試論高校成人教育學(xué)生檔案的管理

郭登權(quán)

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧　629000）

試論高校成人教育學(xué)生檔案的管理

郭登權(quán)

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧629000）

成人教育檔案管理是高校檔案管理中的重要組成部分，其管理范圍多樣、管理特點(diǎn)多重，加強(qiáng)管理措施，提升管理效果是現(xiàn)階段高校成人教育學(xué)生檔案管理研究的重要課題。本文從分析高校成人教育學(xué)生檔案管理的范圍與作用、管理特點(diǎn)出發(fā)，探討了現(xiàn)階段其檔案管理工作中存在的問題，并結(jié)合實(shí)際情況給出了針對(duì)性的解決對(duì)策。提升成人教育檔案管理質(zhì)量，能夠更好地為學(xué)生、為社會(huì)、為企業(yè)服務(wù)。

高校；成人教育；學(xué)生檔案；檔案管理

從上世紀(jì)80年代以來，高校成人教育為社會(huì)培養(yǎng)了大量的實(shí)用性專業(yè)人才，推動(dòng)了社會(huì)生產(chǎn)力的提升和社會(huì)的進(jìn)步。最近幾年，成人教育事業(yè)也發(fā)展迅速，成人教育學(xué)生檔案管理工作也顯得越來越重要。成人教育學(xué)生檔案管理是衡量學(xué)校管理水平與質(zhì)量的重要因素，也是給社會(huì)、用人單位、發(fā)展研究提供信息的重要來源。根據(jù)《中國教育改革與發(fā)展綱要》中相關(guān)規(guī)定，應(yīng)該重視成人教育檔案管理工作，明確教育目的，提升教育質(zhì)量，為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展而努力。

1 高校成人教育學(xué)生檔案管理的范圍與作用

1.1 成人教育學(xué)生檔案管理的范圍

針對(duì)高校成人教育檔案管理而言，其檔案管理工作主要由以下幾個(gè)方面組成。一是文書檔案。這類檔案主要是上級(jí)在對(duì)下級(jí)下發(fā)成人教育相關(guān)文件、條文、規(guī)定等資料，其中涉及教學(xué)改革、學(xué)員培養(yǎng)計(jì)劃、會(huì)議簡報(bào)、調(diào)研報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、獲獎(jiǎng)材料等；二是招生檔案。這部分檔案主要針對(duì)新生錄取工作展開，其中涉及錄取通知、新生報(bào)到、新生安排等諸多事項(xiàng)；三是學(xué)籍檔案。新生入學(xué)后，需要學(xué)生學(xué)籍方面的事項(xiàng)進(jìn)行管理，其中涵蓋學(xué)生登記、學(xué)生證件、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍變更材料、各種學(xué)生應(yīng)用卡種等，同時(shí)還包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料；四是教學(xué)檔案。這部分主要是針對(duì)教學(xué)大綱而形成的課程要求所形成的文檔、試題、教務(wù)等進(jìn)行管理；五是學(xué)位檔案。學(xué)生在學(xué)校畢業(yè)后會(huì)獲得相應(yīng)的學(xué)位，這部分檔案工作的主要內(nèi)容主要有學(xué)位工作文件、學(xué)位申請(qǐng)、學(xué)位論文、綜合評(píng)審等；六是畢業(yè)檔案。學(xué)生在完成高校成人教育后，在校方準(zhǔn)予畢業(yè)的情況下，完成畢業(yè)名單、畢業(yè)論文、畢業(yè)照、畢業(yè)證簽領(lǐng)、畢業(yè)學(xué)員通訊錄等方面的工作。

1.2 成人教育學(xué)生檔案管理的作用

在有關(guān)成人教育的各種工作當(dāng)中，文件材料都是在完成工作研究和部署的過程中逐漸積累形成的，能夠?qū)⒏咝３扇私逃ぷ髦心骋浑A段重要的工作內(nèi)容體現(xiàn)出來。通過這些文件材料能夠?qū)δ骋浑A段中的具體工作開展情況進(jìn)行查實(shí)，一定程度上可以反映成人教育活動(dòng)的發(fā)展情況，為管理提供一些資料和數(shù)據(jù)。這些資料檔案所記錄的重要事件對(duì)今后工作具有指導(dǎo)作用，可以通過借助對(duì)這些資料的查閱來總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并在此基礎(chǔ)上提出更好的措施來提高工作效率，促進(jìn)高校成人教育的發(fā)展；此外，通過對(duì)這些文檔資料的分析和研究，可以從中找到部分成人教育具有規(guī)律性的問題，啟發(fā)后來的管理者在成人教育方面形成的新思路、新想法、新理念，將普通高校成人教育改革繼續(xù)深化，形成“向管理要效率，向質(zhì)量要效益”的辦學(xué)理念。由此可窺見成人教育檔案管理工作的重要性。

