淺談高職院校圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置及整合

摘 要：高校圖書館是學(xué)校教學(xué)和科研工作的重要組成部分。長期以來，圖書館傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)都是按其業(yè)務(wù)功能來劃分的，容易造成多頭管理，各自為政的局面，并對(duì)圖書館的各項(xiàng)建設(shè)工作產(chǎn)生不利的影響。因此，本文嘗試從業(yè)務(wù)情況的角度來闡述高職院圖書館機(jī)構(gòu)整合的必要性和整合的設(shè)想。

關(guān)鍵詞：高職院圖書館；機(jī)構(gòu)整合；文獻(xiàn)資源建設(shè)

圖書館是搜集、整理、保存和利用各類文獻(xiàn)資源，為一定社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)服務(wù)的文化教育機(jī)構(gòu)。而作為文獻(xiàn)信息中心的高等學(xué)校圖書館，是學(xué)校教學(xué)和科學(xué)研究工作的重要組成部分，其任務(wù)是進(jìn)行文獻(xiàn)資源的建設(shè)和提供知識(shí)、信息的服務(wù)。

1 圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置的現(xiàn)狀與分析

1.1 館內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置的現(xiàn)狀

長期以來，傳統(tǒng)的圖書館組織機(jī)構(gòu)一般都是按其業(yè)務(wù)功能劃分為采訪、編目、流通（借閱）、閱覽等部門。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益普及，為了更好地為讀者服務(wù)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，大多數(shù)圖書館，包括占據(jù)高等教育半壁江山的高職院校圖書館亦與時(shí)俱進(jìn)，將內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行優(yōu)化與改革。

綜合起來看，各圖書館的組織機(jī)構(gòu)優(yōu)化主要體現(xiàn)在：

A 成立了“技術(shù)部”、“信息咨詢部”，適應(yīng)了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源的飛速發(fā)展；

B 進(jìn)一步簡化業(yè)務(wù)流程，將采訪和編目合并成“采編部”，等等。

1.2 組織機(jī)構(gòu)分析

筆者訪問了南京幾家具有代表性的高職院校，發(fā)現(xiàn)除個(gè)別館外，大多數(shù)圖書館都下設(shè)四個(gè)以上的部門，主要包括了資源建設(shè)、讀者服務(wù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等業(yè)務(wù)，除此之外，還凸現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：

A 各高職院校開始重視“參考咨詢”工作，都在館內(nèi)設(shè)置了進(jìn)行參考咨詢工作的部門。據(jù)筆者了解，目前各高職院校開展的參考咨詢工作主要圍繞著館內(nèi)使用的各數(shù)字資源來為讀 者服務(wù)。

B 約有半數(shù)院校仍單獨(dú)設(shè)置一個(gè)部門來處理期刊工作，名為“期刊部”或“閱覽部”，但亦有不少院校已將期刊部和流通部合并為“讀者服務(wù)部”。

C 上述院校圖書館的館員數(shù)量在16～21人之間，而這個(gè)區(qū)間也是大多數(shù)高職院圖書館的工作人員數(shù)量，據(jù)了解，其中約有一半人是在讀者服務(wù)崗位。

1.3 可能存在的問題

根據(jù)上文的分析，我們看到，目前高職院校圖書館組織機(jī)構(gòu)配置的主線一般為“資源建設(shè)”（采編）——“讀者服務(wù)”（流通+閱覽）——“信息技術(shù)”（技術(shù)+參考咨詢），部分館還外加一個(gè)館辦公室，部門總數(shù)一般在3～5個(gè)之間，已基本涵蓋了圖書館的業(yè)務(wù)，但在具體工作中，往往可能出現(xiàn)以下情況：

首先，資源建設(shè)部門（采編部門）在理論上擔(dān)綱負(fù)責(zé)作為圖書館中心業(yè)務(wù)的資源建設(shè)工作，但在實(shí)際操作中只負(fù)責(zé)紙質(zhì)圖書資源的建設(shè)工作，而期刊雜志的建設(shè)工作由閱覽部門負(fù)責(zé)，數(shù)字資源的建設(shè)由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)，形成了多頭管理，各自為政的局面，尤其是閱覽部門，承擔(dān)期刊、報(bào)紙的征集、采購、編目以及對(duì)讀者的服務(wù)工作，儼然成為圖書館中的一個(gè)“獨(dú)立王國”。

其次，文獻(xiàn)資源的建設(shè)工作多頭管理，各自為政，容易在資源建設(shè)工作中重復(fù)建設(shè)、重復(fù)采購，造成資源和資金的浪費(fèi)。

還有，許多學(xué)校圖書館的館員數(shù)量在二十人左右，相對(duì)高職院校圖書館的規(guī)模、藏書量及業(yè)務(wù)開展情況來說，人數(shù)應(yīng)該不少了。但由于館內(nèi)機(jī)構(gòu)條塊分割，各部門在開展工作時(shí)可能會(huì)有協(xié)作度不夠的現(xiàn)象，甚至在業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)候出現(xiàn)“用工荒”。

鑒于上述原因，筆者建議圖書館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)情況做進(jìn)一步的整合，以促進(jìn)圖書館各項(xiàng)事業(yè)的更好發(fā)展。

2 如何整合圖書館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)

本文在前面已提到，目前大多數(shù)高職院圖書館的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一般在3～5個(gè)之間，其職能一般按照業(yè)務(wù)劃分，但由于各種原因，會(huì)出現(xiàn)一些問題。簽于此，筆者認(rèn)為，圖書館可進(jìn)一步縮減機(jī)構(gòu)數(shù)量，若按其具體業(yè)務(wù)工作的情況來看，其實(shí)內(nèi)設(shè)兩個(gè)機(jī)構(gòu)便已足夠。下面我們便以圖書館業(yè)務(wù)工作的具體情況來進(jìn)行分析與規(guī)劃。

