信息化建設下的人社檔案管理初探
——以鎮(zhèn)江市人社局檔案管理為例

劉 菁

鎮(zhèn)江市人力資源社會保障信息中心，江蘇鎮(zhèn)江 212003

信息化建設下的人社檔案管理初探
——以鎮(zhèn)江市人社局檔案管理為例

劉 菁

鎮(zhèn)江市人力資源社會保障信息中心，江蘇鎮(zhèn)江 212003

人社部門承擔著為老百姓服務一生、記錄一生、保障一生的重要職責，做好人社檔案信息化建設，就顯得尤為重要。本文以鎮(zhèn)江市人社局信息化檔案管理建設為例，闡述了目前人社檔案管理存在的一些問題，對信息化建設下如何加強人社檔案管理探索了一些思路。

信息化；人力資源社會保障；檔案管理

1 背景和依據(jù)

為認真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學發(fā)展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局于2007年印發(fā)《關于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。人力資源和社會保障局承擔保障民生、服務民生的重要職責，服務對象涉及廣大老百姓，做好此部分檔案的有效管理工作，將帶來深遠的影響。依照人社檔案管理工作“統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設、資源共享”的指導方針，通過對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，減輕紙質(zhì)檔案對檔案庫房的壓力，以適應日益發(fā)展的人力資源和社會保障事業(yè)的需求。

2 現(xiàn)狀及存在主要問題

近年來，鎮(zhèn)江市人社局堅持以人為本，科學發(fā)展，緊緊圍繞全市經(jīng)濟社會發(fā)展大局，始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢。目前市人社局的各類檔案主要包含：業(yè)務檔案、人事檔案、文書檔案、財務檔案，其中業(yè)務檔案部分涉及社保、醫(yī)保等眾多業(yè)務內(nèi)容，且各部分內(nèi)容分散管理，信息化的水平也參差不齊，部分內(nèi)容的管理還存在Excel表格半手工管理方式，大量的實體紙質(zhì)檔案的存放因為沒有統(tǒng)一集中的庫房而分散在四處，給檔案的集中管理和利用均帶來了很大的不便。

以社保業(yè)務為例，近年來社保經(jīng)辦業(yè)務量快速增長，業(yè)務檔案以及人事檔案與日俱增。社保業(yè)務的覆蓋范圍不斷擴大，經(jīng)辦管理效率也越來越引起關注，傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理已無法從根本上解決參保者要求簡化手續(xù)、便捷服務的訴求。迫切需要建設一套具有從檔案快速采集、審核，到電子檔案傳輸、緩存以及海量電子數(shù)據(jù)存儲，再到電子檔案的快速調(diào)閱、全面應用等服務的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

3 鎮(zhèn)江市人社檔案數(shù)字化平臺建設項目的建設

1）建立全局統(tǒng)一的檔案管理模式。統(tǒng)一管理和指導全局檔案管理業(yè)務、建立統(tǒng)一、標準的檔案管理服務中心，實現(xiàn)資源設備、檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

2）以社保檔案為重點建立檔案數(shù)字化管理平臺。實現(xiàn)對全局檔案統(tǒng)一標準、分類、裝訂、上架、保管。利用信息技術(shù)，進行檔案信息化建設，配置檔案信息化設備，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化掃描和管理。實現(xiàn)電子檔案與業(yè)務系統(tǒng)對接，整合和優(yōu)化檔案業(yè)務處理模式，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，實現(xiàn)從以保管檔案為主向以檔案系統(tǒng)管理為主，從手工管理向電子化管理轉(zhuǎn)變。

為人力資源和社會保障的社會化服務提供技術(shù)支持。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以滿足人力資源和社會保障服務對象的實際需求為宗旨，提供多形式、全方位的檔案信息查詢服務。

項目的業(yè)務需求架構(gòu)圖如下。

如上圖所示，從業(yè)務流程維度分析本項目包括檔案收集（生成、接收）、檔案管理（存儲）、檔案利用三大業(yè)務階段。

1）檔案收集。

針對不同的數(shù)據(jù)來源、提供不同的收集方式，以實現(xiàn)鎮(zhèn)江人社局檔案資源庫的建設。包括“金保業(yè)務”系統(tǒng)、財務等其他業(yè)務系統(tǒng)中需要歸檔的業(yè)務數(shù)據(jù)通過標準數(shù)據(jù)接口自動進入檔案管理平臺的方式進行收集；永樂方正網(wǎng)絡版檔案管理系統(tǒng)中對的文書檔案、財務檔案等通過庫與庫之間的數(shù)據(jù)管道工具進行批量導入；紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工內(nèi)容通過批量導入、掛接的方式進行收集；部分增量檔案通過手動著錄的方式進行收集。

2）檔案管理。

一方面從檔案業(yè)務的基礎管理著手，提供檔案接收、檔案掃描、檔案管理、整理編目、檢索查詢、檔案借閱、檔案鑒定、統(tǒng)計分析、打印輸出、系統(tǒng)管理、信息訂閱等管理操作，滿足檔案業(yè)務信息化管理的要求；另一方面從存放實體檔案的庫房的基礎管理著手，提供庫房定義、檔案上架、檔案移架、檔案出庫、檔案入庫、庫房瀏覽、條碼管理、3D庫房、密集架集成、智能監(jiān)控等管理操作，滿足實體庫房信息化管理的要求。

3）檔案利用。

打破“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維和各業(yè)務條線間信息閉塞的僵局，構(gòu)建一體化聯(lián)動體系，讓檔案充分發(fā)揮其價值，包括檔案查詢、業(yè)務統(tǒng)計、檔案借閱、業(yè)務互聯(lián)以及項目后期根據(jù)進一步的業(yè)務需求拓展多維度的業(yè)務應用。

檔案建設涉及業(yè)務部門眾多，分布范圍廣，人員操作水平層次參差不齊，各下級機構(gòu)的眾多用戶需要通過廣域網(wǎng)接入系統(tǒng)使用，業(yè)務有一定的時效性要求，根據(jù)技術(shù)架構(gòu)的選擇原則，系統(tǒng)應保證使用穩(wěn)定、性能滿足、操作簡便、易推廣、易擴展等方面要求，以滿足當前業(yè)務需求。因此選擇采用B/S架構(gòu)，集中統(tǒng)一部署平臺應用及服務，人社分支機構(gòu)（如區(qū)級經(jīng)辦等）部署傳輸與緩存服務，通過IE瀏覽器登陸使用。應用中間件產(chǎn)品采用商業(yè)化或開源J2EE中間件，滿足各種規(guī)模的客戶應用，具有良好的伸縮性能，支持垂直擴展和水平擴展，適合集群部署或分布式部署，提供良好的性能擴展能力和可靠性保障。

信息化建設下的人社檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率，不再需要投入大量的人力物力進行繁瑣的檔案調(diào)閱和復雜的檔案管理，降低了勞動強度，壓縮了管理成本，提高了管理效能。檔案的整個生命周期都由平臺支撐實現(xiàn)檔案的采集、處理、上傳、存儲、調(diào)閱和管理，強大的索引功能使得各個業(yè)務能夠及時、準確地得到所需要的檔案信息，實現(xiàn)檔案的共通共享。

TP3

A

1674-6708（2015）149-0069-01