淺淡房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式

【摘要】隨著我國對房地產(chǎn)建設(shè)的政策越來越嚴(yán)格，各項管理制度不斷地在完善，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案也受到檔案管理部門的重視與肯定。那么，如何讓房地產(chǎn)企業(yè)檔案更好的發(fā)揮它應(yīng)有的作用呢？本人結(jié)合自身的檔案工作經(jīng)歷與管理經(jīng)驗，談?wù)剻n案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

做好房地產(chǎn)企業(yè)檔案的工作，檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)是重要而關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。創(chuàng)新與服務(wù)模式是有別于傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗，但也必須是依附在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)之上，區(qū)別是在于我們用起來怎樣才可以更得心應(yīng)手，以及更適合房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理。本人認(rèn)為可以從以下幾方面來進(jìn)行探索與實施！

一、設(shè)置企業(yè)檔案管理部門的要求

檔案管理部門在企業(yè)的整個體系來看，一般是不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益的，鑒于這個特點，大多數(shù)企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門也不是特別的重視。那么，要想更好地解決檔案管理這個問題，就得首先要企業(yè)的總經(jīng)理有檔案管理的意識，在設(shè)置檔案管理部門時，應(yīng)由隸屬于總經(jīng)理直接管理的部門來管理，在企業(yè)業(yè)各業(yè)務(wù)部門設(shè)定一位兼職檔案員，并把兼職檔案員收編于檔案管理部門管理，經(jīng)過這樣的設(shè)置所起的作用是最好，最直接的。接收檔案后，在整理的過程中，可發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題，并可及時與領(lǐng)導(dǎo)反映，并進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。

二、設(shè)定企業(yè)檔案的文件密級

設(shè)立企業(yè)的文件密級，可以加強企業(yè)的檔案管理，規(guī)范文件密級的管理工作，對密級文件進(jìn)行有效控制，防止文件泄密行為的發(fā)生。企業(yè)檔案的密級，可以參考國家的相關(guān)規(guī)定來設(shè)定，但建議不能與國家的密級等級“秘密”、“機密”、“絕密”的文字表達(dá)方式一致，可根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)自身的特點，自行設(shè)立密級標(biāo)識。如：“企業(yè)絕密”、“企業(yè)機密”、“企業(yè)秘密”，或“AAA級”、“AA級”、“A級”，或“公司A級”、“公司B級”、“公司C級”等等，形式可多樣化。

文件密級管理制度可由檔案管理部門制定并推廣實施。在制定的過程中，需明確以下幾點：各部門的職責(zé)與分工，文件密級如何分類，文件密級由誰定立，文件密級怎樣標(biāo)識等等。在企業(yè)形成的每一份文件當(dāng)中，需要定密的，在擬寫或接收時就需要確定文件密級，并作出標(biāo)識；若沒有任何標(biāo)識的，則視作無密文件處理歸檔。

三、制定企業(yè)檔案管理分類方案

制定企業(yè)檔案管理的分類方案，是加強企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為企業(yè)的各項工作服務(wù)。檔案管理分類方案的設(shè)定，需要完成以下幾個步驟：1、全面了解整個企業(yè)所有已形成的文件，以及隨著企業(yè)的發(fā)展?fàn)畲螅瑢砜赡軙纬傻奈募?、根據(jù)國家已確立的檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身的特點，擬定企業(yè)文件的歸檔范圍、歸檔時間及保管期限。3、設(shè)立檔案類型、分類原則、分類方法、檔號結(jié)構(gòu)等細(xì)則。4、檔案的分類方案制定后，向各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行意見征求，在不改變檔案管理的原則下結(jié)合實際的問題進(jìn)行修改并完善。

分類方案在正式實施過程中，需要各種與檔案相關(guān)的流程配合操作，如：檔案移交流程、檔案利用流程等。首先，需要對各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)；其次，到各業(yè)務(wù)部門現(xiàn)場對收集、整理、移交、利用等各個環(huán)節(jié)作指導(dǎo)；最后，就是檔案管理部門如何更合理地對所接收的檔案進(jìn)行歸檔管理。

四、啟動企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定程度時，所形成的檔案數(shù)量也是驚人的。為了能更方便、更快捷、更直接地利用企業(yè)檔案，那么，啟動檔案管理系統(tǒng)是一個必然的趨勢?，F(xiàn)代化的管理，離不開電子化的操作，挑選一個適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，所表現(xiàn)出來的強大功能，是傳統(tǒng)手工管理的一個劃時代的體現(xiàn)，猶如錦上添花，如虎添翼。

五、完善企業(yè)檔案利用與服務(wù)模式

檔案利用與服務(wù)是企業(yè)檔案工作重要而關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，做好檔案利用與服務(wù)工作，是企業(yè)檔案管理部門和檔案工作者的重要職責(zé)。

所謂的檔案利用，是利用者以查閱、借閱、復(fù)制等方式使用檔案的活動。在建立企業(yè)檔案利用制度時，是需要根據(jù)上文所提到的文件密級來確定檔案審批的流程。文件密級越高，重視程度則越大，審批流程越需謹(jǐn)慎。同時，檔案的利用制度里，需要體現(xiàn)以下幾方面：1、利用部門與檔案管理部門的職責(zé)與分工；2、檔案利用形式的確立，不同的形式，所走的流程不一樣；3、檔案的歸還與續(xù)借流程；4、檔案利用過程中的維護；5、檔案利用效果的登記等等。

所謂的檔案服務(wù)，從狹義來講，則主要指企業(yè)檔案管理部門以室藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動為利用者提供服務(wù)的工作。在檔案的服務(wù)中，檔案管理部門是主體因素。檔案服務(wù)是由檔案管理部門提出的一種與傳統(tǒng)檔案利用工作不同的新理念，需主動開展各種檔案服務(wù)，如：檔案的展覽、公布與開放檔案、編輯出版檔案文獻(xiàn)匯編或檔案參考資料、開展與媒體的合作等等。此舉措既能提高企業(yè)自身的企業(yè)文化，又能提高企業(yè)的知名度，并強化員工對企業(yè)的向心力。

綜合以上幾方面，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理將會進(jìn)入一個創(chuàng)新與先進(jìn)并舉的管理模式，本人也會在檔案工作中不停地探索與創(chuàng)新，堅持各項檔案管理原則，更好地保證檔案管理的與時俱進(jìn)。