提高新升格本科院校教務(wù)秘書職業(yè)能力的探討①

謝慕冰

(長沙師范學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理系，湖南長沙10100)

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，近年來不少?？圃盒ＷプC(jī)遇、順勢而上，通過“合、并、共、轉(zhuǎn)”等方式升格為本科院校。辦學(xué)層次提高后，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)、提高教學(xué)管理水平就成為院校工作的重中之重。教務(wù)秘書作為院校各院(系)教務(wù)管理工作的具體執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者，其工作質(zhì)量直接影響到教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。采取有效措施提升教務(wù)秘書職業(yè)能力，有助于提高院(系)乃至整個學(xué)校的教學(xué)管理水平。

1 本科院校教務(wù)秘書職業(yè)能力的基本要求

本科院校教務(wù)秘書的職業(yè)能力是指教務(wù)秘書根據(jù)對工作的態(tài)度和信念，運(yùn)用專業(yè)的知識和技能，順利完成所擔(dān)負(fù)的教學(xué)管理和服務(wù)的能力［1］。它一般包括思想道德、一般技能、專業(yè)知識三個層面的要求。

1．1 高尚的職業(yè)思想道德

教務(wù)秘書的思想覺悟和道德水平高低直接關(guān)系到院校的教學(xué)管理水平和校風(fēng)建設(shè)。因此，首先，稱職的教務(wù)秘書要樹立崇高的政治思想，具有堅定的信仰和信念，正確理解黨的路線、方針、政策，正確認(rèn)識自己所從事工作的意義，具有無私奉獻(xiàn)的精神。其次，教務(wù)秘書應(yīng)具有良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)管理制度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精，避免出現(xiàn)教學(xué)事故;熱愛本職工作，有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神，急教師所急，解學(xué)生所難，全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)。

1．2 嫻熟的基本職業(yè)技能

教務(wù)秘書的日常工作大多是抓落實的具體工作，掌握嫻熟的工作技能就顯得尤為重要。信息化時代，教務(wù)秘書應(yīng)至少掌握三個方面的工作技能:一是處理信息資料的能力。教務(wù)秘書每天面對大量的文件資料、電話和會議，必須準(zhǔn)確有序地辦理，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋，提出合理可行的意見建議。二是良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。教務(wù)秘書是教務(wù)處、院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的重要中介，起著“上情下達(dá)”和“下情上達(dá)”的重要作用，做好這些聯(lián)系工作對教務(wù)秘的溝通協(xié)調(diào)能力提出了較高要求。三是計算機(jī)管理操作的能力。目前本科院校的教務(wù)管理已基本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，大到排課系統(tǒng)、各級各類考試報名系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)，小到日常教務(wù)資訊、文件傳輸及各類電子檔案等等，幾乎滲透到教學(xué)管理的方方面面，計算機(jī)管理操作技能已是高校教務(wù)秘書的必備技能。

1．3 扎實的專業(yè)基礎(chǔ)知識

首先，教務(wù)秘書作為教務(wù)工作的具體執(zhí)行者，應(yīng)當(dāng)熟知本校教學(xué)管理工作的指導(dǎo)思想、工作內(nèi)容和基本要求，熟知上級主管部門的各項政策和規(guī)章制度，以及本院(系)制定的各種教學(xué)管理規(guī)定和條例。其次，教務(wù)秘書作為特定院(系)服務(wù)教學(xué)的秘書人員，應(yīng)當(dāng)了解本院(系)各專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，教學(xué)計劃的內(nèi)容和特點、各專業(yè)的主要課程和課程體系設(shè)置的原則。此外，為提高教學(xué)管理的科學(xué)性，還應(yīng)當(dāng)熟悉高等教育管理學(xué)、高等教育心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等方面的基本知識，了解和掌握教育教學(xué)管理的一般規(guī)律。

