人事檔案管理面臨的新問題以及革新途徑探究

張倩

（赤峰學(xué)院　人事處，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

人事檔案管理面臨的新問題以及革新途徑探究

張倩

（赤峰學(xué)院人事處，內(nèi)蒙古赤峰024000）

人事檔案管理工作一項極為復(fù)雜的工作，無論是在企業(yè)、單位，還是在學(xué)校里，檔案管理都發(fā)揮著十分重要的工作.檔案管理屬于管理類工作，也是企業(yè)、單位、學(xué)校等管理工作中重要的一個組成部分，因此，對檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，對企業(yè)、學(xué)校等的發(fā)展有很大的促進(jìn)作用.本文對高校的人事檔案管理工作進(jìn)行研究，分析其中出現(xiàn)的一些問題，并提出了相關(guān)的解決措施.

人事檔案；問題；改革；創(chuàng)新；解決措施

在高校的管理工作當(dāng)中，對人事檔案的管理是一項重要而又復(fù)雜的工作.近幾年以來，我國的政治體制不斷進(jìn)行改革，人事制度的改革也不斷得到深入，這對高校人事檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求.現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展速度越來越快，高校人事檔案的管理工作也不斷出現(xiàn)一些新的問題，如何從根本上解決這些問題，完善人事檔案的管理工作，是高校管理工作人員首要任務(wù)，并且擁有好的檔案管理方式也能夠體現(xiàn)高校的現(xiàn)代化程度以及高校的綜合實力.就目前高校管理工作改革的狀態(tài)看來，人事檔案的管理工作包括了人才隊伍的建設(shè)、高校教學(xué)資源的建設(shè)、高校的信息管理以及高校的制度建設(shè)等，與其他性質(zhì)的檔案管理工作相比較，高校的檔案管理要更加復(fù)雜，而且還必須具備很高的特殊性和專業(yè)性.隨著高校的不斷改革，人事檔案的管理工作也不斷得到完善.另外，在高校當(dāng)中，人才流動極為頻繁，這些因素都會對高校的檔案管理提出新的要求，同時帶來新的挑戰(zhàn).

1　高校的人事檔案管理工作中面臨的問題

1.1高校對人事檔案的不夠重視

在傳統(tǒng)人事檔案的管理工作中，檔案管理具有一定的保密性，一般情況下，包含了個人的基本情況，很多與政治、學(xué)術(shù)相關(guān)的信息都不宜公開.從事檔案管理的工作人員，其工作范圍受到一定的限制，大多時候都是單位、企業(yè)內(nèi)部需要而進(jìn)行調(diào)檔使用才會有機(jī)會與管理工作之外的人員接觸，這使人事檔案的管理工作看起來更加神秘了.總之，人事檔案的管理工作人員進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中，很多地方都會受到局限，因此，也就阻礙了檔案管理模式的創(chuàng)新等.在高校的檔案管理當(dāng)中，也是由于受到這些原因?qū)е铝斯芾砉ぷ髦谐霈F(xiàn)的問題不夠凸顯，進(jìn)而長時間的不被工作人員發(fā)現(xiàn)，久而久之，就對高校人事檔案的管理工作造成了一定的影響.此外，高校發(fā)展的重點在于其教學(xué)方面，由于檔案管理的工作與高校教學(xué)工作缺乏關(guān)聯(lián)性，所以，高校人事檔案管理的重要性就不被高校所重視，更不用說規(guī)劃到高校發(fā)展當(dāng)中去了，因此，導(dǎo)致了高校人事檔案管理的模式逐漸落后了.

1.2人事檔案資料不夠完整、準(zhǔn)確

高校人事檔案包含的內(nèi)容比較廣泛，很多資料、檔案已經(jīng)嚴(yán)重缺乏完整性以及準(zhǔn)確性.例如，高校的一些工作人員接受過成人教育，其檔案的材料收集、整理就不是特別的齊全，甚至有一部分工作人員的檔案資料至今無法得到歸檔.有部分人事檔案內(nèi)容的填寫并不是由同一個人來完成，因此，這會導(dǎo)致填寫的內(nèi)容極易出現(xiàn)前后不一的情況發(fā)生.甚至有些工作人員的年齡或是參加工作的年限都會存在較大的差異.直接對工作人員的薪資調(diào)整以及職稱評定等方面受到直接的影響.此外，有很多沒檔案管理的工作人員對管理的重要性缺乏重視，人事檔案的資料不完整的事情也在時常發(fā)生，一些情節(jié)嚴(yán)重的還會影響高校管理工作的順利開展.

