分析檔案管理的重要性

王麗花

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

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分析檔案管理的重要性

王麗花

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

檔案是在長時(shí)間的工作中逐漸積累而成的具有高度參考價(jià)值以及留存價(jià)值的一種資料，具有多種不同的形勢(shì)與載體。同時(shí)檔案也是領(lǐng)導(dǎo)作出決策性決定的主要根據(jù)之一，也是工作成果的一種反應(yīng)。檔案對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展來講有著至關(guān)重要的作用，所以要重視對(duì)檔案的管理工作，構(gòu)建出科學(xué)合理的檔案管理制度。在我國不斷發(fā)展的今天，原有的檔案管理體系已經(jīng)不能滿足時(shí)代的發(fā)展需要，所以為了緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，需要在檔案管理中引入新時(shí)代下的產(chǎn)物，將數(shù)字化技術(shù)引入到檔案管理中，從聲音、圖像、文字等諸多方面進(jìn)行記錄，盡可能的加強(qiáng)檔案的功能。

新時(shí)代；檔案管理；科學(xué)；重要

1 檔案管理工作的意義

一個(gè)單位的檔案管理工作是否科學(xué)、完善，已經(jīng)成為衡量單位工作能力以及管理能力的一個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于任何一個(gè)單位來講，檔案是單位發(fā)展歷程的一個(gè)重要反應(yīng)，同時(shí)也是單位下一步發(fā)展規(guī)劃的制定的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的過程中，想要做好檔案管理工作必須要有不斷創(chuàng)新的精神以及勇于探索的勇氣，務(wù)必真實(shí)、全面的記錄單位的發(fā)展經(jīng)歷以及發(fā)展情況。在制定單位未來發(fā)展規(guī)劃的過程中，需要將單位的檔案與整體的資源配置相結(jié)合。所以，完善檔案管理工作可以有效的推動(dòng)社會(huì)的發(fā)展，同時(shí)也可以幫助提升單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的綜合競爭力。

2 檔案管理工作必須依法進(jìn)行

2.1 以法律為基礎(chǔ)，制定檔案管理章程

在檔案管理的過程中已經(jīng)要嚴(yán)守法律的底線，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也日趨多樣化，所以這也對(duì)檔案管理人員的工作素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力等提出了較高的要求。同時(shí)在檔案管理的過程中務(wù)必要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)構(gòu)建起適合本單位的檔案管理制度，只有實(shí)行規(guī)范化、科學(xué)化管理才能使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。在上世紀(jì)八十年代后期，我國的第一部檔案管理法《中華人民共和國檔案法》正式頒布，并且在這二十余年的發(fā)展歷程中，為我國檔案管理工作的科學(xué)、合理發(fā)展立下了汗馬功勞。但是在新時(shí)期、新環(huán)境下，對(duì)檔案管理工作的要求也隨之提高，這就要求各地有關(guān)部門，根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況，以《中華人民共和國檔案法》為基礎(chǔ)構(gòu)建出適合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的檔案管理制度，使得檔案管理工作可以科學(xué)合理、有條不紊的開展。

2.2 檔案管理的最終目的是對(duì)檔案的開發(fā)利用

對(duì)檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用可以為社會(huì)的發(fā)展提供良好的幫助，并且加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用可以很好的幫助掌握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及未來一段時(shí)期內(nèi)的發(fā)展方向。對(duì)檔案加以利用已經(jīng)逐漸成為社會(huì)發(fā)展過程中一個(gè)不可缺少的信息庫。在檔案管理的過程中想要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用，從而逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。所以，對(duì)于檔案管理人員來講，在工作中除了要負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案收集、整理以及鑒定等工作，特別需要注意的就是加強(qiáng)對(duì)檔案的編目以及檢索等工作，并且需要注意的是開發(fā)出具有較高適用程度的檢索工具，同時(shí)構(gòu)建出全面的檢索體系以及檔案文件等，盡可能的達(dá)到檔案管理的工作目標(biāo)。與此同時(shí)還需要注意檔案的保管工作，要快速準(zhǔn)確的為需要查看檔案的人員提供材料。對(duì)于比較珍貴的檔案材料需要儲(chǔ)備有復(fù)印件或是副本等，在使用的過程中以復(fù)制件代替原件。同時(shí)需要加強(qiáng)的還有檔案儲(chǔ)存室的建設(shè)等，盡可能的降低外界環(huán)境對(duì)檔案管理所造成的影響。

