實驗室認(rèn)可視角下人員技術(shù)檔案管理的實踐

王素紅

(南陽師范學(xué)院 發(fā)展規(guī)劃處，河南 南陽473061)

0 引 言

作為實驗室質(zhì)量管理體系的重要組成部分，檔案管理要求實驗室要通過公正、科學(xué)的檢測保證實驗室認(rèn)可工作的順利進(jìn)行。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，實驗室通常要以有效的質(zhì)量體系保障檔案管理應(yīng)對與滿足實驗室認(rèn)可的要求。此外，還應(yīng)該將現(xiàn)代技術(shù)手段應(yīng)用其中，并通過制度化的管理模式，提升與促進(jìn)實驗室檔案管理的水平［1］。近年來，我國人事制度改革不斷深入，各行各業(yè)中有關(guān)人才的競爭變得日趨激烈，實驗室認(rèn)可中對于專業(yè)技術(shù)人員的資質(zhì)評審也越來越重視［2］。在這種情況下，建立和完善人員技術(shù)檔案管理工作就顯得尤為重要，這對滿足實驗室的業(yè)務(wù)發(fā)展、教學(xué)與科研工作，將起到十分重要的作用。作為規(guī)范質(zhì)量管理的一種認(rèn)證方式，實驗室認(rèn)可是國家權(quán)威機(jī)構(gòu)對檢驗或校準(zhǔn)實驗室能力的評估和認(rèn)定，而為了實現(xiàn)這一點，就需要將其質(zhì)量體系文件化和檔案化，真實、有效地反映和記錄實驗室的管理和運行，為實驗室認(rèn)可提供必要的依據(jù)。因此，確保檔案管理工作的持續(xù)、有效進(jìn)行，對實驗室認(rèn)可工作極為重要。以實驗室認(rèn)可為視角，選取人員技術(shù)檔案為分析對象，對其檔案管理的實踐進(jìn)行討論。

1 實驗室檔案管理工作的必要性解析

為了對實驗室的運行效率和資源利用效果進(jìn)行有效評估，按照我國合格評定國家認(rèn)可委員會的相關(guān)規(guī)定，需要對實驗室進(jìn)行定期的評審和監(jiān)督，確定其資源利用的有效性、科學(xué)性和合理性。這樣，實驗室的檔案管理就顯得十分重要，管理的效率和效果會對實驗室現(xiàn)場評審工作產(chǎn)生重要影響，實驗室認(rèn)可視角下實驗室檔案管理工作則十分必要［3-6］。比如，要對原有的檔案資料進(jìn)行清理，根據(jù)實驗室認(rèn)可的需要，確定哪些需要保留、哪些需要報廢和更新，以保證檔案的完整性與系統(tǒng)性;此外，還需要按照相關(guān)地要求，對各類檢測活動的相關(guān)資料和規(guī)范性文件以及記錄等進(jìn)行全面系統(tǒng)的規(guī)整，保證其工作的質(zhì)量處于較好水平，保證認(rèn)可和驗收工作能夠順利通過。這樣，就需要發(fā)揮實驗室工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部的作用，無論是在平時，還是在評審和監(jiān)督的程序之中，都應(yīng)該一絲不茍地對檔案管理質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān):①對于儀器設(shè)備和人員、技術(shù)檔案，屬于永久性保存的檔案材料，不準(zhǔn)對其進(jìn)行更新與消納處理;②任何檔案資料的保管工作都要以實驗室認(rèn)可為標(biāo)準(zhǔn)，在防毒和防蛀方面要多下功夫，對于特殊的檔案材料要對其實現(xiàn)電子化和信息化，最大限度節(jié)約資源和保護(hù)檔案不受自然環(huán)境的破壞;③對實驗室的原始記錄與相應(yīng)的檢測報告，要根據(jù)評審和監(jiān)督的要求對其進(jìn)行保密化處理，這樣做能夠保證實驗室檔案管理工作順利進(jìn)行，同時也能夠確定實驗室認(rèn)可的基礎(chǔ);④對于那些保存了一定時期(一般為1 年以上)的各類質(zhì)量活動記錄都要以檔案的形式呈現(xiàn)，并在填寫完成之后，及時交付給資料員進(jìn)行登記、編號和分類保管;⑤實驗室的相關(guān)檢驗部門要協(xié)助資料管理員對各類外來的文件進(jìn)行搜集和整理，并經(jīng)技術(shù)主管批注后交付資料管理員進(jìn)行統(tǒng)一保管，對于那些提供給員工使用的外來文件和需要借閱的外來文件，都應(yīng)完善相應(yīng)手續(xù)。

