分析高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

郭曉文

（赤峰學(xué)院　機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

分析高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

郭曉文

（赤峰學(xué)院機(jī)關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古赤峰024000）

在國家檔案事業(yè)中，高校檔案工作是其重要的組成部分，并在高校的發(fā)展過程中起關(guān)鍵性作用.高校檔案工作的根本宗旨就是為高校的教學(xué)、科研和黨政等各項(xiàng)工作提供檔案材料和信息資源，真實(shí)的反映高校的建設(shè)和發(fā)展方向.但是在目前的高校檔案管理工作中面臨著各種問題，阻礙高校的發(fā)展.因此，針對這檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)問題，要切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，不斷加強(qiáng)檔案管理力度，提高檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍，從而為高校檔案管理工作提供更好的發(fā)展動(dòng)力.

高校；檔案管理工作；服務(wù)創(chuàng)新；優(yōu)化策略

1　前言

在國家檔案事業(yè)中，高校檔案的管理工作是其工作的重點(diǎn)任務(wù)，也是其必須做好的工作之一.高校檔案是高校發(fā)展過程的存儲(chǔ)工具，這之中包含了高校特有的文化信息和知識(shí)信息資源，意義非常的重大.為了更好的為高校教學(xué)、科研和黨政等各項(xiàng)工作服務(wù)，高校檔案管理工作應(yīng)積極的轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，采用最先進(jìn)、最創(chuàng)新的方法解決檔案管理面臨的管理問題，落實(shí)高校檔案管理的工作，從而促進(jìn)高校檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展.本文主要從高校檔案管理工作中存在的管理問題出發(fā)，探討出行之有效的解決對策.

2　高校中檔案管理工作存在的問題

2.1過度強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性而形成了半封閉的工作模式

當(dāng)前仍有一部分高校在檔案管理工作中過度的強(qiáng)調(diào)其保密性，久而久之形成了半封閉的工作模式，使得很多高校的檔案管理工作人員在實(shí)際工作中存在著檔案管理觀念落后、缺乏服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)等問題，檔案管理的工作也只停留在建檔、存檔和查詢的機(jī)械被動(dòng)服務(wù)中，忽略了檔案信息資源固有的信息開發(fā)利用價(jià)值，也忽略了使用多種手段為高校教學(xué)、科研等項(xiàng)目提供更加開放、個(gè)性和特色的服務(wù).因此，高校檔案的信息資源開發(fā)利用率低，檔案信息資源特有的服務(wù)也沒有真正發(fā)揮其作用，阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展.

2.2管理模式的落后和重視程度不夠而造成信息丟失

當(dāng)前仍有一部分檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的存儲(chǔ)和保管學(xué)校的相關(guān)資料，根本不會(huì)給學(xué)校帶來經(jīng)濟(jì)收益.因此，在日常管理工作中只需要保證資料不損壞、不丟失、不泄密、方便學(xué)校內(nèi)部人員查詢和調(diào)出相應(yīng)資料就可以，因此，這些高校對其檔案管理工作的重視程度不夠.部分高校的檔案管理工作人員在上崗前沒有參加專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)、沒有掌握相應(yīng)的管理技能、檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟練、缺乏對檔案管理工作重要性的意識(shí)、基本的檔案材料如何收集也不清楚，加上對檔案資料的辨別能力相對較差，因此，往往在日常工作中錯(cuò)過最好的收集時(shí)機(jī)而導(dǎo)致信息丟失.

2.3檔案管理投入的資金不充足而形成檔案館的硬件設(shè)施相對落后

大部分高校已經(jīng)在各自學(xué)校的檔案館中使用最新硬件設(shè)置系統(tǒng)，而現(xiàn)實(shí)中，仍存在一部分高校在各校的檔案管理投入的資金不足，使得檔案館的硬件設(shè)施相對落后無法滿足檔案館日常工作的需求，由于投入的檔案建設(shè)資金有限，硬件設(shè)備無法進(jìn)行及時(shí)更新，使得日常管理工作中，有些教師要查詢相應(yīng)的資料時(shí)，系統(tǒng)出現(xiàn)死機(jī)、卡死狀態(tài)或是當(dāng)調(diào)用的信息過多時(shí)系統(tǒng)直接黑屏等現(xiàn)象，甚至有些高校還存在手寫記錄檔案信息的現(xiàn)象，不僅影響了工作的效率，還間接降低了高校檔案館信息資源的使用率.