2 當(dāng)前新升格本科院校教務(wù)秘書職業(yè)能力存在的主要問題

通過對我市3所新升格本科院校的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各院校教務(wù)秘書隊伍普遍能積極適應(yīng)院校轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，自覺提高業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，基本能夠勝任院校升格后的工作需要。然而，由于基礎(chǔ)較弱、管理培訓(xùn)不到位等原因，仍然不可避免地存在一些問題和薄弱環(huán)節(jié)。

2．1 院校對教務(wù)秘書隊伍建設(shè)不夠重視

受傳統(tǒng)的“重教輕管”思想的影響，新升格本科院校常常把大規(guī)模引進(jìn)教學(xué)人才、提高教學(xué)科研水平作為當(dāng)務(wù)之急，而忽略了教務(wù)秘書隊伍建設(shè)。有的高校在教務(wù)秘書任職的“入口”上把關(guān)不嚴(yán)，認(rèn)為教務(wù)秘書就是排排課、跑跑腿，都是做些雜事、小事，誰都可以干，因此把一些專業(yè)不對口、學(xué)歷較低人員、甚至教師隨調(diào)家屬安排到了教務(wù)秘書崗位上;有的辦學(xué)層次提升或擴(kuò)招后，師生數(shù)量增加，工作量加大，院(系)辦公室編制卻沒有相應(yīng)地增加，致使教務(wù)秘書常常身兼多職、疲于應(yīng)付;還有的雖然安排了年輕優(yōu)秀的教務(wù)秘書，但干的時間不長就選調(diào)到了機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)崗做了任課教師。長此以往，教務(wù)秘書隊伍建設(shè)很難形成良性循環(huán)。

2．2 部分教務(wù)秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠過硬

“先天不足”是部分新升格本科院校教務(wù)秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的主要原因。目前教務(wù)秘書隊伍中相當(dāng)一部分人未經(jīng)歷過教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，也缺乏一定的教學(xué)經(jīng)歷或教學(xué)管理經(jīng)驗。有的教務(wù)秘書還沒有本院(系)專業(yè)背景，對所管轄專業(yè)不甚了解，很難為學(xué)院專業(yè)建設(shè)起到好的謀劃和反饋作用。此外，與任課教師不同，教務(wù)秘書很少有進(jìn)一步深造和系統(tǒng)培訓(xùn)的機(jī)會，平時培訓(xùn)僅限于學(xué)校組織的短時間業(yè)務(wù)集訓(xùn)，提高能力素質(zhì)主要靠在工作中邊干邊學(xué)。

2．3 部分教務(wù)秘書服務(wù)意識有待提高

教務(wù)秘書崗位兼具服務(wù)性和管理性兩個特點［2］，其中服務(wù)性是教務(wù)秘書工作的重要特色，教務(wù)秘書的工作宗旨就是“全心全意為教學(xué)工作服務(wù)”。部分教務(wù)秘書對此理解不夠，把自己的工作看作是一種領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的機(jī)關(guān)官僚習(xí)氣還比較重。有的工作熱情不高，對師生提出的問題能推就推、敷衍了事;有的搞選擇性服務(wù)，對上不對下，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情就認(rèn)認(rèn)真真，否則就馬馬虎虎;還有的缺乏處理復(fù)雜矛盾問題的能力和耐心，簡單粗暴，感情用事。

3 進(jìn)一步提高新升格本科院校教務(wù)秘書職業(yè)能力的措施

一般來說，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒：?，從人員編制、教學(xué)要求、管理模式都將實行轉(zhuǎn)型升級，這既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。新升格本科院校應(yīng)以此為契機(jī)，大膽探索加強(qiáng)教務(wù)秘書隊伍建設(shè)新路徑，努力提升教務(wù)秘書隊伍職業(yè)能力水平。

3．1 高度重視教務(wù)秘書隊伍建設(shè)

