加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的舉措分析

黃清顏

摘 要：隨著我國社會(huì)保障制度的完善，加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量成為了一個(gè)亟待解決的問題。主要分析了加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的舉措，并提出了一系列相應(yīng)的有效措施，以期能為有關(guān)方面的工作提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案；管理質(zhì)量；工作效率

中圖分類號(hào)：G271；F842.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.03.055

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中具體業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的有完整規(guī)范的原始依據(jù)。做好社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作，對維護(hù)參保人的根本利益，體現(xiàn)社會(huì)的公平、正義和維護(hù)國家的和諧、穩(wěn)定具有十分重要的作用。因此，加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作十分重要。基于此，本文主要分析了加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的舉措，相信能為有關(guān)方面的需要提供一定的幫助。

1 規(guī)范檔案管理，健全管理制度

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案包括社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)的所有原始資料，比如參保人個(gè)人的信息賬戶、繳費(fèi)資料、養(yǎng)老金的發(fā)放資料和有關(guān)業(yè)務(wù)的書面資料等。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的有關(guān)部門和工作人員在分類管理檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到規(guī)范化，做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，并建立健全相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。在管理有關(guān)檔案時(shí)，要嚴(yán)格遵循工作原則，將具有實(shí)用性和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的資料歸檔、存檔，將能夠充分體現(xiàn)單位活動(dòng)的有效材料完整備案，以滿足后期使用和考察的需要。然而，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的存檔并不是將所有資料記錄、儲(chǔ)存，而是將處在存檔范圍和要求之內(nèi)的有關(guān)文件和具有實(shí)際利用價(jià)值的資料分類整理并存檔，具有參考性且非最終定稿的文件是不需要存儲(chǔ)的。在明確分類的基礎(chǔ)上做好檔案歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。

此外，檔案管理部門要建立健全社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，要建立能夠?qū)⑺泄ぷ鳝h(huán)節(jié)包括在內(nèi)的檔案管理制度。以文件的實(shí)際來源和自身價(jià)值為依據(jù)，進(jìn)一步確定檔案管理的方式方法、具體流程、檔案資料分類方式等。這些方案的確定要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》等現(xiàn)行法律的規(guī)定，以城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的實(shí)際狀況為重要依據(jù)，不斷健全檔案管理分類制度、檔案保密制度和檔案存檔制度等。在此過程中，要做到每一個(gè)檔案管理部門都能夠嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的科學(xué)分類、集中管理、規(guī)范有序等，不斷完善我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。

2 信息化檔案管理

信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷進(jìn)步，使得各行各業(yè)的工作效率都在不斷提高，以完全人工的方式完成城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代的要求。人工的方式不僅會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力，也會(huì)限制工作效率。傳統(tǒng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理方式大都為紙質(zhì)書面記錄和個(gè)人檔案的存放，這樣不僅占據(jù)了大量的工作時(shí)間，也占據(jù)了較大的空間存放資料，并且這些紙質(zhì)資料不易保存，隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)泛黃、篩選困難等問題。信息化的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理不僅能夠改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理工作方式，使其成為信息化、數(shù)字化的信息，做到檔案管理電子化，還能夠完全代替人工實(shí)現(xiàn)檔案的查詢和檢索，大大地提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確度。信息化的檔案管理方式使大量的原始書面資料被有效地壓縮和快速記錄，在節(jié)省了空間的同時(shí)也大大地延長了資料、檔案保存的時(shí)間，并且有效地降低了保存難度。同時(shí)，存檔和編碼社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案并且建立計(jì)算機(jī)檢索信息系統(tǒng)，能夠徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。由計(jì)算機(jī)檢索、掃描獲得信息代替人工查找、翻閱檔案資料原件，節(jié)省了大量的時(shí)間，并且在很大程度上提高了工作的準(zhǔn)確度和效率。

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)部門在分類和管理檔案時(shí)，要科學(xué)歸檔，提高工作質(zhì)量，要注意記錄存檔的時(shí)間和類型。普通的業(yè)務(wù)文件、退休記錄和審計(jì)等資料的存檔時(shí)間為次年的年中，即6月底，而社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的結(jié)息時(shí)間為每年的6月份，會(huì)計(jì)的管理存檔時(shí)間為隔年存檔，基本信息的檔案歸檔時(shí)間為所有業(yè)務(wù)項(xiàng)目結(jié)束之后。其中，最重要的是影音資料和照片等資料檔案。這些資料要在第一時(shí)間內(nèi)存檔處理，以合理的歸類方式完成檔案資料的選取、收集和初步記錄，根據(jù)一定的規(guī)律，比如參保人的參保時(shí)間或是其他特點(diǎn)建立、記錄和合理存放檔案，確保再次查找時(shí)的準(zhǔn)確度，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在檔案管理的過程中，要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類和存檔，做到存檔、歸檔有律可循，避免無序存檔的情況發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理工作的有效性。

3 實(shí)用化檔案管理

社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的創(chuàng)建和存儲(chǔ)是為了為之后的查找和檢索工作提供便利，使參保人與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理部門及時(shí)、準(zhǔn)確地找到所需要的信息進(jìn)行核對和審查等。有關(guān)檔案管理示意圖的繪制也是為了檔案存儲(chǔ)能夠更加便捷。因此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制訂科學(xué)、有效的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)查詢和檢索工具，比如創(chuàng)建全引式的目錄、建立專題形式的索引和編寫案卷形式的目錄等。在檔案管理工作人員的工作過程中，有關(guān)部門要配備適應(yīng)性強(qiáng)的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理軟件和系統(tǒng)，使信息化的檔案管理形式和計(jì)算機(jī)信息檢索方式能夠?yàn)槠涮峁┓奖?。這樣，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的信息檢索、查詢工作減輕負(fù)擔(dān)，還能夠有針對性地保護(hù)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案。

為了實(shí)現(xiàn)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作服務(wù)社會(huì)的目標(biāo)，有關(guān)部門要提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。新形勢背景下的檔案管理工作需要具有較高工作水平的工作人員完成檔案管理工作。檔案管理部門在分配具體的管理工作和責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)要求工作人員具有能夠完成業(yè)務(wù)辦理和檔案管理雙重工作任務(wù)的能力。要將這兩項(xiàng)工作任務(wù)在年初分配，并將其歸入工作任務(wù)考核內(nèi)容中，明確工作職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)，明確要求工作人員具備較高的工作素質(zhì)和政治覺悟，在創(chuàng)新的同時(shí)具備專業(yè)的工作能力。只有不斷提升工作人員的素質(zhì)，才能為社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，加快檔案管理實(shí)用化的步伐，達(dá)到檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的目的。

4 結(jié)束語

綜上所述，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是完整、有效的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的最原始數(shù)據(jù)，是保護(hù)參保人利益的重要依據(jù)。隨著我國社會(huì)保險(xiǎn)工作的全覆蓋，參保人數(shù)也在逐年遞增，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案也越來越多，社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作也越來越重要。因此，要建立健全管理制度，切實(shí)提高管理水平，確保我國社會(huì)保障制度的完善。

參考文獻(xiàn)

[1]王紅紅.試論新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的完善[J].山西檔案，2013（S1）.

[2]賀玉慧.淺談社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的收集與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）.

〔編輯：白潔〕