論新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

羅小平

（云南省麗江市華坪縣檔案館，云南 麗江 674800）

引言：在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在人員能力偏、制度體系缺失、安全隱患較多等，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量較低，嚴(yán)重阻礙各機關(guān)企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。那么在今后的發(fā)展中，就要針對這些問題，展開詳細(xì)深入的分析，然后提出切實可行的解決策略。

一、新時期檔案管理工作規(guī)范化的重要作用

在新時期下，檔案已經(jīng)成為各項工作開展的主要依據(jù)與保障，對于社會發(fā)展、國家建設(shè)，也發(fā)揮著不可替代的作用。在這一背景下，就要做好檔案管理工作的規(guī)范化，才能充分發(fā)揮檔案的價值與作用。其作用主要表現(xiàn)在：第一，檔案管理工作的規(guī)范化，可實現(xiàn)檔案資料信息的客觀真實。將規(guī)范化運用在各檔案管理中，就可以充分發(fā)揮管理人員的能力與優(yōu)勢，以及信息技術(shù)特有的應(yīng)用廣泛、普及率高、滲透性強等優(yōu)勢，從檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)出發(fā)，充分考慮其特點與內(nèi)容，建立高效的管理系統(tǒng)，進(jìn)行各種資料信息的收集、傳輸、分析、存儲等，保障整個檔案管理工作的準(zhǔn)確性。從而減輕工作負(fù)擔(dān)與任務(wù)量，避免檔案資料泄露與丟失等問題發(fā)生[1]。第二，檔案管理工作的規(guī)范化，可實現(xiàn)檔案信息技術(shù)現(xiàn)代化。這樣就可以準(zhǔn)確的接收市場信息，掌握市場環(huán)境等，然后根據(jù)其信息數(shù)據(jù)展開決策。比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，還能夠?qū)⒏鳈C關(guān)企業(yè)單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息全部都進(jìn)行匯總存儲，這樣就可以將復(fù)雜繁瑣的信息進(jìn)行集合，編制出迅速有效的檔案資料，保障檔案管理工作的時效性，有利于機關(guān)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。第三，檔案管理工作的規(guī)范化，可實現(xiàn)規(guī)?；?、高效化發(fā)展。這時就需要保障檔案資料信息的全面、準(zhǔn)確、可靠，才能滿足社會需求與發(fā)展。而通過規(guī)范化工作的開展，不僅改變了傳統(tǒng)的思維方式，還為人們的生活帶來了很多便利。并且可以將大量零散、復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，構(gòu)建一個功能強大的信息網(wǎng)絡(luò)，保障檔案資料信息的全面性、準(zhǔn)確性。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員能力偏低

現(xiàn)如今，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透在人們生活生產(chǎn)的方方面面，為人們帶來了很大的便利。將其運用在檔案管理中，也提高了管理工作的質(zhì)量與效率。然而在實際工作中，還存在著一些問題。其中人員能力偏低，就是主要問題之一，具體表現(xiàn)在：第一，信息化技術(shù)已經(jīng)逐步改變?nèi)藗兊膫鹘y(tǒng)工作方式，為檔案管理人員的就業(yè)也帶來了一些沖擊。然而很多檔案管理人員，仍舊依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗與方法，信息化操作不夠熟練，導(dǎo)致工作效率低下[2]。第二，很多機關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理部門，其人員結(jié)構(gòu)不夠合理，人員能力水平低下。

（二）檔案管理制度體系缺失

檔案管理工作的規(guī)范化開展，離不開健全的制度與體系。然而在實際工作中，還存在著制度體系缺失的問題，主要表現(xiàn)在：第一，很多機關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層，對于檔案管理的重視力度不足[3]。既沒有組建專門的管理人員，也沒有建立相應(yīng)的制度體系，無法引起基層工作人員的思想認(rèn)知，全身心參與到檔案管理中。第二，在檔案管理工作的監(jiān)管中，缺乏信息技術(shù)的投入，導(dǎo)致實效性與規(guī)范性低下。無法及時找出檔案管理工作存在的問題與隱患，然后展開深入分析，提出相應(yīng)的解決策略與應(yīng)急預(yù)案。第三，在人員的培訓(xùn)教育、崗位職責(zé)、能力考核等制度體系中，還有待健全與完善。因此工作人員的責(zé)任心較低，增加了檔案管理的難度。

（三）檔案管理安全隱患較多

雖然很多機關(guān)企事業(yè)單位在檔案管理中運用了信息化技術(shù)，但是缺乏有力保障與維護，導(dǎo)致安全隱患較多。其具體表現(xiàn)在：第一，將信息化技術(shù)運用在檔案管理中，雖然可以高效地完成檔案數(shù)據(jù)信息的收集整理與分析運用，提高信息資源的綜合利用率。然而也存在著一些風(fēng)險隱患，比如數(shù)據(jù)安全有待保障，經(jīng)常存在信息泄露與丟失等現(xiàn)象[4]。

