論信息時代下公立醫(yī)院財務(wù)流程再造

柳州市人民醫(yī)院 韓蕓

論信息時代下公立醫(yī)院財務(wù)流程再造

柳州市人民醫(yī)院 韓蕓

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的信息化水平也發(fā)展到了一個新的階段，傳統(tǒng)的財務(wù)流程的低效弊端也越來越多的呈現(xiàn)出來。通過運用信息管理系統(tǒng)，對公立醫(yī)院的財務(wù)流程進行改造，實現(xiàn)資金流和信息流的統(tǒng)一，為高效率的財務(wù)管理提供保障。

信息時代 公立醫(yī)院 財務(wù)流程

公立醫(yī)院是帶有福利性質(zhì)的公益機構(gòu)，在公立醫(yī)院的管理工作中，財務(wù)管理是其核心，而財務(wù)管理不僅包括資金的收支、固定資產(chǎn)的管理，還包括對實物資源的有效配置，以方便公立醫(yī)院為群眾提供醫(yī)療服務(wù)。在信息時代下，醫(yī)院的財務(wù)管理實現(xiàn)了電算化，但各部門之間的數(shù)據(jù)交換還停留在“手工+電子表格”階段，信息的傳遞非常不方便，因此有必要充分利用信息技術(shù)，引進合適的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，改進醫(yī)院的財務(wù)流程，實現(xiàn)信息的實時和共享，提高財務(wù)工作的效率。

一、當前公立醫(yī)院財務(wù)流程

(一)公立醫(yī)院財務(wù)結(jié)構(gòu)及主要功能

公立醫(yī)院財務(wù)結(jié)構(gòu)主要由財務(wù)科、經(jīng)濟管理辦公室、住院收費處、門診收費處、物價管理組等五部分組成。其中財務(wù)科主要是負責(zé)醫(yī)院日常的資金收支活動，并管理醫(yī)院所有的財務(wù)；經(jīng)濟管理辦公室主要負責(zé)對醫(yī)院的醫(yī)療成本、人力成本、藥品成本等進行核算，并負責(zé)醫(yī)院的效益工資核算；住院收費處負責(zé)住院病人日常的收費工作；門診收費處負責(zé)醫(yī)院門診收費工作；而物價管理組則負責(zé)對醫(yī)療服務(wù)價格的管理。

(二)公立醫(yī)院財務(wù)流程

公立醫(yī)院的門診收費處對當日掛號和門診的患者收費，并生成相應(yīng)的門診收入報表，將該報表交由財務(wù)處審核、存檔，同時將現(xiàn)金上交財務(wù)科；住院收費處在收到住院患者的繳費后，生成住院收入報表，并將該報表交由財務(wù)科審核、存檔，同時將現(xiàn)金上交財務(wù)科；而財科處由專人負責(zé)審核相關(guān)收入報表，并將醫(yī)院相關(guān)收入整理、輸入醫(yī)院財務(wù)系統(tǒng)中；在發(fā)生欠費等行為時，住院收費處安排工作人員，對欠費的患者催款。此外，醫(yī)院經(jīng)濟管理辦公室，每月統(tǒng)計醫(yī)院各科室、各部門的費用數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)匯總到醫(yī)院的成本核算系統(tǒng)中，對績效工資進行核算；在醫(yī)院采購藥品、醫(yī)療設(shè)備時，財務(wù)科要根據(jù)相關(guān)采購合同、入庫單等支付貨款，制作新的會計憑證；同時藥品等的出庫也需要財務(wù)人員進行復(fù)核，并在月底記錄藥庫報表。而且對于醫(yī)院與銀行和相關(guān)供貨商之間的對賬數(shù)據(jù)，也要安排專業(yè)的財務(wù)人員進行對賬。

(三)醫(yī)院財務(wù)流程再造的目標

對于醫(yī)院財務(wù)流程進行再造，我們可以借鑒業(yè)務(wù)流程再造理論（BPR），業(yè)務(wù)流程再造理論認為通過對關(guān)鍵流程中的活動和信息流進行重新審視和設(shè)計，從而達到簡化流程、減低成本、增加效益的目的。因此，對于醫(yī)院財務(wù)流程再造的目標，可以認為應(yīng)該是，通過整合信息化系統(tǒng)，以信息化來促進財務(wù)流程的簡潔，使財務(wù)管理更加高效，財務(wù)信息傳遞和分享更加及時。

