高等院校二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型研究

【摘 要】 為了解決二級(jí)學(xué)院研究生管理部門(mén)管理內(nèi)容幅度大、工作強(qiáng)度高、易出錯(cuò)的問(wèn)題，結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)及面臨的實(shí)際問(wèn)題，提出了一種高等院校二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型。在對(duì)研究生學(xué)位授予的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入剖析的基礎(chǔ)上，理清了各項(xiàng)工作及信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，分析了二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶(hù)角色及權(quán)限、系統(tǒng)使用流程及各模塊主要功能，為開(kāi)發(fā)出一套符合實(shí)際、面向網(wǎng)絡(luò)、具有廣泛適應(yīng)性的二級(jí)學(xué)院學(xué)位信息管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】 學(xué)位授予 ?二級(jí)學(xué)院 ?研究生 ?系統(tǒng)模型

1 引言

學(xué)位授予是研究生符合在校培養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)要求的最終結(jié)果;因此，負(fù)責(zé)學(xué)位授予的管理部門(mén)需要收集并審核研究生在培養(yǎng)過(guò)程中的各類(lèi)信息，把握著研究生培養(yǎng)質(zhì)量的出口關(guān)。

隨著社會(huì)對(duì)高學(xué)歷人才需求量的增加，近年來(lái)我國(guó)研究生的招生規(guī)模及增長(zhǎng)速度有了很大提高;而研究生管理人員的崗位數(shù)卻基本沒(méi)有增加。以我校機(jī)、材、電、信4個(gè)學(xué)院為例，各個(gè)學(xué)院在校博士、碩士研究生基本上在1500名左右，而各學(xué)院的研究生管理機(jī)構(gòu)基本上設(shè)職員1-2名，且要擔(dān)負(fù)起研究生日常教學(xué)管理及學(xué)院相關(guān)的科研管理工作。

目前，絕大多數(shù)學(xué)位信息管理系統(tǒng)都比較適合一級(jí)管理模式（校級(jí)）[1-2];然而，實(shí)際中，一級(jí)學(xué)位管理部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)各有分工，各有明確的工作重點(diǎn)，例如教學(xué)、導(dǎo)師管理、學(xué)科建設(shè)、學(xué)位授予、課程及成績(jī)管理等;研究生培養(yǎng)過(guò)程中，諸多的具體事務(wù)全部下放至二級(jí)學(xué)院，再加之研究生學(xué)位管理工作的自身特點(diǎn)，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院研究生管理部門(mén)管理內(nèi)容幅度大和工作強(qiáng)度高[3]，進(jìn)而造成對(duì)信息的反饋和處理困難，對(duì)部分培養(yǎng)環(huán)節(jié)難以進(jìn)行有效落實(shí);原有的手工操作管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)擴(kuò)招形勢(shì)下研究生學(xué)位管理工作的要求[4]。

由此可見(jiàn)，學(xué)位管理部門(mén)，尤其是二級(jí)學(xué)院，應(yīng)充分利用成熟的信息技術(shù)，搭建符合研究生二級(jí)管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將研究生管理人員從繁重的、重復(fù)性的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，提高學(xué)位管理工作的效率及準(zhǔn)確性，使得管理人員能夠把更多的精力投入到研究生培養(yǎng)質(zhì)量監(jiān)控工作中去，已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)[5]。

本文以燕山大學(xué)電氣工程學(xué)院研究生學(xué)位授予的實(shí)際工作為例，分析了二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶(hù)角色及權(quán)限、系統(tǒng)使用流程及各模塊主要功能。

2 系統(tǒng)角色及權(quán)限分析

2.1 系統(tǒng)角色

從我校研究生學(xué)位信息二級(jí)管理的實(shí)際情況來(lái)看，學(xué)位信息管理系統(tǒng)的用戶(hù)具有多種角色，且具有不同的操作權(quán)限。該系統(tǒng)模型的主要角色有系統(tǒng)管理員、研究生、導(dǎo)師/論文評(píng)審專(zhuān)家、格式審查專(zhuān)家、學(xué)科負(fù)責(zé)人、主管院長(zhǎng)、答辯秘書(shū)、答辯委員會(huì)主席。

2.2 角色權(quán)限分析

（1）研究生角色權(quán)限。該角色是系統(tǒng)的重要用戶(hù)，具有較多的操作權(quán)限，如填寫(xiě)和保存人員、學(xué)位基本信息、上傳電子版學(xué)位論文、在線填寫(xiě)答辯相關(guān)表格、查詢(xún)格式審查專(zhuān)家、查詢(xún)本人格式審查結(jié)果、根據(jù)審查結(jié)果修改論文格式、查看本人的匿名評(píng)審返回意見(jiàn)、在線填寫(xiě)“答辯材料”、下載“答辯材料”、查詢(xún)本人的答辯記錄等。

