精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用探究

曲煥瑞

（國(guó)能黃大鐵路公司，山東東營(yíng) 257100）

0 引言

伴隨現(xiàn)代化社會(huì)的深入發(fā)展，促使社會(huì)各行各業(yè)都得到了較快的發(fā)展，這也使得企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，且競(jìng)爭(zhēng)也日益激烈起來(lái)，而在企業(yè)發(fā)展中，會(huì)議是比較重要的活動(dòng)，針對(duì)黨及國(guó)家政策的宣傳，有著至關(guān)重要的作用。對(duì)此，要求企業(yè)應(yīng)對(duì)會(huì)務(wù)接待加以重視，有效落實(shí)精益管理理念。

1 會(huì)務(wù)接待工作概述

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)及發(fā)展中，會(huì)務(wù)接待是非常重要的，它包含各個(gè)方面的內(nèi)容，比如業(yè)務(wù)洽談等活動(dòng)，除此之外，它還包含公務(wù)活動(dòng)的接待及安排工作等工作。針對(duì)會(huì)務(wù)接待工作而言，有關(guān)的工作者應(yīng)堅(jiān)持節(jié)約及實(shí)效性的原則，認(rèn)真確定會(huì)議的要求，并把它貫徹到具體工作過(guò)程中。與此同時(shí)，對(duì)于接待及餐飲等服務(wù)過(guò)程，應(yīng)貫徹強(qiáng)烈的責(zé)任心，進(jìn)一步增強(qiáng)工作質(zhì)量，防止對(duì)企業(yè)行政的形象造成影響，就企業(yè)內(nèi)部會(huì)議來(lái)講，實(shí)際開展接待工作時(shí)，還應(yīng)貫徹精益管理理念，健全服務(wù)機(jī)制及有關(guān)的體系，增加會(huì)議整體效率。另外，還要求企業(yè)管理者應(yīng)充分貫徹管理發(fā)展理念，對(duì)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以達(dá)到各部門及相關(guān)工作者之間的充分合作，全面增強(qiáng)會(huì)務(wù)工作質(zhì)量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

2 基于企業(yè)會(huì)務(wù)接待，精益管理理念實(shí)施的意義

（1）有利于增強(qiáng)會(huì)務(wù)工作水平。在黨的十八大會(huì)議中，中央提出了“精文減會(huì)”，特別是要增強(qiáng)會(huì)議活動(dòng)的質(zhì)量及效率，還提出了會(huì)務(wù)工作新目標(biāo)。就精益管理理念來(lái)講，它最早起源于日本豐田公司，在汽車的生產(chǎn)系統(tǒng)管理過(guò)程中，全面應(yīng)用這一理念，獲得了顯著的管理成效。現(xiàn)階段，精益管理被廣泛運(yùn)用在企業(yè)管理工作中，且還由以前的管理方法發(fā)展成戰(zhàn)略管理理念。就企業(yè)會(huì)務(wù)工作來(lái)說(shuō)，全面貫徹精益管理理念，科學(xué)應(yīng)用相關(guān)的管理方法，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)工作質(zhì)量及效率。（2）是有效響應(yīng)中央規(guī)定及執(zhí)行細(xì)則的要求?；凇熬?jiǎn)會(huì)議”的提出，對(duì)企業(yè)各個(gè)行政部門來(lái)說(shuō)，在開展會(huì)務(wù)工作時(shí)，也全面貫徹了這一準(zhǔn)則，是務(wù)必要完成的任務(wù)。對(duì)此，企業(yè)行政部門在進(jìn)行會(huì)務(wù)工作的過(guò)程中，也按照中央八項(xiàng)規(guī)定，還有具體的實(shí)施細(xì)則，把它們?nèi)媛鋵?shí)在實(shí)際的會(huì)務(wù)工作中。（3）是會(huì)務(wù)工作創(chuàng)新的重要方式。想要有效落實(shí)企業(yè)會(huì)務(wù)工作，應(yīng)對(duì)其工作理念及方法進(jìn)行創(chuàng)新。在開展經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，應(yīng)堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向的原則，根據(jù)具體的需求實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理，在這一過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)調(diào)規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步促進(jìn)會(huì)務(wù)工作的有效開展，幫助其科學(xué)處理會(huì)務(wù)中的浪費(fèi)現(xiàn)象。

