企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探討

郝栗

（吉林省大安市企業(yè)職工檔案室，吉林大安131300）

企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理問(wèn)題與對(duì)策探討

郝栗

（吉林省大安市企業(yè)職工檔案室，吉林大安131300）

企業(yè)職工檔案主要是記錄職工的政治面貌、個(gè)人籍貫和工作經(jīng)歷等資料，與職工的職稱評(píng)定、養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)以及工資和晉級(jí)等有關(guān)。通過(guò)介紹企業(yè)流動(dòng)的職工檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)流動(dòng)的職工檔案提出管理對(duì)策。

流動(dòng)職工；檔案管理；對(duì)策

1 企業(yè)流動(dòng)職工的檔案管理現(xiàn)狀

近幾年，各級(jí)勞動(dòng)部門和檔案管理部門都相應(yīng)的制定了一些檔案管理規(guī)定，在不同程度上開(kāi)展企業(yè)流動(dòng)職工的檔案管理活動(dòng)，不斷促進(jìn)職工的合理流動(dòng)?？墒?，在某些單位、某些部門仍不同程度地存在著與國(guó)家檔案管理政策不相符的問(wèn)題。

1.1 檔案材料不齊全

主要表現(xiàn)在職工檔案里個(gè)別材料丟失，個(gè)別材料沒(méi)有入檔，特別是一些比較重要的材料，如學(xué)歷證、職稱證、工資和養(yǎng)老金的個(gè)人賬戶等多方面材料缺失，沒(méi)有將檔案憑證依據(jù)的作用發(fā)揮出來(lái)，不能客觀地反映出個(gè)人檔案信息的全貌。

1.2 檔案轉(zhuǎn)移交接混亂

有一些單位沒(méi)有將流動(dòng)職工的檔案及時(shí)交給當(dāng)?shù)貏趧?dòng)就業(yè)管理機(jī)構(gòu)，而是將檔案交給流動(dòng)職工個(gè)人保管，有一些檔案在郵寄傳遞時(shí)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，有些檔案在交接時(shí)間上拖延，甚至有些職工到新企業(yè)工作之后仍沒(méi)有辦理檔案移交手續(xù)。

1.3 檔案管理不規(guī)范

檔案里的材料由個(gè)人自由存放，有一些企業(yè)職工被單位除名、辭退、解除勞動(dòng)合同之后，該員工的檔案沒(méi)有遵從相關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交，仍由職工本人自己保管，出現(xiàn)檔案丟失、涂改和不及時(shí)續(xù)檔現(xiàn)象。

1.4 檔案的內(nèi)容被人為泄露

檔案的內(nèi)容被泄露主要是個(gè)別的勞動(dòng)人事人員、檔案管理人員沒(méi)有按照工作紀(jì)律，對(duì)檔案里的內(nèi)容隨便泄露和議論，給檔案管理工作帶來(lái)不良影響。

1.5 檔案管理制度不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求

有些企業(yè)的職工檔案由許多部門一起管理，各個(gè)部門的職責(zé)會(huì)出現(xiàn)重疊管理現(xiàn)象。人事部門管理干部檔案，多數(shù)的企業(yè)會(huì)管理合同制的工人檔案。但是，下崗、失業(yè)和自謀職業(yè)以及破產(chǎn)的企業(yè)職工的檔案會(huì)交給勞動(dòng)保障局進(jìn)行代理管理。該種管理的方式，與當(dāng)前實(shí)行全員勞動(dòng)合同制度相悖，會(huì)給企業(yè)對(duì)職工的基礎(chǔ)管理帶來(lái)很多麻煩，不利于保障企業(yè)職工的個(gè)人利益，不能夠促進(jìn)勞動(dòng)力的合理流動(dòng)，妨礙規(guī)范勞動(dòng)力市場(chǎng)。一些國(guó)有企業(yè)進(jìn)行制度改革之后，對(duì)于企業(yè)檔案的管理重視程度在減少，企業(yè)職工檔案無(wú)人管理，有時(shí)出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，企業(yè)職工在進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)時(shí)，找不到檔案或是將檔案長(zhǎng)時(shí)間放在某一個(gè)人手里，有些企業(yè)負(fù)責(zé)人為了達(dá)到控制職工的目的，私自扣押?jiǎn)T工檔案，等等。出現(xiàn)這樣的問(wèn)題會(huì)給檔案管理工作的嚴(yán)肅性帶來(lái)很壞影響，并且會(huì)侵害企業(yè)職工的個(gè)人利益。

