論信息時(shí)代高校檔案有效服務(wù)

謝曉娜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院 繼續(xù)教育部，湖南 長(zhǎng)沙410205）

現(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，廣大師生對(duì)高校的檔案信息服務(wù)水平要求越來(lái)越高，不僅需要擁有基本的信息收集和錄入功能，還要求高校的檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)時(shí)代的變化能適應(yīng)不同的需求，例如：較為深入的數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)分類管理等功能。在這個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，高校的檔案服務(wù)管理工作也面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，從基本的信息錄入到現(xiàn)如今的精細(xì)化分類管理，都需要高校的教育工作者和管理者能夠從根本上提高工作效率、拓展信息檔案管理的廣度，文章也從信息時(shí)代大背景的角度出發(fā)，對(duì)現(xiàn)如今高校檔案有效服務(wù)做出有效的分析。

一、現(xiàn)如今信息時(shí)代高校檔案服務(wù)中存在的問題

（一）條件缺席導(dǎo)致檔案服務(wù)的滯后化

實(shí)際上，大部分高校在檔案服務(wù)管理上都存在“紙上談兵”的現(xiàn)象，雖然管理者口頭上多次強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，要求工作人員積極執(zhí)行，但是高校財(cái)務(wù)部門卻不能撥給工作人員相應(yīng)的款項(xiàng)，特別是高校的教師以及學(xué)生不能從根本上認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)管理的重要性，沒有相應(yīng)的群眾基礎(chǔ)，因此在這個(gè)不被認(rèn)可的大背景下，檔案管理工作者的工作態(tài)度基本上是“等靠要”。而從場(chǎng)地的管理建設(shè)方面來(lái)講，根本無(wú)法滿足信息時(shí)代的高校檔案有效服務(wù)要求，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完全跟不上時(shí)代的發(fā)展，因此導(dǎo)致高校的檔案服務(wù)水平一直無(wú)法得到提高，這樣檔案的服務(wù)品質(zhì)以及橫向拓展就無(wú)從談起。

（二）價(jià)值缺席以及檔案服務(wù)功能的弱化

因?yàn)楦咝５臋n案服務(wù)部門通常不受重視，而偏居與校園的一隅，對(duì)于學(xué)校的影響力當(dāng)然無(wú)從談起，高校的管理層也對(duì)于檔案管理工作人員不夠重視，從事相關(guān)工作的人員自然沒有工作的動(dòng)力和激情，缺乏應(yīng)有的成就感。在這樣的環(huán)境下檔案服務(wù)的價(jià)值就無(wú)法得到體現(xiàn)，長(zhǎng)此以往，檔案管理工作人員就形成了工作拖沓、懶散的情況，這樣的工作狀態(tài)，自然無(wú)法勝任檔案有效服務(wù)的工作，而這樣的工作狀態(tài)被校園內(nèi)的師生們看到，也形成了對(duì)于檔案服務(wù)工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真的看法，反復(fù)以往，形成惡性循環(huán)，直接影響到了檔案工作本應(yīng)該塑造的良好形象。

（三）設(shè)備缺席導(dǎo)致的檔案服務(wù)內(nèi)容單一化

信息時(shí)代的最大特征之一就是科技創(chuàng)新的大量應(yīng)用以及信息數(shù)據(jù)的海量增長(zhǎng)，高校作為學(xué)術(shù)研究的重要場(chǎng)所，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的各類數(shù)據(jù)，從有價(jià)值的文本文件、圖片證書再到器件物品的收藏等發(fā)展到現(xiàn)如今的各類視頻音頻、電子文檔、重要證書的電子檔等。特別是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，高校的檔案服務(wù)管理水平標(biāo)準(zhǔn)一提再提，但是很多高校對(duì)于這樣的標(biāo)準(zhǔn)卻不甚了解，對(duì)于高科技的創(chuàng)新轉(zhuǎn)化能力也十分緩慢，甚至在很多地區(qū)的很多學(xué)校連校園一卡通、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等這樣簡(jiǎn)單的檔案信息服務(wù)管理系統(tǒng)都還很欠缺，如果一個(gè)學(xué)校連基礎(chǔ)的信息服務(wù)管理設(shè)施建設(shè)都沒有完善，那就更不用談及其他信息時(shí)代的檔案管理服務(wù)模式了，任何制度以及系統(tǒng)的建設(shè)如果沒有基本的硬件條件設(shè)施的建設(shè)都是徒勞的。因此在很多高校,檔案服務(wù)的單一化將是無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)改變的。

