以信息化手段提升企業(yè)合同管理水平

帥 進

（上海煙草包裝印刷有限公司，上海 200137）

以信息化手段提升企業(yè)合同管理水平

帥 進

（上海煙草包裝印刷有限公司，上海 200137）

合同管理是很多企業(yè)都會面對的課題之一，實踐中如何能追溯查詢、提高審核效率、及時掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計和分析，都是困擾合同管理人員的問題。本文嘗試通過合同管理信息化的實踐，來淺論信息化手段對于提升合同管理水平的作用，例：信息化能有效地提高審核、查詢、統(tǒng)計和分析的效率，能及時查詢實際履約狀況。

信息化；合同管理水平；企業(yè)

《中華人民共和國合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟行為都通過合同體現(xiàn)，合同管理是每個企業(yè)都必須面對的，合同管理水平的高低對于企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來的規(guī)范性而言非常重要。但傳統(tǒng)的合同管理工作大量地停留在書面介質(zhì)層面，效能的提升存在瓶頸。

1　企業(yè)合同管理現(xiàn)狀

1.1合同審核過程效率不高

1.2合同執(zhí)行管控能力不強

合同生效后，履約行為通常由經(jīng)辦部門來執(zhí)行。銀貨兩訖型的合同，履約行為較簡單；而分段執(zhí)行的合同甚或是跨年執(zhí)行的合同，履約行為就相對復(fù)雜一些。合同的實際履約狀況一般由經(jīng)辦部門掌握，如果部門規(guī)模大、專業(yè)分類細、經(jīng)辦合同多、涉及人員多，經(jīng)辦部門的領(lǐng)導(dǎo)也未必能掌握合同的實際履約狀況，必須找到具體經(jīng)辦人才能真正了解相關(guān)信息。如此，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門對于合同實際履約狀況的監(jiān)督也是比較繁瑣的，往往要到經(jīng)辦部門實地了解，還要到財務(wù)部門去核實資金記錄，費時費力。

1.3合同信息查詢分析不便

合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進行統(tǒng)計和分析，例如：在接受外審的過程中，外審人員經(jīng)常會根據(jù)財務(wù)付款記錄調(diào)閱關(guān)聯(lián)的合同，核查付款是否符合合同約定。若合同管理的基礎(chǔ)工作較扎實，合同編號有明確規(guī)定、具有唯一性，財務(wù)付款憑證上標有合同編號，合同管理部門也設(shè)有標注合同編號的管理臺賬。當(dāng)外審人員報出某個合同編號時，合同管理人員能夠利用合同編號的唯一性，追溯查詢到相關(guān)信息。再如：企業(yè)需統(tǒng)計年度合同的總體發(fā)生情，若要快速統(tǒng)計，必須在平時建立數(shù)據(jù)較翔實的基礎(chǔ)臺賬。企業(yè)若是合同管理基礎(chǔ)薄弱的，上述兩例幾乎無實現(xiàn)的可能，即使合同管理基礎(chǔ)較好，實現(xiàn)上述兩例也屬不易。

2　合同管理信息化的實踐

目前，很多企業(yè)的基礎(chǔ)管理都在大量地運用信息化手段，大力推行并運用企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP）。通過ERP的推行和運用，企業(yè)很多生產(chǎn)經(jīng)營管理流程已實現(xiàn)信息化，一些與合同相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)在ERP內(nèi)也留有記錄并積累。筆者長期從事企業(yè)的合同管理工作，近年來，在企業(yè)ERP構(gòu)建較為成熟的基礎(chǔ)之上，運用信息化手段，將合同管理作為ERP中的一個子模塊，納入了整個ERP的運行，利用ERP中企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息數(shù)據(jù)的聯(lián)通和共享，對進一步提升合同管理水平做了一些嘗試。

2.1做好合同管理ERP模塊開發(fā)的前期調(diào)研

五女山山城依山勢而建，東、西、北三面都是百尺峭壁，南面是險峻的陡坡，地形易守難攻。目前城內(nèi)主要發(fā)現(xiàn)了3處大型建筑遺址以及城墻、哨所、兵營、蓄水池等遺址。

在前期調(diào)研中，首先對企業(yè)發(fā)生的合同進行梳理，如以資金流向來分類，可分為資金流入型和資金流出型；以業(yè)務(wù)方式來分類，可分為物資采購類、工程采購類、服務(wù)采購類和銷售類等；其次，確定以資金流向和數(shù)量作為重點關(guān)注對象來開發(fā)合同管理ERP模塊。由合同管理部門牽頭，會同信息化開發(fā)人員分別到采購、銷售和設(shè)備等合同發(fā)生頻次較高的部門進行調(diào)研，針對現(xiàn)行流程實現(xiàn)信息化所可能會遇到的問題進行了多次研討，合同管理部門主要關(guān)注合法合規(guī)性，業(yè)務(wù)部門主要關(guān)注實際可操作性，信息化開發(fā)人員主要關(guān)注術(shù)上的可實現(xiàn)性。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，合同管理信息化實現(xiàn)的前提是較為完善和有效的合同管理基礎(chǔ)工作，大致包括：合同管理工作中有串聯(lián)所有相關(guān)信息的有效索引，即合同編號，合同編號有明確規(guī)則，具有唯一性和可追溯性。合同編號由合同管理部門統(tǒng)一確定；合同生效前，需經(jīng)流轉(zhuǎn)審核，由財務(wù)和法務(wù)等部門參與；合同履約由經(jīng)辦部門負責(zé)，實際收付款時在財務(wù)憑證上標注合同編號；內(nèi)部監(jiān)督部門著重從資金角度監(jiān)督合同的實際履約狀況；合同管理部門建立合同管理基礎(chǔ)臺賬，以滿足企業(yè)對于查詢、統(tǒng)計和分析方面的需求。

