“三密”文件管理工作現(xiàn)狀及對策措施——基于某單位的調(diào)研

郝 影

(黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院，哈爾濱150080)

0 前 言

中央在關(guān)于秘密文件管理工作的暫行規(guī)定中指出:一切機關(guān)、部隊、團體、學(xué)校、工廠、礦山、科學(xué)研究部門和事業(yè)、企業(yè)單位因國際、國內(nèi)政治斗爭的需要不能公開的文字、表冊、照片、圖像和錄音帶等，都屬秘密文件。

秘密文件泄密，會給黨和國家造成不同程度的損失，加強公文管理，保證“三密”(絕密、機密、秘密)文件的安全、保密和及時提供利用，是各級公文管理部門的一項重要職責(zé)，也是發(fā)揮參謀助手作用的重要內(nèi)容。

做好單位保密工作，要把握新形勢下單位特點，圍繞單位中心工作，夯實保密基礎(chǔ)工作，找準切入點，使保密工作在單位改革發(fā)展穩(wěn)定的大局中，充分發(fā)揮好服務(wù)和保障作用。

某設(shè)計院的“三密”文件管理工作，具有一定的基礎(chǔ)。近年來，能夠嚴格執(zhí)行上級部門各項密級文件管理規(guī)定要求，加強管理，在密級文件清退工作中未出現(xiàn)過缺文現(xiàn)象。

為進一步提高“三密”文件管理工作水平，單位采取座談、查看、分析等多種形式，對“三密”文件管理工作的現(xiàn)狀進行了調(diào)查。

1 “三密”文件管理工作情況

單位對涉密公文的管理嚴密、規(guī)范。接收“三密”文件在收文登記簿上詳細登記收件日期、密件字號、密件標題、密級、簽收人姓名等事項，并由保密人員拆封。

1)“三密”文件在規(guī)定的范圍內(nèi)傳閱，不擴大傳閱范圍，由保密員直接呈送閱文人，傳閱時，凡規(guī)定不準記錄和摘抄的均事先申明［1］。

2)“三密”文件的借閱、查閱嚴格按規(guī)定的保密范圍進行，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并逐項填寫借閱登記簿，借閱時間超過7 d的及時催還。凡被列入清退范圍的“三密”文件，嚴格按清退的時間要求，對照發(fā)文機關(guān)的清退目錄逐項填寫清退清單，清退清單一式兩份，由保密人員及本單位負責(zé)人簽名，然后由雙方經(jīng)辦人逐件清點逐號注銷。

3)復(fù)制“三密”文件經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)同意并向發(fā)文機關(guān)報批，批準允許復(fù)制的密件嚴格按簽批的份數(shù)進行復(fù)制并編制順序號，復(fù)制件同原件一樣管理。絕密文件不外借、翻印、復(fù)制、抄錄，外單位確因工作需要閱讀絕密件的，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在閱文室閱讀。

4)嚴格限制攜帶“三密”文件外出、出境，確因工作需要攜帶“三密”文件出境的，要嚴格按照保密法定程序辦理審批手續(xù)。嚴禁向境外郵寄“三密”文件［2－3］。

2 “三密”文件管理工作中存在的問題

院“三密”文件管理工作雖然有一定的經(jīng)驗，但也存在著一些問題。具體表現(xiàn)在以下4 個方面:

2.1 重文件管理硬件建設(shè)，輕提高文件保密意識重要性的宣傳

院在“三密”文件管理基礎(chǔ)建設(shè)方面能達到相關(guān)要求，有單獨的保密室、保密柜，還配備了碎紙機，可以隨時銷毀本單位內(nèi)的敏感信息資料。

但是，在走訪調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，一部分職工對涉密文件管理工作的重要性認識不夠，黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院對干部職工的保密教育、培訓(xùn)工作還需要進一步加強。

2.2 重密件管理人員選拔，輕單位保密意識培養(yǎng)

院對“三密”文件管理人員的選拔工作十分重視，要求中共黨員，政治可靠，業(yè)務(wù)素質(zhì)好，忠于職守，保密觀念強。選用人員嚴把政審關(guān)，堅持先審后用的原則，并在上崗前進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、保密教育，知悉國家保密法規(guī)和規(guī)章。