二、公立醫(yī)院財務(wù)流程的弊端

(一)財務(wù)流程單向

公立醫(yī)院的財務(wù)管理應(yīng)該能夠?qū)︶t(yī)院物資、資金等的去向有明確的了解，并在醫(yī)院各部門之間實現(xiàn)信息流的共享。但是當前公立醫(yī)院的財務(wù)流程是單一的，醫(yī)院的財務(wù)管理沒有達到全信息化的要求。財務(wù)科的大部分工作僅僅停留在基礎(chǔ)的會計核算上，而對于資金去向的把關(guān)卻不夠嚴謹，使資金的控制和管理方面存在漏洞，而且財務(wù)處于醫(yī)院的業(yè)務(wù)部門之間的溝通也并不暢通，相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)傳達到財務(wù)處以后就停止了，并沒有再反饋到醫(yī)院的其他部門。財務(wù)流程單項，財務(wù)信息不能共享，醫(yī)院的業(yè)務(wù)部門不能根據(jù)財務(wù)信息，來提高管理水平。

(二)財務(wù)信息傳遞不及時

雖然目前大部分公立醫(yī)院都已經(jīng)開始建設(shè)信息化，采用了醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS），也能夠通過信息系統(tǒng)傳遞相關(guān)財務(wù)信息，但是總體而言，醫(yī)院的財務(wù)信息化距管理要求還有一定的距離。雖然目前公立醫(yī)院的HIS系統(tǒng)可以滿足醫(yī)院財務(wù)人員電子記賬的要求，免去了手工輸入的麻煩，但是從根本上來說，HIS系統(tǒng)在醫(yī)院是屬于前臺業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，主要對藥品、收費等進行管理，而財務(wù)管理系統(tǒng)則應(yīng)該屬于后臺管理系統(tǒng)。而由于前臺業(yè)務(wù)系統(tǒng)與后臺管理系統(tǒng)之間尚未形成統(tǒng)一，因此信息之間的傳遞不順暢，數(shù)據(jù)交換還停留在“手工+電子表格”階段，信息傳遞的及時性不高。

(三)財務(wù)流程體現(xiàn)不出監(jiān)督職能

公立醫(yī)院的財務(wù)管理，需要對醫(yī)院的資金、物資的流向進行監(jiān)督，而當前的財務(wù)流程卻體現(xiàn)不出監(jiān)督職能。在現(xiàn)有的財務(wù)流程下，醫(yī)院的預(yù)算形同虛設(shè)，醫(yī)院的財務(wù)人員不能確定相關(guān)采購是否合理，財務(wù)管理人員也無法根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)來對資金的配置進行調(diào)整。如果不能對相關(guān)資金的流向進行監(jiān)督和管理，無疑會使醫(yī)院的資產(chǎn)受到損害。

三、公立醫(yī)院財務(wù)流程再造

(一)財務(wù)預(yù)算流程再造

公立醫(yī)院的財務(wù)管理工作中，財務(wù)預(yù)算是一項重要的內(nèi)容，而目前許多醫(yī)院的預(yù)算基礎(chǔ)比較薄弱，預(yù)算流程混亂，雖然整個醫(yī)院制定了一定的預(yù)算目標，但是各科室、各部門執(zhí)行的卻并不理想，因此有必要對財務(wù)預(yù)算流程進行再造。醫(yī)院財務(wù)科負責(zé)本醫(yī)院的基礎(chǔ)預(yù)算管理，在事前確定本院的年度預(yù)算總額和相應(yīng)的月度預(yù)算總額，并將其分解到各個科室；醫(yī)院各科室做好本科室的預(yù)算項目，在預(yù)算管理系統(tǒng)內(nèi)填制本科室的預(yù)算編制，而財務(wù)處在預(yù)算管理系統(tǒng)內(nèi)對各科室的預(yù)算編制進行審核，審核通過的則可以執(zhí)行，而未通過的則要求相應(yīng)科室重新填制，實現(xiàn)由院級預(yù)算到科室預(yù)算的轉(zhuǎn)變；在預(yù)算管理系統(tǒng)內(nèi)要根據(jù)預(yù)算總額設(shè)置相應(yīng)的預(yù)警線及提示，在相關(guān)科室的費用發(fā)生超過預(yù)算額時，可以進行相應(yīng)的調(diào)整。而在做相關(guān)預(yù)算憑證時，財務(wù)人員間的權(quán)限并不相同，如果費用超過了預(yù)算額，并不是每個財務(wù)人員都擁有修改預(yù)算的權(quán)限，而需要轉(zhuǎn)到擁有更高權(quán)限的操作人員去進行相關(guān)核算，這樣有利于對預(yù)算進行有效的控制。

