優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件應(yīng)具備幾點(diǎn)要素

張凸

摘 要：隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入，企業(yè)間的相互競爭日益加劇，工程項(xiàng)目招投標(biāo)所涉及的范圍愈加廣泛。尤其是《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》的頒布和實(shí)施，使工程交易市場變得更加公平、公開、公正，編制投標(biāo)文件的重要性不言而喻。一份優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件能夠體現(xiàn)企業(yè)的綜合實(shí)力，能夠在眾多的對手中拔得頭籌。作為一名優(yōu)秀的經(jīng)營人員，需要充分掌握招投標(biāo)過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，做到準(zhǔn)確、全面、高效地完成投標(biāo)文件，避免因失誤而造成難以挽回的損失。結(jié)合實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了幾個(gè)編制投標(biāo)文件時(shí)需要注意的問題。

關(guān)鍵詞：投標(biāo)報(bào)價(jià)；投標(biāo)文件；技術(shù)文件；成本核算

中圖分類號：F284 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.03.040

1 認(rèn)真解讀文件，理解業(yè)主意識

招標(biāo)文件是業(yè)主（招標(biāo)人）對項(xiàng)目的具體要求和規(guī)范，我們首先要認(rèn)真解讀招標(biāo)文件的全部內(nèi)容，并正確地理解業(yè)主的意識和需求。只有這樣，才能編制出優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件。

2 熟悉招標(biāo)文件，確定輕重緩急

一般來說，投標(biāo)文件分為兩個(gè)部分，即商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)。拿到一本招標(biāo)文件，首先該做的就是要把標(biāo)書分別交給商務(wù)部門和技術(shù)部門整體閱讀一遍，標(biāo)出需要首先解決的事項(xiàng)。比如招標(biāo)文件的答疑時(shí)間比較短，投標(biāo)保函、社保證明等資料辦理過程較長，都需要馬上著手解決，這樣才不會在后期制作投標(biāo)文件時(shí)手忙腳亂。

3 逐條對應(yīng)文件，做到完全響應(yīng)

在招標(biāo)文件中，商務(wù)文件通常包括投標(biāo)函、法定代表人身份證明、法定代表人授權(quán)委托書、企業(yè)資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)績證明等相關(guān)文件。其中，需要主要注意以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：①投標(biāo)函、法定代表人身份證明、企業(yè)資質(zhì)證書、組織機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)報(bào)表等在大部分投標(biāo)文件中都是相同的，要做到順序正確、圖片清晰、不缺項(xiàng)漏項(xiàng)。②法定代表人授權(quán)委托書是法定代表人委托他人去參加投標(biāo)的證明文件，許多企業(yè)在這個(gè)方面考慮得不夠全面，隨意填寫人員作為授權(quán)代理人參加投標(biāo)。由于投標(biāo)過程中有諸多不確定因素，因此，這樣做可能存在較大風(fēng)險(xiǎn)。例如投標(biāo)文件內(nèi)容含糊不清、詞不達(dá)意時(shí)，業(yè)主需要授權(quán)代理人現(xiàn)場解釋，如果無法作答，那么本次投標(biāo)將陷入十分被動的局面，造成不良后果。③業(yè)績是衡量企業(yè)能否承接投標(biāo)項(xiàng)目最直觀的證明，所以在投標(biāo)時(shí)，我們要重點(diǎn)突出這個(gè)地方。在符合招標(biāo)文件格式要求的情況下，先列出業(yè)績清單表，然后列出業(yè)績證明文件，例如合同、用戶評價(jià)表等，使評委（評標(biāo)委員會）可以清晰明了地掌握企業(yè)的業(yè)績情況，有利于查找和評分。雖然只是簡單的一個(gè)表格，但是這能夠體現(xiàn)出企業(yè)做事的嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致和人性化。

