高校圖書館檔案管理機(jī)制研究

高校圖書館檔案管理機(jī)制研究

李小清

（忻州師范學(xué)院，山西忻州034000）

摘要：高校圖書館是各大高校非常寶貴的資源，是廣大教師開展教學(xué)、科研的重要場所，也是學(xué)生學(xué)習(xí)的第二延伸課堂。圖書館檔案是真實(shí)記錄高校圖書館發(fā)展、變化的歷史證據(jù)，具有重要的參考價(jià)值，高校圖書館檔案管理是圖書館管理工作的重要內(nèi)容。近年來隨著高校教學(xué)改革的不斷深化，高校圖書館服務(wù)內(nèi)容不斷增加，對(duì)圖書館檔案管理工作的要求也越來越高，過去傳統(tǒng)的圖書館檔案管理工作模式已經(jīng)明顯滯后，如何建立一種全新、科學(xué)、完善的高校圖書館檔案管理機(jī)制已經(jīng)成為各大高校圖書館管理人員思考的重點(diǎn)問題。本文主要介紹了高校圖書館檔案管理的重要作用，分析了當(dāng)前高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校；圖書館；檔案管理；管理問題；對(duì)策

高校圖書館檔案根據(jù)每一個(gè)檔案的特點(diǎn)主要可分為設(shè)備、黨務(wù)、業(yè)務(wù)、行政、人事、綜合等多種形式，一般情況下，只要具備一定的利用價(jià)值，可反映高校圖書館工作現(xiàn)狀的一切資料都會(huì)要求歸檔保存，因此圖書館檔案的種類多種，涉及到的內(nèi)容較多，范圍較廣，檔案管理工作人員的工作量較大，管理難度較大。對(duì)高校圖書館檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平、組織協(xié)調(diào)能力要求較高，一直以來，高校圖書館檔案管理工作是圖書館工作的重點(diǎn)，也是一個(gè)難點(diǎn)問題。合理管理和利用圖書館檔案，建立一套完善、系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，有利于促進(jìn)高校圖書館的健康、可持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。然而在實(shí)際檔案管理工作中，由于多方面因素影響導(dǎo)致目前大多數(shù)高校圖書館檔案建設(shè)以及管理工作仍然比較滯后、老舊，檔案管理水平較低，研究一種全新的高校圖書館檔案管理機(jī)制顯得尤為重要。

一、高校圖書館檔案管理的重要作用

高校圖書館工作的順利開展應(yīng)該建立在做好高校圖書館的檔案管理工作前提下，因?yàn)楦咝D書館檔案主要形成于學(xué)校工作實(shí)踐過程，詳細(xì)記錄了圖書館工作人員編制、工作經(jīng)驗(yàn)、工作成果等內(nèi)容，可真實(shí)反映關(guān)于圖書館相關(guān)的一些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)以及辦館條件等問題，對(duì)于圖書館管理以及發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)加強(qiáng)圖書館檔案管理有利于提高圖書館管理的科學(xué)性，進(jìn)一步完善高校圖書館檔案建設(shè)工作，提高檔案資料管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作的作用發(fā)揮到極致。其次圖書館檔案會(huì)詳細(xì)記錄讀者服務(wù)的發(fā)展歷程，會(huì)總結(jié)、記錄讀者服務(wù)過程中的每一次教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，為促進(jìn)圖書館未來的發(fā)展，提高讀者服務(wù)質(zhì)量提供重要的參考依據(jù)。

二、當(dāng)前高校圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀以及存在的主要問題

（一）對(duì)高校圖書館檔案管理工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)

目前很多高校圖書館辦公室人員并沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，日常檔案資料管理工作仍然處于簡單的資料登記、保管方面，只有某一部分人員可以閱覽，檔案服務(wù)模式非常單一，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的普及，無法充分發(fā)揮高校圖書館檔案管理服務(wù)價(jià)值。同時(shí)很多高校圖書館檔案管理人員并沒有重視日常文書處理以及統(tǒng)計(jì)資料的保管，認(rèn)為檔案管理和本部門并沒有很大的關(guān)系，應(yīng)屬于辦公室人員的工作，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有深入、細(xì)化。

