淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高對策

張 巖

（赤峰學(xué)院 學(xué)報編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案管理是高等院校的最重要的基礎(chǔ)建設(shè)工作之一，高校檔案包含了如教師信息、學(xué)生信息等重要資料，因此高校檔案管理工作責(zé)任十分重大，擔(dān)任這項工作的人員勢必要不斷研究新的工作方法，不斷提高自己的全面綜合素質(zhì)，以適應(yīng)不斷發(fā)展的社會形勢.

1 高校檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

檔案管理工作是一項服務(wù)性、科學(xué)性、技術(shù)性并存的工作，因此要求其工作人員要具備比較高的思想政治素質(zhì)、職業(yè)道德素質(zhì)等，而由于近年來高等教育不斷改革和發(fā)展，對于檔案管理人員的素質(zhì)也有了進一步要求，以下總結(jié)了幾點新時代高校檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì).

1.1 高校檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1.1.1 良好的思想道德素質(zhì)

高校檔案管理人員作為國家工作人員，對其政治素質(zhì)的要求比較高.首先應(yīng)當(dāng)要始終保持持正確的政治方向和政治立場不動搖，在毛澤東思想、鄧小平理論和三個代表以及四項基本原則為指導(dǎo)思想的前提下，堅決擁護中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行黨的路線、方針、政策，遵守國家法律法規(guī)，在黨組織的領(lǐng)導(dǎo)下積極開展檔案工作.

其次應(yīng)當(dāng)樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，堅持一切從實際出發(fā)，善于運用辯證唯物主義的理論來看待事物、分析問題、并解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題.

最后應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成嚴謹、踏實、細致的優(yōu)良工作作風(fēng)，以認真負責(zé)的態(tài)度做好檔案管理的每一項工作.

1.1.2 高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)

任何一項工作都應(yīng)以熱愛為前提，才能做好本職工作.高校檔案管理是一份嚴肅而清苦的工作，檔案管理人員應(yīng)該要腳踏實地，忠于職守，以強烈的事業(yè)心、責(zé)任感做好保管檔案資料的工作.而且由于高校檔案管理工作十分繁瑣細致，更需要工作人員具備良好的心理素質(zhì)，對工作有足夠的細心和耐心，避免給工作帶來失誤.

高校檔案資料中包含大量機密文件，檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不能違法違紀泄露任何檔案資料.

除此之外，檔案管理工作不能總是停留在原有水平，要時刻保持上進心，勇于開拓創(chuàng)新，不斷提高自己的綜合能力，探索新的檔案管理方法，適應(yīng)時代的發(fā)展需求.

1.1.3 過硬的專業(yè)素質(zhì)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)知識和技能有了更高的要求.首先檔案管理人員應(yīng)該掌握檔案學(xué)、檔案管理學(xué)的專業(yè)理論知識，并懂得如檔案分類整理、檔案文獻編目檢索等相關(guān)知識.其次，檔案管理人員也應(yīng)該熟練掌握檔案管理工作實際操作的過程和基本技能，如歸檔文件整理方法、編制目錄方法、電子文件歸檔方法等等.

1.2 高校檔案管理人員應(yīng)具備的特殊素質(zhì)

1.2.1 檔案管理人員應(yīng)具備一定的計算機網(wǎng)絡(luò)和外語能力

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展以及辦公自動化的普及，檔案管理也逐漸趨向數(shù)字化管理，經(jīng)過數(shù)字化處理的檔案資料更利于保存和查閱.因此，高校檔案管理人員必須掌握如圖像處理等運用計算機管理檔案的能力.其次，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普遍應(yīng)用，高校檔案管理工作已經(jīng)不僅限于本校、本國，高校檔案管理工作者可以充分利用網(wǎng)絡(luò)，查找收藏國外有用的檔案信息資源，所以，檔案管理人員不僅要具備網(wǎng)絡(luò)使用能力，還應(yīng)掌握一定的外語能力.

1.2.2 檔案管理人員應(yīng)具備一定的文物鑒別能力

因為文物包括了具有教育意義或史料價值的近現(xiàn)代重要史跡、實物或代表性建筑，歷史上各個時代的重要文獻，以及具有歷史、藝術(shù)、科學(xué)價值的手稿和圖書資料等等，所以部分檔案也屬于文物，因此高校檔案管理人員需要具有一定的文物鑒別能力，才能更好地完成檔案管理工作.

1.2.3 檔案管理人員應(yīng)具備高超的協(xié)調(diào)能力

高校檔案有一部分是分散在學(xué)校各個部門的日常工作和活動中形成的，具有復(fù)雜多樣性，所以為了完整地收集檔案材料，檔案管理人員應(yīng)主動與其他各部門的相關(guān)人員聯(lián)系，認真了解各部門的工作程序，發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)能力高質(zhì)量高效率地完成檔案收集或整理工作.

2 提高高校檔案管理人員素質(zhì)的必要性

2.1 高校檔案管理缺乏專業(yè)人才

目前高校規(guī)模不斷擴大，在校師生不斷增加，檔案內(nèi)容越來越豐富，檔案管理的工作量越來越大，對檔案管理人員的要求也不斷提高，而學(xué)校配備的管理人員數(shù)量不夠多或是專業(yè)素質(zhì)不夠高，有些非檔案管理專業(yè)出身的人員自然就缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致工作效率低下，給檔案工作的順利進行帶來阻礙.

2.2 高校檔案管理人員缺乏創(chuàng)新精神

目前高校不斷發(fā)展與改革，檔案管理工作也變得現(xiàn)代化和自動化，對檔案管理人員的素質(zhì)能力要求也有了新的標準，而很大一部分檔案管理人員缺乏與時俱進的精神，在檔案的收集上缺乏主動性，在檔案的管理上不采用先進技術(shù)，在檔案的利用上缺乏服務(wù)意識和市場意識，對檔案工作的發(fā)展造成不利影響.

