如何管理電腦資料？4招教你擺脫混亂

鐘佳德

身處信息時(shí)代，是一種幸福，因?yàn)槲覀兛梢院芰畠r(jià)地獲取大量免費(fèi)的資料。但是當(dāng)我們獲得的資料越來(lái)越多的時(shí)候，資料的管理卻往往讓很多人頭疼。電腦是我們存儲(chǔ)資料的重要工具，如何整理并管理好電腦的資料便成為很多人關(guān)注的問(wèn)題。本期小編就為大家總結(jié)了4個(gè)整理電腦資料的妙招，讓大家擺脫資料管理混亂的窘狀。

合理構(gòu)建文件夾結(jié)構(gòu)

電腦是以文件夾的形式存儲(chǔ)資料的，文件夾便是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)管理電腦資料至關(guān)重要。因此，建立科學(xué)且適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，是管理電腦資料的第一步。

文件夾是用來(lái)組織和管理磁盤(pán)文件的一種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。其一般采用多層次結(jié)構(gòu)（樹(shù)狀結(jié)構(gòu)），在這種結(jié)構(gòu)中每一個(gè)磁盤(pán)有一個(gè)根文件夾，它包含若干文件和文件夾。

在創(chuàng)建文件夾結(jié)構(gòu)時(shí)需要注意，首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類(lèi)別是建立結(jié)構(gòu)的前提。其次，要保證文件夾的層級(jí)數(shù)不要超過(guò)4級(jí)別，文件夾數(shù)量不宜超過(guò)100個(gè)，而且文件夾結(jié)構(gòu)一旦建成，就需要長(zhǎng)期堅(jiān)持，不要輕易修改和破壞結(jié)構(gòu)層次。

此外，文件夾建立需遵循以下原則：1、每級(jí)目錄盡量控制在7個(gè)文件夾左右，尤其是根目錄不宜太多。2、假想任何文件都能夠找到歸屬。比如朋友臨時(shí)傳來(lái)一張圖片，你應(yīng)該放到那里。3、每個(gè)文件夾下都預(yù)留一個(gè)臨時(shí)文件夾，以防當(dāng)新接收到的文件因?yàn)椴恢廊绾螝w類(lèi)而導(dǎo)致根目錄無(wú)限擴(kuò)張。

讀者們可以根據(jù)文件夾建立原則，結(jié)合mindmanager（思維導(dǎo)圖）設(shè)計(jì)屬于自己的文件夾結(jié)構(gòu)。mindmanager（思維導(dǎo)圖）的結(jié)構(gòu)與文件夾的層次結(jié)構(gòu)相同，均采用多層次結(jié)構(gòu)（樹(shù)狀結(jié)構(gòu)），這有助于我們形成符合自己的文件夾結(jié)構(gòu)。

科學(xué)命名文件

存儲(chǔ)的資料最重要的就是找到它們?yōu)樽约核?，因此，正確尋找到資料是我們管理資料的目的。目前，電腦本身也具備搜索信息資料的功能，也有很多實(shí)用的文件搜索管理軟件供使用，比如能快速搜索到電腦信息資料的Everything軟件。但是所有搜索工具均依據(jù)文件的命名進(jìn)行搜索，用戶也是使用關(guān)鍵詞等進(jìn)行信息資料的搜索，因此科學(xué)命名文件就顯得尤為重要。

為文件夾和文件命名沒(méi)有固定的形式，用戶可以根據(jù)自己的喜好進(jìn)行設(shè)置。但是科學(xué)命名文件卻需要遵循一些原則。比如：命名規(guī)則統(tǒng)一、名稱直觀簡(jiǎn)短、可排序性等。

命名規(guī)則統(tǒng)一，即用戶需要定制一個(gè)符合自己習(xí)慣的命名規(guī)則，每個(gè)文件命名時(shí)候均含有相同的規(guī)范模式，比如：所有文件均按照“數(shù)字”+“-”+“名稱”的格式命名，如01-演講比賽；02-書(shū)法比賽。依據(jù)統(tǒng)一的模式命名，既可以讓用戶快速地搜索文件關(guān)鍵詞而找到文件，也可以讓文件進(jìn)行排序管理，方便用戶查看。不過(guò)用戶一旦確定了命名模式就不要更改，要堅(jiān)持使用，這樣才會(huì)有效果。

名稱直觀簡(jiǎn)短，即要求用戶在命名文件時(shí)盡量讓文件名稱簡(jiǎn)短且能體現(xiàn)文件的內(nèi)容性質(zhì)，讓人一看到這個(gè)文件名稱就大概知道文件的內(nèi)容。

可排序性，即文件名稱中有能讓電腦進(jìn)行降序或者升序排列的符合名稱，比如數(shù)字、日期等。我們可以加一些特殊的標(biāo)示符，如在文件名稱前加上一個(gè)“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面讓經(jīng)常使用的文件排在前面。充分利用排序管理文件能大大提升查找資料的效率。