（二）圖書館檔案管理操作缺乏規(guī)范性

圖書館檔案留檔的過程中，并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案管理制度以及存檔要求進(jìn)行操作，隨意性較強(qiáng)，也沒有科學(xué)、合理的對(duì)檔案進(jìn)行分類，導(dǎo)致檔案歸檔缺乏一定的合理性。圖書館并沒有制定一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)部各科室在歸檔的過程中各自為政，完全根據(jù)自己的習(xí)慣、喜好隨意存放。檔案也未編制目錄或編號(hào)，沒有制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案外形式，裝訂較為麻煩，也不便于查閱。其次檔案管理工作人員在存放檔案的過程中，檔案分散存放，并沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象。

（三）圖書館檔案利用程度較低

目前，很多高校圖書館檔案管理工作主要是收集、整理各種檔案資源，并進(jìn)行妥善保管，并沒有充分利用或者深入挖掘檔案文獻(xiàn)，導(dǎo)致檔案資料并沒有充分發(fā)揮其價(jià)值。合理利用、深入挖掘高校圖書館檔案資源，有利于發(fā)現(xiàn)其中的問題，并提出相應(yīng)的決策方案。然而目前很多高校圖書館檔案管理工作中，并沒有積極引進(jìn)相關(guān)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展步伐明顯滯后。而且目前仍然處于手工方式向現(xiàn)代化過渡的半封閉或封閉時(shí)期，一般人除了圖書館管理工作人員很難利用圖書館檔案資源，圖書館檔案利用程度較低，導(dǎo)致資源大量閑置、浪費(fèi)。

（四）圖書館檔案文獻(xiàn)資料數(shù)字信息化程度不高

目前很多圖書館仍然停留在形式單一的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)操作和管理模式上，并沒有跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化管理，和社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展并沒有保持同步。這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足人們的需求，導(dǎo)致檔案開發(fā)利用率低下，無法為讀者提供更為快捷、方便、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。雖然部分高校圖書館逐步建立起數(shù)字化管理系統(tǒng)，具備一定的檔案資料自動(dòng)查詢功能，但是和現(xiàn)代化檔案信息化管理存在很大差異。

三、應(yīng)建立系統(tǒng)、完善的圖書館檔案管理機(jī)制

（一）應(yīng)提高圖書館工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)以及重視

圖書館檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常多，涉及的范圍較廣，不僅僅是辦公室一個(gè)單一部門的工作，必須圖書館各部門、各科室人員共同參與、管理，才可以確保高校圖書館檔案管理工作的順利開展。首先最重要的一點(diǎn)是應(yīng)該提高圖書館領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度，館領(lǐng)導(dǎo)定期檢查，親自過問、參與圖書館檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的督促。館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)隨時(shí)向檔案管理工作者提供自身工作檔案材料，同時(shí)應(yīng)加大對(duì)檔案文獻(xiàn)管理方面財(cái)力、物力、人力的支持力度。同時(shí)圖書館檔案辦公室工作人員應(yīng)提高自身的責(zé)任感，積極配合、協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)以及各部門主任及時(shí)準(zhǔn)備好做好各類檔案材料，做好檔案建設(shè)以及管理工作。檔案管理專兼職人員應(yīng)及時(shí)、全面收集各類檔案材料，認(rèn)真、仔細(xì)整理檔案資料，做好登記，正確歸檔，妥善保管，并進(jìn)行編號(hào)成冊(cè)。其次應(yīng)要求共青團(tuán)、工會(huì)、黨支部以及各業(yè)務(wù)部門管理干部以及相關(guān)成員都積極參與到圖書館檔案建設(shè)及管理工作中，各部位通力合作，相互協(xié)調(diào)、配合才可以有效提高工作效率，提高檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性。

