建立“全院共享、流程自動”的人力資源信息系統(tǒng)

衛(wèi)志剛

建立“全院共享、流程自動”的人力資源信息系統(tǒng)

衛(wèi)志剛

信息化是醫(yī)院人力資源管理發(fā)展的一種趨勢。本文以某縣級醫(yī)院人力資源管理信息化實踐為基礎(chǔ)，提出借助商品化軟件、內(nèi)外網(wǎng)結(jié)合、全院共享的信息化思路，通過細致篩選軟件產(chǎn)品、醫(yī)院主導軟件實施、運行中持續(xù)改進等具體做法，實現(xiàn)實施技術(shù)向醫(yī)院的成功轉(zhuǎn)移，捋順薪酬管理流程，建立全院共享的人力資源信息系統(tǒng)。人事信息系統(tǒng)的建立提高人事信息的利用效率，為醫(yī)院的管理決策提供有效支撐。本文總結(jié)建設(shè)思路和做法，為其他縣級醫(yī)院人力資源信息化建設(shè)提供借鑒。

人力資源管理；信息化；人事軟件；信息共享

人力資源是醫(yī)院的“第一資源”[1]，醫(yī)院間的競爭歸根結(jié)底是人力資源的競爭，人力資源的管理水平直接影響醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。然而，醫(yī)院人事相關(guān)信息分布在人事、科教、醫(yī)務、經(jīng)管等各個部門[2]，收集效率低，難以進行有效整合和充分利用，不能適應人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

現(xiàn)代信息技術(shù)是當今科技發(fā)展的主導領(lǐng)域，正廣泛應用到社會的各個方面，我國醫(yī)院正不斷將信息技術(shù)應用到管理的各個方面，許多醫(yī)院已經(jīng)建立醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、圖片存檔及通信系統(tǒng)（PACS）、實驗室信息系統(tǒng)（LIS）、電子病歷、辦公自動化系統(tǒng)（OA）、財務核算系統(tǒng)等系統(tǒng)，而人力資源管理的信息化處于相對滯后的位置，人力資源信息化是信息時代人力資源發(fā)展的必然趨勢，是企事業(yè)單位的核心競爭力[3]。但是有關(guān)醫(yī)院人力資源信息化的理論探討多，真正做成應用的少，特別是有關(guān)縣級醫(yī)院建立全院共享的信息化實踐資料很少。延慶縣醫(yī)院成功建立人事信息系統(tǒng)，取得初步成效，現(xiàn)將人力資源信息化中的一些經(jīng)驗與做法報道如下。

1 思路

1.1 建立全院共享、流程自動的人力資源信息系統(tǒng) 目前，醫(yī)院人力資源信息化狀況，主要有以下3類：（1）單機版的信息系統(tǒng)，只能在1臺計算機上使用；（2）部門內(nèi)的共享系統(tǒng)，一般在人事部門內(nèi)部共享[4]；（3）跨部門的共享系統(tǒng)，一般在幾個部門之間共享，未能實現(xiàn)人事業(yè)務的自動流轉(zhuǎn)。這3類應用都是人力資源信息化的不斷探索，但是信息共享的范圍和開展的業(yè)務都很有限，不能滿足人力資源管理的進一步發(fā)展。

本院建立的人力資源信息系統(tǒng)要達到“全院范圍”的信息共享，將人事、科教、財務等各部門管理的人事信息都整合到信息平臺，院領(lǐng)導、職能部門、業(yè)務部門和普通職工都能在這個平臺上分享相關(guān)信息；在信息共享的基礎(chǔ)上，建立業(yè)務操作平臺，實現(xiàn)人員調(diào)配、加班審批、工資變動及發(fā)放等人事業(yè)務在用戶之間自動流轉(zhuǎn)。

1.2 采用內(nèi)外網(wǎng)結(jié)合、B/S架構(gòu)的實現(xiàn)方法 為確保患者信息安全，一般醫(yī)院的HIS、電子病歷等業(yè)務系統(tǒng)同廣域網(wǎng)是物理隔斷的，這種完全隔斷的局域網(wǎng)，本院稱為“內(nèi)網(wǎng)”；為利用廣域網(wǎng)資源，醫(yī)院還建有同廣域網(wǎng)相連的局域網(wǎng)，本院稱為“外網(wǎng)”。內(nèi)網(wǎng)計算機主要分布在業(yè)務科室；外網(wǎng)計算機主要分布在職能部門。

為實現(xiàn)信息的全院共享，在財力有限的情況下充分利用現(xiàn)有資源，采用在內(nèi)、外網(wǎng)同時部署服務器的實現(xiàn)方法，其中外網(wǎng)部署“主”服務器，因為人事信息的日常維護和業(yè)務操作大多在職能部門；內(nèi)網(wǎng)部署“備份”服務器，定期將外網(wǎng)服務器數(shù)據(jù)恢復到內(nèi)網(wǎng)服務器，方便內(nèi)網(wǎng)職工共享信息。

