水利檔案現(xiàn)代化管理面臨的問題及對(duì)策

于 君

(陜西省機(jī)電排灌管理站，陜西 西安710004)

水利檔案是在各種水利建設(shè)活動(dòng)中形成的，是一種具有重要保存意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的水利歷史記錄文件材料，體現(xiàn)出不同形式的載體，如紙制圖文、電子文檔、聲像資料等。水利檔案產(chǎn)生于水利科學(xué)研究與探討、水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、水利勘測(cè)規(guī)劃與設(shè)計(jì)、水利項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、水利設(shè)備研發(fā)與制造等各類水利科技活動(dòng)之中，具有來(lái)源廣、范圍寬、類型多、管理復(fù)雜等特點(diǎn)。結(jié)合水利實(shí)際，在先進(jìn)管理制度和管理理念的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法和手段，加強(qiáng)水利檔案的管理和利用，是水利檔案管理機(jī)構(gòu)及管理工作者的重要工作任務(wù)和研究方向。

1 水利檔案管理存在的問題

1.1 制度不健全

由于資金、條件、人員等多方面的因素影響，有些水利單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度。也有些單位雖然建立了相關(guān)規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中沒有嚴(yán)格執(zhí)行。這就造成了檔案管理工作隨意性較大，影響了部分工作質(zhì)量的進(jìn)一步提高。特別是在保密管理制度方面，缺乏對(duì)水利檔案信息“保密”的認(rèn)定范圍和程序，使水利檔案的安全性受到了嚴(yán)重的威脅。

1.2 檔案分散管理

不符合集中統(tǒng)一管理檔案的原則，與《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和《檔案法》等精神相悖，同時(shí)也不利于水利資源的交流和共享。

1.3 管理手段落后

長(zhǎng)期以來(lái)，多數(shù)水利單位沒有把水利檔案管理工作與現(xiàn)代化工具有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，檔案管理計(jì)算機(jī)信息化軟件與檔案發(fā)展不同步，缺乏完備的目錄和索引，造成了檔案管理工作的周期長(zhǎng)、工作量大、效率低。

1.4 檔案歸檔不完整，質(zhì)量不高

由于檔案管理與水利科技活動(dòng)相互脫節(jié)，歸檔的水利檔案材料缺少關(guān)鍵性技術(shù)材料等核心技術(shù)內(nèi)容，不能體現(xiàn)水利檔案的價(jià)值。例如，有些水利檔案保存的材料太少，查閱檔案的人無(wú)法從中得到有用的水利技術(shù)信息;有些科技檔案只有某個(gè)階段的材料，而缺乏水利項(xiàng)目其他階段的材料，使得檔案資料殘缺不全。另外，有些檔案多數(shù)為復(fù)印件，缺少原始資料，使檔案材料真實(shí)性、可靠性大打折扣，不利于水利檔案價(jià)值的發(fā)揮。

1.5 立卷檢索不規(guī)范

缺少數(shù)據(jù)資源的科學(xué)化管理。這給檔案查詢?cè)黾与y度，需要花費(fèi)更多的時(shí)間來(lái)利用水利檔案資料。另外，在實(shí)際檔案利用過(guò)程中，大量試探性地盲目調(diào)卷，再逐頁(yè)瀏覽篩選，勢(shì)必造成誤差和漏查，不利于檔案有效利用率的提高。

1.6 檔案保管環(huán)境差

由于受經(jīng)濟(jì)、技術(shù)條件的限制，大多數(shù)地方水利單位所建立的檔案庫(kù)房都達(dá)不到相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)要求，缺乏必要的設(shè)備和安全設(shè)施。特別是有的水利單位檔案室與辦公用房共處一室，這將不利于檔案的安全保管，直接影響水利檔案的存放時(shí)間。

2 水利檔案現(xiàn)代化管理對(duì)策

水利檔案的有效管理是充分發(fā)揮其作用的前提和重要保證，為了適應(yīng)新時(shí)期水利檔案管理的要求，提高水利檔案現(xiàn)代化管理水平，必須采用有效的，綜合性地實(shí)施水利管理措施，落實(shí)水利檔案管理法律、法規(guī)、確保更好的為水利建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