（四）內(nèi)涵的缺席導(dǎo)致的檔案服務(wù)的僵化

對(duì)于高校檔案有效服務(wù)的定義，目前存在一些比較急功急利的狀態(tài)，為數(shù)不少的人認(rèn)為檔案僅僅是一種承載信息的工作，檔案管理工作甚至不如生產(chǎn)車間的機(jī)器。沒有內(nèi)涵也沒有挑戰(zhàn)性，僅僅是大量的重復(fù)的數(shù)據(jù)錄入工作，這樣的高校檔案服務(wù)缺乏信息時(shí)代最基本的理念支持以及價(jià)值支撐。這樣的環(huán)境對(duì)于檔案服務(wù)的發(fā)展是十分不利的。而內(nèi)涵缺席的根本，在于很多人無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)的核心內(nèi)涵，包括很多檔案服務(wù)的工作人員，也因此檔案服務(wù)工作人員不能自主的去發(fā)掘和積極思考檔案服務(wù)的核心理念。也無(wú)法把檔案服務(wù)工作與大學(xué)教育的辦學(xué)理念相互聯(lián)系在一起，也就導(dǎo)致了工作中的成就感和幸福感的缺失。當(dāng)一份工作的價(jià)值和責(zé)任感無(wú)法得到體現(xiàn)，那么相關(guān)的工作人員就成了為了工作而工作的“機(jī)器人”，這樣對(duì)于一個(gè)服務(wù)行業(yè)無(wú)疑是災(zāi)難性的，這樣的工作人員提供的服務(wù)必然是僵硬、無(wú)聊的。

（五）檔案服務(wù)深層次的開發(fā)不夠完善

高校的檔案管理服務(wù)工作應(yīng)該體現(xiàn)其應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值，應(yīng)該采取深層次、多渠道的開發(fā)利用模式，充分挖掘檔案信息資源管理的強(qiáng)大作用，通過對(duì)于高校資料、圖片、實(shí)物管理、互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)布的角度出發(fā)整合現(xiàn)有的檔案服務(wù)渠道。通過各種渠道幫助高校完善自身的服務(wù)建設(shè)體系，而現(xiàn)有的高校檔案服務(wù)管理系統(tǒng)以及服務(wù)體系的深層次的開發(fā)還有待完善。

二、信息時(shí)代高校檔案服務(wù)內(nèi)涵的延伸

（一）做到服務(wù)觀念上的轉(zhuǎn)變，開放式服務(wù)。

信息時(shí)代的到來(lái)是一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的大形勢(shì)，人們已經(jīng)從過去被動(dòng)接受信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)傳播信息、利用信息，人們對(duì)于信息的理解也越來(lái)越深刻。人們對(duì)于信息的應(yīng)用更多的體現(xiàn)在交流以及合作方面，人們渴望將自己的信息放到集體組織以及社會(huì)中來(lái)體現(xiàn)自身的價(jià)值，這樣剛好滿足了信息時(shí)代的特征和需求。因此，檔案服務(wù)也應(yīng)該積極迎合這樣的時(shí)代，開放式的服務(wù)可以更好的滿足現(xiàn)代師生的各種需求，以及在轉(zhuǎn)型服務(wù)社會(huì)檔案信息管理的過程中應(yīng)該積極的去改善傳統(tǒng)的單一思維模式，重新發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)的價(jià)值亮點(diǎn)，能夠自主的將檔案服務(wù)工作融入到服務(wù)大學(xué)校園師生的教育事業(yè)中去，通過檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新，來(lái)實(shí)現(xiàn)高等教育與社會(huì)間信息的交流與互換，進(jìn)一步推動(dòng)校園文化與社會(huì)文化的融合。

