芻議信息化時代檔案服務(wù)的創(chuàng)新

陳婷婷

(黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院，哈爾濱150080)

1 創(chuàng)新檔案信息化時代服務(wù)觀念

檔案服務(wù)是自檔案出現(xiàn)以來的一個常談常新的話題，計算機(jī)的普及和信息全球化時代的來臨，則從根本上刷新了檔案和檔案服務(wù)的理念，檔案服務(wù)的全面信息化已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展對檔案利用的剛性需求，是檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的必然趨勢［1］。管理創(chuàng)新首先要逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念，逐步樹立科學(xué)化現(xiàn)代化管理觀念，以適應(yīng)檔案管理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化新格局，積極適應(yīng)信息化大環(huán)境，把創(chuàng)新服務(wù)作為檔案工作的管理目標(biāo)。

進(jìn)入信息化時代，檔案工作的服務(wù)方式和內(nèi)容相比傳統(tǒng)觀念中的檔案服務(wù)，發(fā)生了質(zhì)的改變，因此，檔案服務(wù)創(chuàng)新的實現(xiàn)，首先要求管理人員樹立信息服務(wù)理念。伴隨現(xiàn)代信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，電子文件已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件成為檔案信息的主要載體，用戶群體的不斷擴(kuò)大也使得用戶對信息服務(wù)的要求越來越多樣化具體化。積極主動的信息服務(wù)要求檔案管理部門和管理人員要保持較高的敏感度，進(jìn)行用戶需求調(diào)研，多角度多渠道收集信息，針對不同層次、不同需求的用戶群體進(jìn)行加工轉(zhuǎn)化，形成個性化信息產(chǎn)品，提供更有效率和針對性的服務(wù)［2］。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)現(xiàn)代化的內(nèi)涵和重點

信息服務(wù)是檔案管理與服務(wù)現(xiàn)代化科學(xué)化的重要標(biāo)志之一，因此，要把推進(jìn)檔案信息化建設(shè)作為檔案服務(wù)現(xiàn)代化的出發(fā)點和著力點，適應(yīng)信息化管理生態(tài)，使用網(wǎng)絡(luò)手段管理檔案信息，網(wǎng)絡(luò)檔案通過運用新技術(shù)優(yōu)化了信息錄入、傳遞、存儲、檢索等各個環(huán)節(jié)，通過網(wǎng)絡(luò)廣泛聯(lián)結(jié)各獨立單位，將跨時間跨地域信息共享變?yōu)楝F(xiàn)實。管理現(xiàn)代電子檔案，在保證內(nèi)容完整、聲像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的前提下，逐步實現(xiàn)信息與載體的分離，從而簡化立卷深化檢索。檔案信息化意味著可以向用戶提供更加便捷的提供查詢服務(wù)，通過編排統(tǒng)一目錄，形成可以及時更新的動態(tài)目錄，提高了查詢服務(wù)工作的針對性和效率，增強(qiáng)全社會社會的檔案意識和檔案工作的社會知曉度。

3 創(chuàng)新檔案服務(wù)方式及工作機(jī)制

3.1 信息化背景下創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

信息化背景下創(chuàng)新檔案服務(wù)的內(nèi)涵主要應(yīng)包含以下兩重:

3.1.1 創(chuàng)新內(nèi)容擴(kuò)大范圍

信息化建設(shè)的深入和網(wǎng)絡(luò)化管理的全面展開在客觀上對檔案服務(wù)的內(nèi)容和范圍形成了倒逼，檔案服務(wù)的內(nèi)涵也必然要與時俱進(jìn)地更新，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，及時并有針對性收集文獻(xiàn)資源，然后根據(jù)用戶需求進(jìn)行優(yōu)化集成，為用戶提供準(zhǔn)確高效的服務(wù)。

3.1.2 主動研究創(chuàng)新方式

創(chuàng)新檔案服務(wù)方式要與信息化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，全面深入地調(diào)研利用者潛在的需求，努力抓住檔案服務(wù)的先機(jī)。升級信息服務(wù)方式，應(yīng)針對調(diào)研用戶群體需求的結(jié)果來設(shè)計信息應(yīng)用系統(tǒng)功能模塊。一般而言，相較于功能信息全面、功能強(qiáng)大等系統(tǒng)特性，用戶更加期待快速和準(zhǔn)確地獲取目標(biāo)信息。因此，必須針對用戶需求建立升級信息檢索平臺，充分考慮用戶權(quán)益，達(dá)到界面簡約、操作便捷、準(zhǔn)確快速的效果。實現(xiàn)信息共享，彰顯檔案服務(wù)人性化內(nèi)涵和人文精神，大大縮短用戶與檔案工作的距離，深化全社會對檔案工作的理解。