人力資源系統(tǒng)有2種架構(gòu)：（1）Client/Server（簡稱C/S），C/S 需要在每個用戶的電腦上安裝軟件，安裝和維護成本較高；（2）Browser/Server（簡稱B/S）架構(gòu)，B/S只需要在服務器上安裝一套系統(tǒng)，所有用戶就可以通過網(wǎng)頁登錄操作[5]，B/S是信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，本院采用B/S的系統(tǒng)架構(gòu)。

1.3 采用專業(yè)的、商品化的人力資源信息系統(tǒng) 醫(yī)院實施人力資源信息系統(tǒng)通常有4種方法：（1）內(nèi)部IT部門自行開發(fā)；（2）由外部軟件開發(fā)商定制；（3）使用商品化人事軟件；（4）使用

ERP（enterprise resource planning)的人力資源管理模塊[6]。自行研發(fā)需要較高的軟件開發(fā)水平，一般醫(yī)院很難達到。并且花費的人力、財力、物力并不低。外部軟件商定制需要清晰的業(yè)務需求，一般醫(yī)院很難準確提出，往往導致開發(fā)工程師理解偏差，實際應用問題很多，且單獨定制費用高，性價比不佳。使用ERP的人力資源管理模塊需要醫(yī)院有較好的ERP系統(tǒng)，大多數(shù)醫(yī)院并不具備。

商品化人事軟件經(jīng)過市場的競爭錘煉，能夠不斷聽取用戶的意見，對軟件進行更新升級和有效維護，具有不斷完善的內(nèi)在動力；且商品化人事軟件在我國已經(jīng)歷20多年的發(fā)展，功能日趨成熟，價格低廉，能被一般醫(yī)院接受，本院采用了商品化人事軟件的建設(shè)方法。

2 做法

2.1 細致篩選軟件產(chǎn)品 采用2個選擇原則：（1）功能性原則。軟件功能要具有擴展性，各種設(shè)置要足夠靈活，能夠適用各種情況變化。（2）經(jīng)濟性原則。軟件性價比要高，總體費用同醫(yī)院實際相適應。

為做出準確判斷，本院開展了如下調(diào)研：（1）聽取廠家介紹。先后邀請6個廠家來院演示，每家講解一整天，詳細介紹各個功能和解決方案。（2）試用軟件。對廠家提供的試用軟件或賬號，按照講解的功能進行逐一測試。（3）考察其他單位。先后到用過軟件的6家單位進行實地考察。調(diào)研考察中共做了2萬多字的詳細記錄，分析比較后，選擇合適的軟件產(chǎn)品。

2.2 以“醫(yī)院為主導”的軟件實施 管理軟件的成功實施是：三分軟件、七分實施[7]，實施工作在信息系統(tǒng)的建設(shè)中至關(guān)重要，但有些醫(yī)院對實施工作重視不足，完全交給軟件廠家，由廠家主導實施。廠家工程師具有盡快完成工作的內(nèi)在沖動，如果沒有客戶監(jiān)督，實施質(zhì)量往往粗糙，不能滿足管理需要，導致信息化失敗。

在系統(tǒng)實施中，本院是由“醫(yī)院人事部門”主導的。廠家工程師對軟件的實現(xiàn)方法比較了解，但對醫(yī)院管理理念、流程、規(guī)則不太熟悉，而本院對醫(yī)院管理非常熟悉，但對軟件的實施方法不甚清楚；在實施過程中，雙方有一個相互學習的過程，由誰主導實施往往取決于誰學習得更快，誰更能掌握項目的全部知識。本院人事部門積極參與到實施中，設(shè)計思路，討論方案，順利承擔了項目實施的主導角色，成功完成實施工作。

2.3 運行后的優(yōu)化調(diào)整 系統(tǒng)上線后，人事信息的共享范圍不斷擴大，人事業(yè)務流程不斷增多，運行中的新問題需要優(yōu)化解決。本院開展了如下工作：（1）操作簡潔的優(yōu)化。信息系統(tǒng)面對的是全院職工，各用戶對計算機的熟悉程度、信息共享和業(yè)務操作的內(nèi)容及頻率各不相同，復雜的操作界面影響用戶對系統(tǒng)的接收程度和信息系統(tǒng)的利用效果。為此，本院采用“能簡單盡量簡單”和“確保不比原工作復雜”的優(yōu)化原則，對界面進行簡潔的優(yōu)化調(diào)整。（2）業(yè)務方案的優(yōu)化。隨著業(yè)務流程的應用和擴展，有時出現(xiàn)運行中的邏輯漏洞，有時出現(xiàn)用戶的需求變動，有時出現(xiàn)流程間的相互沖突，都需要對業(yè)務流程進行重新設(shè)計和完善。為此，本院采取“一般運行漏洞2小時內(nèi)解決，大的方案調(diào)整1天內(nèi)完成”的優(yōu)化原則，保證系統(tǒng)的正常運行，完成各種方案的優(yōu)化調(diào)整。

