中國(guó)能建安徽院數(shù)字化檔案館項(xiàng)目建設(shè)

王博

檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

1 項(xiàng)目背景

安徽院數(shù)字化檔案館建設(shè)項(xiàng)目根據(jù)集團(tuán)公司的規(guī)劃和要求，以建成具有中國(guó)能建特色，資源豐富、管理高效、利用便捷、安全可靠的數(shù)字化檔案館為目標(biāo)開(kāi)展相關(guān)工作。

2 技術(shù)簡(jiǎn)介

該系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)庫(kù)類型為 Oracle 11g，支持Linux、Windows XP、Window2008、Windows7等多種操作系統(tǒng)，支持IE（8.0及以上）瀏覽器。支持用戶操作界面的個(gè)性化展示。系統(tǒng)應(yīng)支持分權(quán)管理模式，用戶管理遵循角色授權(quán)模型。用戶規(guī)模約為700人。

3 功能簡(jiǎn)介

1、數(shù)字檔案門(mén)戶

根據(jù)檔案館建設(shè)情況以及信息化建設(shè)方向，經(jīng)過(guò)多次的調(diào)研溝通，形成了數(shù)字檔案館門(mén)戶。

2、個(gè)人辦公

個(gè)人信息的管理平臺(tái)，可以顯示自己借閱信息，以及審批情況。并可以存放自己關(guān)注的檔案（有權(quán)限的檔案）或者文檔。

3、數(shù)據(jù)管理

針對(duì)實(shí)際的檔案業(yè)務(wù)情況，將檔案根據(jù)處理情況分為預(yù)歸檔庫(kù)管理（數(shù)據(jù)采集）、移交庫(kù)管理（檔案數(shù)據(jù)整理）、檔案庫(kù)管理（檔案數(shù)據(jù)管理）三個(gè)模塊分別進(jìn)行管理，在每個(gè)模塊中需自定義檔案類型，并且對(duì)各檔案類型的字段自定義維護(hù)。

三個(gè)模塊的數(shù)據(jù)之間關(guān)系為：首先將采集到的數(shù)據(jù)通過(guò)新增、保存等功能分類存放到預(yù)歸檔管理中，然后對(duì)預(yù)歸檔中的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯整理后通過(guò)文件歸檔功能歸檔到移交庫(kù)中管理，在移交庫(kù)中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編號(hào)、編目等進(jìn)一步檔案整理操作，完成整理后，將檔案通過(guò)移交功能移交到檔案庫(kù)管理中，形成真實(shí)電子檔案。

4、檔案保管

對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常的管理，包括對(duì)檔案進(jìn)行銷毀鑒定、損壞鑒定，并對(duì)已銷毀或損壞的檔案進(jìn)行處理后保存到檔案的銷毀庫(kù)、檔案損壞庫(kù)中。

5、檔案設(shè)置

對(duì)檔案系統(tǒng)的初始化設(shè)置，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)對(duì)各個(gè)檔案類型的錄入項(xiàng)等進(jìn)行初始化的設(shè)置以及各項(xiàng)規(guī)則的設(shè)置，包括：全宗設(shè)置、檔案類型設(shè)置、分類表設(shè)置、代碼表設(shè)置、打印設(shè)置、字段對(duì)應(yīng)規(guī)則設(shè)置、整理規(guī)則設(shè)置（立卷模式設(shè)置、檔號(hào)生成規(guī)則設(shè)置、目錄號(hào)生成規(guī)則設(shè)置）、路徑設(shè)置、電子文件命名規(guī)則設(shè)置等。

6、系統(tǒng)設(shè)置

對(duì)系統(tǒng)的初始化設(shè)置和管理，包括：立檔單位設(shè)置、機(jī)構(gòu)部門(mén)管理、用戶管理、角色管理、組管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、目錄權(quán)限管理、數(shù)據(jù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù)、光盤(pán)刻錄、系統(tǒng)日志管理、業(yè)務(wù)操作日志管理。