1.3檔案管理的制度沒有得到落實

在高校的人事檔案管理工作當(dāng)中，并沒有制定一個極為健全的制度實施管理，就算建立了管理制度，也不夠細(xì)化更沒有得到相關(guān)的落實.高校的人事檔案工作人員的職責(zé)沒有得到良好的體現(xiàn)，就連最基本的管理工作也沒有得到落實.一些材料的收集、裝訂制度以經(jīng)濟(jì)保密制度等各項制度都沒有實質(zhì)上的進(jìn)展.在高校的發(fā)展目標(biāo)當(dāng)中，大多會以高校的教學(xué)以及科研工作作為高校發(fā)展的中心，因此，人事檔案的管理工作就被嚴(yán)重忽視了.所以，管理的制度就沒有得到改善，工作的內(nèi)容也沒有得到細(xì)分，進(jìn)而使人事檔案管理的工作缺乏規(guī)范、也沒有達(dá)到制度化管理的要求.

1.4檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

在很多高校的管理過程當(dāng)中，根本沒有意識到擁有高素質(zhì)的管理團(tuán)隊的重要性，很多人事檔案的管理人員缺乏專業(yè)的管理知識，導(dǎo)致了檔案管理的水平得不到提高.然而在高校的檔案管理當(dāng)中，在任何一個環(huán)節(jié)當(dāng)中都需要專業(yè)的管理知識來支撐，但是由于其自身的專業(yè)素質(zhì)不高，就無法從專業(yè)的角度其看待問題、解決問題，長久下來，導(dǎo)致了管理工作無法取得突破性的成功.很多時候，因為高校對人事檔案的管理工作不夠重視，因此，在選擇檔案管理人員的時候要求不夠嚴(yán)格，甚至有一些會因為某種關(guān)系的原因而直接進(jìn)入學(xué)校的然是檔案管理系統(tǒng)工作，這是一項高校檔案管理工作效率的主要原因之一.此外，造成檔案管理工作質(zhì)量無法提高的另一個重要原因就是管理人員缺乏良好的責(zé)任心，對管理工作不夠熱情負(fù)責(zé)，因而在管理工作造成了疏忽，影響了工作的良好開展.

1.5人事檔案管理的觀念落后

高校的人事檔案承載著高校所有人才的基本信息，也是高校的一些職位選擇的重要依據(jù)，更是高校實施人才戰(zhàn)略的重要條件.目前，很多高校的管理理念還停留在相對落后的程度上，根本沒有把檔案管理與人才的培養(yǎng)以及高校的教育工作等相結(jié)合，使高校的整體工作沒有的到實質(zhì)性的推進(jìn).檔案的利用長期處于別動的狀態(tài)，只是在有需要的時候才會被找出來，僅供高校人事部門提供查閱.如果不是有很直接的關(guān)聯(lián)，通常情況下都不會被提及，更不用說拿來與高校教育建設(shè)相結(jié)合了，因此使人事檔案的實際價值被弱化了.

2　改革、創(chuàng)新高校的人事檔案管理工作的策略

第一，高校必須對人事檔案的工作給予重視，提高管理工作人員對檔案管理的意識.例如，高?？沙浞掷糜嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)或者校園通訊對人事檔案的管理工作進(jìn)行宣傳，并加強宣傳的力度.從事人事檔案方面的相關(guān)工作人員要定期對管理的相關(guān)工作內(nèi)容、進(jìn)度進(jìn)行上報，使高校領(lǐng)導(dǎo)可以全面的掌握學(xué)校人事檔案的管理現(xiàn)狀以及一些存在的困難，使問題得到及時、有效的解決.另外，高校的領(lǐng)導(dǎo)必須高度認(rèn)識人事檔案管理的重要性，充分意識到管理的專業(yè)性，檔案管理本來就是一項極為復(fù)雜的工作，因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)必須對其給與重視.高校的人事檔案管理和高校的全面發(fā)展以及教職工的發(fā)展都有著密切的關(guān)系，高校領(lǐng)導(dǎo)必須對人事檔案管理的工作給予肯定，在人力、物力以及財力方面給予大力支持.奠定了人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，積極營造出一個良好的人事檔案工作的氛圍.

