影響高校實施數(shù)字檔案館建設的因素分析

杜玉春　申昌安　胡紅

摘 要：本論文從高校開展數(shù)字檔案資源建設實踐的角度出發(fā)，通過對目前高校數(shù)字檔案資源建設的現(xiàn)狀調查分析，深入剖析高校數(shù)字檔案資源建設中所出現(xiàn)的各種問題及制約因素，為提出符合高校的數(shù)字檔案資源建設對策提供參考依據(jù)。

關鍵字：高校；數(shù)字檔案館；問題

科研項目：江西省高等學校檔案科研課題資助（jxgxdakt-2012038）

1 背景

隨著信息技術的迅速發(fā)展，Internet的普及和電子文檔的大量產生，數(shù)字檔案資源建設已經(jīng)成為國內外檔案學界關注的熱點。

2012年，楊冬權在全國檔案局長館長會議上提出與全面建成小康社會相適應的檔案工作目標，大力發(fā)展數(shù)字檔案館，推動綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化進程。

2014年，中共中央辦公廳、國務院印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求檔案工作人員加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，切實推進檔案存儲數(shù)字化工作，促進資源共享。

2 數(shù)字檔案館

廣義的數(shù)字檔案館又稱為數(shù)字檔案館群，是一個由眾多檔案信息資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館集合，是一種基于網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)字化信息共建共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個以有序的信息空間和開放的信息環(huán)境為特征的，面向對象的分布式網(wǎng)狀結構模式。

狹義的數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。[2]

狹義的數(shù)字檔案館與廣義的數(shù)字檔案館，是一個當前目標與長遠目標的關系，建立廣義的數(shù)字檔案館必須以狹義的數(shù)字檔案館為基礎。綜上，高校數(shù)字檔案館是依托高等學校的電子化信息存儲，能夠存儲大量各種信息。用戶可以不受地域限制，通過網(wǎng)絡授權訪問它，獲取各種檔案信息。

3 高校數(shù)字檔案館建設存在的問題

3.1 基礎設施與技術人才的短缺

基礎設施建設是檔案管理信息化的重要保障條件，必須大力加強基礎設施建設，改善軟硬件條件，使檔案管理實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學化。經(jīng)費投入不足是基礎建設不到位的主要原因。由于缺乏足夠的資金投入，很多高校的檔案設施設備相對落后和簡單。

數(shù)字檔案館建設依靠的是物力和人力的綜合投入。技術人才在數(shù)字檔案館建設中是最重要的建設資源，是數(shù)字檔案館構建與運作的關鍵。數(shù)字檔案館不僅僅關注檔案的實體管理，更關注檔案的獲取和整合檔案信息的能力。數(shù)字檔案館建設強調檔案工作者的專業(yè)知識、技術能力、信息素養(yǎng)等等。數(shù)字檔案館的建設依賴于通訊和網(wǎng)絡，需要信息能力強和技術素養(yǎng)高的人才與之相適應。目前高校檔案館的人員知識結構遠遠達不到這個要求，這將成為制約高校數(shù)字檔案館建設的瓶頸問題。

3.2 管理模式滯后

1.歸檔流程需要完善

近年來，在數(shù)字校園建設的帶動下，高校數(shù)字檔案館建設得到了長足的發(fā)展。高校數(shù)字檔案館建設包括檔案資源數(shù)字化建設、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設、檔案信息資源的開發(fā)利用等。檔案信息化工作模式短時間內難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設滯后，與當前信息化發(fā)展趨勢不相協(xié)調。多數(shù)高校已經(jīng)開始實施數(shù)字檔案館建設，但是由于工作人員對傳統(tǒng)檔案管理模式的沿襲，信息化手段的不成熟，部分高校的檔案工作采取的是人工進行歸檔操作，對一些檔案信息進行人工筆錄、歸類以及統(tǒng)計。管理模式依舊以實體檔案為主，雖然采用計算機與信息技術進行輔助管理，但多數(shù)高校僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段。

在對紙質檔案數(shù)字化的過程中，面臨的主要問題有：數(shù)字化目的不明確，管理過程不規(guī)范，數(shù)字副本命名不規(guī)范，數(shù)字副本色彩模式不正確，缺乏基本的質量控制程序。

各高校數(shù)字檔案館建設模式不一，各類檔案的收集歸檔流程常會出現(xiàn)中斷。數(shù)字檔案歸檔一般有兩種歸檔方式即物理歸檔和邏輯歸檔。物理歸檔是指將數(shù)字檔案拷貝到脫機保存的載體上向檔案部門移交。邏輯歸檔是指在單位內部以實現(xiàn)網(wǎng)絡化，各部門和檔案部門都已成為網(wǎng)上一個節(jié)點的條件下，各部門將本部門形成的電子文件通過網(wǎng)絡傳輸?shù)綑n案部門、或按檔案部門的要求加工后進入網(wǎng)絡規(guī)定地址，在線歸檔后供本單位各部門查閱。