2 高校成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)

2.1 管理周期長，內(nèi)容豐富

結(jié)合普通高校成人教育的現(xiàn)狀，成人教育學(xué)生檔案涉及內(nèi)容較多，并且是經(jīng)過長期的積累形成的，檔案數(shù)量逐年增多，這些檔案中涉及所有學(xué)員在校學(xué)習(xí)的過程中所經(jīng)歷的種種重大事件，造成檔案管理存在難度的重要原因一方面由于檔案管理涉及院校內(nèi)各個(gè)分院、各個(gè)系、各個(gè)班的細(xì)化整理；另一方面，由于檔案存在很長的時(shí)間跨度，很多檔案已經(jīng)是五六年甚至更久的，這兩個(gè)方面原因使檔案整理工作難度較大，稍有不慎就會(huì)導(dǎo)致材料缺失，破壞檔案的完整性。這些檔案材料的重要性還體現(xiàn)在學(xué)員的個(gè)人隱私方面，由于材料中包含學(xué)生的姓名、年齡、履歷等多種社會(huì)關(guān)系，有些更涉及到學(xué)員的個(gè)人隱私問題，因而必須要對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，確保這些信息的安全性。

2.2 采取學(xué)年度劃分模式

普通高校學(xué)年度的劃分上通常為學(xué)年度學(xué)制年底劃分年代，在時(shí)間上以9月1日至次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年，這與按照普通公歷年份劃分的學(xué)籍卡、登記卡等卡片在時(shí)間上發(fā)生沖突。對(duì)此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要按學(xué)制劃分，將其歸為結(jié)束的學(xué)年中。

2.3 檔案具有很高的利用率

對(duì)于高校檔案而言，我國對(duì)檔案的利用率較高，尤其是高校成教學(xué)生的檔案。如果學(xué)生準(zhǔn)備出國深造，而畢業(yè)證書丟失的情況下，那么就需要調(diào)取學(xué)生檔案；不僅在學(xué)歷認(rèn)證方面，同時(shí)隨著我國加強(qiáng)對(duì)假學(xué)歷的打擊力度，公安及其相關(guān)部門對(duì)學(xué)生檔案的調(diào)閱率也較高；此外，部分企業(yè)在實(shí)施招聘的過程中，用人單位對(duì)受聘員工的檔案調(diào)閱等，這些都極大的提高了學(xué)生檔案的利用效率。

3 高校成人教育學(xué)生檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理體制有待完善，管理意識(shí)有待增強(qiáng)

2008年9月，國家檔案管理局與教育部共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。制定和實(shí)施了這一法律以后，從法律上規(guī)范了高校檔案管理措施。不過，它沒有對(duì)成人教育學(xué)生的管理工作進(jìn)行細(xì)節(jié)規(guī)劃和表述，使得高校成人教育學(xué)生的檔案管理工作沒有明確的規(guī)范管理模式，導(dǎo)致成人教育學(xué)生檔案管理本身存在缺陷。相關(guān)部門在管理態(tài)度上也不重視，表現(xiàn)在這些方面：第一、領(lǐng)導(dǎo)角度分析，沒有足夠重視學(xué)生的檔案管理，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有將檔案管理納入日常工作中。第二、管理工作人員角度分析，存在不正確的檔案管理觀念，認(rèn)為學(xué)生在離校后，檔案就會(huì)轉(zhuǎn)走，所以就沒有管理的必要，這就是缺乏責(zé)任的表現(xiàn)，也體現(xiàn)了對(duì)管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。第三、學(xué)生角度分析，學(xué)生沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)自己今后發(fā)展的影響，從而填寫不規(guī)范，檔案內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、不切實(shí)際等，在離開學(xué)校以后，也沒有對(duì)檔案的流向作出具體規(guī)劃，當(dāng)要用檔案時(shí)無從詢問。