（二）從服務(wù)方式上做好普及信息工作。

信息時(shí)代，人類對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)以及計(jì)算機(jī)的依賴越來(lái)越大，如果某一天一旦離開這些工具就會(huì)出現(xiàn)束手無(wú)策的狀態(tài)，這就是信息時(shí)代對(duì)于我們的巨大影響，這樣的大背景下，高校的檔案服務(wù)管理工作只有盡快應(yīng)用和普及信息化的服務(wù)設(shè)施，加快提升高校檔案服務(wù)管理的水平。切實(shí)的提高高校檔案服務(wù)的工作效率，充分利用好現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)資源，盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，并能夠充分的實(shí)現(xiàn)社會(huì)公共信息服務(wù)區(qū)間的開放，系統(tǒng)擁有基本的信息查詢、研究分析功能。其次，在基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)上應(yīng)該引進(jìn)更多高科技產(chǎn)品，做好檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和維護(hù)工作。

（三）從服務(wù)質(zhì)量上講，應(yīng)該進(jìn)一步提供更為專業(yè)的服務(wù)。

信息時(shí)代，服務(wù)行業(yè)作為第三產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成了經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，服務(wù)至上的理念越來(lái)越深入人心，在這樣的時(shí)代下，高校的檔案服務(wù)工作應(yīng)該不斷拓展內(nèi)涵，體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性以及高效性，并且在基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)上應(yīng)該保證檔案信息的信息安全，對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的信息應(yīng)該擁有一套簡(jiǎn)單的審核手段，防止出現(xiàn)重復(fù)信息錄入的情況。最終通過大量的實(shí)踐創(chuàng)新，爭(zhēng)取推進(jìn)實(shí)踐應(yīng)用的廣度，從而引導(dǎo)行業(yè)的生產(chǎn)。

（四）實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

面對(duì)信息時(shí)代各種創(chuàng)新對(duì)于傳統(tǒng)行業(yè)的不斷沖擊，人類應(yīng)該充分意識(shí)到信息時(shí)代對(duì)社會(huì)所帶來(lái)的深刻變革，整個(gè)人類的知識(shí)總量和信息數(shù)量都在瘋狂增長(zhǎng)，對(duì)于市面上紙質(zhì)的文獻(xiàn)情報(bào)，不可能做到完整的收集，為了更好的保存和利用這些信息，應(yīng)該分階段的將這些信息逐步錄入到現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，并組建一套完整的信息分類系統(tǒng)，對(duì)于管理的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)一體化的信息分類管理充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并爭(zhēng)取盡快實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

三、信息時(shí)代高校檔案有效服務(wù)問題的解決策略

（一）完善基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，落實(shí)信息服務(wù)

通過技術(shù)手段完善高校的檔案服務(wù)發(fā)展體系，通過一系列信息服務(wù)手段幫助高校檔案科學(xué)管理實(shí)現(xiàn)有效的信息服務(wù)水平，在信息時(shí)代，檔案服務(wù)工作對(duì)于技術(shù)以及配套設(shè)施的依賴性越來(lái)越大。高校的檔案管理如果想要實(shí)現(xiàn)有效的服務(wù)，就必須在基礎(chǔ)設(shè)施方面加大投入，做好硬件的保障工作，首先應(yīng)該對(duì)檔案存放的場(chǎng)館進(jìn)行重新規(guī)劃和設(shè)計(jì)，配套相應(yīng)的設(shè)施，保證其能夠滿足和符合信息時(shí)代下的高校檔案服務(wù)水平，另外，對(duì)于落實(shí)信息服務(wù)以及延伸拓展應(yīng)用方面，高校應(yīng)該積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，進(jìn)行自主研發(fā)，制作一套最符合自己學(xué)校情況的信息服務(wù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建符合實(shí)際的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，并做好后期的分類管理工作，確保提升和落實(shí)服務(wù)的精確度，對(duì)后臺(tái)的資源進(jìn)行整合，做好資源分配以及管理效益的各項(xiàng)工作，保障高校檔案信息服務(wù)執(zhí)行效率的最大化。