2.2做好合同管理ERP模塊首期上線后的調(diào)試

ERP模塊的開發(fā)是一個循序漸進的過程，經(jīng)過充分的前期調(diào)研，將合同管理ERP模塊首期上線的目標定為：將現(xiàn)有合同管理流程全部推上信息化，實現(xiàn)無紙化辦公。

首期上線后，以企業(yè)合同信息化審核流程舉例，大致流程為：由合同具體經(jīng)辦人在合同管理ERP模塊中發(fā)起審核——流轉(zhuǎn)至部門領(lǐng)導(dǎo)審核——流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門審核——流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門審核——經(jīng)辦部門在完成審核后辦理簽字蓋章手續(xù)。在各審核環(huán)節(jié)均可以打回至原始經(jīng)辦人。

2.3滿足相關(guān)部門的個性化差異管理

合同管理ERP模塊首期上線之后，在實際運行中，還根據(jù)銷售部門的工作特性，實行差異化管理。通過差異化管理，既加強了對銷售合同的管控力度，又滿足銷售部門對合同管理的個性化需求。

2.4做好系統(tǒng)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化

系統(tǒng)首期上線運行一段時間后，業(yè)務(wù)部門對于操作界面和一些細節(jié)提出不少優(yōu)化建議，將這些建議匯總，進行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開展優(yōu)化工作。

2.4.1實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享

信息化管理系統(tǒng)的一大令人矚目的特點，就是實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實現(xiàn)這一點，將是對信息化管理系統(tǒng)資源的極大浪費。因此，合同管理ERP模塊作為企業(yè)ERP的組成部分之一，如何與企業(yè)ERP中已有的功能模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的有效共享，是持續(xù)優(yōu)化的關(guān)鍵。

2.4.2合理減少重復(fù)勞動的工作量

為實現(xiàn)合同管理的某些要求，合同管理ERP模塊在開發(fā)初期可能會要求操作人就某一內(nèi)容在企業(yè)ERP的多個模塊中進行錄入，有重復(fù)操作之嫌。信息化本應(yīng)是提高效率的一種手段，如果是為信息化而信息化，實質(zhì)上增加了重復(fù)勞動的工作量，這就有違信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計初衷。因此，如何利用好企業(yè)ERP中現(xiàn)有模塊的數(shù)據(jù)和信息，提高效率，也是持續(xù)優(yōu)化的目標之一。

2.4.3加強對合同的實際管控力度

在合同管理ERP模塊首期上線之后，逐步將過程監(jiān)督的要求融入其中，加強對合同的實際管控力度。前文已述及，該模塊首期目標主要是原合同管理流程的無紙化，在這個階段性目標完成之后，需要逐步過渡到合同管理的理想目標。因此，以加強合同管控力度為目標，結(jié)合該模塊的實際運行狀況，適時地增加一些補丁。舉兩個這方面持續(xù)優(yōu)化工作的實例。

第一，通過優(yōu)化，將銷售合同與生產(chǎn)定單建立關(guān)聯(lián)，要求業(yè)務(wù)員在開具生產(chǎn)定單時必須輸入合同編號，以合同編號為索引，可以調(diào)取企業(yè)ERP其他模塊中的數(shù)據(jù)和信息，如生產(chǎn)管理模塊中關(guān)于生產(chǎn)定單運行的相關(guān)數(shù)據(jù)。這樣做既沒有太多地增加業(yè)務(wù)員的工作量，也為加強過程監(jiān)管提供了便利。第二，通過優(yōu)化，增加了合同履約信息的錄入功能。主要是針對資采購合同，在合同正式生效后，由合同經(jīng)辦人根據(jù)合同履約的實際情況，在該模塊中錄入資金支付的信息，以反映合同的實際履約狀況，且與財務(wù)部門的實際資金結(jié)算節(jié)奏保持一致，在通過財務(wù)部門的審核之后生效。如果該合同的資金支付記錄在企業(yè)ERP其他模塊中已存在，則直接調(diào)取。這樣做能夠使合同的實際履約狀況通過資金支付這一關(guān)鍵信息在該模塊中予以體現(xiàn)，便于過程監(jiān)管。

通過上述四方面工作，合同管理ERP模塊基本實現(xiàn)了三個目標：合同審核無紙化、合同履約信息化、數(shù)據(jù)使用快捷化。

3　合同管理信息化的意義

在合同管理信息化的實踐中取得了一些成果，在這個過程中，我們認為合同管理信息化的意義主要有三點。

3.1提高流轉(zhuǎn)審核效率

合同管理信息化可以打破時間和地域的限制，減輕經(jīng)辦人的工作強度，縮短相關(guān)材料流轉(zhuǎn)以及相關(guān)人員的審核和簽字的等待時間，經(jīng)辦人還能夠隨時查詢合同審核進度，縮減審核周期、提高審核效率。

3.2加強過程管控能力

合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時間為具體內(nèi)容反映合同的實際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開展過程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件。

3.3提升合同管理水平

合同管理信息化可以提高流轉(zhuǎn)審核效率、強化過程監(jiān)管能力、加強數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)的合同綜合管理水平得到了提高。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.02.041

TP311.52

A

1673-0194（2015）02-0054-02

2014-12-26