初探企業(yè)檔案管理社會化問題

戴繼方

摘 要：文章在概述企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)上，對企業(yè)檔案社會化管理的必要性和可行性進(jìn)行了論述，并著重分析了企業(yè)檔案管理社會化的具體表現(xiàn)。如今，我國的科學(xué)技術(shù)有了很大的發(fā)展，這也就對企業(yè)檔案社會化管理起到了促進(jìn)作用。另外，日益規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)和日益健全的中介服務(wù)市場，也推動了這一發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵字：企業(yè)檔案管理;市場需求;可行性;市場化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

時(shí)代的進(jìn)步，社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，加劇了企業(yè)之間的競爭，有些企業(yè)不僅努力增加企業(yè)產(chǎn)品的銷量，而且還設(shè)法使企業(yè)運(yùn)營成本不斷降低。與此此時(shí)，便提出了企業(yè)檔案管理的社會化，這一方案不僅有助于成本的不斷降低，還有助于促進(jìn)企業(yè)綜合管理水平的不斷提高，使企業(yè)管理在時(shí)間上花費(fèi)的成本大為

減少。

一、企業(yè)檔案社會化管理概述

隨著時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，新出現(xiàn)了一個名詞——“社會化”，這是對我國現(xiàn)代生活方式和工作方式發(fā)生轉(zhuǎn)變的一種反映[1]。而我國的檔案界也在持續(xù)發(fā)展，并且將檔案社會化管理這一關(guān)鍵性概念提了出來。企業(yè)檔案管理社會化的時(shí)代特性十分明顯，這種檔案管理模式將管理機(jī)構(gòu)和管理對象的社會性凸顯出來[2]。在整個社會大背景下，才產(chǎn)生了人事管理的種種類型的服務(wù)工作，而社會環(huán)境下的人才是合理流通，最終也漸漸朝著社會化的活動演變，人事管理中十分重要的內(nèi)容就是人事檔案管理工作，因而其也越來越帶有社會化的性質(zhì);在這一檔案管理模式下，就會有非常廣泛的材料來源，檔案管理機(jī)構(gòu)及其對象自身的社會化性質(zhì)凸顯出來，這就對檔案的廣泛來源起到重要的決定作用，此外，豐富的檔案材料來源一定也會促使內(nèi)容更為復(fù)雜，但是面對傳統(tǒng)的檔案管理模式，單一的企業(yè)檔案只需在內(nèi)部流通，全部的檔案操作事項(xiàng)都只需執(zhí)行于其內(nèi)部，對于合理流動的公司人員，其檔案調(diào)配往往十分繁雜、瑣碎，這對于人才的合理流動而言是十分不利的;企業(yè)檔案管理的社會化將多樣性的檔案利用需求呈現(xiàn)出來，多元化的社會發(fā)展對人才的需求也是多樣性的。我們的檔案管理借助多樣性的類型與使用者類型，又會促使檔案內(nèi)容和載體增加，呈現(xiàn)出多樣性的傳遞方式。

二、企業(yè)檔案社會化管理的必要性分析

1、有助于促使企業(yè)管理成本得到有效降低，促使檔案資源的利用效率大大增加

企業(yè)向中介結(jié)構(gòu)委托檔案管理的工作，中介機(jī)構(gòu)就需要通過自身的專業(yè)實(shí)力，來實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范化管理，并且因?yàn)橹薪闄C(jī)構(gòu)需要管理非常多的檔案，因而就會降低相應(yīng)的管理成本。另外，中介機(jī)構(gòu)不僅是想企業(yè)提供管理服務(wù)，與此同時(shí)也能借助檔案的信息來加以雙重利用。作為檔案管理公司，一定要將企業(yè)的商業(yè)機(jī)密維護(hù)好，盡可能地創(chuàng)造條件來實(shí)現(xiàn)自身的良好發(fā)展，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)，這對雙方的共同發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。

2、企業(yè)檔案的社會化管理能夠?qū)崿F(xiàn)資源的優(yōu)化配置

企業(yè)借助中介組織來實(shí)現(xiàn)對檔案的分類管理，可以對中介公司的人才和技術(shù)資源加以充分利用，促使資源利用率大大增強(qiáng)。并且對一個中介公司加以扶持，也等于是為社會創(chuàng)造了更多的就業(yè)崗位，這就使市場對各類人才的需求得到了一定程度的滿足，最終實(shí)現(xiàn)共贏。

三、企業(yè)檔案社會化管理的可行性分析

1、現(xiàn)代社會的科技發(fā)展提供了良好的基礎(chǔ)條件

因?yàn)橹R經(jīng)濟(jì)時(shí)代和信息時(shí)代的到來，使得世界上的每一個地方都在被世界技術(shù)信息所覆蓋。企業(yè)檔案管理若能借助信息技術(shù)，就能促使交流合作更加有效，信息技術(shù)的發(fā)展提供了良好的交流平臺。企業(yè)檔案管理社會化將有助于企業(yè)及時(shí)掌握信息，包括具體的檔案管理內(nèi)容和一些最新的動態(tài)。借助信息化交流，還能借助社會機(jī)構(gòu)的力量來促使企業(yè)更好的進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提升企業(yè)綜合效益，降低成本的效果。