（二）改善管理水平，提升服務(wù)質(zhì)量

信息時(shí)代，最為重要的一個(gè)特點(diǎn)之一就是通過信息化的服務(wù)手段為人類節(jié)約時(shí)間提升效率，但是隨著信息化的不斷發(fā)展，相應(yīng)的弊病也逐漸體現(xiàn)出來(lái)，因?yàn)殡S著社會(huì)的進(jìn)步信息量的急劇增大，導(dǎo)致信息的篩選工作成了問題，而高校的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，如果不能通過有效的管理和篩選，就不能幫助師生在海量的信息中快速篩選出想要的信息，這樣反而浪費(fèi)了更多的時(shí)間。因此如何提升信息篩選的效率也就成了當(dāng)務(wù)之急，高校高層管理人員應(yīng)該制定出完善的管理制度，能夠激發(fā)檔案服務(wù)工作人員的工作積極性，讓工作人員能夠發(fā)自內(nèi)心的做到以人為本的服務(wù)態(tài)度。其次，高校管理人員應(yīng)該大力支持發(fā)展檔案服務(wù)過程中的設(shè)備建設(shè)，通過系統(tǒng)化的服務(wù)流程，來(lái)幫助檔案服務(wù)人員能夠系統(tǒng)化的提升服務(wù)水平，最終達(dá)到檔案服務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)性和一致性。

（三）建立對(duì)外服務(wù)窗口，做好信息服務(wù)的開放工作

因?yàn)樾畔r(shí)代信息量的暴增，也導(dǎo)致了信息的碎片化以及遺忘化，這樣的條件下會(huì)直接影響到我們記憶點(diǎn)對(duì)事物價(jià)值本身的判斷，因此，如果高校想要提升自身檔案服務(wù)的水平就必須做好效率管理，但是效率管理體系，有其自身的發(fā)展瓶頸，為了能夠進(jìn)一步提升高校的檔案服務(wù)水平，就應(yīng)該考慮做開放式的檔案服務(wù)工作，在校內(nèi)選址，然后開放借閱服務(wù)窗口，并安裝配套的打印設(shè)備，為前來(lái)借閱、分享信息的人提供必要的硬件服務(wù)設(shè)施，保證其有一個(gè)開放式的服務(wù)條件，另外，需要制定一套符合開放式檔案服務(wù)工作的規(guī)章制度，對(duì)于不同的檔案信息進(jìn)行區(qū)別存放，確定一部分機(jī)密資料不對(duì)外開放，防止重要信息因?yàn)殚_放式的平臺(tái)而外流。

綜上所述，信息時(shí)代背景下的信息資源正在迅速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案服務(wù)的工作形式也發(fā)生了根本性的變化，原有的紙質(zhì)檔案服務(wù)管理逐步演變成電子檔案服務(wù)管理，因此，高校檔案服務(wù)人員應(yīng)該將更多的精力和時(shí)間投入到檔案有效服務(wù)的工作中，檔案有效服務(wù)也必將成為高校日常運(yùn)營(yíng)管理體系中一個(gè)不可或缺的部分。

[1]楊靜，夏曼秋．試論信息時(shí)代檔案信息用戶與服務(wù)[J]．蘭臺(tái)世界，2012，（17）：55-56.

[2]黃萍．淺析信息時(shí)代檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新[J]．黑龍江檔案，201l，（5）：14.

[3]吳毓祺，楊麗紅．信息時(shí)代檔案管理方法的變化[J].蘭臺(tái)世界，2012，（29）：10-11.