3.2 檔案管理工作機(jī)制

信息化發(fā)展理念下，檔案管理工作機(jī)制需要多種方法多條途徑來實現(xiàn)創(chuàng)新，全面推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化:

3.2.1 擴(kuò)大信息來源

大力收集重點領(lǐng)域和重點工程項目的檔案信息，尤其要關(guān)注農(nóng)業(yè)、工業(yè)、醫(yī)藥、新興科技、城市建設(shè)等民生相關(guān)信息，為強(qiáng)化檔案服務(wù)的民生功能奠定基礎(chǔ)。

3.2.2 注意收集特色檔案

檔案服務(wù)要跟上網(wǎng)絡(luò)信息日新月異的變化節(jié)奏，必須突出自身特色，不斷增強(qiáng)競爭力?？山Y(jié)合重大社會活動建立特色館藏檔案，最大限度發(fā)揮檔案的作用，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)。

3.2.3 推進(jìn)檔案信息化，加快“數(shù)字檔案館”建設(shè)步伐

實現(xiàn)館藏檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和數(shù)字化。

3.2.4 科學(xué)分類整合檔案資源，完善分行業(yè)分領(lǐng)域的檔案規(guī)范化管理

建立覆蓋全面的檔案利用體系，強(qiáng)化公共管理服務(wù)領(lǐng)域、民生領(lǐng)域檔案的開發(fā)利用，切實服務(wù)群眾，服務(wù)行業(yè)發(fā)展。提供真實可靠檔案信息，助力政府科學(xué)決策和維護(hù)社會穩(wěn)定，構(gòu)建和諧社會。

4 創(chuàng)新檔案管理人才隊伍建設(shè)

4.1 樹立崗位認(rèn)同意識和價值意識

管理者對檔案管理崗位的認(rèn)同，深刻認(rèn)識到檔案管理和服務(wù)對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要意義和深遠(yuǎn)影響，是創(chuàng)新開展檔案服務(wù)的思想基礎(chǔ)和根本出發(fā)點。要改變以往滿足現(xiàn)狀的保守思想，勇于打破陳規(guī)，主動思考問題。

4.2 弘揚(yáng)獨立精神

在信息化網(wǎng)絡(luò)化的新背景下，檔案管理者的首要任務(wù)是熟練掌握電子文件管理的步驟、環(huán)節(jié)及重難點。要敢于創(chuàng)新擅于創(chuàng)新，用新思路新辦法解決新問題，注意在實踐中歸納總結(jié)管理經(jīng)驗，不斷修正完善管理方法，提升管理效能。

4.3 培養(yǎng)求實精神

在全民信息化網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代社會，人們的工作方式、生活方式、信息獲取方式都發(fā)生了革命性的變化，信息的準(zhǔn)確性、多元性、時效性都是人們考查信息服務(wù)質(zhì)量的重要指標(biāo)，自然淘汰以往手工式的、被動的檔案檢索，代之以主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)。升級網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，分類匯編專題，積極主動開展在線服務(wù)，讓利用者與檔案管理部門通過電子郵件、在線答疑等方式，進(jìn)行即時的信息交流，提供實時查詢和資信服務(wù)。

5 檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案創(chuàng)新服務(wù)與時俱進(jìn)的必然要求

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案服務(wù)要從本質(zhì)上提高服務(wù)水準(zhǔn)和服務(wù)效率，管理和服務(wù)模式的變革必然先行，這種創(chuàng)新和變革是一個長期的、探索的過程，要用前沿信息技術(shù)不斷提升檔案管理部門的軟件配置。實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲、利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息高度共享。這種創(chuàng)新和變革，對于處在信息化前沿的檔案部門來說，意味著信息爆炸和技術(shù)變革帶來的強(qiáng)大壓力和挑戰(zhàn)，計算機(jī)及軟件技術(shù)應(yīng)用問題、檔案信息化管理問題，都是新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案工作者必須面對和解決的問題。同時，要在全社會普及檔案信息化知識，使廣大群眾深入認(rèn)識檔案，科學(xué)利用檔案，必須變被動為主動，更加注重檔案科技和宣傳工作，充分發(fā)揮科技引領(lǐng)作用，營造良好輿論氛圍。要通過環(huán)環(huán)相扣的工作措施，將新的科技和社會形勢對檔案工作的新要求落到實處，為實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會更好更快發(fā)展服務(wù)。

［1］楊毅.中國檔案管理史［M］.昆明:云南大學(xué)出版社:1999.

［2］劉明.網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合研究［J］.檔案與建設(shè)，2007(12):15.