3 效果

3.1 實現(xiàn)人事信息的全院共享,有利于各級領(lǐng)導的管理決策 信息系統(tǒng)將人事、科教、經(jīng)管等各部門人事信息集中起來，建立基本信息、學歷子集、培訓子集、工資變動等70多個子集；每個子集又有姓名、部門、身份證號、籍貫等若干字段，共建立1000多個字段；形成比較完備的人事信息數(shù)據(jù)庫。人事信息的日常變動，由各部門分子集來維護，直接登錄信息平臺進行操作。

信息的共享通過授權(quán)賬戶來完成，根據(jù)實際管理范圍，設(shè)立50多個權(quán)限不等的授權(quán)角色，然后將各角色授權(quán)給各賬戶，個人通過登錄賬戶就可以共享相關(guān)信息。參與人事管理的院級領(lǐng)導、人事部門人員、中層干部及普通職工都可在共享平臺上工作和交流，獲取相關(guān)人事信息，有利于各種管理分析與決策。

3.2 實現(xiàn)報表自動取數(shù)和流程自動化，提高數(shù)據(jù)的準確性，節(jié)約管理成本 先后設(shè)計登記表、花名冊和統(tǒng)計表3種類型150多個報表，報表可以自動取數(shù)，使費時費力的數(shù)據(jù)統(tǒng)計變得簡單高效。建立組織機構(gòu)管理、職稱晉升、科室調(diào)動、薪資變動、社保管理、信息維護6大類共110多個業(yè)務流程，通過設(shè)計業(yè)務節(jié)點和審批角色，實現(xiàn)人事業(yè)務的自動流轉(zhuǎn)。

報表工具和流程設(shè)計，不僅提高數(shù)據(jù)的準確性，而且節(jié)省管理成本。通過初步計算，本院信息系統(tǒng)運行1.5～2年的人力物力節(jié)省，就可抵消投入的軟件和硬件費用，取得較好的經(jīng)濟效益。

3.3 “工資調(diào)整”和“工資發(fā)放”整合到一個平臺，捋順業(yè)務關(guān)系 “工資發(fā)放”原來在財務軟件完成，但“工資發(fā)放”跟財務記賬的關(guān)系較為簡單，而跟人事部門的“工資調(diào)整”關(guān)系緊密，將“工資發(fā)放”放在人事信息平臺效率更高，更能充分利用全院共享的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢?！肮べY發(fā)放”不僅涉及到人事部門的工資調(diào)整，而且涉及到業(yè)務科室的加班夜班上報、獎金二次分配總額的下發(fā)、職工獎金明細的上報等工作流程，范圍廣、審批環(huán)節(jié)多，在信息平臺運行可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的準確傳遞和自動計算。本院將“工資發(fā)放”整合到人力資源信息系統(tǒng)，既實現(xiàn)流程的自動傳遞，也實現(xiàn)工資的自助查詢，還方便人事部門的人力資本分析、考核激勵體系的優(yōu)化，捋順人力資源管理的業(yè)務關(guān)系。

4 討論

4.1 人力資源信息化建設(shè)需要統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、不斷完善 人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，必須同醫(yī)院的管理實際相結(jié)合，不能好高騖遠、追求一步到位，需要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，各模塊的功能擴展要同管理發(fā)展步驟一致，分步推進實施，不斷進行完善。

4.2 積極參與實施過程，完成實施技術(shù)向醫(yī)院的轉(zhuǎn)移 人事管理的規(guī)范化程度較低[8]，大多數(shù)醫(yī)院都處于人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)變中，管理的流程、規(guī)則處于變化中，如果不能實現(xiàn)實施技術(shù)從廠家向醫(yī)院的轉(zhuǎn)移，那么就不易隨著管理的發(fā)展而及時調(diào)整系統(tǒng)。實現(xiàn)技術(shù)轉(zhuǎn)移的最佳途徑是積極參與實施過程，本院在實施過程中，認真向廠家學習，實現(xiàn)了技術(shù)的完全轉(zhuǎn)移，為軟件的優(yōu)化調(diào)整和功能擴展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

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Informationization is a trend of Human resource management in a hospital. Based the practice of human resource management informationization in a County-level hospital, the article put forward the idea of information such as using commercial software, combining internal and external networks, and sharing of information in all staffs. Through careful selecting software products, leading the software implementation by the hospital and continuous improvement in operation, the hospital got the successful transfer of technology from the company to the hospital, straight the compensation management process and established human resource information system in which all the staffs can share personnel information. Through the above work, the established information system improved the utilization efficiency of the personnel information and provided effective support for management decision-making in the hospital. The ideas and practice which the article summarized can offer reference for other Countylevel hospital in human resource management informationization.

Human resource management; Informationization;Electronic human resource;Information sharing

10.3969/j.issn.1009-4393.2015.19.006

北京 102100 首都醫(yī)科大學延慶教學醫(yī)院 （衛(wèi)志剛）