然也要知其所以然，也是實(shí)驗(yàn)室運(yùn)營(yíng)要考慮的一個(gè)問題。

6 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)量信息系統(tǒng)是計(jì)量校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)信息化、管理規(guī)范化、提高生產(chǎn)效率的一個(gè)重要管理工具。在線原始記錄編制和證書自動(dòng)生成功能的實(shí)現(xiàn)，把實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行的各主要環(huán)節(jié)都納入了計(jì)量信息系統(tǒng)管理中。原始記錄實(shí)現(xiàn)在線編制，是實(shí)驗(yàn)室提高效率、提高證書正確率的一個(gè)重要方法和手段，是實(shí)驗(yàn)室實(shí)現(xiàn)信息化管理中需要做的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，也是一個(gè)需要不斷充實(shí)完善的長(zhǎng)期工作。

［1］中國(guó)實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可委員會(huì).CNAL/AC01-2005(ISO/IEC 17025:2005):檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則［S］.北京:中國(guó)實(shí)驗(yàn)室國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)，2005.