當(dāng)然用戶也可以在命名文件時(shí)增加關(guān)鍵詞，比如圖片文件，統(tǒng)一按照“數(shù)字”+“-”+“圖片”+“文件名稱”的方式命名，如：“01-圖片-春節(jié)燒烤”；音樂(lè)文件，則可以統(tǒng)一按照“數(shù)字”+“-”+“音樂(lè)”+“文件名稱”的方式命名，如“00-音樂(lè)-XX專(zhuān)輯”。用戶可以根據(jù)自己的喜好合理界定關(guān)鍵詞，便于自己搜索和整理。

如圖所示，該文件夾的命名方式統(tǒng)一采用“數(shù)字”+“文件名稱”的形式統(tǒng)一命名，然后其“文件名稱”是根據(jù)文件夾內(nèi)容進(jìn)行命名，讓人直觀地了解該文件夾里面的大致內(nèi)容。文件名稱中含有數(shù)字，因此可以對(duì)文件進(jìn)行排序管理。

善用搜索工具整理信息

在整理資料的時(shí)候，搜索工具就必不可少了。合理運(yùn)用搜索工具，將會(huì)大大提升整理資料的效率。小編在這里為大家介紹windows自帶的搜索工具和Everything軟件。希望對(duì)大家整理資料時(shí)能有所幫助。

以前的windows系統(tǒng)，電腦自身的搜尋體驗(yàn)并不好，但自從vista之後，受到google desktop search的刺激，微軟的自身搜索已經(jīng)很強(qiáng)了，速度可以比擬網(wǎng)絡(luò)搜索。右圖小編使用XP系統(tǒng)為大家演示下其自帶的搜索功能。

當(dāng)然，windows自帶的搜索工具需要用戶提前知道文件或文件夾的名稱的關(guān)鍵字，這樣才有助于用戶快速搜索到想尋找的資料。但是對(duì)于不知道名稱的文件就比較難搜索。因此小編在這里為大家演示一款快速搜索到電腦資料的Everything軟件。Everything是速度最快的文件搜索軟件，其速度之快令人震驚，百G硬盤(pán)幾十萬(wàn)個(gè)文件，可以在幾秒鐘之內(nèi)完成索引。

當(dāng)然，使用Everything軟件也要注意搜索技巧，這樣可以讓我們的搜索工作事半功倍。在Everything的搜索框中可以輸入多個(gè)關(guān)鍵詞，以空格分開(kāi)，表示“與”，表示搜索結(jié)果要包括全部關(guān)鍵詞。對(duì)應(yīng)“與”的還有“或”（OR）運(yùn)算，用半角豎線表示：|。當(dāng)你不確信關(guān)鍵詞的準(zhǔn)確描述時(shí)，這種方式非常有用。

巧用云存儲(chǔ)

電腦的硬盤(pán)容量都是有限的，如果不做好整理工作，很容易讓電腦的存儲(chǔ)空間爆滿，嚴(yán)重影響使用體驗(yàn)。對(duì)于電腦上的資料，我們還可以巧用云存儲(chǔ)工具為自己的電腦“減負(fù)”。目前，云存儲(chǔ)技術(shù)已經(jīng)發(fā)展得較為成熟，主流的云存儲(chǔ)工具包括百度云、115盤(pán)、360云盤(pán)等。用戶可以根據(jù)自身的喜好，選擇一個(gè)適合自己的云存儲(chǔ)工具整理電腦上的資料。

當(dāng)然，使用云存儲(chǔ)工具整理資料也需要注意一些技巧與細(xì)節(jié)。比如，要遵循構(gòu)建科學(xué)文件夾結(jié)構(gòu)、科學(xué)命名文件、加密文件。也許很多人問(wèn)為何需要加密文件，那是因?yàn)樵拼鎯?chǔ)畢竟存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以，適當(dāng)?shù)奈募用芸梢杂行Ы档臀募孤兜娘L(fēng)險(xiǎn)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，樹(shù)立信息安全意識(shí)還是很重要的。

小編在此以360云盤(pán)作為例子演示一下如何運(yùn)用云存儲(chǔ)為電腦“減負(fù)”。360云盤(pán)有個(gè)好處就是空間足夠大，用戶可以將其作為存儲(chǔ)自己一些不太重要卻有用的文件。當(dāng)然上傳的所有文件需要適度進(jìn)行加密。

靈活利用云盤(pán)可以有效實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)自己電腦上的資料，當(dāng)然使用云盤(pán)存儲(chǔ)資料需要做好加密工作，除了壓縮軟件自帶的加密功能，用戶也可以選擇其它加密軟件對(duì)資料文件進(jìn)行加密。當(dāng)然為了防止信息資料丟失，用戶可以將文件同時(shí)存放一份至另外一個(gè)品牌的云盤(pán)中，實(shí)現(xiàn)備份。小編不建議使用云盤(pán)自身的備份功能。