2、出現(xiàn)了更加規(guī)范的檔案管理機(jī)構(gòu)與健全的中介服務(wù)市場是保障

我國的企業(yè)管理法，明確規(guī)定了社會檔案管理機(jī)構(gòu)的有關(guān)內(nèi)容。這一類公司的職責(zé)主要就是為委托企業(yè)搞好檔案管理工作，同時(shí)法律還對檔案管理公司的權(quán)利與義務(wù)作了進(jìn)一步規(guī)范。另外，如今的中介市場日益發(fā)展，開始逐步使中介服務(wù)健全起來，實(shí)現(xiàn)了更加科學(xué)化和規(guī)范化的中介內(nèi)容和方式。以便能夠提供更加高質(zhì)量的服務(wù)給企業(yè)，使其檔案管理工作更加有效地進(jìn)行。

四、企業(yè)檔案管理的社會化的具體表現(xiàn)

1、對檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理

集中統(tǒng)一管理檔案可以說是踐行檔案社會化管理邁出的第一步。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案管理的社會化作為一種新型檔案管理模式，在很大程度上都是區(qū)別于傳統(tǒng)的管理模式的。傳統(tǒng)模式的檔案管理，通常是由企業(yè)的專門機(jī)構(gòu)來管理檔案，而且按照干部、員工等的不同級別以及職工不同的文化程度，在一定的管轄范圍內(nèi)，安排不同的機(jī)構(gòu)或人員來對檔案管理工作負(fù)責(zé)。這往往會造成檔案管理產(chǎn)生混亂現(xiàn)象，不僅是管理的混亂，還有管理人員也顯得十分復(fù)雜。企業(yè)檔案管理的社會化就是要把員工的檔案從企業(yè)走出去，進(jìn)入到社會中來，讓社會統(tǒng)一機(jī)構(gòu)來進(jìn)行集中的、統(tǒng)一的管理，并且這將是在社會范圍內(nèi)的真正的集中管理。

2、針對企業(yè)部分流動人員的檔案管理的社會化[3]

在部分行業(yè)和企業(yè)中，由于其本身所具有的行業(yè)特點(diǎn)以及工作性質(zhì)等的特殊性，所以，難免會有一些存在較大流動性的員工存在。出于對這部分流動人員檔案管理進(jìn)行優(yōu)化的考慮，以便為其創(chuàng)造出更加便利的社會條件，從而方便這部分人員進(jìn)行合理流動。檔案社會化管理的一個必然趨勢就是將這些人員的檔案管理納入其中。針對流動員工的檔案管理，國家機(jī)構(gòu)及人事部門也曾經(jīng)有過相關(guān)命令的下達(dá)，做出過明確的要求，這主要是體現(xiàn)在檔案管理的細(xì)則和規(guī)定中。也就是要求，對流動人口檔案進(jìn)行管理的部門務(wù)必要達(dá)到一定的級別，要求是在縣級及以上的黨委組織機(jī)構(gòu)，還有在政府規(guī)定范圍內(nèi)的人事機(jī)構(gòu)也是可以的。其它任何機(jī)構(gòu)或個人都不可以對這部分檔案擅自接管。這樣在用人企業(yè)的人事管理工作方面，對于這些存在較大流動性的員工的相關(guān)工作就被簡化了，同時(shí)這也促使企業(yè)檔案的社會化管理在全社會范圍內(nèi)得到了一定程度的切實(shí)提高。

3、禁止存在自帶檔案的現(xiàn)象，而且相關(guān)規(guī)定要求對于這一現(xiàn)象都明令禁止[4]

自帶檔案的現(xiàn)象是絕不允許的，同時(shí)也有這方面的明確規(guī)定。然而用人企業(yè)在進(jìn)行人事錄用時(shí)，還是存在對檔案忽視的現(xiàn)象，支隊(duì)人員的實(shí)際能力過分重視，這就導(dǎo)致企業(yè)等用人單位或個人不能對檔案形成正確認(rèn)識，不能意識到檔案的重要性，甚至導(dǎo)致出現(xiàn)棄檔的現(xiàn)象。然而個人檔案是非常重要的依據(jù)，諸如辦理個人證明和手續(xù)等都是需要據(jù)此來進(jìn)行的。特別是計(jì)算工齡，參加研究生和公務(wù)員等考試，以及辦理各項(xiàng)社會性保險(xiǎn)等。所以，企業(yè)檔案社會化管理，在開展的過程中，針對企業(yè)內(nèi)部員工私帶檔案的情況，一定要明令禁止，并且要嚴(yán)格落實(shí)下來。與此相關(guān)的一些社會管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該對檔案托管普查進(jìn)一步加強(qiáng)工作。

五、結(jié)束語

作為企業(yè)發(fā)展的重要記載，企業(yè)檔案是重要的分析資料可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。關(guān)于人事、設(shè)備和技術(shù)創(chuàng)新等檔案都是重要的資料，密切關(guān)聯(lián)著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如今傳統(tǒng)企業(yè)檔案已無法與新時(shí)代企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，當(dāng)前企業(yè)檔案管理的一大創(chuàng)新形式便是檔案管理社會化，這將會使企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展得到保障。隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，出現(xiàn)了愈發(fā)多的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)，這也相應(yīng)地增加了檔案工作的難度。所以，當(dāng)前我國企業(yè)檔案發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是要推行企業(yè)檔案管理的社會化。

參考文獻(xiàn)：

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