高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制與管理模式分析

一、引言

隨著高校圖書館的發(fā)展和進步，在采編過程中，業(yè)務(wù)外包模式逐漸得到應(yīng)用和推廣。從推廣和應(yīng)用效果來看，業(yè)務(wù)外包能節(jié)省高校圖書館采編費用，彌補專業(yè)技術(shù)人才不足的缺陷，對高校圖書館發(fā)展產(chǎn)生積極作用，因而越來越受到重視，其應(yīng)用也變得更為廣泛。但由于目前該項工作仍然處在探索階段，管理制度、工作流程等存在不足之處，增大業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，需要采取有效控制對策，完善相應(yīng)的管理措施。文章將探討分析高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢，指出存在的風(fēng)險，并提出相應(yīng)的控制措施，希望能為實際工作提供借鑒與參考。

二、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的概念及優(yōu)勢

業(yè)務(wù)外包是近年來高校圖書館采編過程中所采用一種模式，該項工作開展對高校圖書館發(fā)展具有積極作用，逐漸受到重視，其應(yīng)用也越來越廣泛。

（一）概念

業(yè)務(wù)外包是將圖書館內(nèi)部重復(fù)性的、非核心工作交給獨立工作第三方，由他們代替圖書館提供服務(wù)。根據(jù)高校圖書館不同業(yè)務(wù)種類，外包業(yè)務(wù)包括采編、信息、技術(shù)、借閱、后勤服務(wù)等，通過業(yè)務(wù)外包模式應(yīng)用，能整合和利用各種資源，避免出現(xiàn)資源浪費現(xiàn)象，實現(xiàn)對各類資源的充分和有效利用。 [1]而采編業(yè)務(wù)外包是高校圖書館業(yè)務(wù)外包的一種類型，指的是將文獻采訪、文獻編目、文獻加工等業(yè)務(wù)委托給相關(guān)企業(yè)來完成。以滿足采編工作需要，促進高校圖書館更好運行和發(fā)展。

（二）優(yōu)勢

作為一種新型業(yè)務(wù)模式，高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包具有自身顯著優(yōu)勢，對圖書館發(fā)展具有積極作用。它能彌補高校圖書館采編人員不足，技術(shù)水平不夠的缺陷，降低運行成本，促進采編工作效率提高，也能在一定程度上提高采編企業(yè)和高校圖書館整體競爭力，推動采編業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化進程。一方面，采編業(yè)務(wù)外包能節(jié)約高校圖書館運行成本，獲取內(nèi)部缺少的文獻資源，降低圖書館在非核心業(yè)務(wù)方面的投入，提高圖書館工作效率和核心競爭力。另一方面，還能增進與企業(yè)聯(lián)系，建立良好的合作關(guān)系，滿足廣大師生對相關(guān)資料需要，為廣大師生提供更加便捷的服務(wù)。

三、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險

為有效控制業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，最為重要的策略是加強圖書館自身能力建設(shè)，選擇合適的承包商，推動業(yè)務(wù)外包每個環(huán)節(jié)順利進行。但由于業(yè)務(wù)外包在高校圖書館的推廣和應(yīng)用時間較短，業(yè)務(wù)流程不熟練，管理制度不完善，導(dǎo)致采用業(yè)務(wù)外包過程中，仍然存在一定的風(fēng)險。

（一）來自高校圖書館內(nèi)部的風(fēng)險

事實上，采用業(yè)務(wù)外包模式對高校圖書館發(fā)展具有一定促進作用，能緩解專業(yè)人才匱乏，結(jié)構(gòu)不合理的情況。但如果缺乏完善的管理制度約束，對承包商相關(guān)信息了解不全面，也會在一定程度上降低館員綜合素質(zhì)，導(dǎo)致技術(shù)人員出現(xiàn)流失現(xiàn)象。

1.館員業(yè)務(wù)能力削弱。采編業(yè)務(wù)外包之后，采編人員不再從事編目工作，而是從事圖書驗收、加工、典藏等工作，由于長時間沒有從事采編，館員的采訪、分類、著錄等能力逐漸下降。圖書館也忽視對采編人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)技能下降，未能更新和完善自己的知識結(jié)構(gòu)體系，創(chuàng)新能力不足，逐漸對圖書館采編業(yè)務(wù)方面的業(yè)務(wù)變得陌生，難以適應(yīng)新情況和新形勢的變化發(fā)展，影響?zhàn)^員業(yè)務(wù)技能提升。

