物探物資供應精細化管理的探索

張 銳

(中國石化石油工程地球物理有限公司河南分公司物資器材中心 河南南陽 473132)

1 物探物資供應精細化管理背景

物資器材中心是中石化地球物理公司河南分公司（以下簡稱“分公司”）下屬的職能部門，主要負責分公司在國內(nèi)大多數(shù)勘探項目的物資采購、配送及物資管理。2013年12月以前，河南石油勘探局投資的勘探項目所需物資由河南石油勘探局物資供銷處負責采購；2014年1月以后，改由地球物理采辦中心負責。根據(jù)采辦中心有關規(guī)定，分公司外投資勘探項目的物資采購由物資器材中心自行采購。2010年以來，每年采購物資總金額達2.0億多元，物資總量多達數(shù)十萬噸，品種8萬余種。

隨著河南油田的非常規(guī)會戰(zhàn)被列入總部“五大會戰(zhàn)”之一，西部探區(qū)勘探工作量的增大，新技術、新裝備需求量不斷增加，公司對于物探施工作業(yè)所需要的物資無論從種類、數(shù)量、質(zhì)量、技術含量上，還是物資到貨的準時化采購（JIT）和物流配送都有了更高的要求。

2 傳統(tǒng)模式下物采過程控制存在的問題

2.1 物資采購存在的問題

傳統(tǒng)模式下，物資采購存在的問題主要有：

①對供應商關系管理的認識不足，認為供應商與公司是一種競爭關系，缺乏與供應商合作共贏的意識；

②供應商的準入把控不嚴，導致供應鏈條中的中間商、經(jīng)銷商較多；

③采購策略缺乏系統(tǒng)性、完整性和持續(xù)性，公司采購業(yè)務受上級物管部門的指導和約束，分公司管理部門還會下達保質(zhì)壓價指標，采購方式還是以詢比價為主，強調(diào)采購價最低為原則，對供需雙方均有不利影響；

④供需關系多為臨時或短期合作關系，多追求眼前利益，供應與需求之間缺乏合作，增加了運作的不確定性；

⑤采購部門對采購物品質(zhì)量控制的難度較大，基本沒有質(zhì)量控制方面的合作，需方很難參與供應商的生產(chǎn)組織過程和有關質(zhì)量控制活動；

⑥采購成本高，錄用的供應商很多不是產(chǎn)品的生產(chǎn)商，導致采購成本過高。

2.2 物資供應管理存在的問題

傳統(tǒng)模式下物資供應管理已不能適應目前管理工作的需要。由于物探項目的特殊性，造成物資品種繁雜，每個項目需要物資品種1200種左右，涉及到中石化物料56大類中的49個大類，采購規(guī)模小、批次多，給物資供應帶來諸多不確定因素。主要問題包括以下3個方面：

①物資需求計劃的確定性（MRP）問題：需求計劃不準確，隨意提報、隨意變更的現(xiàn)象時有發(fā)生，導致庫存積壓；需求計劃不及時，有的單位需求計劃的及時率還不足60%，項目整體計劃少，臨時計劃、緊急計劃多，對大型、長周期關鍵制造設備采購不考慮物資的正常制造周期及供貨周期；需求計劃編制不規(guī)范，上報的需求計劃要素不全的計劃，如需求計劃中技術質(zhì)量要求一欄是空白或是填寫不準確，有的填“通用”、“正品”等，很不規(guī)范。上報需求計劃不嚴肅，存在計劃變更未履行變更手續(xù)，手工涂改等。

②物資管理信息紊亂。沒有一套完善的物資信息管理系統(tǒng)，直達現(xiàn)場的物資到貨無記錄、供貨、庫存信息無法共享、材料入庫稽核滯后，對使用單位的材料消耗無法有效監(jiān)控，降低了物資的使用效率。

③貨檢的工作量大。驗收檢查只能是事后把關來進行，經(jīng)常出現(xiàn)部分物品以次充好、低價高賣、缺斤少兩甚至偽劣假冒的現(xiàn)象。

2.3 物資供應存在的問題

由于大多數(shù)物探項目分散在國內(nèi)外的多個區(qū)塊，物資供應點多、線長、面廣，給物資管理造成諸多困難，物流費用也比較高。傳統(tǒng)的物資供應已不能適應目前管理工作的需要，主要體現(xiàn)在以下4個方面：