7、權(quán)限管理

檔案系統(tǒng)針對(duì)不同的用戶，可分別進(jìn)行權(quán)限的控制，檔案系統(tǒng)權(quán)限主要分為“功能模塊”、“檔案類型目錄”、“借閱查看”3大部分的權(quán)限控制?！肮δ苣K”主要根據(jù)用戶對(duì)檔案系統(tǒng)的實(shí)際使用情況的不同，對(duì)各個(gè)功能點(diǎn)的權(quán)限控制。

8、檔案利用

對(duì)已經(jīng)歸檔到檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行檢索利用。檢索主要采用百度網(wǎng)站的檢索風(fēng)格和方式，實(shí)現(xiàn)全文檢索功能查找與關(guān)鍵詞相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，對(duì)有權(quán)限的檔案數(shù)據(jù)可以直接進(jìn)行查看瀏覽、下載、打印的相應(yīng)操作，對(duì)沒(méi)有權(quán)限的檔案數(shù)據(jù)需要發(fā)起借閱申請(qǐng)，采取購(gòu)物車的方式進(jìn)行借閱，先將需要借閱的檔案加入借閱申請(qǐng)，然后對(duì)借閱的檔案填寫(xiě)借閱理由，借閱時(shí)間等相關(guān)信息，然后提交申請(qǐng)，走借閱審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批后才可對(duì)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查看瀏覽、下載、打印的相應(yīng)操作。

9、實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步接口功能

OA中辦結(jié)的文件可直接進(jìn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了線上時(shí)時(shí)歸檔功能。此功能分為“自動(dòng)歸檔”和“手動(dòng)歸檔”2種方式，根據(jù)需要可自行選擇，并將每次的操作實(shí)現(xiàn)詳細(xì)日志記載，保證了數(shù)據(jù)的完整性。

10、借閱流程的實(shí)現(xiàn)

根據(jù)具體工作情況，定制的相應(yīng)的借閱流程，主要應(yīng)用于檔案實(shí)體預(yù)約借閱和電子借閱。借閱流程主要分為部門(mén)內(nèi)部、部門(mén)外部、兩個(gè)個(gè)借閱流程，以實(shí)現(xiàn)借閱審批。

11、實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)功能

在系統(tǒng)基本的檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)、館藏統(tǒng)計(jì)之上，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際的業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)了“檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)”“檔案人員工作量統(tǒng)計(jì)”兩大統(tǒng)計(jì)功能。

檔案歸檔情況統(tǒng)計(jì)：用戶統(tǒng)計(jì)出各個(gè)部門(mén)在一段時(shí)間內(nèi)檔案的歸檔情況，以數(shù)據(jù)錄入到檔案系統(tǒng)的時(shí)間作為統(tǒng)計(jì)日期階段的條件，詳細(xì)的按照歸檔部門(mén)、保管期限、檔案類型來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將數(shù)據(jù)進(jìn)行合計(jì)。

檔案人員工作量統(tǒng)計(jì)：用于統(tǒng)計(jì)出檔案人員在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案整理的工作量，以歸檔日期、整理人、檢查人作為統(tǒng)計(jì)條件，當(dāng)條件為空值時(shí)，將統(tǒng)計(jì)出所有的數(shù)據(jù)值，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)包括，檔案整理庫(kù)以及檔案管理庫(kù)中的記錄條目、以及電子原文件個(gè)數(shù)等。。

4 未來(lái)展望

經(jīng)過(guò)階段性測(cè)試，該系統(tǒng)符合檔案管理業(yè)務(wù)的基本模式，能實(shí)現(xiàn)檔案管理的基本功能。安徽院相關(guān)檔案管理人員正會(huì)同軟件公司研發(fā)人員分析系統(tǒng)試運(yùn)行中產(chǎn)生的問(wèn)題，從而令此系統(tǒng)能成為管理高效、利用便捷、安全可靠的符合集團(tuán)公司要求的數(shù)字檔案館。