3　加強(qiáng)高校檔案管理工作中服務(wù)創(chuàng)新的優(yōu)化策略

3.1改變傳統(tǒng)封閉觀念轉(zhuǎn)化成開放的服務(wù)觀念

高校檔案管理工作要想開創(chuàng)新的工作局面，實(shí)現(xiàn)真正意義上的服務(wù)創(chuàng)新，需要摒棄傳統(tǒng)的常規(guī)管理和思維模式，運(yùn)用最新的模式、觀念和想法參與實(shí)際的檔案管理工作中.首先應(yīng)該從用戶查詢信息資料著手，改變傳統(tǒng)的機(jī)械查詢服務(wù)，應(yīng)采取更積極主動(dòng)的方式為用戶提供更多的信息資源.因此，應(yīng)充分了解各高校內(nèi)部和社會(huì)所有領(lǐng)域?qū)n案工作的實(shí)際需求，開展個(gè)別用戶研究和預(yù)測，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)和分析，尋找出服務(wù)各所高校和社會(huì)的入口處，切實(shí)的為用戶提供最真實(shí)準(zhǔn)確的信息資料.此外也應(yīng)時(shí)刻與高校各部門進(jìn)行溝通，通過溝通和分享，及時(shí)了解到學(xué)校內(nèi)部對檔案管理工作最新的需求，及時(shí)調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的查詢服務(wù)，大膽的將檔案信息資源與社會(huì)進(jìn)行分享，將為社會(huì)和公眾提供檔案信息資源作為高校檔案管理部門的本職工作，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展.最后要樹立時(shí)刻創(chuàng)新的服務(wù)觀念，結(jié)合服務(wù)范圍、服務(wù)對象和工作職能的變化及時(shí)的更新工作模式，采取多樣化的方法，為高校內(nèi)部和社會(huì)提供更多、更好的信息服務(wù).可結(jié)合先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，通過搭建多樣化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息在線查詢、傳輸?shù)确?wù).也可通過對現(xiàn)有資源進(jìn)行收集和整理并加工后，挖掘出隱藏的信息，并以專題報(bào)告的服務(wù)方式，將挖掘出的新信息與公眾分享，提高高校檔案信息服務(wù)的價(jià)值.

3.2提高檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)

高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化對檔案管理工作人員提出了更為嚴(yán)格的要求，從計(jì)算機(jī)操作能力、創(chuàng)新思維能力、信息素養(yǎng)等.因此，高校檔案管理工作人員應(yīng)努力提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力，可利用業(yè)余時(shí)間觀看視頻教程或是參加對應(yīng)的知識(shí)講座等方式來提升，加強(qiáng)閱讀和學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)體系，激發(fā)自身潛在的創(chuàng)新能力，努力培養(yǎng)對新知識(shí)的敏感程度，將學(xué)到的理論知識(shí)全部應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中.另外也應(yīng)該建立檔案管理人員的工作考核制度.針對工作人員的工作能力、態(tài)度、業(yè)務(wù)操作能力等多方面進(jìn)行綜合考評，對表現(xiàn)好的人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，可以是物質(zhì)或是精神上的激勵(lì)，通過多種鼓勵(lì)方式提升檔案工作人員的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)他們的自主學(xué)習(xí)性，提高整體工作人員的素質(zhì)，提升高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新能力.

3.3加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍

當(dāng)前高校內(nèi)部的行政管理人員、在校生、應(yīng)屆生對高校檔案資源的利用率相對較高，而社會(huì)公眾、部分高校教師和研究人員對高校檔案資源的利用率相對較低，導(dǎo)致這一現(xiàn)象的根本原因是因?yàn)楦咝５臋n案管理部門對檔案資源的重要性和服務(wù)內(nèi)容宣傳力度不夠.因此，高校檔案管理部門應(yīng)該加大檔案的宣傳力度和運(yùn)用范圍，可通過檔案專題講座、發(fā)表對應(yīng)學(xué)術(shù)論文、開展檔案展覽主題活動(dòng)、在高校檔案網(wǎng)站上多加廣告宣傳、公布允許的檔案開放信息等方式，增強(qiáng)高校師生和社會(huì)公眾對檔案資源的熱情，意識(shí)到檔案資源的重要性，提高檔案資源的利用率，從而拓寬檔案資源的運(yùn)用范圍.