3 企業(yè)會(huì)務(wù)工作的現(xiàn)狀

基于新時(shí)期背景，就國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，其會(huì)務(wù)工作還有著一系列的問(wèn)題，具體變現(xiàn)為下述幾點(diǎn)：（1）沒(méi)有全面落實(shí)會(huì)務(wù)的準(zhǔn)備工作，有著諸多不足之處，這將對(duì)會(huì)務(wù)工作質(zhì)量造成一定的影響，比如，會(huì)議的籌備階段，對(duì)于有關(guān)部門來(lái)說(shuō)，他們并沒(méi)有組織相關(guān)的工作者進(jìn)行工作分工，且籌備計(jì)劃書不夠健全，有關(guān)的工作者對(duì)其崗位職責(zé)還沒(méi)有全面地認(rèn)識(shí)，這將造成各項(xiàng)工作間存在脫節(jié)問(wèn)題，人名及職務(wù)也存在不一致的問(wèn)題，這將對(duì)參會(huì)人員產(chǎn)生諸多不良影響。（2）實(shí)際進(jìn)行會(huì)議工作時(shí)，有關(guān)工作者并沒(méi)有落實(shí)秩序維護(hù)工作，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致混亂狀況，比如，當(dāng)參會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)，沒(méi)有配置入場(chǎng)引導(dǎo)人員，這會(huì)增加入場(chǎng)的時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)缺乏一定的秩序，從而對(duì)會(huì)議的召開時(shí)間造成影響，同時(shí)在開展會(huì)議時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生協(xié)議調(diào)整等問(wèn)題，導(dǎo)致工作人員很難在第一時(shí)間找出問(wèn)題并加以解決，進(jìn)而造成會(huì)議冷場(chǎng)現(xiàn)象。

4 基于企業(yè)會(huì)務(wù)接待，精益管理理念的運(yùn)用探究

4.1 強(qiáng)化管理，保證分工精細(xì)化

在開展會(huì)務(wù)接待工作時(shí)，要求企業(yè)應(yīng)保證會(huì)議的準(zhǔn)確性及安全性，同時(shí)應(yīng)實(shí)現(xiàn)各部門的充分配合，增強(qiáng)其協(xié)同性。就業(yè)務(wù)接待工作而言，辦公室是重要的管理部門，它通常是負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)接待進(jìn)行引導(dǎo)，以保證其可以了解接待標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)一步促進(jìn)對(duì)會(huì)議接待資源及物品的有效管理，同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建針對(duì)性的方案，其內(nèi)容應(yīng)包括日程及車輛等，從而科學(xué)配置會(huì)議資源。實(shí)際執(zhí)行會(huì)議接待方案時(shí)，需了解各部門崗位職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)突發(fā)狀況時(shí)，應(yīng)該第一時(shí)間上報(bào)給有關(guān)的管理人員，向其請(qǐng)示并加以有效解決。與此同時(shí)，還應(yīng)將會(huì)議的變更內(nèi)容告知給各部門。當(dāng)任務(wù)完成之后，首先應(yīng)由會(huì)議接待部門來(lái)核對(duì)清單，全面貫徹清單審批程序，科學(xué)控制會(huì)議費(fèi)用。當(dāng)會(huì)議完成之后，還應(yīng)讓專業(yè)人士開展評(píng)價(jià)，針對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出切實(shí)可行的對(duì)策，進(jìn)一步促進(jìn)會(huì)務(wù)組團(tuán)隊(duì)之間的配合，做好各個(gè)企業(yè)及部門的分工及協(xié)作，當(dāng)分工完成之后，應(yīng)有效落實(shí)各部門的職責(zé)，將責(zé)任分配給個(gè)人，這樣才能全面增加工作效率，提升個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步增強(qiáng)職工的生產(chǎn)力及創(chuàng)造力。另外，對(duì)于各個(gè)部門來(lái)說(shuō)，還應(yīng)按照崗位職責(zé)開展分工，促進(jìn)企業(yè)職工間的交流及協(xié)作，構(gòu)建科學(xué)的協(xié)調(diào)機(jī)制。

