知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式

劉曉紅，夏春陽(yáng)

（皖西學(xué)院，安徽六安237012）

知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式

劉曉紅，夏春陽(yáng)

（皖西學(xué)院，安徽六安237012）

知識(shí)管理伴隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)要求應(yīng)運(yùn)而生。同樣，企業(yè)檔案管理工作也需要知識(shí)管理模式下對(duì)信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)等的科學(xué)運(yùn)用，即強(qiáng)調(diào)對(duì)信息化有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行積累、組織、創(chuàng)新應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中來(lái)?；诖?，本文主要以知識(shí)管理作為闡述背景，企業(yè)檔案管理作為探討視角，談及了企業(yè)檔案管理在知識(shí)管理模式下的目前工作現(xiàn)狀問(wèn)題，并與之提出了知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案現(xiàn)狀管理模式，包括轉(zhuǎn)變觀念、強(qiáng)化軟硬件建設(shè)、以及落實(shí)責(zé)任主體等工作途徑，以供參考。

知識(shí)管理；企業(yè)；信息；檔案管理

目前企業(yè)檔案應(yīng)用多以電子信息檔案信息化資源為主，屬于企業(yè)信息資源與企業(yè)文化資產(chǎn)的重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案管理重視基本的工作管理流程，對(duì)檔案建立、存儲(chǔ)、傳遞、調(diào)用等工作流程監(jiān)管特別重視。而知識(shí)管理背景應(yīng)用下的檔案管理更為重視檔案價(jià)值的提升，強(qiáng)調(diào)通過(guò)對(duì)信息技術(shù)知識(shí)的運(yùn)用形成檔案管理工作質(zhì)量的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的升值，以為企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的投資研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理運(yùn)作等階段提供保障服務(wù)。

一、企業(yè)檔案知識(shí)管理模式具備的重要現(xiàn)實(shí)意義體現(xiàn)

基于知識(shí)管理在于體現(xiàn)知識(shí)內(nèi)涵與價(jià)值，那么在該模式下的檔案管理工作也同樣需要注重引進(jìn)知識(shí)管理觀點(diǎn)及應(yīng)用創(chuàng)新方法，強(qiáng)調(diào)在利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段的基礎(chǔ)之上，凸顯以信息資源為重心，逐漸體現(xiàn)信息檔案用戶(hù)的個(gè)性化需求服務(wù)，使檔案管理工作具備價(jià)值價(jià)值內(nèi)涵與個(gè)性服務(wù)特性，更適用于企業(yè)在各個(gè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作階段發(fā)揮出個(gè)性化服務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（一）內(nèi)涵價(jià)值的體現(xiàn)

知識(shí)管理檔案工作模式需要充分運(yùn)用到信息化知識(shí)技術(shù)，即通過(guò)信息技術(shù)作為媒介實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的積累、組織評(píng)價(jià)、應(yīng)用傳遞、創(chuàng)新管理等過(guò)程，以確保檔案信息具備知識(shí)管理模式下的內(nèi)涵價(jià)值，為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)及發(fā)展提供重要參考價(jià)值。此外，在服務(wù)效能工作方面，它也強(qiáng)調(diào)依托于信息化與智能化服務(wù)，以用戶(hù)體驗(yàn)為重心，主動(dòng)提供專(zhuān)業(yè)化、需求性服務(wù)，從而有效結(jié)合用戶(hù)個(gè)性化需求完成必要的知識(shí)跟蹤，有效提高檔案知識(shí)管理水平。

（二）檔案管理與知識(shí)管理間的密切關(guān)系體現(xiàn)

首先，檔案管理直接作用對(duì)象為信息、文件等的文本應(yīng)用資源，而知識(shí)管理集中體現(xiàn)在知識(shí)技術(shù)含量的價(jià)值體現(xiàn)。在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)為背景的檔案知識(shí)管理模式下，檔案本身就很大程度上具備一定顯性知識(shí)技術(shù)含量，二者在檔案管理工作融合、嵌套的過(guò)程中本身也具有管理對(duì)象重疊的特性。其次，檔案管理的服務(wù)意義也體現(xiàn)在便于需求用戶(hù)能夠及時(shí)應(yīng)用，體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。而知識(shí)管理本身在于體現(xiàn)知識(shí)技術(shù)含量，目的是通過(guò)知識(shí)管理這種模式提高價(jià)值作用的轉(zhuǎn)化，用以提升企業(yè)在投資市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。由此可見(jiàn)，不論是檔案管理工作單獨(dú)區(qū)分開(kāi)來(lái)，亦或是知識(shí)管理模式作用下的檔案管理的工作重心都以知識(shí)服務(wù)為目的，強(qiáng)調(diào)檔案信息能夠滿足用戶(hù)的諸多應(yīng)用體驗(yàn)需求，只不過(guò)兩者的定向服務(wù)范疇及工作模式有一定差別，這是傳統(tǒng)檔案管理工作并不具備的優(yōu)勢(shì)特性。再者，知識(shí)管理下的檔案管理需要完成知識(shí)的積累、組織評(píng)價(jià)、創(chuàng)新應(yīng)用等工作程序的體現(xiàn)，所以對(duì)于諸多管理檔案對(duì)象要完成必要的信息資源收集、甄選加工、組織評(píng)價(jià)、智能化管理等?；诖耍@就需要通過(guò)信息化技術(shù)的PC端網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理的智能化與網(wǎng)絡(luò)化特性體現(xiàn)，使之更利于企業(yè)對(duì)檔案資源的科學(xué)運(yùn)用。