3.2 檔案管理設(shè)施有待更新，需要提升管理手段

具體問題表現(xiàn)在：第一、存放檔案的環(huán)境差。高校檔案管理雖然有相關(guān)的管理科室，但是有些沒有設(shè)立專門的管理庫，學(xué)生檔案被雜亂堆放，如果被放在潮濕環(huán)境中就會(huì)使得檔案受到損害。第二、雖然計(jì)算機(jī)已經(jīng)普及，但是部分高校對(duì)于學(xué)生的檔案管理依舊采取傳統(tǒng)的紙筆形式，沒有與時(shí)俱進(jìn)，規(guī)范信息時(shí)代計(jì)算機(jī)檔案管理模式。在管理方法上沒有按照規(guī)定進(jìn)行，對(duì)于審批和加蓋公章事項(xiàng)沒有完全落實(shí)。第三、由于成人教育學(xué)生的特殊性，其檔案具有變動(dòng)性很大的特點(diǎn)，經(jīng)過場(chǎng)地的來回輾轉(zhuǎn)，在不斷的搬運(yùn)與換場(chǎng)地的過程中，很可能由于沒有妥善保管而使得檔案質(zhì)量受到損壞。上面這些現(xiàn)象，都是檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)的問題，也為檔案的高質(zhì)量管理帶來了困難。

3.3 學(xué)生不重視檔案管理，查閱和使用效率低下

一些成人教育部門或?qū)W校沒有分門別類的意識(shí)，將成教學(xué)生的檔案與其他資料混亂放在一起，沒有設(shè)置專門的存放場(chǎng)所，導(dǎo)致部分學(xué)生檔案出現(xiàn)丟失與損壞等現(xiàn)象。由于學(xué)校不夠重視檔案管理，前期管理不嚴(yán)格，使得部分檔案出現(xiàn)漏蓋公章、內(nèi)容不完善等現(xiàn)象。現(xiàn)階段科技化與網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的大量普及，網(wǎng)絡(luò)化規(guī)模的提升促進(jìn)了工作效率的提升，紙質(zhì)檔案的部分作用被保留，但是沒有建立完善的學(xué)生信息化檔案管理模式，使得學(xué)生查閱、使用檔案的效率受到影響，企業(yè)對(duì)學(xué)生檔案相關(guān)信息的查閱也變得更加困難，使得信息的需求者與管理者之間沒有形成良性互動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理的使用率降低。

3.4 檔案管理人員缺乏專業(yè)性，管理機(jī)構(gòu)有待完善

管理人才欠缺是現(xiàn)階段檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵制約因素，在各高校普遍對(duì)檔案管理不夠重視的情況下，高校對(duì)檔案管理的相關(guān)工作，沒有設(shè)立專門的管理部門和分配專門的管理人員。檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，而只是由相關(guān)行政工作人員進(jìn)行兼職，對(duì)于檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)、信息化管理能力也掌握不夠，沒有經(jīng)過全面而系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)技術(shù)、能力培訓(xùn)，使得專業(yè)化管理水平降低，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)文件損壞、丟失等。另外管理沒有集中化也是管理中常出現(xiàn)的問題，沒有集中對(duì)不同學(xué)院學(xué)生實(shí)施檔案管理，導(dǎo)致專業(yè)化、集中化水平降低，有些情況學(xué)生沒有認(rèn)真填寫，管理人員沒有審查就歸檔，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量的大幅度降低。

4 高校成人教育學(xué)生檔案管理問題的對(duì)策

4.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，提升管理人員素質(zhì)

法律對(duì)于規(guī)范人們行為起著強(qiáng)制性作用，同時(shí)其他規(guī)章制度也可以借鑒法律的模式，實(shí)施對(duì)檔案的高效管理。第一、加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，激勵(lì)工作人員重視檔案管理，定期組織培訓(xùn)，使得管理人員能夠?qū)崟r(shí)更新管理技術(shù)和方法。第二、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督力度，檔案管理部門應(yīng)該制定相關(guān)監(jiān)督措施和制度，并健全材料收集、整理、歸檔、使用制度。第三、成人教育檔案管理部門應(yīng)該在每個(gè)學(xué)期末對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行一次整理，確保檔案材料的正確性、完整性和時(shí)效性。第四、從學(xué)生的角度來分析，需要嚴(yán)格要求檔案登記、交接與存檔制度，避免隨意化處理檔案的現(xiàn)象發(fā)生。第五、從管理人員角度來分析，應(yīng)該完善監(jiān)督體制、考核體制和獎(jiǎng)懲制度，激勵(lì)管理人員工作積極性，提升管理人員素質(zhì)。

