淺析新時(shí)期鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

丁爽++潘曉梅++喬樹偉++王永偉

摘 要：鐵路建設(shè)工程保證安全質(zhì)量尤為重要，在實(shí)際生活中多方面的因素影響著鐵路建設(shè)，而從某種意義上講進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理能夠提高安全質(zhì)量。項(xiàng)目檔案管理真實(shí)記錄整個(gè)鐵路的建設(shè)過程，以便于后續(xù)開展有序的管理和維護(hù)工作，最終能夠有效提升工程的設(shè)計(jì)工藝。目前鐵路項(xiàng)目檔案管理當(dāng)中存在一定的問題需要加以解決。

關(guān)鍵詞：鐵路建設(shè)項(xiàng)目 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2014）12（c）-0121-01

鐵路建設(shè)工程的質(zhì)量如何，直接關(guān)系到國(guó)家和人民的生命安全，需要引起足夠的重視。鐵路建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中的檔案管理屬于鐵路建設(shè)當(dāng)中的重要一環(huán)，項(xiàng)目檔案需要客觀、真實(shí)地將鐵路整個(gè)建設(shè)過程進(jìn)行記錄，這樣在鐵路建設(shè)過程中不管是開通、管理、維護(hù)還是擴(kuò)建均有一定的依據(jù)，能夠在一定程度上保證整個(gè)工程的質(zhì)量，進(jìn)而提升整個(gè)鐵路建設(shè)的工藝。所以，加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，對(duì)于滿足鐵路工程建設(shè)意義非凡，但是目前的鐵路建設(shè)檔案管理當(dāng)中還存在一系列的問題需要逐漸解決。

1 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.1 參建單位檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

有一部分建設(shè)單位往往認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目只需要關(guān)注建設(shè)工程的實(shí)體就行，項(xiàng)目檔案管理無所謂有或者沒有；一部分的監(jiān)理單位覺得，監(jiān)理單位最為主要的工作就是對(duì)整個(gè)工程的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，至于項(xiàng)目檔案的收集和整理應(yīng)該由檔案部門進(jìn)行；還有一部分的施工人員則是認(rèn)為施工單位就是關(guān)注施工，至于項(xiàng)目檔案完全可以等到整個(gè)工程竣工以后再整理。諸多錯(cuò)誤的思想導(dǎo)致項(xiàng)目檔案工作無人負(fù)責(zé)，具體的制度沒有真正落實(shí)，項(xiàng)目檔案最終沒有人收集，也沒有人整理。

1.2 檔案管理責(zé)任主體不明確

現(xiàn)有體制是投資主體多元化，共同合資建造鐵路容易導(dǎo)致整個(gè)檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊，無法理清楚具體的管理職責(zé)。很多的合資公司往往存在錯(cuò)誤思想，認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理僅僅是上級(jí)檔案部門的工作，與他們無關(guān)，也有的建設(shè)項(xiàng)目指揮部覺得建設(shè)項(xiàng)目一旦建設(shè)，不管是建設(shè)、施工還是監(jiān)理人員都應(yīng)該撤離轉(zhuǎn)移到其他項(xiàng)目當(dāng)中，那么竣工部分的文件應(yīng)該移交給接管維護(hù)單位。錯(cuò)誤的思想導(dǎo)致合資公司當(dāng)中沒有專門進(jìn)行檔案管理的人員，相關(guān)的辦公設(shè)備和設(shè)施并不具備，如果將竣工文件隨意處理，那么可能存在一定的隱患。

1.3 投資方檔案部門對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)不夠

鐵路部門與其他地方的檔案管理工作有所差別，那么往往造成后續(xù)鐵路建設(shè)當(dāng)中項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)有所差別，沒有統(tǒng)一的判斷標(biāo)準(zhǔn)。鐵路集團(tuán)不能夠積極主動(dòng)的對(duì)新建部分的合資公司進(jìn)行檔案的全面檢查和監(jiān)督，整體上比較被動(dòng)。作為地方檔案管理人員而言，很少過問新建鐵路建設(shè)項(xiàng)目，因此合資鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理可能會(huì)出現(xiàn)管理空白。

1.4 建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高

目前很多的建設(shè)項(xiàng)目單位沒有專人負(fù)責(zé)檔案管理，其檔案管理往往由不專業(yè)的人員來臨時(shí)幫忙完成。由于這些人員并沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理訓(xùn)練，相對(duì)而言經(jīng)驗(yàn)有限，會(huì)盲目照搬其他單位在檔案管理當(dāng)中的做法，不專業(yè)的行為導(dǎo)致整個(gè)檔案資料的質(zhì)量不高，檔案的準(zhǔn)確性和完整性難以得到保證。

