舞陽鋼鐵銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制淺析

□文/高瑞霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)河北·石家莊）

舞陽鋼鐵銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制淺析

□文/高瑞霞

（河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)河北·石家莊）

［提要］伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都有著很大程度的發(fā)展和變化。鋼鐵企業(yè)作為我國(guó)的支柱產(chǎn)業(yè)，處于非常重要的位置。但是，由于鋼鐵企業(yè)原料資源的緊缺以及鋼鐵行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力的不斷加大，使得鋼鐵企業(yè)自身的發(fā)展面臨著重重困難和挑戰(zhàn)。本文通過分析舞鋼鋼鐵銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的特點(diǎn)以及目前所存在的問題，并提出幾點(diǎn)建議。

內(nèi)部控制；銷售與收款；預(yù)收賬款

收錄日期：2015年7月7日

一、舞陽鋼鐵有限公司概述

河北鋼鐵集團(tuán)舞陽鋼鐵有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱舞鋼）地處于河南省平頂山市，是我國(guó)首家寬厚鋼板生產(chǎn)和科研基地，我國(guó)重要的寬厚鋼板國(guó)產(chǎn)化替代進(jìn)口基地，中國(guó)500強(qiáng)企業(yè)，河南省重要的利稅大戶?，F(xiàn)有資產(chǎn)總額132億元，職工一萬余人。具有年產(chǎn)鋼500萬噸、寬厚鋼板300萬銷售收入百億元以上的綜合實(shí)力。

舞鋼于1970年建廠，原為國(guó)防軍工項(xiàng)目。1978年9月，曾經(jīng)號(hào)稱我國(guó)“軋機(jī)之王”的舞鋼4，200mm寬厚板軋機(jī)建成投產(chǎn)，一舉結(jié)束了中國(guó)不能生產(chǎn)特寬特厚鋼板的歷史。1997年9月，舞鋼由原冶金工業(yè)部直屬企業(yè)改制為邯鋼集團(tuán)控股的有限責(zé)任公司，2008年6月加入國(guó)內(nèi)的鋼鐵集團(tuán)——河北鋼鐵集團(tuán)。

二、舞陽鋼鐵銷售與收款的內(nèi)部控制

（一）舞鋼銷售業(yè)務(wù)控制流程。舞鋼銷售管理的主要流程有以下六個(gè)基本環(huán)節(jié)：

1、處理訂單。僅接受在信用額度內(nèi)的訂單，新顧客需要提交客戶信息，包括稅務(wù)登記本副本、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、開票信息復(fù)印件，新顧客提交的信息資料交于合同管理科保管存檔，信息管理員將新顧客的有關(guān)信息錄輸入產(chǎn)銷系統(tǒng)，建立顧客檔案，并進(jìn)行合同編號(hào)。對(duì)于新顧客的初次訂單，必須100%支付貨款。

2、管理層核準(zhǔn)銷售訂單和條件。接受訂單，由公司銷售經(jīng)理簽字確認(rèn)訂單，客戶需預(yù)付30%～0%的貨款，新客戶先支付貨款再發(fā)貨。價(jià)格銷售部有統(tǒng)一價(jià)，實(shí)行議價(jià)制度。特殊情況，由銷售部各處室提出基礎(chǔ)價(jià)格，銷售部領(lǐng)導(dǎo)、主管銷售經(jīng)理、公司價(jià)格科有關(guān)人員參與議價(jià)。

3、確保已記錄的銷售訂單的內(nèi)容準(zhǔn)確。業(yè)務(wù)員與客戶簽訂合同后，由合同科審核價(jià)格等合同條款與支持性文件是否相符。信息管理員負(fù)責(zé)將顧客采購(gòu)訂單和銷售合同信息輸入合同信息管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成連續(xù)編號(hào)的銷售訂單（此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)）。每周，信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的銷售訂單，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況將進(jìn)行檢查。每周，應(yīng)收賬款記賬員匯總本周內(nèi)所有簽訂的銷售合同，并與銷售訂單核對(duì)，編制銷售信息報(bào)告。如有不符，應(yīng)收賬款記賬員將通知信息管理員，與其共同調(diào)查該事項(xiàng)。