院重視對保密員(檔案員、公文交換員)進行保密教育和要求，但是有的職工認為“三密”文件管理和保密工作只是保密員(檔案員、公文交換員)的事涉及不到自己。可見，院對其他工作人員，特別是涉密重點部門、重點部位人員應(yīng)該對保密工作加強培訓(xùn)。

2.3 重保密制度建設(shè)，輕管理制度落實檢查

在保密制度建設(shè)方面，制定了《機要保密工作制度》，并做到了制度上墻，保密文件、保密規(guī)范也都能發(fā)放到位。但就制度落實而言，仍有欠缺，比如，密件當(dāng)天退還保密室的要求、單位領(lǐng)導(dǎo)參加會議帶回的密件應(yīng)及時交保密室登記管理而不得個人留存的要求等［4］，缺少制度落實的檢查。

2.4 重年度清退結(jié)帳，輕日常密件過問

院對年度密件的清退工作十分重視，并且采取了種種有效措施，近年來未出現(xiàn)密級文件丟失現(xiàn)象。但是，平時的檢查指導(dǎo)略顯不夠，檢查中涉及的單位也僅僅只有一部分，覆蓋面不廣。“三密”文件管理工作還應(yīng)該加強平時的督導(dǎo)。

3 加強“三密”文件管理工作的措施

“三密”文件管理無小事，在社情日益復(fù)雜、利益格局不斷調(diào)整、社會矛盾仍然突出的今天，杜絕“三密”文件失、泄密現(xiàn)象尤為重要。它不僅僅體現(xiàn)工作能力和管理水平，而且稍有不慎，還會給和諧社會建設(shè)帶來負面影響，影響到黨的事業(yè)，損害人民的利益。

我們必須防微杜漸，針對保密工作中的各項短板，加大工作力度，為建設(shè)富強、文明、和諧、幸福設(shè)計院保駕護航。具體措施如下:

3.1 將文檔保密工作納入年度考核

保密工作屬于院辦公室年度目標管理的主要內(nèi)容之一，而“三密”文件管理則是保密工作考核的硬指標。為此，院辦公室對于“三密”文件管理工作高度重視，希望院將此項內(nèi)容納入院年度考核項目之一［4］。

3.2 保證文檔保密工作的資金需求

要完善文檔室的建立、電子設(shè)備投入以及人員的培訓(xùn)工作等等。要舍得投入必備的機器設(shè)備，特別是計算機和其它網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。資金除了保證硬件的投入，還要在培訓(xùn)方面進行投入，要持續(xù)不斷地提高文書檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。能夠掌握辦公自動化操作及系統(tǒng)管理技術(shù)，能夠通過計算機對文檔進行運轉(zhuǎn)、管理、分類、鑒定、檢索、編目和利用等，以適應(yīng)文檔處理工作新的模式，形成科學(xué)化處理文檔。

某種程度上，中、基層文檔處理工作的好壞直接決定了整個單位的文檔保密管理水平。所以，應(yīng)該有計劃、有針對性地對文檔人員進行多方面、多層次的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，促使文檔人員更新知識，提高業(yè)務(wù)水平。

3.3 嚴格文檔保密工作日常管理

主要包括5 個方面的內(nèi)容:

3.3.1 加強秘密載體管理

為了確保秘密載體的安全，本著嚴格管理、嚴密防范、確保安全、方便工作的原則，院嚴格按照要求，加強秘密載體的制作、收發(fā)、傳送、使用、保存、銷毀八大環(huán)節(jié)的管理，使秘密載體的管理工作步入了規(guī)范化軌道。

3.3.1.1 制作環(huán)節(jié)

無論是紙介質(zhì)載體，還是磁介質(zhì)載體均統(tǒng)一在院內(nèi)制作，對不需歸檔的材料及時銷毀。

3.3.1.2 在收發(fā)和傳遞環(huán)節(jié)

嚴格履行清點、登記、編號、簽發(fā)手續(xù)，傳遞時，指派機要人員負責(zé)并采取相應(yīng)安全保密措施。

3.3.1.3 使用環(huán)節(jié)