2 加強(qiáng)企業(yè)流動(dòng)職工檔案管理的對(duì)策

2.1 創(chuàng)新管理方式

企業(yè)檔案管理制度要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和新型的勞動(dòng)力發(fā)展需要相適應(yīng)，從多級(jí)分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理，有條件的大中型企業(yè)需要由勞動(dòng)保障部門進(jìn)行指導(dǎo)，將檔案管理工作獨(dú)立分開(kāi)，小型企業(yè)和個(gè)體、私營(yíng)以及外資企業(yè)職工的檔案主要是由勞動(dòng)保障部門勞動(dòng)事務(wù)代理中心進(jìn)行管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將個(gè)人檔案、失業(yè)和養(yǎng)老保險(xiǎn)建立好，這樣，可以保障企業(yè)員工個(gè)人檔案的安全管理，同時(shí)，還能夠方便企業(yè)對(duì)職工的管理，杜絕企業(yè)檔案管理過(guò)程中的不良現(xiàn)象，并且還能將勞動(dòng)保障部門的服務(wù)功能充分發(fā)揮出來(lái)，提高其辦事效率。

2.2 加大執(zhí)法監(jiān)督力度

要糾正和克服現(xiàn)在檔案管理工作的有章不循、管理制度無(wú)章可循的現(xiàn)象。相關(guān)的主管部門，尤其是勞動(dòng)保障部門，一定要依照法律法規(guī)，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，做到有法必究、堅(jiān)持原則和令行禁止。例如，在進(jìn)行檔案收集和鑒別的時(shí)候要注意內(nèi)容的真實(shí)性，文字是不是清楚，檔案的材料是否完整和齊全。在進(jìn)行檔案整理時(shí)禁止發(fā)生私自涂改檔案的行為，進(jìn)行技術(shù)加工時(shí)要保持檔案的原貌，不能任意縮小和擴(kuò)大范圍。保管檔案時(shí)，與檔案管理無(wú)關(guān)的人員不能進(jìn)入檔案管理室，禁止任何人保存他人檔案。將檔案借出時(shí)要妥善保存，禁止涂抹、拆卸、折疊和批注檔案材料。傳遞檔案時(shí)要將檔案嚴(yán)密包裝，在檔案封口處蓋上密封印鑒和公章，嚴(yán)禁本人公開(kāi)郵寄和攜帶。無(wú)論何人都不能借用和查看本人和家屬檔案。

2.3 強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)并不是自由經(jīng)濟(jì)。各級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)企業(yè)職工檔案管理必要性和重要性的認(rèn)知，要建立健全企業(yè)職工檔案的科學(xué)管理制度，維護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益，減少勞資糾紛并且努力消除上訪的隱患，保證勞動(dòng)力的合理流動(dòng)，是建立和諧社會(huì)的需要。所以，相關(guān)的檔案主管部門要為上級(jí)分憂，同時(shí)為職工群眾服務(wù)，明確員工的責(zé)任和分工，提高職工檔案的管理水平。

3 結(jié)語(yǔ)

職工檔案的管理機(jī)構(gòu)、用人單位和相關(guān)管理人員要提高職工檔案的管理意識(shí)，并且嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)職工檔案相關(guān)的法律規(guī)定和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，做好職工檔案的材料核查與甄別工作，保證企業(yè)職工檔案材料的完整、齊全、有序和真實(shí)，不斷加強(qiáng)與提高企業(yè)職工的檔案管理工作，維護(hù)企業(yè)與職工的合法權(quán)益，構(gòu)建和諧的社會(huì)服務(wù)環(huán)境。

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1674-8646（2015）11-0142-02

2015-09-14

郝栗（1976-），女，吉林大安人，學(xué)士，副研究館員，從事檔案管理工作。