二、企業(yè)檔案知識(shí)管理模式的迫切需求

知識(shí)管理背景之下的企業(yè)檔案管理工作如果區(qū)分開(kāi)來(lái)，前者強(qiáng)調(diào)檔案對(duì)象的傳統(tǒng)直觀管理，后者強(qiáng)調(diào)利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。而檔案管理工作的主要技術(shù)手段體現(xiàn)在信息化技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，所以知識(shí)管理模式下的檔案管理實(shí)現(xiàn)融合、嵌套之際，就必須一方面體現(xiàn)其知識(shí)內(nèi)涵與價(jià)值，另一方面能夠體現(xiàn)檔案管理的個(gè)性化服務(wù)需求特性。比如，以下幾方面問(wèn)題就印證了檔案管理應(yīng)用知識(shí)管理模式的迫切需求。

（一）傳統(tǒng)檔案管理面對(duì)諸多困境挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案管理工作在時(shí)代技術(shù)不斷迅猛發(fā)展的今天，已經(jīng)面臨各種困境問(wèn)題。其中，一方面源于檔案工作不受企業(yè)組織機(jī)構(gòu)重視，其工作管理日益承受企業(yè)本身的緣化威脅，特別是信息化建設(shè)規(guī)模較大的一些企業(yè)機(jī)構(gòu)，更為注重工作效率與資源重組，面臨檔案工作人員剪裁的危機(jī)；另一方面，智能化、信息化的技術(shù)進(jìn)程建設(shè)工作加快，許多電子文件海量涌現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案管理承受應(yīng)接不暇的管理壓力。

由此可見(jiàn)，新時(shí)期下企業(yè)檔案管理作業(yè)需要滿足企業(yè)在各職能信息資源整合、開(kāi)發(fā)運(yùn)用、決策分析等方面的訴求，以為企業(yè)在生產(chǎn)研發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理、售后服務(wù)等階段提供增值保證，更為重在體現(xiàn)檔案信息的知識(shí)價(jià)值與內(nèi)涵。但當(dāng)前檔案管理工作歷史表現(xiàn)先是經(jīng)歷了手工、紙質(zhì)管理階段，后是實(shí)現(xiàn)了其與計(jì)算機(jī)信息化融合的過(guò)渡階段，使檔案管理作業(yè)更具便利與先進(jìn)特性，但隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，面對(duì)海量涌現(xiàn)的電子文件也確實(shí)顯得疲憊乏力，難以體現(xiàn)檔案管理與用戶(hù)之間的個(gè)性化需求。

正是基于此，信息化檔案管理工作遭遇新的瓶頸或是平臺(tái)期，極為需要注入新的管理方案與應(yīng)用理念為檔案管理工作尋求新的突破契機(jī)。而知識(shí)管理模式的應(yīng)用理念及內(nèi)涵、價(jià)值體現(xiàn)恰好能夠滿足企業(yè)檔案管理工作的個(gè)性化服務(wù)需求，通過(guò)知識(shí)技能的轉(zhuǎn)化加工，為檔案文件處理提供了便利，也為企業(yè)爭(zhēng)得了競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

（二）知識(shí)管理與檔案管理二者具備共性合作基礎(chǔ)

