信息化時代高校的檔案管理創(chuàng)新研究

王 瑋

（陜西省行政學(xué)院，陜西西安，710068）

信息化時代高校的檔案管理創(chuàng)新研究

王 瑋

（陜西省行政學(xué)院，陜西西安，710068）

當(dāng)前，信息化時代正向我們走來，這給高校的檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，如何緊跟新形勢發(fā)展，尋求創(chuàng)新發(fā)展之路，值得我們深入思考和探索?；诖?，本文從高校檔案管理創(chuàng)新內(nèi)涵出發(fā)，深入挖掘其創(chuàng)新路徑，以推進高校檔案管理水平的顯著提升。

信息化；高校；檔案管理；創(chuàng)新

0 引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，海量信息流快速傳播，各種價值觀相互激蕩，一切都處在變化之中，由此，信息化時代已經(jīng)來臨，并在多層面影響并改變著人們的生產(chǎn)、生活和思維方式，而高校作為社會生活的一部分，尤其是其檔案管理工作是對與招生、教學(xué)、科研等活動有關(guān)的各類文字、圖像、影像資料等不同形式的歷史記錄，是高校歷史發(fā)展的寶貴財富和歷史見證，需要予以充分的重視，尤其是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式不斷凸顯其弊端，迫切需要借助于新的技術(shù)手段，變革管理理念，創(chuàng)新管理方式，以提高工作效率和質(zhì)量，適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

1 信息化時代下高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

信息化發(fā)展背景下，高校檔案管理要想緊跟時代發(fā)展，不斷更新發(fā)展，必需充分認識檔案管理工作信息化建設(shè)的深刻內(nèi)涵，由此才能夠明晰目標，加快檔案管理工作的信息化進程。高校檔案信息化建設(shè)是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的過程，這其中涉及了眾多內(nèi)容，具體需要從檔案信息的有效整合、開發(fā)；檔案數(shù)據(jù)庫的建立；信息化管理人才的培訓(xùn)；信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建等多方面進行，這也是《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五計劃”》中予以明確規(guī)定的，具體分析如下：

1.1 構(gòu)建完善的信息化管理體系

現(xiàn)代信息技術(shù)深刻影響著高校信息化發(fā)展進程，推動了高校檔案管理方式演進和信息化程度提升，尤其是互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等的應(yīng)用與推廣，更是進一步推動了高校檔案信息化管理體系的不斷完善和發(fā)展。檔案信息化管理體系要求管理管理工作制度化，人員配置標準化，管理手段信息化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的深化發(fā)展，使得傳統(tǒng)的檔案管理體系弊端凸顯，信息技術(shù)手段也由原來的輔助地位，演變成主導(dǎo)地位，高校開始努力構(gòu)建檔案信息化管理平臺，推進檔案管理的數(shù)字化、集成化、智能化發(fā)展；而這也勢必伴隨著信息化管理人員的管理理念和水平的更新發(fā)展，由此才能夠適信息化發(fā)展水平，推進檔案管理工作向信息化時代邁進。

1.2 實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，深化了人們對信息資源重要性的認識，而高校檔案信息資源作為高校招生、教學(xué)和科研工作的重要基礎(chǔ)，決定著其未來發(fā)展，使其綜合競爭力的重要衡量標準，由此，信息化時代背景下，要全面整合檔案資源，建立信息化數(shù)據(jù)庫，分類管理，統(tǒng)一調(diào)配，通過信息化管理平臺實現(xiàn)檔案資源的共享、交流，以最大發(fā)揮高校檔案的實用性，實現(xiàn)其現(xiàn)代化發(fā)展。

1.3 建立完善的檔案服務(wù)體系

高校檔案管理工作的根本目的在于給學(xué)生、老師提供信息服務(wù)，而現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，勢必會推進了高校檔案管理的信息化發(fā)展，借助于互聯(lián)網(wǎng)、無線通訊技術(shù)等，檔案數(shù)據(jù)庫得以建立，信息化管理平臺得以構(gòu)建，檔案信息服務(wù)變得更加快捷、高效，內(nèi)容也更加豐富、多元化，極大的滿足了人們的服務(wù)需求，也顯著提高了高校檔案管理效率和服務(wù)水平。

2 信息化時代下高校檔案管理創(chuàng)新的具體策略

根據(jù)上述內(nèi)涵分析，高校檔案管理信息化發(fā)展尤其必然性，是優(yōu)化管理體系，提升服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)在要求，同時也存在因資金、技術(shù)條件限制，使得檔案資源整合不到位，信息化管理水平落后，資源共享性差等問題，這也凸顯了高校檔案管理信息化管理的必要性。