4、確保已記錄的銷售退回、折扣與折讓均為真實(shí)發(fā)生的。舞鋼公司收到顧客提出的異議報(bào)告（函電或信件）后，及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)、登記。凡客戶提出的各類異議，必須具有合同號(hào)、生產(chǎn)號(hào)、鋼種、規(guī)格、噸位等原始資料。市場(chǎng)部根據(jù)客戶提出的異議情況，考慮是否需要派人去現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)異議是否屬實(shí)。經(jīng)核實(shí)異議確屬舞鋼公司的責(zé)任，匯報(bào)給舞鋼公司市場(chǎng)部，舞鋼公司將通過降價(jià)、降級(jí)、補(bǔ)貨、退貨、修補(bǔ)、判廢、沖重、退款、調(diào)換等處理方式來制定具體的處理異議方案，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于客戶要求退貨、退款的，雙方確定好退貨噸位及價(jià)格的，客戶申請(qǐng)開具紅字增值稅專用發(fā)票，并將“開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單”寄予舞鋼公司市場(chǎng)部，市場(chǎng)部將處理結(jié)果通知銷售部合同科，合同科打印出“異議處理通知單”將其與客戶方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單一并送至銷售部結(jié)算科，結(jié)算科開具增值稅銷項(xiàng)負(fù)數(shù)專用發(fā)票，并辦理沖賬手續(xù)，調(diào)整應(yīng)收賬款明細(xì)賬。

5、確保已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓均已記錄。定期公司會(huì)指派相關(guān)業(yè)務(wù)員與顧客對(duì)賬，如有差異業(yè)務(wù)員會(huì)及時(shí)查找發(fā)貨單等資料進(jìn)行調(diào)查和處理。確認(rèn)已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓均記錄于適當(dāng)期間。業(yè)務(wù)員×××接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續(xù)編號(hào)的顧客索賠處理表。確認(rèn)市場(chǎng)部、合同科均有已處理臺(tái)賬，每月進(jìn)行核對(duì)，異議臺(tái)賬按單位及日期依次統(tǒng)一編號(hào)，相互核對(duì)；對(duì)于已發(fā)生的銷售退回、折扣與折讓要準(zhǔn)確記錄，如調(diào)查結(jié)果表明需調(diào)整賬務(wù)記錄，應(yīng)收賬款主管將編制應(yīng)收賬款調(diào)節(jié)表和調(diào)整建議，連同應(yīng)收賬款賬齡分析報(bào)告一并交至?xí)?jì)主管復(fù)核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

6、壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提。確保準(zhǔn)確計(jì)提壞賬準(zhǔn)備和核銷壞賬，并記錄于適當(dāng)期間，公司董事會(huì)制訂并批準(zhǔn)了應(yīng)收賬款壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法和計(jì)提比例的會(huì)計(jì)估計(jì)。每年末，銷售部根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)、債務(wù)單位的實(shí)際財(cái)務(wù)狀況和現(xiàn)金流量的情況，以及其他相關(guān)信息，編寫應(yīng)收賬款可收回性分析報(bào)告，考慮應(yīng)記錄于適當(dāng)期間的壞賬準(zhǔn)備，交財(cái)務(wù)部復(fù)核。應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)根據(jù)應(yīng)收賬款可收回性分析報(bào)告，分析壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提比例是否較原先的估計(jì)發(fā)生較大變化。如發(fā)生較大變化，會(huì)計(jì)主管編寫會(huì)計(jì)估計(jì)變更建議，經(jīng)舞鋼公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。

