淺析基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式

付蕊

(中國(guó)人民解放軍91967 部隊(duì) 河北 邢臺(tái) 054102)

一、前言

近年來(lái)，由于社會(huì)的迅猛發(fā)展，使得基層計(jì)劃生育逐步采用現(xiàn)代化管理模式。但是，我國(guó)基層計(jì)劃生育檔案管理依舊落后。在龐大檔案數(shù)據(jù)面前，以往管理方式，計(jì)劃生育檔案管理專業(yè)人員短缺等相關(guān)問(wèn)題對(duì)計(jì)劃生育檔案管理效率與質(zhì)量產(chǎn)生直接性影響。基于社會(huì)、科技發(fā)展新形勢(shì)，現(xiàn)代化管理基層計(jì)劃生育檔案可謂勢(shì)在必行［1］。提升檔案管理認(rèn)識(shí)，健全與完善檔案管理體制，強(qiáng)化建設(shè)專業(yè)性的計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍，將專業(yè)化、現(xiàn)代化管理模式引進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理中，由此才能確保計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化與現(xiàn)代化得以實(shí)現(xiàn)，計(jì)劃生育檔案管理中所存在的問(wèn)題才能得到有效、合理解決。

二、基層計(jì)劃生育檔案管理中的問(wèn)題

(一)缺乏對(duì)計(jì)劃生育檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)

一些基層工作者在具體工作中未意識(shí)到計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性，主觀表示計(jì)劃生育檔案管理沒(méi)有實(shí)際價(jià)值，計(jì)劃生育工作和檔案管理沒(méi)有直接性練習(xí)，職工只需按照生育規(guī)劃生育就可以，不需要管理檔案。此外，加之基層計(jì)劃生育管理工作者松懈的管理理念，因此，檔案不能及時(shí)歸檔、資料收集不全等情況頗為常見(jiàn)。

(二)基層計(jì)劃生育檔案資料缺乏真實(shí)性

因?yàn)椴扇∫黄狈駴Q的計(jì)劃生育政策，使得計(jì)生檔案中，少數(shù)單位會(huì)隱瞞聘用臨時(shí)工情況，而且對(duì)于下崗人員節(jié)育與停薪留職等情況也缺乏有效管理，往往會(huì)存在報(bào)喜不報(bào)憂、漏檔漏管現(xiàn)象。還有些單位甚至?xí)霈F(xiàn)假證明、假資料以及假文件情況，對(duì)檔案資料真實(shí)性造成嚴(yán)重?fù)p壞。

(三)偏低的檔案管理人員綜合素質(zhì)

很多單位都是由病、老或弱的女同志管理計(jì)劃生育檔案，文化素質(zhì)比較低，缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，具有較差的實(shí)際操作能力，具體工作中很少主動(dòng)，多為被動(dòng)，這就很難提升計(jì)劃生育檔案管理水平。

(四)不固定的計(jì)劃生育工作人員

很多計(jì)劃生育干部都屬于兼職，人員流動(dòng)性比較大，人事調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案清理不徹底，而且交接也缺乏完全性。導(dǎo)致計(jì)劃生育檔案資料存在嚴(yán)重散失情況，對(duì)檔案統(tǒng)一、完整性造成嚴(yán)重影響。

三、基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理措施

(一)不斷提升基層計(jì)劃生育檔案管理工作水平

首先，若想提升基層計(jì)劃生育檔案管理水平，就應(yīng)該采用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理程序，也就說(shuō)，計(jì)生檔案整理、收集、著錄、鑒定以及保管等管理工作均要依照科學(xué)措施與統(tǒng)一程序進(jìn)行。

其次，計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式予以全面掌握，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)?；鶎佑?jì)劃生育檔案管理中，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效、合理運(yùn)用，能夠幫助檔案管理工作系統(tǒng)性完成檔案修改、起草、登記、檢索、刪減、打印以及匯集統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作，有效銜接檔案管理和自動(dòng)化辦公，該檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化科技手段，都必須由計(jì)劃生育檔案管理人員全面、合理掌握與正確運(yùn)用。

再次，必須重組案卷，確保案卷實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化。微機(jī)處理檔案管理工作后，需要將根據(jù)"卷"歸檔，轉(zhuǎn)變成根據(jù)"件"歸檔。因?yàn)殡S機(jī)管檔后，就能夠集中以往檔案，尤其就使立卷管理水平得到有效提升，以此實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案及時(shí)歸檔的最終目的。