嚴格知悉人員范圍，對擅自擴大知悉范圍，凡不準記錄、錄音、錄像的，傳達者均事先申明，復(fù)制秘密必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并履行登記手續(xù)。

3.3.1.4 保存環(huán)節(jié)

嚴格按照國家檔案法律法規(guī)歸檔，并指派專人負責(zé)，配備必要的保密設(shè)備。

3.3.1.5 銷毀環(huán)節(jié)

認真履行審核、清點、登記手續(xù)，采取相應(yīng)不泄密的方法銷毀，杜絕將秘密載體當(dāng)作廢品出售。

3.3.2 加強檔案保密管理

為了加強文件檔案的借閱、傳閱中的安全保密工作，進一步完善了《檔案保管制度》、《檔案人員崗位職責(zé)》、《文件、材料、資料的收集制度》、《檔案的交接制度》、《檔案的銷毀制度》、《文件的傳閱制度》等制度。

通過這些制度的建立，加強了文件收發(fā)、傳閱、清退以及檔案的借閱等工作，使院內(nèi)文件做到清退齊全、傳閱及時，能夠保證檔案的立卷、歸檔、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)的安全。

3.3.3 實行涉密計算機專人管理

對涉密計算機實行專人管理，并加強了對操作人員的教育培訓(xùn)，落實了崗位責(zé)任。四是加強信息上報審批。加強網(wǎng)上報送信息審批制度，凡對外向各類政府網(wǎng)站報送信息，必須經(jīng)辦公室審批后方能報送。

3.3.4 提高“三密”文件管理人員業(yè)務(wù)水平

要進一步把好“三密”文件管理工作的選人用人關(guān)，切實保證“三密”文件管理工作人員的忠誠可靠。同時，加強對密件管理人員的指導(dǎo)，不斷提高他們的工作能力，改進他們的工作方法，提升他們的管理水平。

3.3.5 提高全員對保密工作重要性的認識

“三密”文件的宣傳教育不能僅僅局限于黨員領(lǐng)導(dǎo)干部，而應(yīng)該在全體干部職工中進行。要提高全員的保密意識，營造良好的保密工作大環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)干部要充分理解、支持保密人員的工作。要以身作則，堅決執(zhí)行相關(guān)文件管理規(guī)定，不隨意帶、隨意留、隨意丟棄“三密”文件。

非保密專職人員要嚴格遵守保密紀律，不該問的不問、不該說的不說、不該留的不留，同時，主動落實“三密”文件管理制度，承擔(dān)相關(guān)職責(zé)。要通過提高全員保密意識，保證“三密”文件管理工作上臺階、上水平。

3.3.6 加大“三密”文件管理工作獎懲力度

盡管“三密”文件管理工作還未出現(xiàn)失、泄密現(xiàn)象，建議院里仍要建立獎懲機制，要堅持做到查處失、泄密與表彰獎勵先進相結(jié)合:

1)要嚴格監(jiān)督檢查，加大對“三密”文件清退工作中存在的問題的查處整改力度。

2)各部門保密人員責(zé)任重、壓力大，對工作積極負責(zé)、管理卓有成效的，應(yīng)該予以公開獎勵，以示肯定、以為導(dǎo)向、以促工作。

3)院里也要進一步重視“三密”文件管理，對“三密”文件管理人員工作上關(guān)注、政治上關(guān)心、待遇上關(guān)懷，使他們的默默奉獻能得到肯定，使他們覺得自己的工作有意義、有前途，以此調(diào)動“三密”文件管理人員工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性，進一步推動院“三密”文件管理工作開創(chuàng)新局面。

［1］黃銳.論建設(shè)工程文件檔案資料管理［J］.黑龍江水利科技，2012，40(03):329－330.

［2］陳愛玲.對新時期做好保密工作的思考［J］.科技與管理，2003(03):132－133.

［3］趙鵬.淺談新形勢下的保密工作［J］.東方企業(yè)文化，2011(06):254.

［4］蒙桂英.加強文書檔案管理工作的措施［J］現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2011(13):354－355.