（二）舞鋼收款業(yè)務(wù)內(nèi)控流程

1、確保收款是真實(shí)發(fā)生的。由會(huì)計(jì)主管審核收款、付款憑證，主管領(lǐng)導(dǎo)審批付款審批。

2、準(zhǔn)確記錄收款。應(yīng)收賬款記賬員將編制收款憑證，并附相關(guān)單證，如銀行結(jié)匯水單、銀行到款通知單等，提交會(huì)計(jì)主管復(fù)核。在完成對(duì)收款憑證及相關(guān)單證的復(fù)核后，會(huì)計(jì)主管在收款憑證上簽字，作為復(fù)核證據(jù)，并在所有支持文件上加蓋“核銷”印戳。出納員根據(jù)經(jīng)復(fù)核無誤的收款憑證及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

3、監(jiān)督應(yīng)收賬款及時(shí)收回。月末，應(yīng)收賬款主管編制應(yīng)收賬款賬齡報(bào)告，內(nèi)容包括應(yīng)收賬款總額、應(yīng)收賬款明細(xì)賬合計(jì)數(shù)以及應(yīng)收賬款明細(xì)賬與顧客對(duì)賬單（業(yè)務(wù)員拿回）的核對(duì)情況。如有差異，應(yīng)收賬款主管將立即進(jìn)行調(diào)查。如調(diào)查結(jié)果表明需調(diào)整賬務(wù)記錄，應(yīng)收賬款主管將編制應(yīng)收賬款調(diào)節(jié)表和調(diào)整建議，連同應(yīng)收賬款賬齡分析報(bào)告一并交至?xí)?jì)主管復(fù)核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。

（三）銷售與收款業(yè)務(wù)控制特點(diǎn)

1、銷售政策制定控制。銷售部嚴(yán)格按照公司制定的《鋼鐵產(chǎn)品價(jià)格管理》辦法執(zhí)行相關(guān)銷售政策。該文件明確了價(jià)格管理的基本原則、產(chǎn)品價(jià)格制定依據(jù)、價(jià)格管理領(lǐng)導(dǎo)小組和市場(chǎng)營(yíng)銷室職責(zé)、價(jià)格管理范圍，并通過價(jià)格管理流程來規(guī)范公司鋼鐵產(chǎn)品的價(jià)格制定，通過對(duì)各類產(chǎn)品的年度目標(biāo)基價(jià)制定和日常價(jià)格調(diào)整的管理方式，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，形成公司的基價(jià)庫。

2、客戶信用控制。銷售部制定了信用風(fēng)險(xiǎn)管理崗位和職責(zé)，信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程，根據(jù)客戶信用評(píng)級(jí)方法和客戶信用授信表，建立客戶信用檔案。

3、收款控制。舞鋼采用的是銷售預(yù)收款制度，這就保證了企業(yè)的現(xiàn)金流。收款作業(yè)是由財(cái)務(wù)在收到客戶的支票、匯票、商票、本票、信用卡或電子匯兌的款項(xiàng)，進(jìn)行相關(guān)財(cái)務(wù)處理的過程。對(duì)收款作業(yè)，銷售公司、進(jìn)出口公司財(cái)會(huì)處首先從崗位上對(duì)收款人員和填寫進(jìn)賬單人員進(jìn)行分離；其次在銷售收款子系統(tǒng)中完成該作業(yè)，其主要流程和控制措施為：根據(jù)訂貨政策，每收到一筆款項(xiàng)，先由系統(tǒng)生成連續(xù)編號(hào)的收款單，再向普通會(huì)計(jì)系統(tǒng)拋賬，生成會(huì)計(jì)憑證。同時(shí)，銷售資金管理也對(duì)預(yù)收款的補(bǔ)合約欠款和退余款進(jìn)行了明確規(guī)定。

三、銷售與收款控制中存在的問題和建議

（一）銷售與收款控制中存在的問題

1、缺乏內(nèi)部控制評(píng)價(jià)制度。內(nèi)部控制評(píng)價(jià)是內(nèi)部控制的重要組成部分，對(duì)內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，是優(yōu)化內(nèi)部控制自我監(jiān)督機(jī)制的一項(xiàng)重要制度安排，是內(nèi)部控制的重要組成部分。五部委制定的《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》對(duì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的原則、內(nèi)容、程序和報(bào)告要求等方面進(jìn)行了規(guī)范，內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的模式、組織形式、具體評(píng)價(jià)內(nèi)容等則由企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況確定。而舞鋼對(duì)這一評(píng)價(jià)機(jī)制是缺失的，沒有相應(yīng)的文件和制度。