基于有關(guān)文獻(xiàn)的著文表明，事實(shí)上目前國(guó)內(nèi)企業(yè)知識(shí)管理也面臨著較多困境難題。一方面主要問(wèn)題源于實(shí)踐方面較少，國(guó)內(nèi)企業(yè)在該領(lǐng)域工作開(kāi)展多停留在“四不像”的淺表層面上，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)較為淺薄，且執(zhí)行管理手段不夠徹底。而檔案管理與知識(shí)管理理念的融合、嵌套，使二者的共性合作基礎(chǔ)大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因?yàn)闄n案管理工作理念早已根植各行各業(yè)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，雖然有些企業(yè)不予重視，但不得不承認(rèn)其在業(yè)界有著廣泛的認(rèn)可度，而這也恰好為知識(shí)管理工作提供了切入的契機(jī)，企業(yè)知識(shí)管理建設(shè)工作完全可以憑借檔案管理的完成理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)予以深入融合，使得企業(yè)檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續(xù)的資源開(kāi)發(fā)與有效整合，順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展要求而同步與知識(shí)管理做出更新，保證了信息資源的整合與集成，便于企業(yè)應(yīng)用在各個(gè)發(fā)展階段及項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的決策之中。

（三）知識(shí)管理與檔案管理工作二者之間相輔相成

企業(yè)檔案管理事實(shí)上不少企業(yè)及有關(guān)組織管理者都認(rèn)為是對(duì)文件信息形態(tài)的記錄與保管。雖然，直觀意義上這種觀念沒(méi)有問(wèn)題，但是這種“重保管”、“輕利用”的理念卻根深蒂固，難以體現(xiàn)出檔案信息資源的創(chuàng)造價(jià)值。而為了體現(xiàn)這一創(chuàng)造價(jià)值，知識(shí)管理與其融合卻能極大的激發(fā)其被限制的諸多優(yōu)勢(shì)，比如文件檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)，都脫離不開(kāi)知識(shí)管理的信息知識(shí)更新，對(duì)文件的精細(xì)化加工，以及信息化資源的采集、開(kāi)發(fā)、整合等等。另外，檔案管理本身也客觀強(qiáng)調(diào)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)組織管理活動(dòng)的過(guò)程、成果記錄，不論是行政檔案，還是科學(xué)技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)檔案等，都需要細(xì)化分類(lèi)及專(zhuān)業(yè)內(nèi)容。為此，這就需要某些檔案分類(lèi)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)沉淀、積累與更新。此外，究其文件本身屬性也屬于便于知識(shí)傳播、交流共享的一個(gè)重要文化資源媒介，所以知識(shí)管理模式與檔案工作之間二者相輔相成，能夠有效保障檔案原始性及信息價(jià)值的同時(shí)，還能利于檔案信息資源的知識(shí)產(chǎn)權(quán)價(jià)值實(shí)現(xiàn)，便于指導(dǎo)企業(yè)同步完成知識(shí)管理建設(shè)工作。

三、基于知識(shí)管理背景的檔案管理模式建設(shè)途徑探討

知識(shí)管理檔案管理作業(yè)模式需要二者在工作模式上實(shí)現(xiàn)有效融合、嵌套，那么將知識(shí)管理理念應(yīng)用于檔案管理工作中來(lái)，就必須注重知識(shí)管理建設(shè)工作的實(shí)踐要求，并要強(qiáng)調(diào)企業(yè)各級(jí)人員對(duì)于檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變，善于利用知識(shí)管理觀念武裝自己，強(qiáng)調(diào)科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)手段等途徑在其相關(guān)管理制度體系下實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理到知識(shí)管理模式的作業(yè)模式轉(zhuǎn)變。

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案認(rèn)識(shí)

基于傳統(tǒng)檔案在實(shí)踐管理工作中要求能夠和圖書(shū)、情報(bào)、材料資源等劃清必要界限，以充分體現(xiàn)檔案本身的獨(dú)立憑證及有關(guān)參考價(jià)值。不過(guò)，當(dāng)前社會(huì)時(shí)代發(fā)展伴隨各產(chǎn)業(yè)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，社會(huì)環(huán)境已然較之過(guò)去發(fā)生了天翻地覆的革新變化，即所謂的信息與知識(shí)經(jīng)濟(jì)下的諸多科技及其專(zhuān)業(yè)知識(shí)大量涌現(xiàn)。因此，如果檔案管理工作仍然強(qiáng)調(diào)邊緣化、桎梏性的工作模式，則很可能難以樹(shù)立檔案管理工作在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的重心地位。然而，知識(shí)管理模式下的檔案管理卻將重心對(duì)準(zhǔn)檔案信息資源加工的同時(shí)，更注重用戶(hù)對(duì)于檔案信息的個(gè)性化需求，以及知識(shí)內(nèi)涵、價(jià)值的深層次體現(xiàn)，以著重強(qiáng)調(diào)其實(shí)體管理模式向信息管理模式的精細(xì)化過(guò)渡。因此，只有改變過(guò)去傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念認(rèn)知，才能進(jìn)一步確保二者之間的有效融合及創(chuàng)新應(yīng)用。