①施工區(qū)域擴大導致供應難度加大。施工隊伍分散，11支專業(yè)隊伍分布在巴基斯坦、阿爾及利亞和國內(nèi)10多個省份，集中供應點經(jīng)常流動，很容易顧此失彼，加大了現(xiàn)場物資供應難度。

②物資需求變更頻繁造成物資供應難度加大。項目施工方法設計、工作量、施工地點、施工裝備及甲方要求變化頻繁，導致物資需求變更增大，加大了物資供應的難度。

③勘探行業(yè)不確定性增大物資籌備的難度。一是勘探工作量大小不一，如阿爾及利亞二期項目合同額8900萬美元、廣西二維項目合同額卻只有500萬人民幣。二是施工區(qū)域等的不確定性，使物資不能實現(xiàn)提前籌備，很多項目從中標到開工只有7～15天的準備時間。

④物流配送方式落后。沒有一個統(tǒng)一的物流規(guī)劃，許多物資需要提前運至物流業(yè)并不發(fā)達的位于南陽的分公司庫房，再由分公司庫房發(fā)至各個項目駐地，有些甚至是走回頭路，造成不必要的浪費。

3 物探物資供應精細化管理的主要做法

針對存在的問題，物資器材中心按照精細化管理思路，探索適應物探專業(yè)特點的物資采購、供應模式，從多方面進行了嘗試。

3.1 物資采購環(huán)節(jié)

3.1.1 以戰(zhàn)略眼光選擇合適的供應商

分公司根據(jù)不同類別物資和對企業(yè)的重要程度、采購的難易程度和可靠程度，將其劃分為重點、次重點、主要、次要等管理類別，并在中國石化物資供應合格供方名錄中選擇供應商。在此基礎上，按照企業(yè)內(nèi)控制度和ISO質(zhì)量管理體系對供應商管理的要求建立供應商準入制度，把有業(yè)務往來及國內(nèi)勘探專用材料的供應商基本情況整理匯總，從供應（生產(chǎn)）能力、商譽、供貨質(zhì)量、售后服務等方面分析、評價，建立合格供應商檔案信息，確定自己的合格供應商名錄。定期通過合同執(zhí)行、到貨物資質(zhì)量、售后服務等數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等對所有供應商進行考評，根據(jù)考評結果，更新合格供應商名錄。2014年，經(jīng)評價，分公司確定合格供應商數(shù)有131家。

3.1.2 與供應商建立長期的戰(zhàn)略伙伴關系

與供應商考評中排名靠前的供應商建立戰(zhàn)略伙伴關系，實現(xiàn)合作共贏。主要是通過制定采購戰(zhàn)略的“五原則”來實現(xiàn)：

①供應鏈管理原則。按照供應鏈管理的思想制定采購戰(zhàn)略，物資器材中心要發(fā)揮核心作用，不斷強化供需雙方溝通與交流；

②采購總成本最低的原則。在采購時不僅考慮物資的價格，物流費用，還要考慮后期的安裝使用、維護、升級、處置回收、使用壽命以及供應商關系維護等成本，并不強調(diào)某一單項成本的降低；

③高效的原則。減少采購中的冗余環(huán)節(jié)以及不必要的審批簽字，在一些邊遠地區(qū)的項目允許一些常用物資的適當庫存，在項目的物資采購中推行JIT采購模式；

④適應原則。強調(diào)采購戰(zhàn)略與分公司的采購供應需求相匹配，與勘探施工的實際有效地結合，保持不同的地區(qū)、不同的市場采購供應的靈活性和應急能力，對制定的采購戰(zhàn)略根據(jù)時勢的變化，不斷跟蹤反饋、修正完善；