2 解決問題的措施和對(duì)策

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)

各個(gè)參建單位需要對(duì)檔案管理工作引起一定的重視，明確國(guó)家在檔案工作當(dāng)中具體的法律法規(guī)，然后根據(jù)單位情況建立系統(tǒng)化的規(guī)章制度和管理體系。首先，需要明確檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，合資公司作為整個(gè)檔案管理的主體，起著組織和協(xié)調(diào)作用。具體分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)要明確，然后由項(xiàng)目的辦公室人員進(jìn)行檔案工作，需要將檔案管理工作納入到日常的考核當(dāng)中，定期進(jìn)行全面的檢查；其次，檔案管理人員要合理配備，專職或者兼職的檔案人員要配備，完善整個(gè)檔案工作的體系。

2.2 建立項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，加強(qiáng)責(zé)任考核

首先，建設(shè)項(xiàng)目合同當(dāng)中需要設(shè)定一定的檔案工作具體工作開展的條款。條款當(dāng)中需要對(duì)設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理等各個(gè)單位關(guān)于檔案管理工作的具體責(zé)任予以明確。在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的每一個(gè)階段，都需要明確設(shè)計(jì)、竣工圖的編制任務(wù)，包括項(xiàng)目文件的收集、整理和移交的具體責(zé)任。監(jiān)理單位對(duì)于項(xiàng)目的竣工文件是否完整和準(zhǔn)確有一定的審核義務(wù)，然后提交有關(guān)報(bào)告；其次，檔案工作的開展和工程的全面建設(shè)要做到同步。工程計(jì)劃任務(wù)的下達(dá)和項(xiàng)目文件歸檔相互同步；工程項(xiàng)目進(jìn)度的檢查與項(xiàng)目材料的形成同步；工程結(jié)果的驗(yàn)收與驗(yàn)收文件形成相互同步；獎(jiǎng)勵(lì)項(xiàng)目的登記上報(bào)和檔案部門出具的資料歸檔相互同步；第三，項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，需要與工程相關(guān)評(píng)選相互結(jié)合。為了保證整個(gè)工程檔案的質(zhì)量如何，可以讓相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作進(jìn)行督促，具體的督促可以通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)：如果檔案質(zhì)量未能達(dá)到，那么判定為施工任務(wù)沒有完成，后續(xù)的驗(yàn)收也無法進(jìn)行；如果沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案歸檔，那么無法進(jìn)行優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目的評(píng)定；如果竣工文件不夠完整，那么整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目無法進(jìn)行后續(xù)的驗(yàn)收；如果工程竣工檔案未達(dá)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，那么工程結(jié)算不能進(jìn)行，相關(guān)的工程尾款也要扣留。

2.3 實(shí)行檔案工作統(tǒng)一管理

所有的合資公司或者建設(shè)單位當(dāng)中，應(yīng)該根據(jù)公司具體的情況制定合適的管理方法，將檔案工作小組和部門的職責(zé)予以明確，相關(guān)的部門應(yīng)該建立健全項(xiàng)目檔案管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項(xiàng)目檔案分類方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限表、竣工檔案驗(yàn)收辦法、項(xiàng)目檔案整理操作規(guī)程、檔案保管和文件歸檔制度、檔案庫(kù)房管理制度、檔案調(diào)閱和利用制度和檔案保密制度等，后續(xù)需要真正落實(shí)職責(zé)，做好定期考核。

2.4 增加檔案工作資金投入，努力提升檔案管理現(xiàn)代化水平

首先需要做好長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，針對(duì)檔案工作應(yīng)該設(shè)立專項(xiàng)的資金。為了保證整個(gè)檔案管理工作能夠正常、有序地開展，將檔案管理工作水平不斷提升，那么所有的合資公司或者建設(shè)單位在最初開始進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，配置好各項(xiàng)需要的辦公設(shè)備，具體包括檔案庫(kù)房、檔案柜架、裝具和檔案“八防”安全等所需設(shè)施設(shè)備以及購(gòu)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、聲像器材等。檔案管理有專項(xiàng)資金，并且需要在建設(shè)工程預(yù)算當(dāng)中得以體現(xiàn)，資金的每一筆投入都要有所記錄；其次需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員的素質(zhì)不斷提升。“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”就是不錯(cuò)的方法，讓上級(jí)部門的檔案人員定期到該企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，開展多種形式的交流。當(dāng)然也可以讓該企業(yè)的檔案人員到其他的鐵路局進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也可以到其他的單元進(jìn)行學(xué)習(xí)，從諸多方面綜合提升檔案管理人員的能力。

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