4.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)接待水平

企業(yè)在開展會(huì)務(wù)接待工作時(shí)，應(yīng)全面貫徹務(wù)實(shí)節(jié)儉的原則，運(yùn)用科學(xué)的節(jié)約方法?；诳萍嫉倪M(jìn)步，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)促進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的推廣及應(yīng)用，可在會(huì)議管理工作中，全面引入信息化管理模式。就現(xiàn)階段的發(fā)展來(lái)看，大部分的會(huì)議記錄及入場(chǎng)，都沒(méi)有采用紙質(zhì)的簽名方式，而是通過(guò)會(huì)展信息系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)參會(huì)者的信息進(jìn)行整合，然后加以存檔，在進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)時(shí)，再引入這些信息。與此同時(shí)，針對(duì)住宿安排來(lái)說(shuō)，應(yīng)盡可能地保證在協(xié)議的酒店中完成，或是在系統(tǒng)內(nèi)部場(chǎng)所開展，防止產(chǎn)生安排超標(biāo)的現(xiàn)象，與此同時(shí)，在住房中也不要擺放貴重物品。在接待用餐時(shí)，也應(yīng)確保在企業(yè)的內(nèi)部場(chǎng)所，若是想要在外用餐，也應(yīng)在企業(yè)簽約的餐廳，避免在私人場(chǎng)所用餐，或是在高消費(fèi)場(chǎng)所用餐。另外，對(duì)于迎送工作來(lái)說(shuō)，可不必張貼標(biāo)語(yǔ)，也不能設(shè)置歡迎屏，不必獻(xiàn)上鮮花，無(wú)需鋪設(shè)迎賓毯，也不用配置接待人員負(fù)責(zé)車站等的接送工作，若是有需要的話，可安排別的工作人員完成接送任務(wù)。就業(yè)務(wù)接待工作而言，需全面貫徹保密原則，就來(lái)賓的信息等，應(yīng)全面落實(shí)保密工作；對(duì)于其中的保密級(jí)信息，需要全面按照公司的保密機(jī)制來(lái)實(shí)施。與此同時(shí)，針對(duì)接待預(yù)算管理，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)重視，比如年度預(yù)算管理，可結(jié)合上一年度預(yù)算編制以及完成狀況，盡可能地達(dá)成企業(yè)發(fā)展及經(jīng)營(yíng)的標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)預(yù)算審批程序落實(shí)之后才能具體開展。

4.3 增強(qiáng)服務(wù)積極性，有效解決分歧

實(shí)際進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)時(shí)，要求有關(guān)的部門應(yīng)增加服務(wù)的積極性，當(dāng)產(chǎn)生分歧時(shí)，應(yīng)有效解決分歧，進(jìn)一步增加統(tǒng)籌效率，防止產(chǎn)生擁堵問(wèn)題。與此同時(shí)，就會(huì)務(wù)接待者而言，應(yīng)對(duì)冷熱度進(jìn)行合理把控，以便確保各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)?；跁?huì)議活動(dòng)過(guò)程，其中包含很多復(fù)雜的事情，不管是企業(yè)還是部門，都應(yīng)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，增加服務(wù)的積極性，特別是同下級(jí)單位進(jìn)行交流時(shí)，應(yīng)做到互相尊重，唯有如此，才能獲得他們的支持，增加企業(yè)的工作效率。另外，在進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)時(shí)，企業(yè)及部門的數(shù)量通常都很多，這就導(dǎo)致各個(gè)企業(yè)及部門之間的信息量及看待問(wèn)題的角度有著一定的差異，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生分歧。想要有效處理這些分歧 ，要求有關(guān)人員應(yīng)對(duì)問(wèn)題的成因進(jìn)行深層次的分析，保持冷靜的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)二者產(chǎn)生矛盾的問(wèn)題，并找出它們的共同點(diǎn)，以便更好地處理這些分歧。比如，基層企業(yè)進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)時(shí)，要求會(huì)議接待人員應(yīng)落實(shí)前期的溝通工作，將會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)第一時(shí)間通知下去，防止實(shí)際進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)時(shí)產(chǎn)生諸多問(wèn)題。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于新形勢(shì)背景，對(duì)各個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，其建設(shè)規(guī)模都越來(lái)越大，且企業(yè)的會(huì)務(wù)接待也逐漸完善。就精益管理理念而言，它屬于全新的理念，對(duì)于企業(yè)的會(huì)務(wù)接待有著關(guān)鍵性的作用，要求企業(yè)應(yīng)全面掌握精益管理理念的內(nèi)涵，把這一理念全面貫徹到會(huì)務(wù)接待工作中，唯有如此，才能最大限度地發(fā)揮這一理念的指導(dǎo)作用，促進(jìn)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為其奠定夯實(shí)基礎(chǔ)。