檔案信息資源開發(fā)利用探討

劉桂菊(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

檔案信息資源開發(fā)利用探討

劉桂菊
(黑龍江省公路勘察設(shè)計院)

摘要:隨著科技的不斷發(fā)展，人類社會的也逐漸向科技化時代發(fā)展，已經(jīng)從原有的工業(yè)經(jīng)濟(jì)時代向知識經(jīng)濟(jì)時代過渡，并且信息已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的一種重要資源。同時檔案也是信息資源的中的一個非常重要的構(gòu)成，并且檔案的重要性已經(jīng)得到了現(xiàn)代人們廣泛任何。并且在全社會都在實行信息化建設(shè)的過程中，對檔案信息資源的深度開發(fā)已經(jīng)成為我國各級檔案管理部門的主要日程。不過，由于在檔案信息資源開發(fā)的過程中，依舊存在著很多的問題。

關(guān)鍵詞:檔案;信息資源;時代;開發(fā);人們

中圖分類號:F283

文獻(xiàn)標(biāo)識碼:??: C

文章編號:??:1008－3383(2015)02－0176－01

收稿日期:2014－08－11

0　前言

就目前我國檔案管理的現(xiàn)狀來講，其資源量是非常巨大的。據(jù)我國權(quán)威部門的統(tǒng)計，我國共計建設(shè)有各級別的檔案館4000多個，而省級以上的行政機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位擁有20000余個檔案館。這些檔案管總所儲存的所有的紙質(zhì)檔案，總數(shù)量達(dá)到四億卷以上，其排架的長度達(dá)到近一千公里，所保存的照片類的檔案也有近二百余萬張，電子檔案也有近二百余萬盤。并且，檔案信息的資源內(nèi)容也極為豐富，涉及到各領(lǐng)域內(nèi)。

1　檔案信息內(nèi)涵及其特點

通常情況下來講，檔案信息具有信息的以下特性: (1)檔案信息具有可擴(kuò)充性; (2)檔案信息具有可壓縮性; (3)檔案信息具有可傳輸行; (4)檔案信息具有可擴(kuò)散性; (5)檔案信息具有可分享性。并且檔案信息在具有其自身的特殊性，因此其擁有其他信息所不具有的特殊性、聯(lián)系性等等。

2　檔案信息資源開發(fā)利用的重要性

2．1檔案信息資源開發(fā)利用的內(nèi)涵

(1)需要盡可能的對檔案信息進(jìn)行深入的挖掘，從而使其可以達(dá)到現(xiàn)代勞動過程中的需要，這一過程主要由以下環(huán)節(jié)所組成:①對檔案信息進(jìn)行收集;②對檔案信息進(jìn)行整理;③對檔案信息進(jìn)行堅定;④對檔案信息進(jìn)行編目等環(huán)節(jié)。

(2)需要對檔案所含有的信息進(jìn)行采集，加工以及輸出的過程;同時也是將檔案所承載的信息從靜態(tài)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)，并且盡可能的給客戶使用的過程中。

2．2檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

(1)對檔案信息資源進(jìn)行綜合的開發(fā)可以有效的發(fā)揮其作用以及價值的方式

在檔案信息資源沒有被開發(fā)的時候其價值是潛在的，具有隱蔽的特點，所以并不能稱之為是真正意義上的資源。只有經(jīng)過適當(dāng)?shù)拈_發(fā)利用才可以促使檔案的潛在價值被有效的開發(fā)出來，從而進(jìn)一步發(fā)揮出其經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。對于檔案信息來講，必須要進(jìn)行科學(xué)、合理的開發(fā)，尤其是對科技檔案信息資源的開發(fā)，通過一些列的開發(fā)將其轉(zhuǎn)化成為生產(chǎn)力，在社會發(fā)展的過程中提供法律、憑證的參考。因此，必須要正確的看待檔案信息資源工作的重要性。

(2)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中需要加大檔案信息的資源利用

我國的經(jīng)濟(jì)體系已經(jīng)由原來的計劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)有的社會主義市場經(jīng)濟(jì)體質(zhì)，并且在農(nóng)村、企業(yè)改革深入進(jìn)行的過程中，我國社會各領(lǐng)域都發(fā)生的一定的變化，并且以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心加速推進(jìn)檔案信息的開發(fā)工作已經(jīng)成為人們所關(guān)心的熱電問題。