（二）應(yīng)建立健全的檔案管理制度

科學(xué)、統(tǒng)一的圖書館檔案管理制度是確保圖書館檔案管理工作規(guī)范性、有序性的關(guān)鍵，圖書館應(yīng)指派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，盡可能做到每一項(xiàng)檔案管理工作都有理有據(jù)，有章可循，提高檔案管理執(zhí)行度。應(yīng)建立科學(xué)的檔案保密制度，要求檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密檔案內(nèi)記載的所有內(nèi)容，不能隨意將檔案文獻(xiàn)利用范圍擴(kuò)大。在檔案文獻(xiàn)資料借閱的過程中，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，仔細(xì)填寫完善檔案文獻(xiàn)借閱登記薄，并且應(yīng)辦理相關(guān)的檔案文獻(xiàn)借閱登記手續(xù)。應(yīng)進(jìn)一步完善圖書館檔案管理結(jié)構(gòu)，行政檔案管理工作不僅應(yīng)重視整理、歸檔，同時(shí)應(yīng)該將光盤、獎(jiǎng)狀、音像、獎(jiǎng)杯、照片等實(shí)物檔案以及電子檔案也作為其中的重點(diǎn)。其次，應(yīng)成為一個(gè)專門的檔案鑒定小組，鑒別、篩選出相關(guān)檔案的保管年限、檔案等級(jí)，完成鑒定后，若有檔案需要銷毀，應(yīng)辦理檔案銷毀批準(zhǔn)后及時(shí)銷毀。應(yīng)建立完善的檔案立卷歸檔制度，避免遺失一些具有保存價(jià)值以及相關(guān)的文件或材料。應(yīng)規(guī)范書面材料，正確排列立卷順序，標(biāo)清檔案資料的目錄以及頁碼，準(zhǔn)確劃分檔案資料保管期限，使案卷裝訂得更加整齊、美觀。

（三）應(yīng)提高檔案操作的規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是進(jìn)一步完善檔案建設(shè)以及管理的根本途徑，在日常管理過程中，應(yīng)根據(jù)檔案學(xué)的相關(guān)專業(yè)要求，嚴(yán)格規(guī)范每一個(gè)檔案建設(shè)環(huán)節(jié)，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。通常而言，應(yīng)該先對(duì)檔案進(jìn)行鑒別，然后再分類、歸檔檔案，因此必須要制定一個(gè)統(tǒng)一的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，將一些并沒有保存價(jià)值或者重復(fù)的檔案材料剔除。在進(jìn)行檔案裝訂的過程中，應(yīng)注意統(tǒng)一檔案外形，應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的外在形式，嚴(yán)格按照檔案專業(yè)要求，確定紙張樣式、裝訂格式、保存體量以及裝裱形式。同時(shí)應(yīng)注意統(tǒng)一檢索符號(hào)，統(tǒng)一名稱，使科學(xué)、合理分類歸檔裝訂檔案，并編制一個(gè)合理的名字，明確要求每一種檔案收集的命名原則以及收集范圍。

（四）應(yīng)建立一個(gè)完善的檔案管理體系

行政綜合檔案以及業(yè)務(wù)檔案是高校圖書館檔案的兩大主要檔案類別，在日常檔案管理過程中，應(yīng)科學(xué)分類，有機(jī)結(jié)合兩種檔案組成一個(gè)科學(xué)、完善的圖書館檔案體系。