三、新時期檔案管理工作規(guī)范化的策略

（一）提高人員綜合素質(zhì)

新時期下的檔案管理工作規(guī)范化，離不開管理人員的付出與努力。因此還需要不斷提高人員的綜合素質(zhì)，組建一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才隊伍，才能為檔案管理工作的規(guī)范化開展，打下堅實可靠的保障。第一步，通過崗前培訓(xùn)、離職培訓(xùn)、繼續(xù)教育、相互學(xué)習(xí)、小組研討等方法，為檔案管理人員提供多元的培訓(xùn)深造機會。促使管理人員完善自身理論，豐富工作經(jīng)驗，轉(zhuǎn)變思想觀念，強化自身的綜合素質(zhì)，熟悉檔案管理工作的流程與內(nèi)容，熟練操作信息化系統(tǒng)與軟件，保障檔案管理工作的規(guī)范化、高效化。第二步，機關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層，要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。主動參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，提高自身的綜合能力。并利用多種途徑與機會，進(jìn)行宣傳引導(dǎo)，提高基層人員的認(rèn)知。還要要求各部門、人員，加強互動聯(lián)系，在相互協(xié)調(diào)、相互幫扶中，保障檔案工作的規(guī)范化與高效化開展。

（二）健全制度體系

實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，還可以縮短工作時間，節(jié)省更多的人力、物力與財力，滿足人們的個性化與多元化需求。而健全的制度體系，是檔案管理工作規(guī)范化的重要保障之一。第一步，各機關(guān)企事業(yè)單位要嚴(yán)格遵循國家的相關(guān)政策與法律，結(jié)合內(nèi)部的實際情況，進(jìn)行制度體系的完善與優(yōu)化。然后加強宣傳指導(dǎo)，要求各工作人員全面熟知與嚴(yán)格遵循。第二步，通過崗位責(zé)任制的建立，要求檔案管理人員明確自身職責(zé)，清楚自身使命，做好自身本職工作。并與其他部門人員保持密切的聯(lián)系，及時找出檔案管理工作的風(fēng)險與問題，然后展開深入分析，進(jìn)行檔案管理方法與模式的創(chuàng)新與改革。第三步，通過獎懲、考核激勵制度的建立，將檔案管理人員的工作能力，與其薪資報酬直接掛鉤，調(diào)動其工作積極性與參與性，保障檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）加強管理維護

將信息化技術(shù)運用在檔案管理中，已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)如今，很多大中型企業(yè)，也正在慢慢引進(jìn)信息化技術(shù)與手段，獲得了更多的優(yōu)勢與便利。因此在今后的發(fā)展中，還需要更多的企業(yè)抱著積極接受的心態(tài)，去看待并且接受信息化技術(shù)對檔案管理工作的影響，并且充分挖掘其價值與內(nèi)涵。只有緊跟時代發(fā)展的步伐與潮流，積極運用信息化技術(shù)與系統(tǒng)，才能促使企業(yè)獲得長遠(yuǎn)持續(xù)發(fā)展。第一步，機關(guān)企事業(yè)單位要緊跟市場變化，根據(jù)內(nèi)部實際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理工作目標(biāo)與計劃。如初級目標(biāo)為實現(xiàn)管理流程的自動化。主要是因為很多大中型的企業(yè)，檔案數(shù)據(jù)資料較多，管理流程較為復(fù)雜，這時就可以將信息化技術(shù)應(yīng)用其中，展開規(guī)范化管理。通過人工智能、大數(shù)據(jù)等工具的使用，對現(xiàn)階段的檔案管理工作流程中的斷裂點之間建立聯(lián)系，實現(xiàn)管理流程的自動化。進(jìn)而簡化工作內(nèi)容，優(yōu)化工作流程，實現(xiàn)檔案資料信息的自動收集、傳遞、分析、存儲[5]。中級目標(biāo)為轉(zhuǎn)變檔案管理認(rèn)知，機關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理人員或者高級管理者，都應(yīng)當(dāng)高度重視信息化技術(shù)在檔案管理管理工作中的應(yīng)用，認(rèn)識到規(guī)范化管理的價值與作用。然后自動從區(qū)塊鏈或者云端存儲器中提取所需要的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和重構(gòu)，再對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理和分析，最終構(gòu)建完整的檔案資料。

結(jié)語：綜上所述，本文針對新時期檔案管理工作規(guī)范化的重要價值，以及檔案管理工作存在的問題與有效策略，展開了詳細(xì)深入的分析，希望為后續(xù)的實際工作提供堅實可靠的依據(jù)。那么在今后的檔案管理工作中，就可以通過提高人員素質(zhì)；健全制度體系；加強管理維護等策略，保障實際工作的規(guī)范化，提高工作質(zhì)量與效率。