第二，高校管理者應(yīng)該加大管理人才隊伍建設(shè)的力度.開展檔案管理工作的信息化建設(shè)需要利用一些綜合職業(yè)技能力以及綜合素質(zhì)較高的管理人才，來滿足高校人事檔案的信息化建設(shè)的要求.高校領(lǐng)導(dǎo)對管理工作的重視為建設(shè)高校檔案管理團(tuán)隊打下牢固的基礎(chǔ)，也是管理人員優(yōu)質(zhì)配置的前提，如此，檔案管理的人才隊伍才能夠得到有利的保證.高校的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該把高校檔案管理人才建設(shè)融到高校的未來發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，并充分了解了現(xiàn)代檔案的信息化管理與傳統(tǒng)的管理方式的不同，所以，高校若要改善其檔案管理的工作現(xiàn)狀，就必須要建立一個科學(xué)的、合理的人才培養(yǎng)的體系，按照高校的發(fā)展方向與目標(biāo)以及高校自身的的可持續(xù)發(fā)展制定一個戰(zhàn)略，建立一個科學(xué)、合理的高校檔案管理人才的培養(yǎng)體系、高校人力資源的培養(yǎng)以及人才儲備的機(jī)制等，以多元渠道的培養(yǎng)、健全的管理機(jī)制以及引入更多專業(yè)的管理人員，從而，全方面的提高高校檔案管理工作的效率.

第三，集成檔案管理模式提升高校檔案的使用價值.檔案信息的集成管理能夠?qū)Ω鞣N檔案的信息資源充分進(jìn)行整合，重組人事檔案的信息與過程，優(yōu)化其服務(wù)結(jié)構(gòu)，以滿足廣大用戶的要求和達(dá)到高效管理的目的.另外，高校的檔案管理和建設(shè)高校數(shù)字環(huán)境是相互融合的，高校利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使網(wǎng)絡(luò)化的信息達(dá)到高速的傳遞.高校建立人事檔案的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)可以對高校人才信息進(jìn)行檢索查詢和分析統(tǒng)計以及提取錄入，并且可以按照相關(guān)要求形成各種名冊以及表格等，這樣可以直接的提高高校檔案管理的工作的質(zhì)量.通常情況下，高校在組織人事考查和選拔的時候，常常利用其個人簡歷以及工作經(jīng)驗或者工作考核的情況、組織的評價等作為選拔依據(jù)，但是，這些信息是無法在人事檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫當(dāng)中保存.所以，為了更好的提高高校的人事檔案利用效率、深化高校人才檔案的信息資源利用以及滿足所有使用者的要求，就一定要對實體的人事檔案資料采取必要的保護(hù)措施，建設(shè)一個全文的數(shù)據(jù)庫是非常有必要的.通過這樣的數(shù)據(jù)庫可以使信息資料查閱更加方便，還能按照要求進(jìn)行摘錄、打印.

第四，提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì).高校的人事檔案管理工作具有很強的政策性和專業(yè)性，因此，建立一個具有高素質(zhì)的管理人員團(tuán)隊能夠為高校的檔案管理工作提供有力的保障.高校必須要保證檔案的數(shù)量能與其管理人員互相適應(yīng)，并且確保管理的穩(wěn)定性.所以，高校應(yīng)該定期的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)其高度的責(zé)任心，是確保管理工作有序開展的重要前提.因此，提高管理人員的綜合水平是極為重要的.另外，高校應(yīng)該鼓勵人事檔案管理的工作人員積極參與職稱的評定等，充分激發(fā)其工作的熱情.

第五，整合檔案資源.高校檔案的管理工作是一個復(fù)雜而又枯燥的過程，所以，檔案管理的過程當(dāng)中應(yīng)該充分利用和借助現(xiàn)有的信息資源.如今，網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展加快了人事檔案信息化的建設(shè)力度，降低了管理工作的難度與復(fù)雜程度.現(xiàn)代化信息設(shè)備可隨時對高?，F(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行維護(hù)、整理的同時還能夠整合原有的檔案資源，使其能與新檔案充分融合，便于后期檔案資源的分類查找及使用.

3　結(jié)束語

高校人事檔案的管理工作屬于一項繁瑣又復(fù)雜的工作，在開展工作的過程當(dāng)中，不僅需要細(xì)心，而且還要具備高度的責(zé)任心.因此，高校的管理者應(yīng)該充分對檔案工作投以重視的眼光，加強管理隊伍的建設(shè)，提高管理人員的綜合水平，并將人事檔案的管理規(guī)劃納入到高校整體的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，積極促進(jìn)其良好的發(fā)展，為高校人才的儲備、利用、選拔提供有效依據(jù)，促進(jìn)高校的整體發(fā)展，創(chuàng)造一個優(yōu)良的校園工作環(huán)境.

〔1〕索聰.現(xiàn)代高校人事檔案管理面臨新問題［J］.科技視界，2015，10（14）：203.

〔2〕陳奕.信息化背景下高校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.湖南科技學(xué)院院報，2014，35（06）：206-208.

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