4.2 加大管理宣傳力度，促進(jìn)師生主動(dòng)參與

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)各個(gè)階段中的主要活動(dòng)，包括了成績、相關(guān)表現(xiàn)等，這些檔案資料對(duì)于學(xué)生今后參與社會(huì)工作有重要作用，所以應(yīng)該保障學(xué)生檔案的可靠性和真實(shí)性。另外，對(duì)于成人教育學(xué)生來說，他們?cè)诠ぷ髦械南嚓P(guān)表現(xiàn)也是檔案記錄的重要內(nèi)容。所以，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，使得師生都能夠了解管理的重要性，引導(dǎo)師生積極投入到檔案管理的具體措施中。成人教育學(xué)生大多是已經(jīng)工作的相關(guān)人員，或者是從中專、技校畢業(yè)的一些學(xué)生，他們從意識(shí)上沒有重視成教檔案的含金量，也沒有重視個(gè)人檔案，這是不對(duì)的，學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)校期間表現(xiàn)的記錄和憑證，是社會(huì)、企業(yè)分析和評(píng)價(jià)學(xué)生的重要依據(jù)，所以檔案管理是非常重要的。需要引導(dǎo)學(xué)生重視自身檔案管理，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和態(tài)度來對(duì)待檔案的收集、更新、歸檔等，落實(shí)管理工作，為今后的社會(huì)工作崗位奠定基礎(chǔ)。

4.3 健全檔案管理制度，完善檔案管理體系

完善成人教育學(xué)生檔案管理措施的前提是建立健全檔案管理制度，通過完善管理制度和管理體系，制定和落實(shí)管理規(guī)章制度，促使管理工作可以依據(jù)制度來實(shí)施。高校成人教育學(xué)生檔案管理制度不健全、管理隨意化的現(xiàn)象普遍存在，這樣很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)遺失、誤用、被隨意修改或損壞等，與此同時(shí)，沒有完善的檔案處理措施，就無法使得檔案收集齊全、歸檔及時(shí)，基于此，建立完善而健全的檔案管理制度刻不容緩。檔案管理工作制度包括人員制度、管理制度和使用制度等。第一、人員制度，要求檔案管理工作人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，具有專業(yè)的服務(wù)態(tài)度和能力，能夠完成檔案的收集、材料管理等。第二、管理工作制度，需要完善檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化保密性措施。第三、使用制度，建立嚴(yán)格的借閱、歸檔與使用檔案的制度，提升管理實(shí)效。

4.4 完善檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理方法

現(xiàn)階段科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及和計(jì)算機(jī)的大量運(yùn)用，給人們工作和生活帶來了極大的便利。所以，成人教育學(xué)生檔案管理也應(yīng)該利用科技的工具性和便利性，加大學(xué)校成人教育檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)，跟上時(shí)代的步伐，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、高效的信息化檔案管理措施。保存紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，發(fā)揮信息化便利的作用。及時(shí)實(shí)施檔案的錄入，在整個(gè)學(xué)習(xí)階段對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，加強(qiáng)檔案修改、使用的權(quán)限設(shè)置，保證學(xué)生檔案的正確性、完整性，也提升檔案管理的實(shí)效性。

結(jié)合高校成人教育學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)以及管理工作中常見問題，實(shí)施高校成人教育學(xué)生檔案管理的過程中，應(yīng)該從管理工作人員、師生參與、制度建設(shè)、管理方式等各方面出發(fā)，探索符合現(xiàn)階段時(shí)代需要、社會(huì)需要以及師生需要的檔案管理措施，強(qiáng)化檔案管理舉措與監(jiān)督，提升檔案管理專業(yè)化水平，從而使得檔案管理的順利進(jìn)行并為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

［1］徐向玲.簡論高校成人教育檔案管理［J］.中國成人教育，2011，（7）.

［2］張京國.論高校成人教育檔案的優(yōu)化管理［J］.中國成人教育，2010，（8）.

［3］潘立勤.加強(qiáng)高校成人教育檔案管理的若干思考［J］.文教資料，2011，（7）.

［4］孫麗萍.新學(xué)期高等學(xué)校成人教育學(xué)生管理工作創(chuàng)新的思考--以內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)為例［J］.內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，（3）.

［5］杜慧玲.論高校成人繼續(xù)教育檔案管理工作信息化建設(shè)［J］.陜西檔案，2014，（4）.

責(zé)任編輯：鄧榮華

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1672-2094（2015）01-0171-03

2014-10-15

郭登權(quán)（1970-），男，四川遂寧人，四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館員。研究方向：高校檔案管理。