3.4營造活躍的創(chuàng)新服務(wù)氛圍

工作氛圍不對、工作條件受限、工作思路固定沒有創(chuàng)新等現(xiàn)象都會(huì)影響高校檔案管理工作人員的主動(dòng)性和創(chuàng)造性.因此要真正實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新，應(yīng)從營造活躍的創(chuàng)新服務(wù)氛圍出發(fā)，改善工作人員的工作積極性.因此，在營造工作環(huán)境氛圍中，要注重檔案管理部門的外部環(huán)境建設(shè)，通過考察其他學(xué)校的檔案館環(huán)境建設(shè)、參加檔案管理方面的學(xué)術(shù)論壇交流和參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，及時(shí)掌握和了解最新的檔案管理方法和技巧，掌握檔案管理發(fā)展的最新動(dòng)向，以掌握到的最新信息和資源作為活躍氣氛的資本，以溝通交流的方式分享，營造良好的創(chuàng)新服務(wù)氣氛.

3.5加強(qiáng)檔案管理力度

新時(shí)期國家對高校檔案管理工作提出了更高的要求，既要保證信息完整和安全，同時(shí)也要對高校檔案內(nèi)部進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的指導(dǎo)和監(jiān)督.因此實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新要從加強(qiáng)檔案管理力度出發(fā).首先要建立健全完善的檔案收集制度.這就需要高校內(nèi)部各部門明確自身的收集職責(zé)，并在收集過程中進(jìn)行監(jiān)督和控制，切實(shí)保證各部門收集好的資料能及時(shí)完整的交到檔案館.其次要制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度.具體實(shí)施方式為定期對所有檔案管理的收集、保存、查詢等業(yè)務(wù)操作進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，確保所有工作人員按照統(tǒng)一規(guī)范的材料整理模式操作，保證檔案館所有材料的規(guī)范和質(zhì)量.再次要制定相應(yīng)的檔案保存制度.具體做法是建立檔案管理責(zé)任小組，由組長進(jìn)行專門的檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，排除存在的安全問題，使各類檔案資料處在最好的保存模式，隨時(shí)提供有效的查詢和運(yùn)用服務(wù).最后要制定相應(yīng)的使用和借閱權(quán)限制度.結(jié)合每一類檔案的管理要求，分清檔案資源的開放和保密性質(zhì)，能提供給用戶使用的要及時(shí)給予服務(wù)，不能提供的資源要跟用戶做好相應(yīng)的解釋說明，處理好兩者之間的關(guān)系.

3.6努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù)

應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，擴(kuò)大檔案館的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化服務(wù).通過建設(shè)高校檔案網(wǎng)站，以網(wǎng)頁的形式為用戶提供更多個(gè)性化的服務(wù).網(wǎng)站的內(nèi)容包括可提供的信息查詢服務(wù)、使用檔案資料的相關(guān)規(guī)則和工作流程、檔案館的所有服務(wù)項(xiàng)目等，通過網(wǎng)站查閱資料的用戶可根據(jù)網(wǎng)站提供的相關(guān)流程有步驟的查閱資料，遇到問題可通過網(wǎng)站上的在線客服或是郵件的方式得到處理.需要提醒的是，應(yīng)將可查閱的資料進(jìn)行分類，根據(jù)登錄用戶的權(quán)限提供對應(yīng)服務(wù).也可通過提高硬件設(shè)施條件加速檔案館的數(shù)字化建設(shè).加大檔案館的資金投入，為檔案館配備高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，并積極開發(fā)檔案管理軟件或購買管理系統(tǒng)，通過手工電腦錄入、直接掃描等方式，有計(jì)劃的分批將紙質(zhì)材料、照片等數(shù)字化，將信息組合并更新到現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫中.檔案管理軟件應(yīng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上上傳、存儲(chǔ)、接收新資源、查詢等功能，通過與高校校內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行連接，能及時(shí)的將高校的新資源歸入到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中.

4　結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)期中，高校檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新是當(dāng)今時(shí)期社會(huì)對高校提出的最新要求，因此高校檔案管理工作人員要從轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念出發(fā)，將檔案管理工作中存在的問題及時(shí)改善和解決，加強(qiáng)檔案管理工作的力度，提高自身的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，拓寬檔案管理的宣傳途徑和運(yùn)用范圍等多種切實(shí)有效的解決對策，讓高校的檔案管理工作更加的現(xiàn)代化、專業(yè)化與信息化，從而適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，在最大范圍內(nèi)促進(jìn)高校檔案的管理，從而為高校檔案管理工作提供更好的發(fā)展動(dòng)力.

〔1〕劉碩.論當(dāng)前檔案管理工作存在的問題與對策并做出創(chuàng)新的建議［J］.黑龍江史志，2013，10（11）：128-129.

〔2〕張巖，叢日麗.高校檔案管理工作的創(chuàng)新對策分析［J］.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，08（15）：177-178.

〔3〕劉燕.高校檔案管理中存在的問題及對策［J］.長春大學(xué)學(xué)報(bào)，2011，21（2）：121-123.

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