2.1 圖書館業(yè)務(wù)工作的分析

圖書館到底有哪些業(yè)務(wù)工作？業(yè)界一般認(rèn)為傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是一種文獻(xiàn)流：把文獻(xiàn)作為重點(diǎn)，按文獻(xiàn)資料類型進(jìn)行采、編、典、閱、借等精細(xì)加工。目前，各高校圖書館的機(jī)構(gòu)設(shè)置一般是按照文獻(xiàn)類型和功能設(shè)置的，隨著信息時(shí)代來臨，圖書館正從一個(gè)單一的信息存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)變?yōu)橐粋€(gè)大規(guī)模的知識(shí)管理與服務(wù)體系，單純的文獻(xiàn)加工流程和以此為基礎(chǔ)組建起來的組織結(jié)構(gòu)已變得不合時(shí)宜。[1]

2.2 機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理之處

傳統(tǒng)的圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置有著一些不盡合理之處，主要表現(xiàn)在：把不同類型文獻(xiàn)的加工整理以及服務(wù)相分離，協(xié)調(diào)比較困難，不利于文獻(xiàn)整理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；且部門劃分得過細(xì)過多，工作效率低下。

比如，傳統(tǒng)的圖書館將紙質(zhì)圖書的采訪及加工整理歸采編部，將期刊的采訪、加工整理及閱覽劃歸期刊部；將數(shù)字資料的采訪、加工整理及閱覽歸屬技術(shù)部，致使各種類型文獻(xiàn)的建設(shè)工作被分散到不同的部門，使同種功能的工作不能集中進(jìn)行，造成各部門業(yè)務(wù)工作重復(fù)交叉，加工整理的標(biāo)準(zhǔn)亦無法統(tǒng)一。[2]

因此，在目前的新形勢下，圖書館機(jī)構(gòu)的設(shè)置也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，要根據(jù)圖書館事業(yè)發(fā)展的大方向，努力建立起一套更高效的機(jī)構(gòu)體系，并最終建立起一個(gè)完善的運(yùn)行機(jī)制。

2.3 圖書館內(nèi)新部門的規(guī)劃與設(shè)計(jì)

筆者認(rèn)為，圖書館的業(yè)務(wù)工作與流程雖然看上去很復(fù)雜，但歸根結(jié)底，不外乎是文獻(xiàn)資源的建設(shè)與文獻(xiàn)資源的服務(wù)兩大類。

我們應(yīng)該將各類文獻(xiàn)資源（包括紙質(zhì)圖書、期刊、數(shù)字資源）的采訪、加工整理都納入“文獻(xiàn)資源建設(shè)”的范疇，屬于圖書館業(yè)務(wù)鏈的上游；而各類資源的宣傳推廣、紙質(zhì)圖書期刊的借閱、數(shù)字資源的使用、參考咨詢工作等都應(yīng)該納入“讀者服務(wù)”的范疇，屬于業(yè)務(wù)鏈的下游。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)保障建設(shè)和服務(wù)工作的順利進(jìn)行。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)現(xiàn)已在各圖書館普遍應(yīng)用，并對(duì)業(yè)務(wù)鏈上游的資源建設(shè)工作起到了至關(guān)重要的作用，我們應(yīng)將主管計(jì)算機(jī)技術(shù)的業(yè)務(wù)劃歸資源建設(shè)部管理。

因此，圖書館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)其實(shí)只需有“文獻(xiàn)資源建設(shè)部”和“讀者服務(wù)部”兩個(gè)部門，即可正常運(yùn)轉(zhuǎn)。具體地說：

“文獻(xiàn)資源建設(shè)部”應(yīng)整合將過去的“采編部”全部職能、“信息技術(shù)部”全部職能、“閱覽部”職能中對(duì)于期刊的采訪和加工工作。

“讀者服務(wù)部”應(yīng)整合過去“流通借閱部”的全部職能、“閱覽部”職能中期刊的整理閱覽工作、“參考咨詢部”的全部職能。

根據(jù)以上的規(guī)劃來看，新形勢下的圖書館，內(nèi)部只有兩個(gè)部門：文獻(xiàn)門資源建設(shè)部和讀者服務(wù)部，部門內(nèi)設(shè)置若干個(gè)業(yè)務(wù)組：文獻(xiàn)資源部內(nèi)設(shè)有采訪組、編目加工組及技術(shù)保障組；而讀者服務(wù)部內(nèi)設(shè)借還組、閱覽整理組和參考咨詢組（活動(dòng)組織）。這樣，各部門、各組各司其職，相互間的工作也沒有重疊、交叉之處，既方便管理，又有利于工作的展開。

3 結(jié)束語

當(dāng)今世界是一個(gè)充滿變化的信息社會(huì)，圖書館的管理體系也在隨著時(shí)代的變化而發(fā)生深層次的變化。高校圖書館只有不斷革新，打破傳統(tǒng)思維模式，積極有效的進(jìn)行組織重組、改革服務(wù)，才能充分發(fā)揮為教學(xué)科研服務(wù)的功能，最大限度滿足全院讀者的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]左雪梅，馬功蘭，王曉燕. 基于業(yè)務(wù)流程重組的圖書館組織變革[J].圖書情況工作. 2011（1）

[2]劉貴富，辛楊. 信息環(huán)境下高校圖書館組織機(jī)構(gòu)模式及管理機(jī)制研究[J].現(xiàn)代情報(bào)，2005（8）

作者簡介

張翼，南京機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，助理館員，研究方向：圖書館資源建設(shè)。