淺析檢察檔案管理工作存在的問題、原因及對(duì)策

程盼盼

隨著社會(huì)法治進(jìn)程的加快,人們的法律意識(shí)、檔案意識(shí)逐漸加強(qiáng),人民檢察院的檔案也將發(fā)揮出更大的作用,但我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到目前檢察院的檔案管理工作還存在許多問題與不足,有待我們針對(duì)其原因提出對(duì)策。

一、檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案整理、裝訂、歸檔不及時(shí)。

(二)檔案室保管條件比較差。

(三)檔案人員業(yè)務(wù)水平相對(duì)比較低。

二、問題產(chǎn)生的原因

(一)檔案意識(shí)不強(qiáng),檔案法制觀念淡薄。人民檢察院檔案在工作中的重要性是不言而喻的,但由于我國法律體系的不是很健全,加上有些辦案人員檔案意識(shí)不強(qiáng)等原因,對(duì)檔案工作重視還不夠,檔案意識(shí)薄弱,監(jiān)督力度不強(qiáng),未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證,雖然把檔案工作列入年度工作計(jì)劃,也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí),但真正把檔案管理工作作為部門工作有效機(jī)制來抓方面還存在缺陷。各科室檔案沒有及時(shí)整理、裝訂、歸檔,移交綜合檔案室,而是放置在各職能科室。通常情況下,科室形成的各類檔案在一年內(nèi)務(wù)必整理、裝訂、歸檔集中到綜合檔案室保管,各科室不能自行保管。

(二)檔案硬件設(shè)備不齊全。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一方面要改善檔案裝備條件,擴(kuò)充庫房容量;要改善檔案保管條件,配備空調(diào)、微機(jī)、除濕設(shè)備、消毒設(shè)備,最大限度地保護(hù)好檔案,盡可能延長(zhǎng)檔案的壽命;另一方面要提高科學(xué)管理檔案的現(xiàn)代化水平,采用微機(jī)管理檔案,并與其他部門形成網(wǎng)絡(luò),建立便捷的歸檔登記、查借檔登記和檢索工具,使檔案管理更加科學(xué)化。

(三)檔案管理制度有待健全。我國《檔案法》中明確指出:“各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度”。檢察檔案也有一個(gè)發(fā)生、發(fā)展和提高的過程,就其程序而言也有收集、整理、鑒定、檢索和提供利用等各項(xiàng)工作,因此,科學(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有完善的工作體制和較現(xiàn)代化的工作手段,還需要建立健全完善的制度體系。

三、問題解決的對(duì)策

(一)提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理意識(shí)。一是從加強(qiáng)檔案宣傳上入手,利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育,使廣大干警充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性,落實(shí)好依法執(zhí)政、依法治檔的工作機(jī)制。二是加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)我院成立了檢察長(zhǎng)任組長(zhǎng)、辦公室主任為副組長(zhǎng),各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。辦公室主任負(fù)責(zé)具體工作,檔案室歸口辦公室統(tǒng)一管理,切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍,及時(shí)分析研究解決檔案工作遇到的問題,并把檔案工作列入本部門年度考核范圍,為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境。三是要圍繞檔案“及時(shí)、完整、統(tǒng)一”的要求,做好檔案收集及管理工作,完善歸檔檔案的內(nèi)容。作為檔案人員要注重平時(shí)檔案收集工作,了解有關(guān)本部各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動(dòng)態(tài)規(guī)律,爭(zhēng)取檔案收集工作的主動(dòng)權(quán),以便及時(shí)將有關(guān)科室形成的檔案立卷歸檔,統(tǒng)一管理,確保檔案種類、內(nèi)容真實(shí)完整。四是做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作,解決他們的實(shí)際問題,為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái),使他們能安心本職工作,從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)克服經(jīng)費(fèi)上的困難,完善設(shè)施,改善檔案管理環(huán)境。檔案管理的好與壞,直接影響到檔案的壽命,為此,作為單位檔案室必須嚴(yán)格按照《國家檔案法》檔案保管標(biāo)準(zhǔn)要求,完善單位檔案室保管條件。要進(jìn)一步加大對(duì)本單位檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入,嚴(yán)格按檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求,不斷完善檔案室的保管條件,做到檔案室統(tǒng)一整齊規(guī)范。院領(lǐng)導(dǎo)在資金緊張的情況下,想方設(shè)法,多方籌集資金,針對(duì)管理要求,設(shè)置閱覽室和辦公室,配置了專門電腦,購買了檔案箱柜、溫濕度計(jì)、滅火器等,并為庫房安裝了防盜鐵門、鐵窗,使庫房達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠,保證了“三鐵”、“八防”措施的落實(shí),加強(qiáng)了檔案資料的安全性,為檔案目標(biāo)管理上檔次、上水平創(chuàng)造了有利的物質(zhì)條件。

(三)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提升檔案管理水平。當(dāng)前,有一支相對(duì)穩(wěn)定而有發(fā)展的檔案隊(duì)伍,還不能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要。隨著社會(huì)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化,高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中,因此,提高檔案人員的素質(zhì),加快檔案工作科技進(jìn)步,是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn),在注重實(shí)用性上下工夫。二是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員再教育,促使他們努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和科學(xué)技術(shù),提高檔案管理的水平,要對(duì)本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等做到心中有數(shù)。同時(shí),要結(jié)合檔案工作實(shí)際,創(chuàng)造性地開拓檔案工作新思路,適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要,要積極做好檔案信息開發(fā)利用工作,提高檔案利用率,更好地為部門領(lǐng)導(dǎo)、基層群眾服務(wù),為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

(編輯/穆楊)