（二）同步保證檔案管理質(zhì)量與服務(wù)需求

知識(shí)管理應(yīng)用理念可以說(shuō)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的信息技術(shù)應(yīng)用產(chǎn)物，它脫離不開(kāi)高新的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以及通信、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專(zhuān)業(yè)等。因此，處在該模式下的檔案管理應(yīng)進(jìn)一步對(duì)海量、分散的文件信息進(jìn)行精細(xì)化加工，為此這就需要利用知識(shí)管理信息化技術(shù)下的一些元數(shù)據(jù)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎、信息代理、資源推送、信息安全技術(shù)、文本挖掘等技術(shù)予以充分支撐。此外，為促進(jìn)知識(shí)管理模式下的檔案管理工作得利開(kāi)展，確保增值服務(wù)的個(gè)性化需求體現(xiàn)，也應(yīng)當(dāng)提供與之配套的硬件、軟件設(shè)施等，以保證檔案管理質(zhì)量及用戶(hù)服務(wù)需求同步體現(xiàn)。

（三）明確必要責(zé)任主體

知識(shí)管理模式下檔案管理各項(xiàng)工作流程的組織進(jìn)行必須依托于大量的信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)予以充分支撐。不過(guò)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與不斷更新，企業(yè)在積極引進(jìn)這些信息技術(shù)時(shí)，也難免不能保證有關(guān)工作人員對(duì)其專(zhuān)業(yè)知識(shí)的高度理解與掌握。如此一來(lái)，在信息化建設(shè)職能相關(guān)單位部門(mén)與檔案管理工作部門(mén)就會(huì)存在知識(shí)管理建設(shè)的責(zé)任主體落實(shí)上的分歧。為此，對(duì)于企業(yè)兩個(gè)部門(mén)單位應(yīng)能進(jìn)一步明確與認(rèn)知到一個(gè)事實(shí)，就是首先要明白現(xiàn)代信息技術(shù)只是二者工作模式的一個(gè)輔助、服務(wù)手段，并不能將其作為確認(rèn)責(zé)任主體的關(guān)鍵依據(jù)。其次，企業(yè)要將檔案管理單位看作成為信息資源或網(wǎng)絡(luò)部等職能單位的一個(gè)專(zhuān)業(yè)化部門(mén)，即檔案管理部門(mén)本身具備成熟的管理工作理念與應(yīng)用方法，需要征得企業(yè)的高度重視。那么，在文件、信息資源管理方面，應(yīng)能強(qiáng)調(diào)檔案管理為主，其他部門(mén)予以協(xié)調(diào)與輔助，以進(jìn)一步發(fā)揮其整合信息資源的優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)語(yǔ)

知識(shí)管理應(yīng)用理念下的檔案管理工作模式是信息化技術(shù)發(fā)展的時(shí)代產(chǎn)物，也是企業(yè)適應(yīng)當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)要求而客觀應(yīng)運(yùn)而生的一種檔案管理工作模式。為此，二者的實(shí)踐工作進(jìn)行融合、嵌套，則有利于企業(yè)在文件、文檔等信息資源的開(kāi)放、整合方面體現(xiàn)出更多的知識(shí)管理優(yōu)勢(shì)，更利于體現(xiàn)檔案管理工作的重心地位，為其工作開(kāi)展注入新鮮活力，所以企業(yè)要對(duì)其工作開(kāi)展予以充分支持與高度重視，以此才能促進(jìn)企業(yè)掌握信息資源整合的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

[1]秦偉強(qiáng).淺析知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理模式[J].現(xiàn)代商業(yè), 2013，（3）.

[2]徐平,蘇愛(ài)明.淺議知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，（22）.

[3]劉桂蓮.淺談企業(yè)檔案管理與知識(shí)管理[J].青年科學(xué)（教師版），2013，（6）.

[4]顏靜遠(yuǎn).知識(shí)管理背景下的企業(yè)檔案管理[J].中國(guó)電子商務(wù)，2014，（7）.

[5]孫燕芝.用知識(shí)管理理念帶動(dòng)企業(yè)檔案工作的發(fā)展[J].北京檔案，2014，（3）.

[6]劉愛(ài)華.以知識(shí)管理推動(dòng)企業(yè)檔案管理跨越發(fā)展[J].航天工業(yè)管理，2012，（7）.

[7]白紀(jì)蕊.探討知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].赤子，2012，（9）.