2.3 高校檔案管理人員隊伍不夠穩(wěn)定

目前許多高校都不能正確認識檔案管理工作，以致不夠重視檔案管理工作，人力物理財力投入自然也不足，檔案管理人員的待遇和晉升空間都被限制，致使工作人員容易流失，工作缺乏積極性，工作人員隊伍缺乏穩(wěn)定性.

還有部分高校的檔案管理制度不夠規(guī)范，造成管理混亂或者檔案資料丟失等重大損失.

3 提高高校檔案管理人員的對策

3.1 提高學(xué)校和檔案管理人員對檔案管理工作的重視

只有學(xué)校及其領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案管理工作在當(dāng)今社會的重要作用，提高對檔案管理工作的重視程度，才能改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，才能引進和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，才能建立健全人才機制，才能激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動性，才能提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì).

3.2 加強思想政治建設(shè)，提高思想素質(zhì)

加強思想政治建設(shè)，不僅要加強檔案管理人員的政治理論學(xué)習(xí)，提高他們的思想政治覺悟，還要加強對其法制觀念的培養(yǎng).通過各種政治理論學(xué)習(xí)，了解國內(nèi)外的政策形式，以及相關(guān)法律法規(guī)，提高自己的政治素質(zhì)和法律意識，認識到檔案工作的重要性和社會價值，為能從事檔案管理事業(yè)而感到自豪.

同時，檔案管理人員還應(yīng)進一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，增強自己的創(chuàng)新意識，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，不再固步自封，而是要主動積極地去探索新方法，提出新思路，解決新問題.在市場經(jīng)濟高度發(fā)展的今天，檔案管理人員要具有效益意識，把檔案服務(wù)推向市場，為檔案工作帶來一定的經(jīng)濟效益，使其能提高自身價值.

3.3 強化德治教育，提高職業(yè)道德素質(zhì)

很多人的職業(yè)價值觀受到現(xiàn)代市場經(jīng)濟的影響，不能安心于默默無聞的檔案管理工作，所以有必要加強組織對檔案管理道德規(guī)范的學(xué)習(xí)，引導(dǎo)人們干一行，愛一行，專一行，促使檔案管理人員愛崗敬業(yè)，認真負責(zé)，形成嚴謹細致的工作作風(fēng)，嚴格遵照檔案管理的形成、規(guī)律，做好繁瑣的如檔案收集、鑒定、編目、提供等工作，同時還要加強檔案管理人員的保密意識和網(wǎng)絡(luò)安全意識，保證不為個人利益做出有損學(xué)校和社會利益的行為.

3.4 加強業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)包括檔案專業(yè)的基礎(chǔ)理論、技術(shù)實踐能力、計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、錄像、照相技術(shù)、視聽設(shè)備和視聽資料的使用及保護技術(shù)、數(shù)字化檔案管理等.首先，檔案管理人員應(yīng)積極參加本專業(yè)的培訓(xùn)，不斷地增強自己的檔案管理基礎(chǔ)知識，包括自然科學(xué)知識、人文社會科學(xué)知識等等，以及熟練掌握各類檔案的管理理論和管理方法，努力成為一名復(fù)合型人才.例如要鑒定一份檔案的保管價值，其實就是要看它所記述的科學(xué)文化知識的價值，所以檔案管理人員就必須要掌握這一類的文化知識，才能完成好檔案鑒定工作.

當(dāng)然，檔案人員還必須具備比較豐富的語言文字知識、歷史知識和寫作知識、書法知識等等與檔案相關(guān)的基礎(chǔ)知識，以備開展高校檔案的大事記編、文件匯編、科研匯編、檢索工具等工作，這樣才能勝任檔案管理的工作.

3.5 加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高專業(yè)素質(zhì)

目前科學(xué)技術(shù)日新月異，只擁有基礎(chǔ)知識和基本技能是不夠的，檔案管理人員不能滿足于現(xiàn)有專業(yè)水平，而應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和更新自己的專業(yè)知識，掌握電子信息技術(shù)，充分利用計算機和其他現(xiàn)代化設(shè)備來處理檔案的收集、整理、加工、存儲和管理等事項，比如，可以將師生常用檔案輸入電腦，建成電子檔案，并在校內(nèi)網(wǎng)上設(shè)立搜索引擎，方便師生自行查找，這樣不僅可以減少對紙質(zhì)檔案的損傷，還能節(jié)省人力物力，提高工作效率.

3.6 建立激勵和考核機制，提高綜合素質(zhì)

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，使得各行各業(yè)的競爭日益激烈，由于目前還有部分檔案管理人員缺乏競爭意識，所以學(xué)?；蛴嘘P(guān)部門應(yīng)建立健全競爭激勵制度，實行目標責(zé)任制，對工作成績突出的人員給予獎勵，對疏忽職守的人員給予批評，開展評先進、評職稱等具有競爭性質(zhì)的活動，激發(fā)檔案管理工作人員的自覺性、競爭意識和危機意識，創(chuàng)造出良好的、積極向上的工作氛圍.

4 結(jié)束語

高校檔案是記載高校歷史歷程的重要載體，是高校教育工作的重要組成部分.要想提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就必須在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視下，培養(yǎng)和引進專業(yè)性的高素質(zhì)人才，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、道德素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)等各方面的素質(zhì)和能力，不斷探索和創(chuàng)新，做好高校檔案管理工作，推動我國高校檔案事業(yè)取得新成就.

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