1.圖書館行政綜合檔案主要內(nèi)容。一般情況下，圖書館行政綜合檔案內(nèi)容非常繁雜，條目很多，分類、歸檔難度較大，具有很多不確定因素，而且其中有很多檔案都與高校教職工的切身利益以及圖書館對(duì)外形象密切相關(guān)，因此確保這些行政檔案的安全有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。具體的行政綜合檔案主要包含個(gè)人合同、服務(wù)合同、采購合同、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告等一些重要合同以及文書，同時(shí)也包括一些統(tǒng)計(jì)資料（物品領(lǐng)取登記、加班、考勤、津貼等）、科研學(xué)術(shù)資料（學(xué)習(xí)培訓(xùn)、課題結(jié)項(xiàng)、論著發(fā)表等）、文化活動(dòng)資料（讀書標(biāo)兵評(píng)選、讀書征文、文體活動(dòng)、學(xué)術(shù)講座等）、評(píng)優(yōu)以及考核資料等。

2.圖書館業(yè)務(wù)檔案主要內(nèi)容。圖書館業(yè)務(wù)檔案是提高相關(guān)工作人員服務(wù)水平、業(yè)務(wù)工作質(zhì)量以及決策科學(xué)性的重要借鑒和參考。通常，圖書館業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容主要包括：（1）用戶檔案，主要指用戶姓名、專業(yè)、系別、特長、研究方向等，尤其是針對(duì)一些高校教授、知名專家等一些比較重要客戶的檔案應(yīng)妥善保管；（2）文獻(xiàn)利用檔案。主要是用于反映服務(wù)效果，以及收集讀者意見的一種有效管理方法，具體包含有文獻(xiàn)復(fù)制、文獻(xiàn)閱覽、文獻(xiàn)外借等工作中一些文獻(xiàn)借閱規(guī)律、用戶人數(shù)。通過仔細(xì)分析借閱檔案，可以隨時(shí)了解、掌握各種文獻(xiàn)的利用情況以及每一個(gè)時(shí)期讀者的閱讀傾向，便于及時(shí)調(diào)整采編部的采訪內(nèi)容，使文獻(xiàn)更加滿足不同用戶的實(shí)際需求，提高文獻(xiàn)利用率；（3）文獻(xiàn)采訪檔案。這類文獻(xiàn)檔案資料主要記錄的是采訪圖書館各類文獻(xiàn)的名稱、折扣、數(shù)量、渠道、方式、價(jià)格等相關(guān)信息，同時(shí)也會(huì)記錄文獻(xiàn)采訪中標(biāo)方的一些基本資料以及相應(yīng)的服務(wù)效果?？梢詫?duì)比分析不同時(shí)期的采訪檔案，可以進(jìn)一步優(yōu)化文獻(xiàn)采訪策略，建設(shè)更好的文獻(xiàn)資源；（4）教學(xué)科研服務(wù)檔案。主要應(yīng)包括實(shí)習(xí)服務(wù)、調(diào)查支持、教參提供、科研課題進(jìn)展、文獻(xiàn)需求、課題查新、項(xiàng)目內(nèi)容、課題名稱等教學(xué)服務(wù)檔案以及科研服務(wù)檔案。有利于擴(kuò)寬高校教學(xué)科研人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和廣度，為高校教學(xué)和科研提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，充分體現(xiàn)圖書館的文化價(jià)值。

（五）應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的數(shù)字管理系統(tǒng)和理念

高校圖書館應(yīng)積極引進(jìn)現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為依托編制一個(gè)獨(dú)立的檔案管理應(yīng)用軟件，提高圖書館檔案文獻(xiàn)管理的信息化程度。同時(shí)應(yīng)建立一個(gè)獨(dú)立的圖書館檔案工作室，作為校園網(wǎng)以及圖書館之間交流、溝通的橋梁，使圖書館檔案信息資源得到進(jìn)一步開發(fā)和利用，便于圖書館檔案更方便、更長久保存和集中管理。

綜上所述，高校圖書館檔案管理工作有利于促進(jìn)高校教學(xué)改革的發(fā)展，目前高校圖書館檔案管理工作中仍存在諸多問題亟待解決，圖書館檔案管理人員應(yīng)明確自身的定位，建立科學(xué)、完善的檔案管理機(jī)制，提高圖書館檔案管理水平，為讀者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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