⑤前瞻性原則。采購戰(zhàn)略的制定要參考歷史采購數(shù)據(jù)，對未來的采購供應進行預測。

3.1.3 加強計劃管理，實施針對性采購

為使物資需求計劃及時準確，增強采購的針對性，采取了四種措施：

①向物探施工項目部推廣使用物資供應動態(tài)表及質(zhì)量標準參照表；

②按照生產(chǎn)運行計劃、材料消耗定額編制物資需求計劃，規(guī)范需求計劃的編報；

③業(yè)務人員接到物資需求計劃后，主動對接，落實項目、落實時間、落實貨源，在施工期間重點進行跟蹤實施；

④建立健全物資需求計劃監(jiān)督考核機制，強化年度、季度、月度計劃的執(zhí)行力度，做到既保障生產(chǎn)又最大限度地降低庫存。

3.1.4 強化訂貨管理，確保采購物資質(zhì)量

通過以下4種方法把好采購訂貨的事前關：

①加強設計選型訂貨的審定，設計選型要由計劃、設計、設備、供應等有關部門和基層有關工程技術人員共同審核確定；

②做好訂貨廠家的考察論證工作，對訂貨廠家進行質(zhì)量保證能力調(diào)查，特別是高精尖類物資，會同設計人員和使用單位的技術人員共同進行考察認證，選定購貨廠家；

③堅持物資質(zhì)量標準訂貨，按照質(zhì)量第一、技術先進的原則，所采購的物資執(zhí)行最高的一級質(zhì)量標準，嚴格控制非標準物資；

④用法律手段保證物資質(zhì)量，按照《合同法》和有關標準規(guī)定執(zhí)行訂貨合同，做到所簽訂訂貨合同條款達到規(guī)范化、標準化，避免漏款漏項及語言文字表達不清，預防合同糾紛的發(fā)生。

3.2 物資供應管理環(huán)節(jié)

3.2.1 強化風險意識，做好物資供應風險管控

通過對采購過程中的各環(huán)節(jié)進行風險識別、分析，制定有針對性管控措施，降低險兆事件發(fā)生機率，避免給分公司造成重大損失。主要管控措施有：

①采購部門負責審核計劃的審批手續(xù)是否完備；

②當施工設計發(fā)生變動時引起需求物資的變動，采購部門根據(jù)分公司總體的物料使用情況綜合調(diào)劑；

③為各施工項目配備有相應工區(qū)特點的物資使用情況表，并作為編制需求計劃的依據(jù)；

④建立健全物資質(zhì)量標準參照表，提高計劃編制的準確程度。

3.2.2 建立健全信息系統(tǒng)，管控物資異地風險

石油物探項目的一個作業(yè)區(qū)域大、分布面廣的項目。為實現(xiàn)集團公司“集中管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結算”的總體要求，分公司充分利用網(wǎng)絡平臺，在沒有ERP電子商務平臺的情況下，獨立構建了“物資計劃管理SAP系統(tǒng)”“合同管理CMIS信息系統(tǒng)”，同時充分利用“中國石化企管信息系統(tǒng)”進行物資需求計劃、采購合同異地網(wǎng)上填報、審批和標準查詢，實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)一輸百用，促使各采購環(huán)節(jié)有機協(xié)調(diào)和配合起來。

3.2.3 嚴格物資檢驗，管控入庫質(zhì)量風險

無論二級庫，還是野外作業(yè)現(xiàn)場的直供料，物資進貨檢驗及時將訂貨合同的副本（或復印件）全部送交倉庫保管員，臨時訂貨或求援物資（合同尚未正式簽訂的）在到貨前以書面形式將訂貨名稱、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量要求等通知倉庫保管員，做好物資驗收的準備，保管員對到庫物資按訂貨合同或訂貨要求進行驗收。對驗收中質(zhì)量辨認不清或驗收技術比較復雜的物資，組織有關單位的業(yè)務人員或技術人員共同驗收。檢驗中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題和數(shù)據(jù)等信息，應及時反饋給有關部門和領導，采取有效措施處理。

3.2.4 優(yōu)化物資庫存，管控物資費用風險

嚴格按照《物資倉儲管理辦法》的規(guī)定，對庫存結構和庫存規(guī)模進行動態(tài)監(jiān)測與分析：瀕臨最高儲備定額的庫存物資，及時在計劃、采購、入庫、批撥等環(huán)節(jié)采取降庫措施；遠離本部的施工作業(yè)項目部，所需的緊缺貴重物資，選擇少數(shù)信譽度好的供應商，實行代儲代銷；堅持“先進先出”的出庫原則，對易碎、易腐蝕、易變質(zhì)等物資，發(fā)放時應做好復檢工作；分析工程余料原因，界定責任，落實改代利用、供應商回購等措施；對入庫后3個月未領及6個月未領完物資，及時分析原因，督促處理；對新增一年以上無動態(tài)物資提前預警、加大對需求計劃準確性考核。