2.1 健全水利檔案管理制度

2.1.1 構(gòu)建水利檔案宣傳機(jī)制

在水利單位內(nèi)部定期通過(guò)廣播、電視、網(wǎng)站等宣傳媒體，開展信息咨詢、?？幹啤⒅v座舉辦、科學(xué)普及等活動(dòng)，讓水利工作者認(rèn)識(shí)到水利檔案管理的重要性，為水利檔案管理制度的建立和實(shí)施做好鋪墊。

2.1.2 健全保密管理制度

許多水利科技成果都有其專有性、完整性、保密性，出于保護(hù)水利科研人員知識(shí)產(chǎn)權(quán)的目的，不僅要將水利科研關(guān)鍵性技術(shù)資料歸檔，還要防止專有技術(shù)的失密。因此，必須完善和補(bǔ)充保密管理制度，規(guī)范水利科技信息的認(rèn)定范圍和程序，避免水利核心技術(shù)資料的丟失。

2.1.3 落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制

檔案管理崗位責(zé)任制是增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心最直接、最有效的方法，按“誰(shuí)主管，誰(shuí)負(fù)責(zé)”和“分級(jí)管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則，在整個(gè)水利系統(tǒng)和水利工程建設(shè)全過(guò)程中實(shí)施。即“主管部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門的檔案管理工作負(fù)總責(zé)，分管部門領(lǐng)導(dǎo)及各水利施工單位負(fù)責(zé)人，對(duì)本職責(zé)和管轄范圍內(nèi)的檔案工作負(fù)主責(zé)”。如在水利工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，施工單位對(duì)水利工程文件資料負(fù)全責(zé)。除了以上制度外，還包括《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》等，需要根據(jù)水利實(shí)情，全面加以建立和實(shí)施。

2.2 轉(zhuǎn)變分散型管理模式

水利檔案是一個(gè)緊密聯(lián)系的有機(jī)體，如果實(shí)行分散管理，不僅人為地分割了這種有機(jī)聯(lián)系，而且還造成了人力、物力、財(cái)力上的浪費(fèi)。需要轉(zhuǎn)變目前分散化的水利檔案管理模式，實(shí)行集中型管理，這也是檔案工作的基本原則和要求。因此，各級(jí)水利部門應(yīng)根據(jù)自己的規(guī)模、層次、設(shè)備條件等實(shí)際情況，建設(shè)和完善綜合檔案館，集中統(tǒng)一負(fù)責(zé)文書檔案、工程技術(shù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案及其他檔案的管理，履行水利檔案館對(duì)水利資料的收集、加工、歸檔、傳遞等職能。

2.3 加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理信息化是現(xiàn)代化進(jìn)程的一個(gè)重要方向，也是現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的重要體現(xiàn)。水利檔案管理信息化具有收藏?cái)?shù)字化、操作電腦化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息存貯自由化、資源共享化等重要特征。

2.3.1 嚴(yán)格執(zhí)行電子文件制作程序

電子文件的制作要依據(jù)現(xiàn)行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，由專業(yè)人員從信息技術(shù)角度嚴(yán)格把關(guān)。而對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)應(yīng)注意掃描尺寸、亮度、分辨率等技術(shù)指標(biāo)的設(shè)定，確保規(guī)范統(tǒng)一。

2.3.2 統(tǒng)一電子文件處理文件格式

在水利科技活動(dòng)過(guò)程中會(huì)形成大量的電子文件，而這些電子文件的格式不盡相同，常常會(huì)給閱讀者帶來(lái)不便。為了解決文件通用性問題，有必要統(tǒng)一電子文件格式，隨著技術(shù)的發(fā)展與不斷進(jìn)步，格式之間的兼容性越來(lái)越強(qiáng)，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展情況，為了盡可能減少檔案管理工作量，直接保存常用格式的原有電子文件是可取的，如PDF、JPEG、PNG等，對(duì)于非常用格式文件，在不影響原有質(zhì)量的情況下，需要進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。

2.3.3 合理選用檔案信息化管理軟件

在檔案信息化管理軟件的選用上，應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案及計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，同時(shí)還要注重系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的靈活性，根據(jù)水利檔案管理模式，結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀與要求，規(guī)劃?rùn)n案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行模式，以適用于各類水利工程科技活動(dòng)。

2.3.4 加強(qiáng)電子檔案安全存儲(chǔ)

