基于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的“五個(gè)基礎(chǔ)”的相關(guān)探討

董晶晶

摘 要：由于事業(yè)單位檔案管理的水平可以通過(guò)該事業(yè)單位的檔案信息化的程度反映出來(lái)，因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理的信息化建設(shè)顯得特別重要，并且具有相當(dāng)大的現(xiàn)實(shí)意義。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高速發(fā)展是我國(guó)檔案管理建設(shè)的一個(gè)重要契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作為新時(shí)代檔案管理追求的目標(biāo)，我們必須抓住這個(gè)契機(jī)，做好信息化建設(shè)工作。我們?nèi)绻龊檬聵I(yè)單位檔案信息化管理，就必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理以及提高檔案管理的服務(wù)水平電子檔案與紙質(zhì)檔案相比有便于修改和查詢(xún)以及保存的優(yōu)點(diǎn)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的利用效率，可以有效的降低檔案管理成本。

但是，目前在檔案管理信息化建設(shè)中，仍然存在在很多問(wèn)題，本文從這些問(wèn)題入手，就如何做好檔案管理信息化建設(shè)的“五個(gè)基礎(chǔ)”做一個(gè)簡(jiǎn)單的研究探討，希望可以給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出一些有用的啟示。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；五個(gè)基礎(chǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，信息化不斷深入各行各業(yè)，檔案管理信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為各事業(yè)單位面對(duì)飛速發(fā)展的信息化社會(huì)的必然選擇。所謂“檔案管理的信息化”，是指通過(guò)對(duì)當(dāng)檔案管理的模式重心進(jìn)行轉(zhuǎn)型：即檔案管理的模式由傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管作為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案實(shí)體通過(guò)信息化形式向社會(huì)提供服務(wù)作為重點(diǎn)。可以對(duì)檔案信息資源進(jìn)行提取和加工以及分析、分類(lèi)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，還可以提高事業(yè)單位檔案管理的效益。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 信息化管理在事業(yè)單位檔案管理受到的重視不夠

由于無(wú)法直接為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，所以事業(yè)事業(yè)單位檔案管理的工作不是一個(gè)受人關(guān)注的工作。事業(yè)單位由于有自己的重點(diǎn)業(yè)務(wù)，一般容易忽視事業(yè)單位的檔案信息化和檔案管理工作。而且有一部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)到檔案信息化工作的重要性，因此疏忽了檔案信息化管理工作，沒(méi)有對(duì)檔案信息化管理需要的人力物力提供足夠的保證，以及工作人員的沒(méi)有足夠的管理意識(shí)。從根本原因來(lái)說(shuō)，主要還是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視，沒(méi)有真正的把檔案信息化管理的工作按照規(guī)定歸檔，保管做好統(tǒng)籌工作。

1.2 信息化管理在事業(yè)單位檔案管理的制度不夠健全完善

盡管檔案管理工作不能為事業(yè)單位帶來(lái)直接效益，也不能忽略檔案管理信息化工作在事業(yè)單位中的重要作用。事業(yè)單位一般比較重視自己?jiǎn)挝坏臉I(yè)務(wù)，容易忽視檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，不能為檔案管理信息化的設(shè)備設(shè)施提供資金技術(shù)的支持，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)不完善，同時(shí)，沒(méi)有足夠重視檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度的完善，由于檔案管理的規(guī)章制度不夠完善，盡管很多事業(yè)單位開(kāi)始重視發(fā)展建設(shè)信息化檔案管理，仍然不能確保工作的質(zhì)量和效果。

1.3 資金設(shè)備投入力度不夠

由于某些事業(yè)單位的資金不夠充足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)所需的軟件硬件設(shè)備陳舊落后，跟不上發(fā)展的需要。導(dǎo)致了檔案信息無(wú)法完善健康的發(fā)展，使得信息有一定的滯后性。而且由于設(shè)備落后，不能支持信息化工作，使得檔案信息不能做到及時(shí)的掌握和緊跟。使得檔案信息化工作發(fā)展受到極大的制約。工作效率低下，有礙信息化建設(shè)的發(fā)展。

