淺談檔案管理的現(xiàn)代化趨向

趙 穎

(大慶市人力資源和社會保障局)

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淺談檔案管理的現(xiàn)代化趨向

趙 穎

(大慶市人力資源和社會保障局)

在科技不斷發(fā)展的今天，各行業(yè)的辦公現(xiàn)代化已經(jīng)逐漸成為一種發(fā)展趨勢。對于檔案管理來講，要是實行檔案現(xiàn)代化的管理首先需要具備的就是現(xiàn)代化的管理理念以及進行檔案現(xiàn)代化管理的管理思想。在進行檔案管理的過程中如果相關(guān)的工作人員缺乏現(xiàn)代化管理理念，就會對官案管理造成很大的影響，從而會對我國檔案現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)造成影響。

檔案；管理；現(xiàn)代化；建設(shè)

0 前 言

在檔案管理的過程中，如果不具備現(xiàn)代化的檔案管理思想，即使有現(xiàn)代化的檔案管理硬件，也不能稱之為是現(xiàn)代化的檔案管理。所以在檔案管理現(xiàn)代化的過程中，作為檔案管理的工作人員，必須要具有科學(xué)的管理理念，同時還需要具有較強的管理能力，盡可能的將傳統(tǒng)的檔案管理理念予以轉(zhuǎn)變。從而將傳統(tǒng)檔案管理的一種被動服務(wù)變?yōu)楝F(xiàn)代檔案管理的主動服務(wù)，從而更好的為我國社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展建設(shè)做出貢獻。

1 推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)

如果相推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，就需要將現(xiàn)代化的科技技術(shù)引入到檔案管理的工作中，同時在人事檔案管理的過程中也要引入一定數(shù)量的硬件設(shè)備，以滿足檔案管理現(xiàn)代化改革的需要，同時需要將強檔案管理軟件的研發(fā)，盡可能的加速推動檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。但同時進行檔案現(xiàn)代化的建設(shè)工作也需要政府基于大力的支持，在檔案管理部門轉(zhuǎn)變觀念、提升工作能力的同時，也需要得到財政部門的大力支持。并且對于檔案管理部門來講，也需要通過各種手段對檔案的價值進行進一步的挖掘，從而使其變?yōu)榻?jīng)濟價值?，F(xiàn)代化檔案管理的建設(shè)主要從以下幾方面展開：

1.1 實現(xiàn)檔案管理的無紙化與自動化

在將現(xiàn)代化技術(shù)引入到工作中以后，無紙化辦公逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式。在傳統(tǒng)的辦公模式中的一些需要進行上傳下達的文件，現(xiàn)在都可以在網(wǎng)上進行，這樣就可以在一定程度上減少了相關(guān)的流程同時文件的傳遞也變得更加的安全、快捷。辦公模式的改變主要是由科技的發(fā)展所帶來的，辦公的自動化進程也給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作的主要目的就是實現(xiàn)檔案資源的共享，而檔案的資源是需要有相當數(shù)量的館藏作為支持的，而進行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)主要就是希望通過對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用實現(xiàn)不同檔案館之間的資源共享，從而使檔案館的館藏量得到提升。

從理論上來講，一旦將全球的檔案館中的信息都在互聯(lián)網(wǎng)上進行共享，那么也就可真正的實現(xiàn)了檔案管理的全球互聯(lián)，可以在極短的時間內(nèi)查看全球任何一個國家與地區(qū)的檔案資料，從而有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理過程中的一些弊端，并且具有占用空間少，管理便捷等特點。

1.2 檔案管理將逐漸實行縮微化與數(shù)字化

在檔案管理的過程中引入縮微攝影技術(shù)以及數(shù)碼影像技術(shù)，可以為數(shù)字化檔案的建設(shè)與發(fā)展提供基礎(chǔ)。我們通常所說的檔案信息化與檔案數(shù)字化主要是指在檔案管理的過程中引入具有較好科技含量的現(xiàn)代電子設(shè)備，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴奈募?。當完成檔案數(shù)字化的建設(shè)以后，可以通過計算機來實現(xiàn)檔案的智能化檢索，這將在極大程度上提高檔案管理的檢索速度以及檢索范圍，從而有效的解決了傳統(tǒng)的檔案管理給檔案的空間容量所造成的壓力。所以，檔案管理的數(shù)字化是未來檔案管理的發(fā)展趨勢。

1.3 檔案管理將逐步像信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

隨著科技的不斷發(fā)展，計算機與互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)已經(jīng)在諸多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，這就使得我們逐漸的實現(xiàn)了信息全球化，在信息全球化的過程中，人與人之間的距離被不斷的拉近。信息化的建設(shè)在一定程度上提升了全社會的工作效率，同時也使得人與人之間的聯(lián)系變得更為緊密。這樣的發(fā)展模式為我們實現(xiàn)檔案材料的信息化管理提供了必要的條件。

就現(xiàn)階段我國的信息化發(fā)展情況來講，從我國的中央機關(guān)到地方的各企事業(yè)單位基本都已經(jīng)建起了計算機局域網(wǎng)絡(luò)，并且對于某些涉密部門來講，為了確保信息的安全規(guī)定不能講互聯(lián)網(wǎng)接入到局域網(wǎng)中，在極個別的單位甚至對互聯(lián)網(wǎng)實行物理隔離的方式，來確保信息的安全。

但今年來在電子技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的情況下，信息加密技術(shù)也隨之不斷的快速發(fā)展，例如，指紋識別技術(shù)、視網(wǎng)膜識別技術(shù)等，使得信息的保密程度得到了顯著的提升。在新技術(shù)不斷的出現(xiàn)于應(yīng)用的情況下，為我國檔案管理過程中信息的真實性以及可靠性提供了有力的保障。

1.4 我國檔案管理將實現(xiàn)多元化與智能化

在新興科技不斷發(fā)展的今天，檔案資源已經(jīng)逐漸呈現(xiàn)出一種多樣化的發(fā)展趨勢。多樣化信息存儲載體的出現(xiàn)，也使得我國的檔案管理必將走上多元化的發(fā)展道路。同時傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新形勢下的檔案管理發(fā)展需要，所以檔案管理的信息化與多元化已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。

當在檔案管理過程中引入語音識別技術(shù)以后，將會使檔案管理朝著管理自動化與智能化的方向發(fā)展。在全新的管理模式下，使使穩(wěn)當管理呈現(xiàn)出一體化的特征，即全部的檔案信息會由計算機進行自動的接受，并且按照事先已經(jīng)設(shè)定好的程序進行分類處理。從而最終實現(xiàn)檔案的自動化與智能化管理，傳統(tǒng)的人工整理、人工搬運的模式逐漸被取代。通過檔案信息化管理可以有效的提升檔案管理的效率，同時還能降低檔案管理人員的工作量，有效的發(fā)揮檔案的信息價值。

1.5 檔案管理的社會化與市場化

(1)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來”、服務(wù)當代、惠及后世的重要價值，是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實現(xiàn)檔案的真正價值。

(2)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

(3)檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持，將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源;另一方面，社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持，檔案管理的現(xiàn)代化趨向為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關(guān)系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開拓出一條新路。

2 結(jié) 語

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展創(chuàng)新的今天，檔案的信息化管理已經(jīng)逐漸成為一種發(fā)展方向，所以，要從根本上改變檔案的管理理念，增強現(xiàn)代化意識，每一位檔案工作者都要有緊迫感，建設(shè)好硬件設(shè)施，具備現(xiàn)代化的技術(shù)和裝備。將檔案管理工作提升到一個新的臺階。

2015-03-13

F283

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1008-3383(2015)09-0188-01