保證檔案安全，是檔案管理中的重中之重。用戶方面，通過(guò)對(duì)不同級(jí)別、不同人群、不同業(yè)務(wù)部門權(quán)限的劃控，身份的驗(yàn)證來(lái)實(shí)施安全保障;數(shù)據(jù)物理存放方面，在線災(zāi)難性數(shù)據(jù)恢復(fù)是一項(xiàng)先進(jìn)、實(shí)用、可取的方案。另外，為了提高檔案資源存儲(chǔ)的性價(jià)比，通過(guò)離線存儲(chǔ)模式對(duì)水利檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)也是一種可行的、經(jīng)濟(jì)的方案，并且還可對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)進(jìn)行有效的壓縮處理，采取統(tǒng)一的加密方式進(jìn)行異地存放;文檔使用方面，可在檔案?jìng)鬏?、瀏覽、存儲(chǔ)等功能上采用防擴(kuò)散等安全技術(shù)措施，來(lái)約束限定瀏覽者對(duì)電子檔案的打印、復(fù)制等輸出行為。

2.4 加強(qiáng)原始檔案資料的收集與質(zhì)量管理

對(duì)于原始檔案資料的收集，要綜合運(yùn)用追蹤收集、分階段收集、強(qiáng)制性收集等多種科學(xué)收集方法，以保證資料的完整性。同時(shí)，還要注意關(guān)鍵性技術(shù)資料的歸檔工作，采取切實(shí)可行的檔案資料歸檔、分類和編目的程序與方法，防止關(guān)鍵性技術(shù)資料丟失。在歸檔過(guò)程中，要注意歸檔文件的原始性，在原件尚未收集到的情況下，才考慮用復(fù)印件替代;對(duì)字跡清晰可供利用的復(fù)印件暫時(shí)收集歸檔，并積極收集原始資料，原件到后馬上替換，以保證檔案材料的準(zhǔn)確性。

2.5 完善水利檔案的檢索利用

水利檔案立卷檢索是檔案資源利用的基礎(chǔ)，而檔案編目是檢索利用的基礎(chǔ)。通過(guò)編目，建立多種查找檢索檔案文件資料的途徑，在利用者與檔案資源之間建立起暢通的橋梁與紐帶。因此，在水利檔案管理工作中，應(yīng)完善檔案文件編目信息資源檢索和主題詞檢索工作。

2.6 優(yōu)化水利檔案管理環(huán)境

水利檔案管理環(huán)境是水利檔案管理工作有效實(shí)施的重要條件，主要通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)來(lái)優(yōu)化。首先是改善硬件設(shè)施，然后逐步建立起檔案專用庫(kù)房，配備必需的滅火器、吸塵器、空調(diào)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、紫外及臭氧滅菌裝置等設(shè)備。另外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化硬件的配置，要補(bǔ)配電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電子檔案防磁柜以及專業(yè)檔案管理軟件等信息化軟硬件設(shè)施，以促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

2.7 提高水利檔案的服務(wù)能力

“服務(wù)”是檔案的重要職能。水利檔案的形成，將資料收集歸檔并使之轉(zhuǎn)化為信息資源，為水利工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，才能產(chǎn)生其價(jià)值和效益。做好檔案資料的收集、歸檔工作，其目的就是為了更好地開發(fā)利用檔案信息;加強(qiáng)檔案信息的利用，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作的加強(qiáng)。因此，在水利檔案管理中，檔案工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的服務(wù)性這一基本性質(zhì)，告別“坐等上門”、“看攤守庫(kù)”的舊觀念和舊習(xí)慣，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，盡力保持檔案信息隨機(jī)供應(yīng)的態(tài)勢(shì)，為各項(xiàng)工作提供翔實(shí)的檔案信息，以實(shí)現(xiàn)水利檔案管理由封閉型轉(zhuǎn)向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在服務(wù)中更好地體現(xiàn)其價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

水利檔案現(xiàn)代化管理是一個(gè)綜合性的過(guò)程。在實(shí)踐過(guò)程中，需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，結(jié)合實(shí)際改進(jìn)檔案管理方法，引進(jìn)采用先進(jìn)技術(shù)，加大硬件設(shè)施投入，加強(qiáng)檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育。只有這樣，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，更好地做好檔案管理工作，使之更好地為水利建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。