高職院校檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張曉蘭

高職院校整體工作環(huán)節(jié)中必不可少的一節(jié)就是高職院校檔案管理工作，其也是衡量高職院校教育水平和管理水平必不可少的一個環(huán)節(jié)，加強對檔案的工作與管理已被納入各個部門的管理制度和議事日程中。研究和探索高職院校檔案管理工作將具有重大意義。

一、高職院校檔案管理存在的問題

1.從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。檔案工作管理本身就受到專業(yè)限制，但是由于檔案管理工作不被重視，高職院校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，后期從業(yè)人員的培訓(xùn)工作沒有跟上，學(xué)校欠缺專業(yè)的從業(yè)隊伍和管理手段，因此高職院校檔案管理工作存在問題。同時，由于從業(yè)人員工作重視度不夠，必備的基本技能沒有達到，電腦操作水平低，與其他部門聯(lián)系較少，獲得消息來源渠道少，消息閉塞，從而嚴重阻礙了高職檔案管理工作水平的提高，使管理工作存在短板。

2.檔案管理工作在學(xué)校地位低。檔案管理工作是一項服務(wù)性工作，很難產(chǎn)生所謂的較為明顯的、直接的辦學(xué)效益，雖然對于高職院校來說，檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性管理工作，但仍然避免不了檔案管理工作所處的劣勢地位。這種劣勢地位更突出了檔案管理工作在其他管理工作中的鋪路石和綠葉地位，更加不顯山不露水。某些高職院校雖然在思想上認識到檔案管理的重要性，但在工作中由于陳舊思想的制約，人為以機構(gòu)改革為借口，趁機削弱其管理職能。資料老舊沒有及時更新是高職院校在管理檢查中經(jīng)常性出現(xiàn)的問題。

3.檔案收集、檔案開發(fā)利用受到限制。由于過去技術(shù)水平的落后，工作人員依靠手寫來完成檔案工作的編輯、分類和編目等，不僅影響檔案完成時間，耗時、費力、工作量巨大，而且以手工翻閱目錄查詢易受檔案形成時間和題目不清楚的影響，給查閱帶來困難。同時受從業(yè)人員水平的限制，檔案內(nèi)容單調(diào)、門類不全，以文字檔案為主，實物、聲像、照片檔案等幾乎沒有。雖然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展計算機及其應(yīng)用正在普及，但由于檔案利用方式和編寫仍然以傳統(tǒng)手工為主，造成檔案利用電子化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，檔案管理仍游離于先進技術(shù)之外。受傳統(tǒng)保密思想的影響，檔案管理信息處于封閉或半封閉狀態(tài)，從業(yè)人員主動性的缺乏和服務(wù)意識的淡薄，致使檔案利用率低，受重視程度不夠，沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新

1.提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。綜合性高、涉及知識面廣是檔案管理這門學(xué)科的特點，高職院校應(yīng)當(dāng)將提高人員從業(yè)素質(zhì)落實到實處，選擇有專業(yè)基礎(chǔ)的從業(yè)人員，不是專業(yè)人才不予錄用。崗位繼續(xù)教育是提高從業(yè)人員技能的另一重要途徑，通過在職培訓(xùn)，以擴寬從業(yè)人員的知識面，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)。培養(yǎng)從業(yè)人員的榮譽意識和競爭意識，鼓勵從業(yè)人員有高度的責(zé)任感和無私奉獻的精神；對新進人員嚴格把關(guān)，對在崗人員定期考核，對考核成績實行淘汰制。學(xué)校管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)制訂獎懲分明的管理制度，對能吃苦耐勞、嚴格執(zhí)行崗位責(zé)任的人員進行獎勵，優(yōu)勝劣汰，提高整體團隊的能力和水平。同時，協(xié)調(diào)合作能力的提高是檔案工作管理人員的重要途徑，協(xié)調(diào)好檔案工作管理者與上級領(lǐng)導(dǎo)和各部門之間的關(guān)系，為檔案工作管理創(chuàng)造良好的條件。

2.提高認識水平?？沙掷m(xù)發(fā)展道路是高職教育發(fā)展的歸宿，高職教育的管理者要跟上時代發(fā)展的步伐，與時俱進，以發(fā)展的眼光看問題，跳出檔案管理的傳統(tǒng)思維，充分認識高職院校檔案對學(xué)校發(fā)展的價值和意義。高職院校的重要信息來源之一就是高職院校檔案，通過對檔案內(nèi)容的研究科學(xué)管理學(xué)校，提高教育教學(xué)質(zhì)量和工作效率。另外，衡量高職院校管理水平高低的一個重要指標就是高職院校的檔案管理工作水平，它可以集中體現(xiàn)學(xué)校的教學(xué)秩序和管理水平，高水平高質(zhì)量的檔案管理可以成為學(xué)校管理的寶貴經(jīng)驗。因此，認識到檔案工作的寶貴之處是學(xué)校提高水平的必經(jīng)之路。

3.引入現(xiàn)代化手段，開發(fā)檔案信息資源。檔案信息處理計算機化是現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的進步。加強檔案信息化基礎(chǔ)的建設(shè)，推進信息化管理是高職學(xué)校改革的方向，利用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對各種紙質(zhì)檔案、錄音、視頻等各種載體進行數(shù)字化處理和儲存，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，通過研究電子檔案的接受、保管和利用技術(shù)以制定電子檔案的管理辦法。檔案室通過對電子檔案的積累、鑒定等工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，以保證電子文件的內(nèi)容真實可靠，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息采集實時化，信息儲存數(shù)字化。

眾所周知，機考現(xiàn)在已經(jīng)成為了一種廣泛被采用的測試方式，而機考的反撥作用逐漸凸顯。然而這種反撥作用的出現(xiàn)所引起的探討和機制的制訂正是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化最實質(zhì)性的保障條件。我國各級檔案工作主管部門應(yīng)與檔案工作者齊心協(xié)力，建立起檔案信息化、數(shù)字化的標準，為提高其管理的現(xiàn)代化水平鋪平道路，積極主動的為實現(xiàn)高職院校的管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。同時，應(yīng)加大推廣軟件管理和研發(fā)的力度，提高檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)水平和應(yīng)用條件，全面促進檔案信息交換和檔案資源共享。

三、總結(jié)

高職院校檔案工作的管理仍然存在著缺點和短板，積極創(chuàng)新、科學(xué)管理是檔案管理的必走之路。檔案工作管理人員提高素質(zhì)要求，加強服務(wù)意識與精神，多途徑嘗試信息的收集與分類，創(chuàng)新利用現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，加快檔案承載的信息由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，檔案部門服務(wù)方式由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，提高高職院校檔案管理的效率，為高職院校健康發(fā)展創(chuàng)造條件，以適應(yīng)高職院校新的評估要求。

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[2]劉艷春.論高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化[J].泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2014

[3]李 瓊.談高職院校校教務(wù)檔案管理[J].科技傳播，2012