3 檔案工作對(duì)于單位發(fā)展建設(shè)所起到的作用

3.1 技術(shù)檔案

在科技與社會(huì)不斷發(fā)展的今天，產(chǎn)生的檔案信息也越來越多，所以人們對(duì)于檔案信息的重視程度也隨之加大。對(duì)于單位的員工來講，只有準(zhǔn)確的掌握市場(chǎng)的發(fā)展?fàn)顩r以及新技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，才能更好的為單位服務(wù)：

(1)對(duì)于一個(gè)單位來講，其技術(shù)檔案管理的重要部分就是管理不同職稱的技術(shù)人員的信息以及全單位的技術(shù)信息，通常來講，對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理主要有兩個(gè)主要部分，第一個(gè)部分為個(gè)人信息部分，主要包括有技術(shù)人員的技能情況、職稱情況以及科研成果等；第二部分主要是以單位的技術(shù)活動(dòng)為主，例如，單位進(jìn)修人員的信息以及各類研究成果等。

(2)技術(shù)檔案也為單位的信息化、數(shù)字化管理的推進(jìn)打下了基礎(chǔ)，使得單位的的管理模式由傳統(tǒng)的單一、粗放逐漸向科學(xué)、集中轉(zhuǎn)變，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了單位經(jīng)濟(jì)效益的增加以及綜合競爭能力的增強(qiáng)。

(3)通過對(duì)科技檔案進(jìn)行合理的利用有助于幫助新型科研成果的研發(fā)以及推廣。并且也推動(dòng)了各單位之間的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)進(jìn)行，共同為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.2 科學(xué)的開發(fā)利用

對(duì)科技信息檔案進(jìn)行最大限度的開發(fā)利用，盡可能的發(fā)揮其在科技信息管理中的作用，對(duì)推動(dòng)單位的發(fā)展有著極為重要的意義；

(1)一般來講，技術(shù)檔案是一種可以真實(shí)的記錄、反應(yīng)人員技術(shù)水平以及科研能力的資料，所以技術(shù)檔案在單位管理過程中如，對(duì)人員的崗位分配以及合理利用等方面都有著非常重要的作用，可以確保單位在人員的提拔任用、職稱評(píng)定等多方面的公平合理，根據(jù)不同員工的不同特點(diǎn)進(jìn)行工作安排，為單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

(2)近年來，我單位為響應(yīng)科技是第一生產(chǎn)力偉大號(hào)召，充分利用科技檔案，將科研計(jì)劃管理與科研計(jì)劃檔案相結(jié)合，嚴(yán)把技術(shù)檔案的質(zhì)量關(guān)，并注重不斷開辟新的信息資源，把信息收集工作的起點(diǎn)向前延伸、擴(kuò)大收集工作的覆蓋面，進(jìn)行廣角度、多層次的信息收集。開展同行業(yè)、不同行業(yè)、國內(nèi)外各類科技市場(chǎng)及信息交流中心的全方面收集，收集的內(nèi)容也從單調(diào)化向廣泛性靠攏，并在其中篩選和分析，注重開發(fā)有效信息、多功能信息和質(zhì)量較高的信息，以便提供利用。 良好的檔案管理還可使設(shè)備管理部門在設(shè)備妥善維修、減少故障發(fā)生、確保單位工作的正常進(jìn)行提供了重要的保障。

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2015-04-12

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