（2）導(dǎo)師審批/論文評(píng)審專(zhuān)家。該角色可對(duì)研究生提出的答辯申請(qǐng)進(jìn)行審批、查新本人指導(dǎo)研究生查重結(jié)果，評(píng)審其他導(dǎo)師的研究生論文。

（3）系統(tǒng)管理員角色。該角色是這個(gè)系統(tǒng)的管理者，除負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶(hù)的維護(hù)工作外，還具有研究生答辯環(huán)節(jié)的多項(xiàng)管理功能，例如審核申請(qǐng)答辯人員信息內(nèi)容，導(dǎo)出申請(qǐng)答辯人員信息匯總表;審核答辯人員導(dǎo)師審批，導(dǎo)出導(dǎo)師審批通過(guò)人員名單匯總表，隨機(jī)分配格式審查教師;分類(lèi)上傳下載的學(xué)位論文，知網(wǎng)檢測(cè)結(jié)果上傳;創(chuàng)建答辯組，分配答辯學(xué)生;隨機(jī)或是人工分配學(xué)位論文，查看并導(dǎo)出匿名評(píng)審結(jié)果;導(dǎo)出學(xué)位信息統(tǒng)計(jì)，管理維護(hù)格式審查人員庫(kù)、校內(nèi)論文審查評(píng)委庫(kù)。

（4）格式審查教師的主要權(quán)限是：查看本人需要審查格式的電子版論文、提交審查意見(jiàn)。

此外，答辯秘書(shū)的主要權(quán)限是在線撰寫(xiě)并提交答辯記錄、評(píng)語(yǔ)等;學(xué)科負(fù)責(zé)人權(quán)限是對(duì)學(xué)生的“答辯材料”學(xué)科負(fù)責(zé)人簽名處使用電子簽名;主管院長(zhǎng)角色權(quán)限是：對(duì)學(xué)生的“答辯材料”主管院長(zhǎng)簽名處使用電子簽名;答辯委員會(huì)主席角色權(quán)限是在簽名處使用電子簽名。

3 系統(tǒng)模型使用流程分析

研究生首先登錄系統(tǒng)填寫(xiě)答辯申請(qǐng)及相關(guān)個(gè)人信息;導(dǎo)師進(jìn)行申請(qǐng)表審批;管理員進(jìn)行研究生答辯資格審查;審批通過(guò)后由學(xué)科負(fù)責(zé)人、主管院長(zhǎng)填寫(xiě)電子簽名。對(duì)學(xué)生上傳的學(xué)位論文進(jìn)行查重;如果論文符合學(xué)校規(guī)定的答辯標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)將把論文隨機(jī)分配給各位格式審查專(zhuān)家。格式審查通過(guò)后，研究生參加預(yù)答辯并按答辯委員會(huì)提出的修改意見(jiàn)修改后，再提交論文進(jìn)行盲審。盲審?fù)ㄟ^(guò)后，安排答辯相關(guān)工作，最終完善學(xué)位授予的相關(guān)信息。

研究生學(xué)位信息管理使用時(shí)的總體流程如圖1所示。由圖1可知，研究學(xué)位授予的前期管理將均被該系統(tǒng)覆蓋，從而使得繁雜的管理流程得以大大簡(jiǎn)化。

4 系統(tǒng)功能模塊分析

結(jié)合系統(tǒng)用戶(hù)的角色權(quán)限及使用流程，依據(jù)“高內(nèi)聚、低耦合”的模塊設(shè)計(jì)原則，該系統(tǒng)應(yīng)劃分的主要模塊及其功能描述如下。

4.1 系統(tǒng)用戶(hù)管理模塊

該模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)的增、刪、改、查等功能，并可以指定用戶(hù)的角色權(quán)限。系統(tǒng)用戶(hù)的登錄名統(tǒng)一以學(xué)生學(xué)號(hào)及教工工號(hào)為標(biāo)準(zhǔn)。用戶(hù)登錄系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)首先根據(jù)登錄名驗(yàn)證其對(duì)應(yīng)的角色權(quán)限，并進(jìn)入相應(yīng)的操作界面。

此外，學(xué)生用戶(hù)時(shí)，還應(yīng)從其學(xué)號(hào)中提取相應(yīng)的年級(jí)、專(zhuān)業(yè)、碩博類(lèi)別等信息，以判斷其是否符合畢業(yè)年限的要求。

