現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理模式探索

廣東醫(yī)學(xué)院 李 思

教學(xué)檔案體現(xiàn)出教學(xué)與管理活動內(nèi)容的客觀素材，是評判教學(xué)能力及品質(zhì)的主要依據(jù)，記錄著高校建設(shè)及發(fā)展過程的內(nèi)容。傳統(tǒng)高校教學(xué)檔案大部分為紙質(zhì)材料，可是隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。為了順應(yīng)時代的步伐，高校應(yīng)當(dāng)建立符合現(xiàn)代化標(biāo)準的檔案管理模式。

一、高校教學(xué)檔案管理工作的特征

1.廣泛性。高校教學(xué)檔案包含了所有級別教育主管部門在教學(xué)創(chuàng)新、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)工作中的指示；學(xué)校為完成教學(xué)目標(biāo)而規(guī)定的所有與教學(xué)有關(guān)的制度、章程、條例；也包含了教學(xué)過程中的所有工作審查、評估；教學(xué)任務(wù)的編輯與完成狀況；專業(yè)與學(xué)科的設(shè)定、實驗室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學(xué)籍管理、各種賽事、得獎狀況、畢業(yè)生相應(yīng)材料等。

2.多樣性。多樣性指的是高校教學(xué)檔案的類別較多。由于高校教育教學(xué)的改革，使高校學(xué)科類別設(shè)置持續(xù)增加，各個學(xué)科相互間的界限愈發(fā)模糊，學(xué)科中的門類也逐漸細化，所有學(xué)科的融合性持續(xù)提高。這些在某種程度上決定了高校教學(xué)檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。

3.時間性。時間性指的是教學(xué)檔案存在相應(yīng)的時間順序。教學(xué)檔案在總體教學(xué)實踐中按照時間順序及教學(xué)活動進行材料組建，可以有效展現(xiàn)教學(xué)活動中的過程性與階段性。

二、高校教學(xué)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

1.管理人員意識及水平無法適應(yīng)教學(xué)檔案的管理所需。高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)活動主要環(huán)節(jié)與組織方式之一，依舊會對其在理解及認識方面具有誤區(qū)及不足，教學(xué)檔案管理人員在專業(yè)素養(yǎng)及能力方面需要提升。首先，有些教學(xué)檔案管理人員對教學(xué)檔案的地位缺乏充分的認識，也不明確教學(xué)檔案的功能及意義，僅將教學(xué)檔案視為教學(xué)材料的收集地，只是簡單地呈現(xiàn)教學(xué)過程，在管理及處置時也較為隨便，甚至在教學(xué)活動剛剛結(jié)束后，教學(xué)檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數(shù)為一線教師或行政人員，欠缺專業(yè)的管理檔案及管理教學(xué)的能力，無法確保教學(xué)檔案管理的實際效果。同時還有些人為兼職管理人員，并不能在時間和心理上符合教學(xué)檔案管理要求。

2.運行機制未順應(yīng)以人為本的觀念。有些高校在教學(xué)檔案管理的實際運行機制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機關(guān)化、行政化傾向，無法很好地體現(xiàn)以人為本的管理服務(wù)理念。雖然大力倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展觀，深入實施群眾路線實踐教育活動，高校也在教學(xué)檔案管理人員及管理部門中逐步樹立以人為本的理念，開始在教學(xué)檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務(wù)于師生，服務(wù)于教學(xué)活動及培養(yǎng)人才等環(huán)節(jié)?？墒窃趶慕虒W(xué)檔案的管理實踐方面來講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現(xiàn)象；僅注重管理材料，而不注重發(fā)揮其服務(wù)能力的現(xiàn)象；僅注重管理，而不注重發(fā)揮師生員工積極性的現(xiàn)象。從整體來看，學(xué)校教學(xué)檔案管理工作機制依然無法真正順應(yīng)新時期新理念的標(biāo)準。

3.在管理現(xiàn)狀、科學(xué)管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數(shù)高校具有教學(xué)檔案管理的相應(yīng)規(guī)定，有利于高校教學(xué)管理品質(zhì)及辦學(xué)規(guī)范程度的提升，發(fā)揮著重要的作用?？墒窃诮虒W(xué)檔案管理制度實施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學(xué)并規(guī)范化的管理教學(xué)檔案，體現(xiàn)出教學(xué)核心地位。可是有些高校受傳統(tǒng)理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學(xué)檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實不明確、制度不規(guī)范、檢查不改正的現(xiàn)象，隨意收集或修改教學(xué)檔案，教學(xué)檔案應(yīng)有的作用及地位并未得到有效的體現(xiàn)及肯定。有些現(xiàn)象與我國高等教育科學(xué)化、規(guī)范化、法治化進程存在一些距離，從某一層面而言，對我國高等教育的長期發(fā)展以及依法治理理念的執(zhí)行尤為不利。