2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，推動檔案管理多層次創(chuàng)新發(fā)展

高校檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵在于與信息技術(shù)融合，深化信息化管理理念的更新發(fā)展。首先，從思想上充分認識信息化管理重要性，以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，深化其應(yīng)用，以此使得檔案管理緊跟信息技術(shù)最新發(fā)展，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。其次，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理觀念，改為電子檔案，以現(xiàn)代無線傳輸技術(shù)、衛(wèi)星通訊技術(shù)等為電子檔案建立和完善的技術(shù)基礎(chǔ)，從管理觀念上深刻認識，拓展檔案表現(xiàn)形式，將其以電子化、圖文形態(tài)、影像資料等載體形式予以展現(xiàn)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展模式，構(gòu)建完善的信息化管理平臺，更新數(shù)據(jù)庫資料，創(chuàng)新管理手段。再次，以信息化管理理念來完善檔案管理人才的培養(yǎng)，信息化背景下，高校檔案的信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢，培養(yǎng)能夠應(yīng)用、維護信息化管理平臺，進行數(shù)字化檔案資料整合和管理的人才是當(dāng)下最為迫切之舉，高校檔案管理要充分認識到這一點，抓住信息化管理發(fā)展方向，更新服務(wù)理念，提升服務(wù)意識。

2.2 推進管理手段的深化變革，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理模式

信息技術(shù)在多領(lǐng)域的應(yīng)用，已經(jīng)充分說明其優(yōu)勢性，檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，關(guān)鍵在于管理手段的革新，強化信息技術(shù)應(yīng)用，這是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的必要要求，也是推進高校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。高校檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵在于數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化，通過互聯(lián)網(wǎng)可實現(xiàn)檔案資源的多元化整合、分類和存儲，便利了人們的資源的檢索、下載、共享和交流，同時深化這種電子檔案模式的推廣，使得高校各管理機構(gòu)能夠以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，將傳統(tǒng)管理手段向無紙化、電子式的檔案管理模式發(fā)展，這將進一步推進高校檔案管理手段的更新和發(fā)展。

2.3 加強信息化技術(shù)升級和改造，提升檔案管理的信息化水平

高校檔案管理手段的數(shù)字化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使得信息技術(shù)應(yīng)用得以深入，但鑒于信息技術(shù)更新速度的快速性，在其進行技術(shù)升級、改造過程中，信息化管理系統(tǒng)要緊跟新技術(shù)發(fā)展步伐，及時進行系統(tǒng)升級、維護，以保證檔案管理系統(tǒng)的安全運行，并根據(jù)不同技術(shù)應(yīng)用特性，充分利用其各自優(yōu)勢進行檔案資源的搜集、加工和整理，拓展系統(tǒng)功能，推動其信息化發(fā)展進程。

3 結(jié)語

信息化時代的深入發(fā)展，加快了高校信息化建設(shè)，尤其是鑒于檔案管理工作的復(fù)雜性和重要性，其信息化發(fā)展趨勢已經(jīng)成為必然，這也是我國教育深化發(fā)展的內(nèi)在要求和驅(qū)動力，在此背景下，各高校也都在積極推進檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，推動管理理念和管理模式的深層次變革，從而發(fā)揮其應(yīng)用作用，并促進其可持續(xù)發(fā)展。

[1]韋曉青.基于信息化時代開展高校檔案管理創(chuàng)新建設(shè)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版),2011,05:154-156.

[2]王翠華.談信息時代高校檔案信息化管理工作的探索與實踐[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,24:248.

[3]邢健.信息化時代高校檔案管理的現(xiàn)實需求與路徑選擇[J].企業(yè)改革與管理,2014,21:124-125.

Universities Archives Management Innovation under Information Age

Wang wei
（Shaanxi Administration School,Shanxi Xi'an,710068）

At present, the information age is coming to us, it brings new opportunities and challenges for university archives management, so how to keep up with new the developments, to seek the methods of innovation development, all of these arouse people's attention. Based on this, this paper start from the Innovation connotation of university archives, dig its innovative path in order to improve the level of university archives.

information technology;universities;archives management; innovation

TP391.1

A

王瑋（1983—）,女，漢族，陜西渭南人， 文學(xué)碩士，館員，研究方向；檔案管理。