醫(yī)療設備檔案管理流程分析

湯建華

醫(yī)療設備檔案管理流程分析

湯建華

為了優(yōu)化醫(yī)療設備檔案管理流程，本文從醫(yī)療設備檔案的形成出發(fā)，對從醫(yī)療設備的申購到安裝至報廢的整個的管理流程進行系統(tǒng)的分析，發(fā)現(xiàn)規(guī)范、合理的管理流程不僅能確保設備檔案的完整齊備，還能提升信息和數(shù)據的準確性和完整性，具有較高的應用價值。

醫(yī)療設備；檔案管理；流程

隨著信息技術和網絡技術的發(fā)展，基于互聯(lián)網的醫(yī)院管理系統(tǒng)開始應用于醫(yī)院的日常管理中，顯著地提升了醫(yī)院的管理水平。大多數(shù)綜合性醫(yī)院都實現(xiàn)了病房、住院、門診、藥劑以及財務的信息化管理，但醫(yī)療設備檔案管理還有待加強。本文分析三甲級大型醫(yī)院的設備檔案管理流程，現(xiàn)報道如下。

1 醫(yī)療設備檔案的形成

（1）建立設備檔案的歸檔制度階段：通常情況下，設備檔案的歸檔制度建立在設備使用部門、檔案部門、設備管理部門充分協(xié)商的基礎上。在院長的牽頭組織下，本院成立了醫(yī)院大型醫(yī)療設備管理委員會，院長任會長，科室負責人、專業(yè)人員任會員，并把設備檔案管理歸類到醫(yī)院醫(yī)療的質量目標管理中[1]。（2）購置前準備階段：在設備購置之前，醫(yī)院大型醫(yī)療設備管理委員要對各科室提出的購置申請進行系統(tǒng)的分析和論證，把同類產品價格、性能等詳細數(shù)據報告給醫(yī)院決策部門，直至決策部門做出選擇。（3）購置階段：經上級和主管領導簽字同意采購申請后進入購置階段，在購置階段主要是辦理各種批文、手續(xù)以及進口設備有關技術商務文件。為了方便后期的查找和管理，要對購置階段所涉及到的原始憑證進行集中管理，比如論證報告、標書、中標通知書、購置清單、發(fā)票、驗收單、科室申購報告、培訓單、設備參數(shù)、報價單、院長辦公會紀要、合同等，無論新舊檔案都進行數(shù)字化處理，以建立一個詳實、高效的數(shù)據庫[2]。（4）設備開箱驗收階段：只有在使用部門、檔案部門、設備管理部門的參與見證下，才能進行設備的開箱驗收，并對合格證、說明書、全套隨機技術資料、開箱記錄、操作手冊、裝箱單等進行檢查，確保各項手續(xù)文件齊全完整，并在驗收完畢后進行歸檔處理。對于需要借閱的操作手冊，在編碼編頁完成后方可借閱，避免出現(xiàn)缺頁的現(xiàn)象，確保檔案資料的完整性。（5）安裝調試階段：儀器設備驗收意見報告、安裝調試報告記錄、測試數(shù)據，以便設備能盡快投入使用。（6）使用階段：在使用過程中產生的維護日志、零配件購置記錄、維修備忘錄、保養(yǎng)記錄等，以便后期的維護管理。（7）設備報廢處理階段：可對部門相關的檔案進行銷毀或留存，銷毀的主要是與醫(yī)院主要業(yè)務關系不大的相關設備的檔案，留存主要是與醫(yī)院主要業(yè)務相關且能作為歷史見證的檔案[3]。