1.4 事業(yè)單位檔案的管理人員素質(zhì)不高

盡管有些事業(yè)單位加大了對(duì)檔案管理的資金設(shè)備的投入，逐漸完善了信息化檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度和條件，但是仍然存在一個(gè)重要問(wèn)題。那就是忽略了檔案管理的主體管理人員。大部分管理人員對(duì)于計(jì)算機(jī)和軟件方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不夠了解，相當(dāng)欠缺。不能及時(shí)的掌握了解跟上日新月異發(fā)展的電腦技術(shù)，對(duì)新知識(shí)新技術(shù)的理解吸收能力不高，不能充分運(yùn)用檔案信息化管理的信息技術(shù)。最終導(dǎo)致管理人員的主要工作停留在淺顯的信息錄入，查找方面。

1.5 缺乏相應(yīng)的相關(guān)應(yīng)用軟件

檔案信息化已經(jīng)成了檔案管理工作的主流趨勢(shì)。但是很多事業(yè)單位的缺乏與之配套的的功能齊全的，操作簡(jiǎn)易的應(yīng)用軟件，檔案管理應(yīng)用軟件一般來(lái)說(shuō)很難短時(shí)間內(nèi)上手掌握，在一定程度上大大的影響了檔案管理信息化進(jìn)程。檔案管理軟件的應(yīng)用能夠大幅度降低檔案工作的出錯(cuò)率，大幅度提供工作效率。而且在修正也十分方便。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的措施

2.1 加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心問(wèn)題

如果沒(méi)有可供利用的檔案信息資源作為基礎(chǔ)，根本不可能說(shuō)起追求檔案管理的效率和速度。詳細(xì)的說(shuō)首先是要建立完全完善完整的檔案目錄中心，講事業(yè)單位分散的信息資源進(jìn)行整合優(yōu)化。其次，加速檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行資源信息數(shù)字化，提高檔案管理的效率。然后構(gòu)建三網(wǎng)互融的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，方便資源信息的更新轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)加快網(wǎng)絡(luò)信息檔案系統(tǒng)。爭(zhēng)取在檔案管理的基礎(chǔ)上，加入國(guó)家的檔案管理。進(jìn)行資源網(wǎng)建設(shè)，與其他事業(yè)單位的檔案信息合作共建，在互聯(lián)網(wǎng)上為廣大人民提供更多的信息。更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 建立科學(xué)的管理制度，提高管理人員的素質(zhì)

信息化時(shí)代的到來(lái)，拓寬了檔案工作的領(lǐng)域，擴(kuò)大了服務(wù)范圍，手段也變化了，更加現(xiàn)代化，這對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)即是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管工作，結(jié)合實(shí)際情況，有遠(yuǎn)見(jiàn)的提出完善的相關(guān)制度，更好的指導(dǎo)檔案管理工作的進(jìn)行。同時(shí)也要求檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)新知識(shí)新技術(shù)，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，更好的服務(wù)檔案管理工作，提高工作效率。完善工作任務(wù)。

2.3 建立信息化平臺(tái)推廣模式

為了更好的服務(wù)于信息需求者搭建的檔案管理信息平臺(tái)。不是所謂的形象工程，所以，相關(guān)管理部門(mén)要對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行推廣和宣傳，運(yùn)用相關(guān)信息技術(shù)讓需求者通過(guò)信息平臺(tái)更好的知道了解獲得想要的相關(guān)信息以及平臺(tái)查找的快捷性的優(yōu)勢(shì)。以便提升平臺(tái)的知名度；還要充分利用借鑒其他企業(yè)，單位的先進(jìn)技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，不斷完善信息化平臺(tái)的相關(guān)技術(shù)，以便能夠更好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化。從根本上提升信息化平臺(tái)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化管理的安全工作和開(kāi)發(fā)利用

在信息化工作的進(jìn)程中，越來(lái)越多的事業(yè)單位感受到了信息化工作的好處，也在大力的推進(jìn)信息化進(jìn)程，然而很多事業(yè)單位由于重視度不夠，安全措施不到位，所以在檔案信息化管理的工作中要充分運(yùn)用“防火墻”技術(shù)預(yù)防來(lái)自外部的攻擊，增加檔案信息的安全性。加大對(duì)信信息化技術(shù)的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理工作的發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位要把握好信息飛速發(fā)展的契機(jī)，運(yùn)用信息技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)從“五個(gè)基礎(chǔ)”問(wèn)題入手，加大對(duì)信息化管理的投入，提高檔案管理人員的素質(zhì)和工作效率。

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