三、高校教學(xué)檔案管理模式的現(xiàn)狀及問題

1.教學(xué)檔案管理體制不夠完善。長期以來許多高校并未在提升教學(xué)品質(zhì)上吝惜投入財力、物力及人力，可是往往卻對收集整理、研發(fā)運用教學(xué)檔案過于忽視，令教學(xué)檔案管理出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。這不但對高校檔案管理工作的開展不利，也對教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理質(zhì)量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學(xué)檔案管理章程，但卻存在許多問題。

2.教學(xué)檔案管理部門工作職責(zé)模糊。教學(xué)檔案在管理方面具有較強的分散性，工作量較大，教學(xué)檔案涵蓋院校的不同部門及不同院系。職能部門、人事處、教務(wù)處、財務(wù)處、學(xué)生處等部門均直接擔(dān)負或間接擔(dān)負管理教學(xué)的工作，都會建立教學(xué)檔案。由于高校各個部門之間欠缺良好的溝通，各自執(zhí)行教學(xué)檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責(zé)中包括所有內(nèi)容，因此，具有管理教學(xué)檔案職責(zé)模糊的問題。

3.管理人員欠缺專業(yè)性。以當(dāng)前的狀況而言，因為強化高校檔案管理工起步行相對較晚，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)檔案管理意識較為淡漠，并未充分認識到教學(xué)檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠?qū)I(yè)。大多數(shù)學(xué)校并未配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，身兼數(shù)職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過專業(yè)檔案管理工作的培訓(xùn)，對檔案管理業(yè)務(wù)及要求并不熟悉，令教學(xué)檔案管理工作空有標(biāo)準，實則并未嚴格執(zhí)行，成為紙上談兵。

4.并未真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價值。教學(xué)檔案的應(yīng)用價值既表現(xiàn)在教學(xué)評估工作中，將教學(xué)檔案資料當(dāng)作主要評估資料，權(quán)衡高校教學(xué)能力，體現(xiàn)高校教學(xué)品質(zhì)。還需在平時的教學(xué)管理當(dāng)中，通過查找教學(xué)檔案，運用教學(xué)檔案深化教學(xué)內(nèi)容，和教學(xué)方式改革?？墒莻鹘y(tǒng)教學(xué)檔案管理方式較為落后，主要進行手工操作，將紙張案卷作為載體進行采集、歸類和搜索。教學(xué)檔案收集不完整、不及時、不規(guī)范，都會降低教學(xué)檔案的水準，較難真正發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)用價值。

四、構(gòu)建高校教學(xué)檔案管理新模式

1.完善制度，確保教學(xué)檔案管理有理有據(jù)。做好制度建設(shè)工作尤為關(guān)鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學(xué)檔案的完整系統(tǒng)，以頂層設(shè)計入手，通過有效的方法，以檔案的內(nèi)容、目錄、不同級別需存檔的內(nèi)容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時間、存檔時限等不同內(nèi)容著手，規(guī)定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環(huán)節(jié)當(dāng)中，力爭所有工作均能夠有據(jù)可依。并且需創(chuàng)建相應(yīng)的借閱、移交管理制度，將管理程序規(guī)范化，將工作人員職責(zé)進一步明確。保障所有教學(xué)檔案的完整性。

2.分級管理，明確權(quán)責(zé)。當(dāng)前高校執(zhí)行的三級管理模式既有有利的一面，也有不利的一面?？墒且肓钜磺薪虒W(xué)檔案歸類至一個地方管理，在當(dāng)前的環(huán)境中，并不能執(zhí)行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現(xiàn)出當(dāng)前管理模式的優(yōu)勢，需要具備明確權(quán)責(zé)的頂層規(guī)劃。依照所有級別的利弊，對所有級別需掌管的內(nèi)容、范疇、職責(zé)、權(quán)利進行劃分，如此則能夠各取所需。

3.提升教學(xué)檔案管理信息化。在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展當(dāng)中，運用計算機已經(jīng)變成十分普遍的現(xiàn)象。創(chuàng)建數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的氛圍，將紙質(zhì)檔案為輔的全新檔案管理模式，已經(jīng)變成必然的趨勢。因此，身為學(xué)校，應(yīng)當(dāng)持續(xù)壯大資金、設(shè)施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設(shè)。并且檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)持續(xù)提升業(yè)務(wù)能力，掌握更多的計算機專業(yè)知識，快速順應(yīng)當(dāng)前的形式，積極融入到教學(xué)檔案管理的改革當(dāng)中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學(xué)校檔案管理工作的總體能力。

五、結(jié)束語

由于高校在規(guī)模上持續(xù)壯大，令教學(xué)檔案翻倍增長，檔案在借閱、查詢、編排等方面的工作量也迅速增加，如果對信息化方式不利，將較難順應(yīng)當(dāng)前的時代標(biāo)準。并且，隨著高校教學(xué)改革的深入，教學(xué)檔案信息的所需也逐漸擴大，檔案部門必須轉(zhuǎn)變原本的被動服務(wù)形式，加大服務(wù)渠道，改革服務(wù)方式，逐漸完成簡化收集整理，加強檢索功能，提升服務(wù)品質(zhì)的要求。

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