(二)門診收入和住院收入流程再造

門診收入和住院收入在統(tǒng)計時，往往記錄在醫(yī)院的HIS系統(tǒng)中，而財務(wù)管理系統(tǒng)則需要手工進行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入。因此有必要在HIS系統(tǒng)中和財務(wù)管理系統(tǒng)之間，構(gòu)建專業(yè)化的數(shù)據(jù)接口，依據(jù)憑證科目、收入科目、開單科室、執(zhí)行科室、金額等字段，預(yù)先建立一個對照表，在每天門診收入和住院收入產(chǎn)生以后，先在HIS系統(tǒng)內(nèi)記錄統(tǒng)計相應(yīng)的門診收入和住院收入，其次將HIS系統(tǒng)中的收入數(shù)據(jù)自動導(dǎo)出為EXCEL文件，然后從數(shù)據(jù)接口導(dǎo)入到財務(wù)管理系統(tǒng)中。

在財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理的系統(tǒng)中，可以給予相應(yīng)的財務(wù)人員一定權(quán)限，對自己管理或者核算的收入數(shù)據(jù)進行操作，使門診收入和住院收入等零散數(shù)據(jù)能夠通過HIS系統(tǒng)傳輸?shù)截攧?wù)管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)財務(wù)信息共享，傳遞高效率，而且各項收入數(shù)據(jù)也得到了較好的控制，能夠保證收入數(shù)據(jù)的準確性。

(三)財務(wù)報銷流程再造

近年來，由于醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，員工在出差、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、零星采購時的報銷業(yè)務(wù)也大大增加，而傳統(tǒng)的財務(wù)報銷流程不僅不方便，而且不能對相應(yīng)的報銷行為進行監(jiān)督。因此要對財務(wù)報銷流程進行優(yōu)化，而再造后的財務(wù)報銷流程以辦公自動化系統(tǒng)（OA）為依托，輔之以報銷回執(zhí)單等。需要報銷的人員在OA系統(tǒng)上填寫相應(yīng)的申請表，主管院長及相應(yīng)科室的負責(zé)人在系統(tǒng)里審批；財務(wù)人員根據(jù)報銷單和申請表進行結(jié)算；分管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對報銷單進行報銷審批，財務(wù)人員將審批過的單據(jù)交出納確認，最后出納將報銷款項轉(zhuǎn)入報銷人銀行卡內(nèi)。在實施該流程以后，出納人員的現(xiàn)金報銷業(yè)務(wù)將大大減少更多的業(yè)務(wù)是通過銀行轉(zhuǎn)賬完成，減少了相關(guān)備用金，而且也提高了工作效率。再造后的財務(wù)報銷流程主要是在OA系統(tǒng)內(nèi)進行，一方面免去了醫(yī)院員工的面對面的審批流程，另一方面，強化了對資金的審批和控制，使工作效率得到提高。

四、結(jié)束語

公立醫(yī)院現(xiàn)有的財務(wù)流程普遍存在著重復(fù)勞動、機械操作的現(xiàn)象，而且財務(wù)管理工作的效率也并不高。在信息時代下，利用HIS系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的醫(yī)院業(yè)務(wù)系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，對現(xiàn)有財務(wù)流程進行針對性的再造，使醫(yī)院財務(wù)流程更加簡潔、財務(wù)管理更加有效率。

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