(3)我國信息的公開化進(jìn)一步提升了社會對于檔案信息的需求，同時也加快推動了檔案信息資源開發(fā)的整體進(jìn)程

在我國加入世界貿(mào)易組織以后，我國信息公開化逐漸提上了日程。就目前我國的現(xiàn)狀來講，信息的公開在確保達(dá)到民眾知情權(quán)的情況下，也可以有效的維護(hù)社會的穩(wěn)定，推動社會的快速發(fā)展。而檔案則是一種原始記錄人類社會活動的產(chǎn)物，檔案中包含著很多的知識同時也擁有非常豐富的內(nèi)涵，屬于我國急需公開的重要的信息資源之一。

2．3檔案信息資源開發(fā)利用的原則

(1)檔案信息開發(fā)利用需要遵循的序化整合原則

對于傳統(tǒng)的檔案信息來講，其初始的狀態(tài)基本是零散的，即便是一些儲存在檔案館中的一些檔案，即使是經(jīng)過一系列的處理，但是如果從檔案信息資源管理的專業(yè)角度來看，如果檔案信息資源管理要得到合理的發(fā)展以及使用，就必須要對其進(jìn)行科學(xué)有序的整合，主要就是對不同信息之間存在的一些問題進(jìn)行加工處理，主要會包含以下幾方面:

①在對檔案的價值進(jìn)行判定的時候，需要依據(jù)檔案價值的范圍，進(jìn)一步明確檔案信息資源開發(fā)的范圍。

②在對檔案信息進(jìn)行整合的過程中需要對檔案信息的真實性進(jìn)行鑒別。對于一些檔案中出現(xiàn)的廢棄或是終止的一些檔案信息文件，一旦繼續(xù)流向社會就會對社會造成一種誤導(dǎo)，并且非常有可能造成社會的恐慌。

③在對檔案進(jìn)行整理的過程中需要對其中出現(xiàn)重復(fù)的文件予以除去，這樣可以有效的節(jié)約人力、財力等。通常情況下來講，在檔案館中所存有的重復(fù)的文件，大多是起到備份的作用。但是對于現(xiàn)代的檔案信息資源開發(fā)管理來講，都是通過計算機系統(tǒng)對檔案進(jìn)行檢索，在系統(tǒng)中如果出現(xiàn)文件名相同的文件，就會在一定程度上降低檔案檢索的效率。

(2)進(jìn)行檔案信息開發(fā)要遵循效益為先的原則

簡單的來講，效益為先也就是我們平常所說的以最小的投入換取最高的產(chǎn)出。檔案信息資源是一種非常重要的智力資源，要對這種智力資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理就需要進(jìn)行一定的人力、物力以及財力的前期投入，而為社會所提供的各項服務(wù)就是所謂的產(chǎn)出，而一旦涉及到投入與產(chǎn)出兩方面，就一定會涉及到效益的問題。并且在我國社會、經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大環(huán)境下，信息在社會中的傳播速度也逐漸加快，這也就使得對于檔案信息的管理日趨復(fù)雜。

3　結(jié)語

隨著我國社會信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對檔案信息資源進(jìn)行重點的開發(fā)已經(jīng)成為我國各級檔案管理部門的中的重要工作之一。但是由于檔案管理情況的復(fù)雜性，我國的檔案資源開發(fā)利用工作仍然存在一些問題，這就使得檔案信息資源已經(jīng)發(fā)揮出來的作用與應(yīng)該發(fā)揮的作用之間存在著相當(dāng)?shù)牟罹唷Ｋ?，深化落實對檔案信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為當(dāng)前情況下，繼續(xù)解決的問題。

參考文獻(xiàn):

［1］全國新千年檔案學(xué)理論研討會論文集．國家檔案局檔案干部教育中心［M］．中國檔案出版社，2000: 15－25．

［2］盧杰．關(guān)于檔案信息資源開發(fā)與利用的若干認(rèn)識［J］．淮北煤師院學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)，2002，23(4) : 138－40．

［3］孫麗英，段彥言，曲延純．關(guān)于檔案信息資源開發(fā)與利用的幾點思考［J］．貴州檔案，2002，4: 15－16．

［4］楊潤珍．認(rèn)識檔案信息特性，大力開發(fā)檔案信息資源［J］．忻州師范學(xué)院學(xué)報，2002，18(2) : 91－92．