2 醫(yī)療設備檔案管理流程的工作方法

（1）建立相應規(guī)章制度。為了確保醫(yī)療設備檔案管理的順利實施，應根據國家有關法律法規(guī)制定《醫(yī)療設備檔案管理辦法》。（2）確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由醫(yī)院的業(yè)務內容所決定。本院醫(yī)療設備檔案歸檔范圍：論證報告、標書、中標通知書、購置清單、發(fā)票、驗收單、申購報告、培訓單、設備參數(shù)、合同、院長辦公會紀要、報價單等。我院醫(yī)療設備檔案歸檔原則：5萬元以上醫(yī)療設備，一個設備對應一份檔案；5萬元以下設備，一類設備對應一份檔案。價值不高但精密度要求高的設備，建立特殊檔案，一個設備對應一個檔案，比如精密儀表、計量儀器等[4]。（3）堅持“四同步”管理。為了確保設備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到合同訂立、重大維修、設備論證、開箱驗收中。（4）確定醫(yī)療設備檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是醫(yī)療設備檔案的組卷原則，通常情況下由設備管理部門檔案員根據設備檔案的內容、載體和形成規(guī)律對歸檔材料進行組卷，并把整理好的設備文件材料按歸檔年度向院檔案科移交[5]。（5）建立科學的借閱制度。在醫(yī)療設備最初的安裝、使用階段，隨機的安裝手冊、說明書等技術性資料最常被借用，而科學的借閱制度不僅能方便設備檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。本院的借閱制度是先歸檔后借出，有時也會借閱相關檔案的復印資料，先歸檔后借出能督促員工及時歸檔，確保檔案的安全；復印資料能提高科室使用檔案的周期，放緩檔案的磨損。（6）建立有效的監(jiān)督機制。本院的設備檔案管理直接由院長領導，實行嚴格的監(jiān)督機制，對科室的帳、卡、物以及相關內容進行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題責令其進行整改，并把檢查結果與科室的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評獎中體現(xiàn)出來。（7）建立設備檔案信息庫。對于30萬以上的設備，我院每月都會對其使用效率進行分析，并由專門的設備檔案管理人員把相關的信息數(shù)據錄入電腦中，建立數(shù)據庫，方便以后的查閱和管理[6]。（8）設備檔案信息的全程收集。從設備采購申請到安裝與驗收至設備報廢的全過程都應進行檔案信息的收集，為后期的設備的采購、安裝、使用提供數(shù)據支撐。

3 討論

醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院設備管理的一部分，對于醫(yī)院日常事務的開展具有積極的作用：指導和監(jiān)督設備的購置；服務服務醫(yī)院中心工作的開展；為醫(yī)療或經濟糾紛提供有效法律憑證。醫(yī)療設備價格昂貴、采購過程復雜，尤其是需省衛(wèi)生廳批準的乙類大型設備，而檔案管理能為設備的購置提供信息支撐，為設備管理委員會討論、設備論證申請、招標、可行性研究分析提高參考依據，為決策層的最終決策提供有力證據，最大限度地發(fā)揮檔案的指導和監(jiān)督作用，避免不必要、無效的購置，為醫(yī)院節(jié)省資金支出[7]。進行設備檔案管理的最終目標是為了服務醫(yī)院中心工作，保證各醫(yī)療設備的正常運行，方便醫(yī)院中心工作的順利開展。比如，當一個醫(yī)療設備出現(xiàn)故障后，如果讓廠家來修，不僅會有費用支出，維修周期也較長，而設備的檔案管理儲備了完成的信息，醫(yī)院醫(yī)學工程師根據檔案的技術信息就可以很快修復醫(yī)療設備，不僅節(jié)省了一大筆維修資金支出，還積累了一定的技術儲備。進行設備檔案管理的另一目的是為醫(yī)療或經濟糾紛提供有效法律憑證。在科技昌名、技術先進的今天，誤診和漏診也不是完全能避免的，一部分是由主管因素造成的，一部分是由醫(yī)療設備造成的。而設備檔案管理能出具原始憑證，劃清責任，幫助患者維護自己的權益[8]。如果在正常使用的過程中，醫(yī)療設備發(fā)生故障而廠商不愿意提供服務或服務不合符原先的約定時，醫(yī)院可向有關部門出具法律憑證，維護自身的合法權利。總之，要不斷完善醫(yī)療設備檔案管理流程的工作方法，發(fā)揮檔案管理的最大作用，提高醫(yī)院整體的管理水平。

[1] 陳宏文.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理的探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2007, 28(3)：46-47.

[2] 童斌.醫(yī)療設備維修管理的幾點問題與對策[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備, 2010,31(1)：91-92.

[3] 章潔,史維新.淺談當前醫(yī)療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設,2011(10)：67-68.

[4] 劉偉.加強醫(yī)療設備檔案管理提高設備的使用效益[J].中國醫(yī)療設備,2010,25(9)：75-76.

[5] 曾冬梅,張正軍.精益管理在醫(yī)療設備檔案管理中的應用[J].中國醫(yī)療設備,2013,28(2)：63-64,57.

[6] 朱學君.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作實踐與體會[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2010, 10(3)：134-136.

[7] 劉延祥.現(xiàn)代醫(yī)療設備科學管理模式的思考[J].當代醫(yī)學,2008, (18)：27-29.

[8] 高揚,趙昕峰.淺析醫(yī)療設備管理和設備維護[J].當代醫(yī)學,2013, 19(33)：12-13.

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.10.009

廣西 541001 廣西桂林醫(yī)學院附屬醫(yī)院設備科 （湯建華）