基于信息時代電子檔案管理系統(tǒng)的構建分析

趙慶鵬

（黑龍江泰來縣克利鎮(zhèn)政府，黑龍江 齊齊哈爾 162400）

在信息時代迅速發(fā)展的今天，辦公的主要工具已經(jīng)由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子計算機，電子文檔正是電子計算機和現(xiàn)代通信技術相結合的產(chǎn)物。隨著時間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，對于檔案的管理就成為一項艱巨的任務［1］。信息化的管理能夠為檔案的管理帶來方便，人們對電子化管理的需求也越來越大。

1 電子檔案管理系統(tǒng)的介紹

中國傳統(tǒng)的檔案管理是采用紙質(zhì)檔案進行管理，在信息時代不斷發(fā)展的今天，電子檔案管理從西方走進了中國。因此，中國的電子檔案管理系統(tǒng)的市場前景要參照西方發(fā)達國家的現(xiàn)狀。同時，西方的電子檔案管理能夠成為電子檔案管理在中國推廣的借鑒。電子檔案管理系統(tǒng)為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供了完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)不但可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡。

電子檔案管理系統(tǒng)能夠為辦公帶來方便。電子檔案資料的用戶能夠通過系統(tǒng)對檔案進行創(chuàng)建資料、保存檔案、控制文件、存儲和流轉(zhuǎn)，除了能夠運用電子設備對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行電子轉(zhuǎn)化之外，還能將生成電子檔案進行修改、分類歸檔、審核等，并且對電子檔案資料進行實時監(jiān)控。電子檔案的生成、存取、使用都是通過電子計算機這個媒介完成的，電子檔案管理系統(tǒng)對電子檔案的管理輕而易舉地就可以完成。

2 電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點

2.1 電子檔案管理系統(tǒng)提高了工作效率

電子檔案管理系統(tǒng)走進人們的工作中不是偶然的，有它的原因所在。一方面，電子檔案管理提高了工作效率。高效率的工作形式是現(xiàn)在的社會走向。信息技術給人們對檔案的整理節(jié)約了時間。另一方面，電子檔案管理系統(tǒng)的出現(xiàn)減輕了檔案管理工作人員的勞動強度。

2.2 電子檔案的便利性

在傳統(tǒng)的檔案里，常常出現(xiàn)資料缺失的情況，一旦發(fā)生這種情況就要把裝訂好的文檔資料拆開，然后把缺失的資料補充進去，再重新裝訂成冊，這樣嚴重增加了管理人員的工作量，使工作效率大幅度降低。然而電子文檔出現(xiàn)這種情況只需要利用查找功能找到遺漏的信息位置，然后在遺漏的位置建立文件夾，把遺漏的資料增加進去保存就可以了，這樣可以有效地減少人力，給管理工作人員減輕了工作量。

3 電子檔案管理系統(tǒng)的構建中應當注意的問題

3.1 保密性是電子檔案系統(tǒng)建設的前提

電子檔案是利用網(wǎng)絡系統(tǒng)對電子文檔進行管理保存，網(wǎng)絡的特點之一是具有很強的開放性，即使相距很遠，依然可以通過網(wǎng)絡直接獲取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子檔案作為國家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強的保密性。由于網(wǎng)絡的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會導致重要信息流失，檔案失去了保密性，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網(wǎng)絡的開放性是無法改變的，保密性也是電子檔案管理的要求，怎樣才能在保持網(wǎng)絡開放性的前提下不失電子檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

3.2 保證電子檔案信息的權威性

電子檔案的內(nèi)容都是極其重要的，其中很多內(nèi)容都涉及國家機密或個人隱私，因此，電子檔案的保存必須要建立在保障內(nèi)容準確性和有效性的基礎上?？茖W地將電子檔案進行管理，權威性是必不可少的條件。

4 怎樣才能做好電子檔案管理系統(tǒng)

不斷完善管理體制，建立統(tǒng)一的管理標準，建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理。除此之外，要加強對電子檔案管理的監(jiān)管，設立相關部門執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時，還要對需要存檔的電子信息的真實性進行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

4.1 電子檔案應該嚴格控制的方面

電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運行，也可以通過某些軟件把格式進行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計算機的復制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣地呈現(xiàn)，這在一定程度上方便了人們對電子檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認原來的文檔格式。雖然如此，計算機的強大功能能夠?qū)﹄娮訖n案等資料進行保護。電子文檔的格式可以輕易地通過計算機轉(zhuǎn)換，并且電子檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就化為烏有。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動的原始文件資料，對其進行備份，這樣能確保文檔資料的準確性。

4.2 跟上時代腳步，建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應該不斷提高自身素質(zhì)，加強對電子計算機的學習，培養(yǎng)專業(yè)化的電子檔案資料管理的人員［2］。從一個角度上來說，要引進先進的電子計算機的專業(yè)技術，通過不斷的學習電子計算機的知識，培養(yǎng)高素質(zhì)、擁有高度的責任感的檔案管理人員。從另外一個角度上說，專業(yè)的培訓對現(xiàn)有的電子檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機技術。隨著電子檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是電子檔案工作人員應該追求的目標，現(xiàn)代化檔案管理的關鍵性因素主要包括電子檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平以及他們對電子計算機知識的補充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結構，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法。建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結構合理，順應信息時代的電子檔案管理的隊伍是十分必要的。

5 結語

在電子檔案管理系統(tǒng)中，我國還處在初級階段，要不斷地對電子檔案管理系統(tǒng)進行完善［3］。在引進外國先進技術的同時，電子檔案管理工作人員還要不斷加強計算機網(wǎng)絡技術的學習，對電子檔案的管理還要結合我國自身的特點，只有這樣才能提高我國檔案管理工作的效率。

［1］方紹燕.實現(xiàn)檔案管理科學化的思考［J］.經(jīng)營管理者，2012，5（5）：90-91.

［2］韓秀紅.淺析網(wǎng)絡信息時代的檔案管理［J］.科學之友，2012，6（4）：112-113.

［3］梁秋英.電子檔案管理中的問題與對策［J］.黑龍江史志，2010，11（22）：156-157.