正確認(rèn)識和充分肯定教務(wù)秘書在教學(xué)管理中的重要作用，把教務(wù)秘書隊伍建設(shè)與師資隊伍建設(shè)同步規(guī)劃、同步實施，建立一套完善的教務(wù)秘書選拔、培養(yǎng)、晉升的制度機(jī)制，給他們提供一個合理的發(fā)展空間?？茖W(xué)確定薪資水平，使教務(wù)秘書能夠享受與其他工作人員、教師在工資、級別上的同等待遇，提高教務(wù)秘書崗位的吸引力。依據(jù)工作性質(zhì)、內(nèi)容、工作量、師生人數(shù)等合理配置院(系)教務(wù)秘書編制數(shù)，盡量避免一人身兼多職的情況，做到權(quán)責(zé)對等、人崗相適。

3．2 提高教務(wù)秘書工作能力

高校可結(jié)合崗位要求為教務(wù)秘書提供一個提升能力的平臺，這主要有三種途徑:一是為教務(wù)秘書繼續(xù)深造創(chuàng)造條件，鼓勵教務(wù)秘書通過在職教育等方式實現(xiàn)學(xué)歷升級，積極支持教務(wù)秘書參與本院(系)教師的課題研究;二是要加強(qiáng)隊伍培訓(xùn)，定期采取短訓(xùn)班或進(jìn)修的方式，組織在崗的教務(wù)秘書進(jìn)行教育學(xué)理論、教務(wù)管理規(guī)范、基本業(yè)務(wù)技能等方面的強(qiáng)化學(xué)習(xí);三是經(jīng)常性地組織教務(wù)秘書集中辦公，給大家創(chuàng)造相互學(xué)習(xí)、相互交流的機(jī)會，每年組織教務(wù)秘書去更高水平的學(xué)校參觀學(xué)習(xí)，有條件的院校還可派教務(wù)秘書參加省級的或者全國性的教學(xué)管理交流會議。教務(wù)秘書也要堅持立足本職崗位學(xué)習(xí)成才，在實踐中逐步摸索教學(xué)管理的新思路，竭力為學(xué)院學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、科研建設(shè)、師資隊伍建設(shè)等工作做出貢獻(xiàn)。

3．3 培養(yǎng)教務(wù)秘書良好的服務(wù)意識

搞好崗前培訓(xùn)，使教務(wù)秘書全面了解本校教學(xué)文化和規(guī)章制度，正確認(rèn)識崗位要求和工作職責(zé)，從而準(zhǔn)確定位自身工作角色。經(jīng)常開展思想教育，引導(dǎo)教務(wù)秘書認(rèn)識到自身工作對于做好教學(xué)管理的重要意義，善于發(fā)現(xiàn)教學(xué)服務(wù)工作方面的典型事跡和先進(jìn)個人，并及時給予表彰鼓勵，不斷強(qiáng)化教務(wù)秘書隊伍的工作責(zé)任心和職業(yè)榮譽(yù)感。建立教務(wù)秘書服務(wù)質(zhì)量評價機(jī)制，暢通各級意見反饋渠道，使監(jiān)督部門能及時了解師生意見，并對教務(wù)秘書的服務(wù)質(zhì)量并作出準(zhǔn)確評價。

3．4 充分激發(fā)教務(wù)秘書隊伍活力

明確教務(wù)秘書的工作職責(zé)和管理權(quán)限，鼓勵他們在職權(quán)范圍內(nèi)充分發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性地開展工作。建立科學(xué)的獎懲制度，對工作表現(xiàn)突出的同志可在評優(yōu)評先、送學(xué)深造、職業(yè)發(fā)展上給予優(yōu)先考慮，對經(jīng)常加班加點的同志予以關(guān)心并適當(dāng)補(bǔ)貼;對工作積極性不高、表現(xiàn)差，經(jīng)常出現(xiàn)工作紕漏、影響正常教學(xué)管理秩序的教務(wù)秘書也要進(jìn)行懲處，必要時調(diào)離教務(wù)秘書崗位。

［1］李風(fēng)．提升新建本科院校教學(xué)管理人員的職業(yè)能力［J］．福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2011(5):6－9．

［2］邵美玲．高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式探究分析［J］．中國校外教育，2014(27):15．