2.技術(shù)人員流失。采編是技術(shù)含量較高的部門之一，對工作人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)要求較高。同時為推動采編順利進行，采編工作人員要熟練掌握本館采編運作方式，管理制度等內(nèi)容，采編人員通常也處于圖書館重要崗位。 [2]但采編業(yè)務(wù)外包后，需要對原來從事采編業(yè)務(wù)的工作人員進行調(diào)整，將他們分配到其它崗位，導(dǎo)致一些工作人員缺乏熱情，對自己在圖書館的地位和價值產(chǎn)生擔(dān)心，有些工作人員甚至對新安排的崗位不滿意，不愿意留在高校圖書館工作，導(dǎo)致技術(shù)人員出現(xiàn)流失現(xiàn)象，對高校圖書館發(fā)展也帶來不利影響。

（二）來自承包商的風(fēng)險

開展業(yè)務(wù)外包過程中，首先得選擇合適的承包商，對承包商的資本、信譽、社會影響力、市場競爭力等進行綜合全面考慮，并進行對比分析，選擇最優(yōu)目標(biāo)。但在實際工作中，由于對承包商的信息了解不全面，給業(yè)務(wù)外包帶來較大風(fēng)險，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.信息了解不全面。對承包商信息掌握不全面，這是導(dǎo)致風(fēng)險產(chǎn)生的直接原因。一些高校圖書館在與承包商商談業(yè)務(wù)外包時，對承包商的技術(shù)水平、資源、工作人員素質(zhì)、資金等掌握不全面，或者承包商為獲取更大利潤，將不利信息隱藏。而開展業(yè)務(wù)外包之后，高校圖書館難以控制承包商的行為，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量降低，供貨不及時等問題出現(xiàn)。

2.戰(zhàn)略目標(biāo)不一致。高校圖書館與承包商的性質(zhì)不一樣，二者戰(zhàn)略目標(biāo)也不相同。前者是公共機構(gòu)，主要是為滿足高校師生獲取信息資源服務(wù)需要；或者是私營機構(gòu)，獲取最大利益是多數(shù)承包商的目的。在利益驅(qū)使下，承包商為減少成本而出現(xiàn)偷工減料現(xiàn)象，例如，編制簡單的編目數(shù)據(jù)，加上質(zhì)量差的積壓目錄等，條形碼與詞條粘貼不標(biāo)準(zhǔn)，印章不清晰，頁碼不準(zhǔn)確等。這些問題的存在不僅增大業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，還影響圖書館服務(wù)質(zhì)量提高。

（三）來自外部環(huán)境的風(fēng)險

作為一種新興業(yè)務(wù)形態(tài)，采編業(yè)務(wù)外包實施時間不長，管理制度不完善，合同規(guī)范不嚴(yán)格，對一些細節(jié)問題把握不全面，雙方職責(zé)和權(quán)限不明確，容易出現(xiàn)糾紛，給高校圖書館帶來不必要的損失，增大業(yè)務(wù)外包風(fēng)險。 [3]也容易導(dǎo)致新書不能按時與讀者見面，制約服務(wù)質(zhì)量提升。

四、高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險控制與管理模式

業(yè)務(wù)外包模式的采用對高校圖書館業(yè)務(wù)發(fā)展具有重要推動作用，但由于該項工作目前仍然處于探索階段，市場機制不成熟，相關(guān)的管理制度不完善，工作人員綜合素質(zhì)有待提升，導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包仍然存在一定風(fēng)險。這些風(fēng)險存在不僅影響業(yè)務(wù)外包順利進行，還對高校圖書館發(fā)展帶來不利影響。今后應(yīng)該采取應(yīng)對措施，采用有效的管理模式，實現(xiàn)對風(fēng)險的有效控制。

（一）加強圖書館自身能力建設(shè)

為盡量降低業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，推動管理模式改進和完善，也為高校圖書館發(fā)展創(chuàng)造良好條件，加強自身能力建設(shè)是十分必要的，主要應(yīng)該從以下幾個方面采取完善措施。

1.落實采編業(yè)務(wù)外包原則。合理選擇業(yè)務(wù)外包項目和承包商，堅持計劃性、個性化、標(biāo)準(zhǔn)化原則，準(zhǔn)確把握業(yè)務(wù)外包信息，制定科學(xué)合理的計劃，并嚴(yán)格按步驟完成每項計劃，確保各項工作順利進行。對采訪、查重、驗收等核心和關(guān)鍵業(yè)務(wù)，最好由圖書館自己完成，提高工作效率和這些業(yè)務(wù)的個性化水平，也為廣大讀者提供個性化服務(wù)。 [4]對圖書磁條包夾、蓋章、流水號打印等業(yè)務(wù)，由承包商完成，推動這些業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化進程。

2.提高館員綜合素質(zhì)。為確保高校圖書館服務(wù)質(zhì)量，降低業(yè)務(wù)外包風(fēng)險，提高館員素質(zhì)也是十分必要的，工作人員要提高采訪、查重、驗收能力，確保每項工作的服務(wù)質(zhì)量。注重圖書館數(shù)據(jù)驗收和質(zhì)量校核，嚴(yán)格按照合同規(guī)范要求檢查工作質(zhì)量，確保業(yè)務(wù)外包各項工作滿足規(guī)范要求。對存在的不足及時通知承包商改進和完善，保證各項工作符合規(guī)范要求，降低業(yè)務(wù)外包風(fēng)險。