在招標(biāo)文件中，技術(shù)文件通常包括項(xiàng)目概況、技術(shù)要求、技術(shù)方案和售后服務(wù)這幾個(gè)主要部分，在這幾個(gè)部分中，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的問題：①項(xiàng)目概況和技術(shù)要求主要是對招標(biāo)文件做出實(shí)質(zhì)性的響應(yīng)，也能作為中標(biāo)后簽訂合同的依據(jù)。一部分企業(yè)的投標(biāo)文件只是簡單地注明“完全響應(yīng)”，雖然從表面上看沒什么問題，但是比起優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件還相差甚遠(yuǎn)。我們可以在“完全響應(yīng)”的下面再擴(kuò)展一項(xiàng)“響應(yīng)方案”，并針對招標(biāo)文件此項(xiàng)的要求制訂合理的解決方案，可以讓評委及時(shí)了解到我們的方案，增加企業(yè)中標(biāo)的概率。②技術(shù)方案是企業(yè)針對招標(biāo)文件的要求和需要進(jìn)行自主化創(chuàng)新設(shè)計(jì)的部分，這就要求在編寫投標(biāo)文件時(shí)突出企業(yè)設(shè)計(jì)方案的優(yōu)點(diǎn)和創(chuàng)新之處，把重點(diǎn)部位、重點(diǎn)環(huán)節(jié)用最簡單、通俗的語言詳細(xì)地表述出來，做到評委看得懂、不琢磨、不皺眉，清晰明了地把我們的設(shè)計(jì)方案展現(xiàn)出來，體現(xiàn)出企業(yè)簡單、務(wù)實(shí)的做事風(fēng)格，為企業(yè)形象加分。③售后服務(wù)部分也是業(yè)主比較關(guān)心的一個(gè)重點(diǎn)，許多企業(yè)與業(yè)主之間的矛盾就產(chǎn)生在這個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)以最低價(jià)中標(biāo)，成本控制相當(dāng)苛刻，不斷削減應(yīng)有的售后服務(wù)內(nèi)容，造成項(xiàng)目完工投入使用后服務(wù)跟不上，導(dǎo)致業(yè)主方無法正常使用的例子屢見不鮮。所以業(yè)主和評委對投標(biāo)文件的售后服務(wù)部分更加重視，對每一項(xiàng)服務(wù)都嚴(yán)格考量。我們不能把這個(gè)部分作為難點(diǎn)，相反，要作為亮點(diǎn)突出。要在成本核算中預(yù)留出充足的售后服務(wù)費(fèi)用，然后一一列舉所包含的售后服務(wù)內(nèi)容，并逐項(xiàng)說明。

4 切實(shí)核算成本，報(bào)價(jià)準(zhǔn)確務(wù)實(shí)

一直以來，政府、企業(yè)都將成本控制作為一個(gè)長期關(guān)注的重點(diǎn)，所以投標(biāo)報(bào)價(jià)是投標(biāo)文件的重中之重——一個(gè)準(zhǔn)確、務(wù)實(shí)的價(jià)格能夠增加企業(yè)中標(biāo)的可能性。目前，招標(biāo)文件對報(bào)價(jià)部分打最高分的標(biāo)準(zhǔn)大概分為兩種，分別是最低價(jià)和最接近均價(jià)。成本核算部門要準(zhǔn)確計(jì)算項(xiàng)目成本，合理減少正負(fù)誤差，為決策者提供一個(gè)真實(shí)的成本，這樣才能為準(zhǔn)確地決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。差之毫厘，失之千里用在這里頗為貼切，以往在開標(biāo)現(xiàn)場多次出現(xiàn)投標(biāo)報(bào)價(jià)僅相差幾百元而錯失上千萬元項(xiàng)目的情況，所以要重視成本核算。

5 把握整體布局，突出企業(yè)特色

投標(biāo)文件編制完畢后，要再將各項(xiàng)內(nèi)容整體進(jìn)行微調(diào)，做到主次分明、言簡意賅，將業(yè)主最關(guān)心的內(nèi)容加以突出，達(dá)到“一眼看到”的效果。另外，在滿足招標(biāo)文件基本條件的前提下，應(yīng)重點(diǎn)突出此次投標(biāo)方案的亮點(diǎn)、特色，并承接此項(xiàng)目所具備的優(yōu)勢和實(shí)力，從一開始就掃除業(yè)主的后顧之憂。

6 統(tǒng)一文件排版，做到簡潔美觀

這個(gè)部分在投標(biāo)文件中也是十分重要的環(huán)節(jié)，投標(biāo)文件內(nèi)容微調(diào)完畢后就要開始排版。優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件在排版上需要做到目錄指向明確、頁碼編號連續(xù)、段落劃分合理等，要從整體上做到簡潔、美觀?？傊?，投標(biāo)文件的排版有許多方法，文件編制人員既要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，又要掌握文件排版的技巧。只有這樣，才能又快又好地完成投標(biāo)文件的編制工作。

7 認(rèn)真校對文件，做到準(zhǔn)確無誤

校對文件可以說是所有企業(yè)都會涉及到的工作內(nèi)容，尤其是對投標(biāo)文件的校對，筆者認(rèn)為是不可缺少的環(huán)節(jié)。許多企業(yè)的投標(biāo)文件大多是由一個(gè)人來編制，文件編制人員很難查找出自己文件中的錯誤。這就需要找專人進(jìn)行文件的校對，力爭做到準(zhǔn)確無誤。

8 結(jié)束語

總的來說，在投標(biāo)工作中，企業(yè)實(shí)力最直觀表現(xiàn)就是投標(biāo)文件，而編制一份優(yōu)質(zhì)的投標(biāo)文件需要編制人員具有高度的責(zé)任感、較高的業(yè)務(wù)水平和豐富的投標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)。由于投標(biāo)工作具有嚴(yán)苛的時(shí)限性和不可逆轉(zhuǎn)性，因此，企業(yè)要重視投標(biāo)文件的編制工作，指導(dǎo)相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，保證投標(biāo)工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]劉爾烈，朱建元.工程建設(shè)項(xiàng)目的招標(biāo)與投標(biāo)[M].北京：人民法院出版社，2000.

〔編輯：王霞〕