加強事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

黃清顏

摘 要：主要分析了事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑，詳細(xì)闡述了事業(yè)單位檔案管理信息化帶來的益處，并提供了一系列加強事業(yè)單位檔案信息化管理的措施，以期能為有關(guān)方面的工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化管理；計算機技術(shù)

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.055

檔案承載著大量的重要信息，許多大型機構(gòu)都非常重視檔案管理工作?，F(xiàn)今是一個信息化的社會，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得事業(yè)單位檔案工作逐步走向信息化。與此同時，信息化管理也為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。為了使得檔案工作不斷進(jìn)步，要采取有效的途徑正面迎接挑戰(zhàn)，推動檔案工作朝著信息化的方向發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理

事業(yè)單位檔案信息化是告別舊時代的起點，計算機也被迅速應(yīng)用于其中。在此，使用信息化技術(shù)能更好地管理事業(yè)單位的檔案，不會因時間而使檔案流逝，能很好地對檔案進(jìn)行排序、分類，隨時可以調(diào)閱檔案，不必像過去那樣花費大量的時間去找一份檔案。另外，紙質(zhì)檔案比較容易腐爛、被蟲蛀咬，損毀檔案，而信息化管理能讓檔案不再浮于表面，儲藏在電子設(shè)備中，更加安全、保險。

使用信息化技術(shù)管理檔案也是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一個大跨越。在這個過程中，工作人員得到的經(jīng)驗、技術(shù)是無可比擬的。在眾多管理技術(shù)中，選擇正確的發(fā)展道路是有一定難度的，而所得的結(jié)果也是不可知的。漫漫長路，絕不是一個行動這么簡單，從最早的紙質(zhì)手記到信息化管理，都是一步一個腳印發(fā)展而來的。在此，要以人的思想覺悟、制度的改革、方法的創(chuàng)新為大前提，不斷推動事業(yè)單位檔案信息化管理。單就一張紙來說，平鋪時的占地面積很大，不宜存放，如果將它對折，就會縮小1/2，不斷地對折到不能再小的時候，它的存在感就會變得非常小了，與原來的大小相比可以認(rèn)為接近于無。在推動各方面發(fā)展的同時，無疑就是在重復(fù)這個動作，用最低的消耗產(chǎn)生最大的效益，這也是革新的目的所在。

2 檔案信息化管理的優(yōu)勢

如果事業(yè)單位不緊跟時代的步伐，那么，它很快就會落后。誰都想迎頭直上，事業(yè)單位是一個整體，而社會就是由一個個整體、一個個個體組成的，要想沖破上層界限，就要懂得利用現(xiàn)代化武器，在現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)上再改革、再創(chuàng)新。至少從現(xiàn)在的情況來看，這是沒有盡頭的。信息化管理將所需的信息都存儲在另一個空間，不占體積，不占用物資，也就是說，它在地球之外開辟出了新天地。事業(yè)單位的規(guī)章制度有一定的規(guī)律性，在這種規(guī)律下，檔案信息化管理就是產(chǎn)物。作為開創(chuàng)的領(lǐng)導(dǎo)者，推動事業(yè)單位檔案朝著信息化的方向發(fā)展才是明智的，上位者要權(quán)衡利弊，作出決策，下位者采取一定的方法不斷推進(jìn)其朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。電子產(chǎn)品在這個時代十分普遍，但重要的不是有沒有，而是如何去利用。我們要敢于發(fā)現(xiàn)，敢于使用，敢于創(chuàng)新，真正地利用現(xiàn)代化設(shè)備，讓這些設(shè)備物盡其用，發(fā)揮出最大的使用價值。