3.樹立競爭意識并增強法制觀念。為推動采編業(yè)務(wù)外包良好運行，降低外包風(fēng)險，提高服務(wù)質(zhì)量，更好滿足圖書館各項工作需要，高校圖書館應(yīng)該樹立競爭意識，注重與承包商的合作，加強相互溝通與聯(lián)系，促進自身競爭力提高，為業(yè)務(wù)外包提供良好的工作平臺。 [5]承包商要加強自身綜合能力建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，明確責(zé)任，認真履行相關(guān)合同規(guī)定。制定和履行合同規(guī)定時，要明確相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守合同條款，提高業(yè)務(wù)外包質(zhì)量，避免出現(xiàn)不必要的糾紛，降低風(fēng)險，促進服務(wù)質(zhì)量提升。

（二）合理選擇承包商

為實現(xiàn)對業(yè)務(wù)外包風(fēng)險的有效控制，推動高校圖書館風(fēng)險控制和管理模式改進和完善，必須做好承包商選擇工作，全面做好調(diào)查研究工作，對其資本、信用、社會影響力等進行綜合全面考慮，選擇最優(yōu)承包商，推動業(yè)務(wù)外包順利進行，為采編工作有效開展創(chuàng)造良好條件。

1.綜合考慮內(nèi)部因素。高校圖書館的館藏特色、工作人員素質(zhì)不同，它們的外包業(yè)務(wù)范圍和內(nèi)容也不完全相同。在選擇外包策略和管理模式時，應(yīng)該綜合考慮圖書館業(yè)務(wù)需求、信息化水平、辦館規(guī)模等因素。如果圖書館采編部專業(yè)人員齊備，能勝任每年采編任務(wù)，可考慮部分業(yè)務(wù)外包，以節(jié)約成本。 [6]如果采編人員緊缺，可采用全包業(yè)務(wù)模式，選擇信譽度高，工作人員素質(zhì)高，供貨能力強的工作人員，將采編業(yè)務(wù)全部委托給承包商，順利完成采編各項工作。

2.全面考慮外部因素。高校圖書館在選擇承包商時，應(yīng)該對其進行全面考慮，評估其技術(shù)水平、專業(yè)人員素質(zhì)、財務(wù)、設(shè)備等，綜合考察其書目信息、編目數(shù)據(jù)提供能力、加工及售后服務(wù)能力、社會影響力和信譽度等。為提高評估準(zhǔn)確性，可聘請專業(yè)評估公司開展評估，全面掌握承包商信息，選擇最優(yōu)目標(biāo)，降低風(fēng)險。

（三）建立監(jiān)督機制和良好的溝通體系

對高校圖書館來說，采編業(yè)務(wù)外包是非常重要的工作，為降低風(fēng)險，必須加強每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，避免因工作疏忽出現(xiàn)風(fēng)險。應(yīng)該將風(fēng)險防范機制貫穿于業(yè)務(wù)外包每個階段，注重對每個階段的監(jiān)督與管理，增進與承包商的溝通，掌握業(yè)務(wù)外包基本情況，提前采取預(yù)控措施，將可能出現(xiàn)的風(fēng)險消滅在萌芽狀態(tài)。 [7]對已經(jīng)出現(xiàn)的損失及時補救，盡量降低所帶來的損失。完善規(guī)章制度，創(chuàng)新工作方式，推動業(yè)務(wù)外包順利進行，提高工作效率。

（四）完善合同條款并保障外包業(yè)務(wù)預(yù)期收益

合同擬定時應(yīng)該完善各項條款，對業(yè)務(wù)外包范圍、內(nèi)容、金額、爭端解決等內(nèi)容作出詳細規(guī)定，有效規(guī)范各項工作順利進行。高校圖書館應(yīng)該明確采編范圍、目的、形式、成本核算等內(nèi)容，提高思想重視程度，推動業(yè)務(wù)創(chuàng)新，提高工作效率。

五、結(jié)語

綜上所述，高校圖書館采編業(yè)務(wù)外包具有自身顯著特點和優(yōu)勢，但不能否定的是，業(yè)務(wù)外包也存在相應(yīng)的風(fēng)險。日常工作中應(yīng)該認識業(yè)務(wù)外包可能潛在的風(fēng)險，加強高校圖書館自身能力建設(shè)，合理選擇業(yè)務(wù)外包承包商，并綜合采取其它措施，從而推動業(yè)務(wù)外包順利進行，盡量降低風(fēng)險，也為高校圖書館發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

（注：本文系滁州學(xué)院科研啟動資金支持項目，項目編號：2014qd093）