2、缺少高度信息化系統(tǒng)。舞鋼在銷售環(huán)節(jié)只有合同管理的系統(tǒng)，并且軟件版本過低，一些合同的相信信息并不能錄入進(jìn)去，這導(dǎo)致一旦企業(yè)的銷售合同丟失，則相應(yīng)的客戶、訂單信息則無法查詢，這不利于企業(yè)的銷售后期工作的開展。

3、銷售人員對(duì)內(nèi)控的重視程度不夠。許多的財(cái)務(wù)人員都已經(jīng)很好的普及了內(nèi)控知識(shí)，并且在工作過程中能很好的運(yùn)用，但是由于舞鋼銷售人員流動(dòng)性較強(qiáng)，在新員工的入職過程中并沒有做好相應(yīng)的內(nèi)部控制培訓(xùn)，導(dǎo)致企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)過程中，由于銷售人員的個(gè)人行為導(dǎo)致喪失企業(yè)的客戶給企業(yè)帶來損失。

（二）完善舞鋼銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制對(duì)策建議

第一，完善內(nèi)部控制評(píng)價(jià)機(jī)制。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》的規(guī)定，考慮上述因素和自身實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，舞鋼構(gòu)建了“自評(píng)+復(fù)評(píng)”的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)模式?！皟?nèi)控自評(píng)”強(qiáng)調(diào)自主性，遵循自我發(fā)現(xiàn)、自我改進(jìn)的工作機(jī)制，發(fā)揮自評(píng)主體的主觀能動(dòng)性。“內(nèi)控復(fù)評(píng)”側(cè)重監(jiān)督評(píng)價(jià)與輔導(dǎo)，遵循獨(dú)立復(fù)評(píng)、專業(yè)指導(dǎo)的工作原則，在檢查評(píng)價(jià)“內(nèi)控自評(píng)”的規(guī)范性與有效性并查找內(nèi)控缺陷的同時(shí)，提供專業(yè)輔導(dǎo)，促進(jìn)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)意識(shí)和技能的持續(xù)提高。

第二，加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入了信息化時(shí)代，企業(yè)管理信息化已經(jīng)成了一種非常普遍的現(xiàn)象，良好的信息系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的決策水平，能夠有效的提高內(nèi)部控制的執(zhí)行效率。升級(jí)操作軟件，使收款項(xiàng)與合同項(xiàng)對(duì)應(yīng)，以便對(duì)收款進(jìn)行控制。

第三，加強(qiáng)員工的內(nèi)部控制教育。銷售人員是銷售部門的核心人員，是銷售部門的發(fā)動(dòng)機(jī)，如果銷售人員對(duì)內(nèi)部控制意識(shí)薄弱將會(huì)給公司帶來了巨大的損失。內(nèi)部控制的教育應(yīng)盡快在公司銷售內(nèi)部開展，主要內(nèi)容為內(nèi)部控制的基本原理與內(nèi)部控制在本公司之中的具體運(yùn)用與實(shí)施，加深銷售人員對(duì)內(nèi)部控制的理解與認(rèn)識(shí)，從而明確內(nèi)部控制中有關(guān)責(zé)任劃分、職權(quán)分離的意義，以理論知識(shí)帶動(dòng)實(shí)踐，同樣以現(xiàn)實(shí)公司中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制不足以形成學(xué)習(xí)理論，充分將理論與實(shí)踐相結(jié)合，將內(nèi)部控制中的優(yōu)秀理念融入公司的管理之中，從而真正建立起內(nèi)部控制體系，防范由于銷售收款內(nèi)部控制不善而給公司帶來的風(fēng)險(xiǎn)與損失。

主要參考文獻(xiàn)：

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［3］企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號(hào)——銷售業(yè)務(wù).

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