2 人員技術(shù)檔案的建立與管理優(yōu)化

在實驗室認(rèn)可的視角下，人員技術(shù)檔案正在得到越來越廣泛和重視，其中的原因是任何實驗室的有效運行都需要一支素質(zhì)優(yōu)良的人員隊伍，他們的素質(zhì)和技能水平直接決定了實驗室的層次和質(zhì)量［7］。為此，為了保證實驗室認(rèn)可的順利進(jìn)行，需要建立實驗室的人員技術(shù)檔案并在管理的過程中對其進(jìn)行全面優(yōu)化。

2.1 實驗室人員技術(shù)檔案的建立

(1)實驗室人員技術(shù)檔案的收集和體系的建立工作是長期的、復(fù)雜的，但是也并非是無章可循的。在對人員技術(shù)檔案進(jìn)行收集整理的過程中，應(yīng)圍繞實驗室的一些中心工作集中開展［8-12］。在每一年的特定時期，針對實驗室人員的技術(shù)職稱評定，實驗室的檔案管理工作可以借助這一時機(jī)，對人員技術(shù)檔案進(jìn)行專門的收集和整理。并且，此時收集到的檔案資料往往是真實的、全面的，因為專業(yè)技術(shù)人員在職稱評定時呈報的材料往往能夠全面、真實的反映其在專業(yè)技術(shù)工作中的能力水平;當(dāng)然，也可以利用技術(shù)職務(wù)聘任的關(guān)鍵時期，對相關(guān)人員的技術(shù)資料進(jìn)行同步的收集，也可以利用年終個人總結(jié)、述職報告等時機(jī)完成這一工作。此外，實驗室人員技術(shù)檔案本是一個動態(tài)的信息資源，只有在不斷補充與完善之中，才能全面、系統(tǒng)體現(xiàn)實驗室的人員素質(zhì)和能力水平與結(jié)構(gòu)。

(2)對實驗室人員信息進(jìn)行日常的收集和整理。從新員工入職起，就應(yīng)該對其個人的基本信息進(jìn)行收集，包括基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、曾經(jīng)取得的成績或者接受過的懲罰等，并對其學(xué)歷、學(xué)位證書等相關(guān)的材料進(jìn)行收集和復(fù)印，以此取得人員的基本資料;當(dāng)然，要想全面的建立實驗室人員技術(shù)檔案，還應(yīng)該形成一定的制度，通過制度化的措施，把檔案資料的收集和整理工作全面貫穿到日常的管理工作中去，對于任何人員任何時候取得的任何與專業(yè)技術(shù)檔案相關(guān)的材料都要及時的上交，經(jīng)由歸口管理部門最終交付給人員技術(shù)檔案的管理部門［13］。

2.2 實驗室人員技術(shù)檔案的管理優(yōu)化

由于實驗室工作涉及到的領(lǐng)域較多，不但要服務(wù)于教學(xué)和科研，還要為社會提供必要的服務(wù)［14］。因此，人員技術(shù)檔案往往要涉及到大量的內(nèi)容?？墒?，目前實驗室的人員技術(shù)檔案管理主要通過紙質(zhì)材料的方式進(jìn)行，并且大多以手工記錄為操作方式，這種管理模式實際上已經(jīng)與時代的發(fā)展不相適應(yīng)。隨著信息時代到來，需要對實驗室人員技術(shù)檔案的管理過程和管理模式進(jìn)行優(yōu)化，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的引入，構(gòu)建人員技術(shù)檔案的管理信息系統(tǒng)，最大限度提高檔案管理的效率。同時，在現(xiàn)代信息技術(shù)模式下，人員技術(shù)檔案信息還能夠完成較長時段的溯源，在對其進(jìn)行查詢和統(tǒng)計時能夠更加快速和便捷，使人員技術(shù)檔案的管理工作在更系統(tǒng)化的狀態(tài)下動態(tài)運行。

3 實驗室人員技術(shù)檔案管理中的問題與對策

在對當(dāng)前一些實驗室人員技術(shù)檔案管理過程進(jìn)行分析之后發(fā)現(xiàn)，由于歷史和現(xiàn)實的原因，檔案管理中存在著一定的需要亟待解決的問題，這些問題直接妨礙實驗室認(rèn)可工作的順利進(jìn)行［15］。為此，需要找到這些問題及其存在的原因，尋找相應(yīng)的對策，優(yōu)化實驗室人員技術(shù)檔案管理的實踐。