4.2 學(xué)位信息管理模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)答辯研究生學(xué)位信息的分散采集和集中管理，包括基本信息錄入、答辯材料的逐頁(yè)填寫(xiě)、誤填漏填提醒、評(píng)閱書(shū)及答辯材料的打印等;最后形成授予學(xué)位人員數(shù)據(jù)表，便于學(xué)院上報(bào)學(xué)位人員授予數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.3 答辯申請(qǐng)管理模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)各類(lèi)研究生在線提交答辯申請(qǐng)及學(xué)位論文的功能。

研究生登錄系統(tǒng)填寫(xiě)基本信息后，上傳學(xué)位論文，在線填寫(xiě)申請(qǐng)答辯人員信息匯總表、申請(qǐng)答辯導(dǎo)師審批表。學(xué)位論文上傳成功后，需經(jīng)過(guò)導(dǎo)師審批、管理員審批、學(xué)科負(fù)責(zé)人審批、主管院長(zhǎng)審批后，系統(tǒng)將通過(guò)知網(wǎng)的查重系統(tǒng)，對(duì)學(xué)位論文進(jìn)行查重，并根據(jù)查重率來(lái)給出相應(yīng)的查重結(jié)果。

論文查重結(jié)果的評(píng)判算法為：在扣除與本人文獻(xiàn)的重復(fù)率后，查重率20%以下，可以進(jìn)行答辯;在20%-30%之間，申請(qǐng)者需要撰寫(xiě)相關(guān)說(shuō)明，并請(qǐng)導(dǎo)師、系主任、學(xué)術(shù)委員會(huì)主席簽字;在30%以上，則不允許參加本次答辯。答辯申請(qǐng)管理流程如圖2所示。

4.4 格式審查管理模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)格式審查過(guò)程的管理，包括格式審查專(zhuān)家的選取及授權(quán)、格式審查論文的分配、格式審查意見(jiàn)的填報(bào)與匯總等。

系統(tǒng)首先將參加格式審查的論文分配審查專(zhuān)家，并向?qū)＜野l(fā)送電子郵件進(jìn)行提醒。格式審查專(zhuān)家登錄系統(tǒng)，查看本人需要完成審查格式的學(xué)位論文，進(jìn)行在線格式審查，并提交格式審查意見(jiàn)。學(xué)生登錄系統(tǒng)后，可直接查閱自己的格式審查意見(jiàn)，并根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行論文修改。

4.5 論文評(píng)閱管理模塊

該模塊主要實(shí)現(xiàn)學(xué)位論文的網(wǎng)上匿名評(píng)審業(yè)務(wù)，包括內(nèi)審評(píng)閱人的選取，外審評(píng)閱單位的選取、學(xué)位論文的送審、評(píng)審過(guò)程中的信息管理和評(píng)審結(jié)果的回收及匯總等。

4.6 答辯委員會(huì)創(chuàng)建模塊

答辯委員會(huì)創(chuàng)建功能是系統(tǒng)管理員的一個(gè)重要功能?？梢罁?jù)要答辯的學(xué)生情況，由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建一個(gè)或多個(gè)答辯委員會(huì)，并可指定答辯委員會(huì)主席、委員及秘書(shū)，以及在該答辯組進(jìn)行答辯的研究生。答辯組成員及研究生可通過(guò)登錄該系統(tǒng)，查閱與自己相關(guān)的答辯信息。

5 結(jié)語(yǔ)

結(jié)合筆者多年從事研究生管理工作的經(jīng)驗(yàn)及實(shí)際工作中面臨的問(wèn)題，提出了構(gòu)建一套網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)對(duì)與研究生學(xué)位授予相關(guān)的全程工作;經(jīng)過(guò)系統(tǒng)梳理，構(gòu)建了高校二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型，并對(duì)該系統(tǒng)的整體使用流程、各主要模塊的功能及流程進(jìn)行了分析，為開(kāi)發(fā)出一套符合實(shí)際、面向網(wǎng)絡(luò)、具有廣泛適應(yīng)性的二級(jí)學(xué)院學(xué)位信息管理系統(tǒng)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)于同類(lèi)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)具有有益的參考價(jià)值。

同類(lèi)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，將使研究生管理人員將更多精力投入到研究生培養(yǎng)質(zhì)量的監(jiān)控、政策研究制定之中去，進(jìn)而有利于提高研究生的培養(yǎng)質(zhì)量，使研究生培養(yǎng)機(jī)構(gòu)能夠?yàn)樯鐣?huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展輸送更加優(yōu)質(zhì)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。

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基金項(xiàng)目：秦皇島市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃項(xiàng)目（編號(hào)：2012025A078）;項(xiàng)目名稱(chēng)：高等院校二級(jí)學(xué)院研究生學(xué)位信息管理系統(tǒng)模型

研究。

作者簡(jiǎn)介：張薇薇（1982—），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，碩士，助理研究員，研究方向：教學(xué)管理。