3 檔案信息化管理帶來的成就

也許在大眾眼中，檔案信息化管理只是事業(yè)單位的革新方式之一，但實際上，這期間付出多少汗水、經(jīng)過多少磨礪，只有真正參與的人才懂。信息化管理不僅充分發(fā)揮了計算機的使用價值，也節(jié)省了一些物資。現(xiàn)如今，計算機是每個事業(yè)單位必不可少的，幾乎人手一臺。在計算機被廣泛應(yīng)用的今天，利用它能為相關(guān)工作帶來很大的便利，一機多用是很重要的。在有限的物體上開放出無限的東西，是一種智慧，是一項重要的舉措，它成就了一代人和他們的事業(yè)。事業(yè)單位檔案信息化的發(fā)展在一定程度上也影響著整個國家的經(jīng)濟水平和科研技術(shù)水平。在現(xiàn)實情況下，信息化發(fā)展是十分關(guān)鍵的，要不斷開創(chuàng)這方面的工作。技術(shù)革新代表著人類水平的提升，也許對我們來說很遙遠(yuǎn)，但用事實來說話，它是貼近每個人生活的，在我們身邊無時無刻不體現(xiàn)著它的作用，有時候只是微妙的變化就會為人們帶來了巨大的便利。在當(dāng)今這個時代，計算機應(yīng)用已經(jīng)是生活和工作中不可或缺的一部分了，而檔案信息化管理的發(fā)展預(yù)示著工作單位的發(fā)展?fàn)顩r，展示著高科技的風(fēng)采。當(dāng)今時代，對各方面提出的要求也較高，跟不上曙光就會被湮沒在黑暗之中。在如此嚴(yán)峻的社會背景下，信息化管理牽制管理者的行為，而人又是信息化管理的踐行者。

4 檔案信息化管理的凝聚力

檔案記錄了各類機關(guān)、單位過去的工作狀況和個人信息資料等，而這些很多屬于私密文件，必須要嚴(yán)格保密。但是，在以往的保存方式中，其保密度較差，被竊取、泄露的可能性很大，而當(dāng)時沒有現(xiàn)在的技術(shù)，所以，也只能順其自然，每年都會造成較大的經(jīng)濟損失，而且相關(guān)資料的泄露也在不斷發(fā)生。針對這個問題，事業(yè)單位不斷探索，才有了現(xiàn)在的檔案信息化管理舉措。這項舉措大大地減少了文件被泄露和損壞的情況，而經(jīng)過信息化管理的檔案將會安全地存放在另一個空間，以高科技作保證為其提供服務(wù)。與從前的保管方式相比，這種方式不容易被他人竊取，能安全、完整地保存檔案。如果想調(diào)閱相關(guān)檔案時，只需要輸入關(guān)鍵字檢索即可，一分鐘內(nèi)就可以查閱到想要的資料，不會影響任何工作，大大地減少了時間的浪費。利用計算機整理、歸類檔案，要比幾個人一起動手搬運整理省時、省力，而且大家的工作也會變得輕松、有效。人們不斷開發(fā)工具來幫助人們勞動，因為人力畢竟是有限的，也是有周期性的，但是，工具則不一樣，如果好好利用相關(guān)技術(shù)或設(shè)備，就會不斷推動經(jīng)濟的發(fā)展，提升人類的智慧。

從最原始的勞動工具發(fā)展到現(xiàn)今的高科技電子產(chǎn)品，都是在實踐中得到啟發(fā)，不斷實驗，不斷創(chuàng)新，在進(jìn)化中得到力量。檔案信息化不僅是對人負(fù)責(zé)，也是對整個社會乃至國家負(fù)責(zé)。每個人所設(shè)想的問題也不盡相同，在檔案信息化管理的大力推動下，人們的思想開始統(tǒng)一，朝著同一個方向發(fā)展。在此取得的成績，它不僅僅是成果，還是一種向心力、凝聚力，是能將所有人凝聚在一起的力量；它不是一個簡單的“動作”，而是長遠(yuǎn)發(fā)展目光的體現(xiàn)。

可以說，在各個領(lǐng)域都有一些成功的舉措，它們會影響整個大局。事業(yè)單位檔案信息化管理讓事業(yè)單位前進(jìn)了10年，但并不是每個單位都采用這種舉措才能發(fā)展起來。從目前的情況來看，社會上的事業(yè)單位基本上都啟用了檔案信息化管理，事業(yè)的進(jìn)步也是每個人的進(jìn)步，從個體進(jìn)步到整體進(jìn)步，從整體進(jìn)步再到大體進(jìn)步。推動檔案信息化管理就相當(dāng)于為經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展安上了加速器，它的存在讓事業(yè)單位能夠更加安全、穩(wěn)定地運行，而這樣的結(jié)果也是所有人都喜聞樂見的。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著計算機應(yīng)用技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，事業(yè)單位檔案管理信息化是其未來發(fā)展的大趨勢。因此，要加強檔案管理信息化在實際工作中的運用，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作日趨規(guī)范、合理，從而建立一個健康的檔案管理體系，最終使事業(yè)單位的檔案資源得以最大限度地利用和保護(hù)。

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〔編輯：白潔〕