在收集歸檔流程中，比較突出的問題有：文書類電子文件會因為數(shù)字化校園系統(tǒng)電子文件管理功能的普通缺失導致收文不完整；聲像類電子檔案常常是難以篩選抑或是全無保存；新型電子文件，如網(wǎng)頁類、社交媒體類、數(shù)據(jù)庫類、動漫文件，更是缺乏歸檔規(guī)范，暫無歸檔范圍、整理規(guī)則、保管期限表以及格式、元數(shù)據(jù)等各項基本要求。

2.服務觀念有待提升

高校檔案館目前還是傳統(tǒng)管理模式，信息服務手段單一。多數(shù)高校能夠提供查閱、摘抄、復印等服務，有些高校還只能提供到館查詢，不能充分利實現(xiàn)檔案全文查詢。用戶需求對服務提出了速度上的要求，高校檔案館要求用戶到館查詢，嚴重影響現(xiàn)代辦公效率，導致檔案館檔案利用率降低。因此，高校檔案館應為利用者提供更加方便、準確、快捷的信息服務，加快檔案信息化、數(shù)字化管理，以滿足各類用戶的需求。

高校檔案收集范圍有待拓寬。按照《高校檔案檔案實體分類法》規(guī)定，高校所藏檔案分類如下：黨群、行政、教學工作、科學研究、產品生產、基本建設、儀器設備、出版、外事、財會、人事、特載等。在用戶需求日益復雜的條件下，高校檔案館所保管的檔案門類不能滿足用戶群體的需求。例如，當前，學生就業(yè)競爭激烈，假證橫行嚴重影響了部分學生的就業(yè)，需要學校為學生開具各種證明，以此維護學校的榮譽和學生的利益。但是部分高校檔案館僅僅有畢業(yè)學生的學歷、學位、成績單存檔，對于四、六級英語考試、計算機等級證書、優(yōu)秀干部等等存檔很少。因此，高校檔案館應積極開展這類檔案信息資源的收集工作，根據(jù)館藏來發(fā)揮檔案憑證作用，對這些證明根據(jù)檔案材料來加以認證。

高校檔案館除了按照傳統(tǒng)的收集范圍來收集檔案，還應該根據(jù)用戶群體的不同需求，積極拓展檔案信息資源的收集范圍，只有豐富館藏，優(yōu)化結構才能更好的實現(xiàn)檔案館信息服務的價值。

3.3 數(shù)字檔案信息資源質量缺乏統(tǒng)一標準

《數(shù)字檔案館建設指南》指出：數(shù)字檔案館建設的目標是：推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。數(shù)字檔案館信息資源建設的最終目標就是通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源共享，為用戶提供高質量的信息服務。

檔案資源數(shù)字化的過程給檔案信息資源的真實性和完整性帶來了威脅。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字檔案信息具有易更改性、非直讀性、信息與載體可分離性和系統(tǒng)依賴性等特有屬性，傳統(tǒng)的管理方法顯然已無力法保證其真實性和完整性。

3.4 信息安全

檔案信息的發(fā)展使物質載體的儲存量急劇增加，但信息的長期保存技術并沒有得到同步發(fā)展。延長數(shù)字信息的壽命成為發(fā)展數(shù)字檔案館的重要問題。計算機軟硬件技術飛速發(fā)展，帶來了過時載體，過時載體上的信息不能被當前或將來的軟硬件平臺讀出的問題是數(shù)字信息長期保管的重要問題之一。

網(wǎng)絡安全也是數(shù)字檔案館無法回避的一個問題。網(wǎng)絡安全問題將會給數(shù)字檔案工作帶來巨大的影響。網(wǎng)絡安全問題將導致數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡系統(tǒng)無法正常運行，大量的歸檔、整理、檢索、查詢工作無法正常開展，直接影響檔案館的運作。

計算機病毒是數(shù)字檔案館面臨的重要問題。蠕蟲、木馬和間諜程序對網(wǎng)絡的威脅很大，一旦數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡成為病毒的受害者，數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡系統(tǒng)很可能無法幸免。此外，網(wǎng)絡內共享文檔，也為病毒的發(fā)展創(chuàng)造了傳播機會。

參考文獻

[1]傅榮校，陳榮紅.數(shù)字檔案館模式研究[J].檔案學通訊，2005（4）：44一47.

[2]傅榮校.認識數(shù)字檔案館兼論數(shù)字檔案館與虛擬檔案館的區(qū)別[J].中國檔案，2001（5）：7一11.

[3]張佳麗.數(shù)字檔案館建設對檔案工作的影響及其調試對策研究[D].黑龍江大學.2011.

[4]國家檔案局辦公室.數(shù)字檔案館建設指南[z]，2010.