第四，應(yīng)該統(tǒng)一分類號(hào)，確保檔案檢索查全率。符合人類族性檢索之需是計(jì)算機(jī)檢索一大優(yōu)勢(shì)所在，為保證檔案檢索本身所具有的完整性，具體分類時(shí)，必須遵照《中國(guó)檔案分類法》集中分類，然后因時(shí)制宜將檔案管理具體細(xì)則制定出來(lái)［2］。

最后，規(guī)范檔案題名，提升檔案檢索查準(zhǔn)率。計(jì)劃生育檔案分類號(hào)可以說(shuō)是實(shí)現(xiàn)檢索查全率的重要保證，只有準(zhǔn)確題名，才可以確保檔案查準(zhǔn)率。然而，只是確保檔案查全率依舊遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還要不斷提升檔案查準(zhǔn)率，所以，計(jì)劃生育著錄過(guò)程中，必須對(duì)題名予以統(tǒng)一規(guī)范。

(二)不斷強(qiáng)化現(xiàn)代化管理基層計(jì)劃生育檔案工作的進(jìn)程

1.不斷提升檔案管理人員信息知識(shí)素養(yǎng)

所謂檔案管理人員信息知識(shí)，其實(shí)就是了解信息基本常識(shí)，全面掌握檔案工作信息員、檔案信息檢索方法以及檢索工具等。在管理人員信息素養(yǎng)中，信息知識(shí)是其關(guān)鍵組成環(huán)節(jié)，需要掌握的檔案管理信息知識(shí)主要有:①信息文化知識(shí)。也就是科學(xué)文化基本常識(shí)，能夠正確、全面理解與有效運(yùn)用信息概念，了解信息技術(shù)變化與發(fā)展;②信息網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)常識(shí)。也就是計(jì)劃生育檔案管理工作者本身所具有的計(jì)算機(jī)知識(shí)，此為對(duì)檔案管理者的基本要求。

2.簡(jiǎn)化檔案管理工作程序

檔案著錄時(shí)，可把案卷著錄為三大層次，也就是說(shuō):對(duì)具有較低查考價(jià)值或者反映問(wèn)題較為單一的檔案實(shí)施案卷級(jí)著錄;對(duì)反映問(wèn)題龐雜或者較為重要的文件實(shí)施文件級(jí)著錄;對(duì)一卷中的不同文件中包含內(nèi)容相同的檔案實(shí)施文件組合級(jí)著錄。

3.對(duì)檔案原基礎(chǔ)予以充分利用

如果案卷目錄全引具備，且具有較好基礎(chǔ)，在具體著錄過(guò)程中，可在全引目錄中直接分類標(biāo)引，但是對(duì)于形式較為特殊的檔案，像:案件、病歷檔案等，則應(yīng)該通過(guò)計(jì)算機(jī)程序用案卷目錄對(duì)人名、時(shí)間及地址等實(shí)施直接錄入，再通過(guò)計(jì)算機(jī)將分類號(hào)統(tǒng)一標(biāo)識(shí)出來(lái)［3］。

四、結(jié)語(yǔ)

根據(jù)基層計(jì)劃生育檔案管理中的問(wèn)題，對(duì)具有現(xiàn)代化的計(jì)劃生育檔案管理對(duì)策進(jìn)行分析與探討，對(duì)計(jì)生檔案管理工作極具重大價(jià)值，有利于計(jì)劃生育檔案管理工作準(zhǔn)確性、完整性以及權(quán)威性的提升，同時(shí)也在很大程度上提升了計(jì)劃生育檔案的使用率，為快速、健康發(fā)展計(jì)生檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。而且隨著不斷完善的人力資源與制度體系，檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，我國(guó)計(jì)生檔案必將向現(xiàn)代化管理方向邁進(jìn)。

［1］ 劉玉琦.基層計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的探索［J］.中國(guó)計(jì)劃生育學(xué)雜志，2010(11):697 -698.

［2］ 張喆霖，張慧霞，張建華.堅(jiān)持用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案現(xiàn)代化管理工作［J］.經(jīng)營(yíng)管理者，2013(28):187 -188.

［3］ 張華.試論檔案現(xiàn)代化管理與計(jì)算機(jī)的應(yīng)用［J］.東方企業(yè)文化，2011(24):164 -165.