3.3 物資供應環(huán)節(jié)

3.3.1 應用JIT推進供應管理精細化

建立在精益生產(chǎn)管理模式下的準時化采購又稱為JIT采購。JIT的管理思想是：把合適數(shù)量、合適質(zhì)量的物品、在合適的時間供應到合適的地點，最好地滿足用戶需要。JIT采購和JIT生產(chǎn)一樣，不但能更好地滿足用戶需要，而且可以極大地消除庫存、避免浪費，從而降低經(jīng)營成本，提高企業(yè)競爭力。具體做法是：

①創(chuàng)建JIT采購班組，全面處理JIT采購的有關事宜。制訂JIT采購的操作規(guī)程，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各有關部門、協(xié)調(diào)企業(yè)與供應商之間的運作；

②制定計劃、確保JIT采購有計劃有步驟的實施。制定了針對性的采購策略，明確了具體的分階段改進當前傳統(tǒng)采購的措施，包括減少供應商的數(shù)量、供應商的評價、向供應商發(fā)放簽證等內(nèi)容；

③搞好供應商培訓。通過培訓，大家取得一致的目標，為正式實施JIT采購打下基礎；

④給供應商頒發(fā)產(chǎn)品免檢證書。在實施JIT采購策略時，頒發(fā)免檢證書的前提是供應商的產(chǎn)品100%合格。為此，我們首先對相關供應商以往的供貨記錄進行了調(diào)查，對滿足條件的供應商發(fā)放免檢證書，同時要求供應商提供最新的、正確的、完整的產(chǎn)品質(zhì)量文件；

⑤在簽訂采購合同時明確物流配送方式。根據(jù)運輸物資的重要程度、重量、外形尺寸、距離、時間、成本等因素，選擇合理運輸方式、運輸路線，明確時間節(jié)點。對于由供應商完成運輸?shù)?，把運輸能力作為選擇供應商的條件，采購合同中明確運輸要求、交貨方式和交貨地點，付款條款，使物資運輸過程受控。委托第三方物流商完成運輸?shù)?，選擇重信譽、有業(yè)績、協(xié)調(diào)能力強的物流商，通過物流商的合理組織和配送，增加物資從出廠直達使用現(xiàn)場的比例。需要到廠自提的，根據(jù)物資的重量、外形尺寸等選擇合適的運輸車輛，既要保證物資的安全，又要使運輸綜合成本最低；

⑥持續(xù)改進，不斷完善，鞏固并擴大成果。JIT采購是一個不斷完善和改進的過程，在實施過程中我們不斷總結經(jīng)驗教訓，從降低運輸成本，提供交貨的準確性，提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低供應庫存等各個方面進行改進，不斷提高JIT采購的運作績效。

3.3.2 強化物資質(zhì)量跟蹤管理

強化以信息反饋為核心的物資質(zhì)量跟蹤管理，物資器材中心每年年末對供應商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格、售后服務、服務態(tài)度、供貨及時等方面進行綜合考評，考評結果作為對供應商進行動態(tài)管理的依據(jù)，形成對供應商的閉環(huán)管理。

4 推進物資供應精細化管理的效果

（1）通過實施物探物資供應精細化管理，建立起全新的“購管用一體化”物資供應管理體系，有效保證了物探工作。

（2）初步建成供應商網(wǎng)絡和業(yè)績考核體系，并與一些重要的物資供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系。2014年，通過考評將131家供應商納入合格供方名錄，并與其中79家供應商建立了戰(zhàn)略合作伙伴關系，淘汰不合格供應商1家。

（3）建立起4個物流采購供應基地，使物流供應體系已初具規(guī)模，實現(xiàn)物流的當?shù)夭少?，就近供應，以降低物流成本?/p>

（4）JIT采購增加了供應鏈的柔性和敏捷性，體現(xiàn)了供應鏈管理的協(xié)調(diào)性、同步性和集成性，同時也保證了供應鏈管理的標準化、同步化運作。

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