3.1 實驗室人員技術(shù)檔案管理中存在的問題

在實驗室認(rèn)可的情況下，實驗室人員技術(shù)檔案管理存在以下問題:①一些實驗室對于人員配備問題并不重視，相關(guān)的專、兼職人員十分匱乏，即便是有一定數(shù)量的人員充實到實驗室工作，但是其中不乏缺少檔案專業(yè)知識的人員，他們對于檔案管理學(xué)、文書學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)等并不通曉，也難以完成對檔案資料的規(guī)范收集與整理，實驗室的運行效率可想而知;②對實驗室人員技術(shù)檔案管理重要性認(rèn)識缺位，認(rèn)為實驗室人員的工作性質(zhì)極為單一，只是輔助完成相關(guān)的教學(xué)與科研任務(wù)，實驗室的成果只與實驗室的先進(jìn)儀器設(shè)備相關(guān)，對實驗室人員技術(shù)檔案的歸檔工作十分漠視，大量寶貴的實驗室人員技術(shù)資料被忽視和遺棄;③對于實驗室人員技術(shù)檔案的管理工作缺乏體制或者制度上的規(guī)范與約束，即便是在實驗室認(rèn)可的情況下，也未能制定出規(guī)范的實驗室人員技術(shù)檔案管理制度，在真正使用這些檔案時顯得捉襟見肘。

3.2 優(yōu)化實驗室人員技術(shù)檔案管理的措施

為了全面優(yōu)化實驗室人員技術(shù)檔案的管理工作，需要在以下幾個方面同時做出努力:

(1)注重現(xiàn)代信息技術(shù)的作用。將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和即時通訊技術(shù)等引入到實驗室的人員技術(shù)檔案管理，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。人員技術(shù)檔案管理的現(xiàn)代化要以科學(xué)管理為前提，要充分的信任現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要吸收其理論，改善其方法和手段，通過不斷的研究與實踐將人員技術(shù)檔案的管理工作推向更加高效的層面，使檔案管理工作以更加科學(xué)化、規(guī)范化的模式呈現(xiàn)出來，提高資源的利用效率和資源共享范圍。

(2)實現(xiàn)實驗室儀器設(shè)備和人員的有效結(jié)合。隨著實驗室技術(shù)的快速發(fā)展和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，無論是教育教學(xué)工作還是科學(xué)研究工作，都在以動態(tài)的方式進(jìn)行著。為了通過實驗室的評審和監(jiān)督，就需要對實驗室的工作形成新的正確的認(rèn)識，將現(xiàn)代化的儀器設(shè)備與高素質(zhì)人員結(jié)合在一起，通過資源互補的方式不斷更新、充實與完善實驗內(nèi)容和提高實驗技術(shù)水平與管理水平［16］。為了實現(xiàn)這一點，實驗室的人員技術(shù)檔案管理工作需要熱愛實驗室人員技術(shù)檔案管理，并且具有較強(qiáng)責(zé)任心的人員擔(dān)任，堅持以人為本，經(jīng)由多種渠道完成對檔案管理人員的指導(dǎo)與培訓(xùn)。并且要適時在人才引進(jìn)和職稱晉升等方面保證實驗室人員技術(shù)檔案管理工作的長效進(jìn)行。

(3)領(lǐng)導(dǎo)重視。分管實驗室的領(lǐng)導(dǎo)干部要十分重視實驗室人員技術(shù)檔案的管理工作，將其置于實驗室認(rèn)可的關(guān)鍵環(huán)節(jié)或者是基礎(chǔ)性的環(huán)節(jié)，將實驗室的硬件建設(shè)與人員隊伍建設(shè)結(jié)合起來，通過相應(yīng)文件與考核措施的建立，將實驗室人員技術(shù)檔案的管理工作落到實處。同時，還應(yīng)注重實驗室的人員隊伍建設(shè)，才能在根本上提升實驗室人員技術(shù)檔案的質(zhì)量。為了實現(xiàn)這一點，需要以戰(zhàn)略高度，制定出針對實驗室人員的知識培訓(xùn)和職業(yè)規(guī)劃工作，在提高實驗室人員檔案管理知識和技能的同時，促進(jìn)實驗室認(rèn)可工作的有序和高效進(jìn)行。并通過和其它高校的交流找到自身的差距和不足，進(jìn)一步提高和改進(jìn)。

4 結(jié) 語

實驗室認(rèn)可工作指的是經(jīng)由權(quán)威機(jī)構(gòu)完成對實驗室能力的承認(rèn)。而為了保證實驗室認(rèn)可活動，需要實驗室的服務(wù)在公正、科學(xué)與權(quán)威的狀態(tài)下進(jìn)行。而在這一過程中，實驗室人員技術(shù)檔案的管理與優(yōu)化工作就顯得十分必要。為此，要全面、系統(tǒng)地完成對實驗室人員技術(shù)檔案的收集、管理工作，保證實驗室人員技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化和制度化，保證實驗室認(rèn)可工作能夠取得良好的評審效果，也能夠保證實驗室在持續(xù)、動態(tài)的模式下實現(xiàn)有效運轉(zhuǎn)。

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