新時(shí)期強(qiáng)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的研究

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在新時(shí)代歷史背景下，各個(gè)機(jī)關(guān)和事業(yè)單位越來(lái)越注重文書(shū)檔案管理。利用科學(xué)合理的檔案管理工作，能夠有效的提高事業(yè)單位的決策效率和科學(xué)性，促進(jìn)事業(yè)單位更加高效的為廣大人民群眾服務(wù)。在新時(shí)期，社會(huì)處于快速的發(fā)展變革階段，文書(shū)檔案管理工作變得更加復(fù)雜困難，這對(duì)文書(shū)管理人員來(lái)講面臨著新的形勢(shì)與挑戰(zhàn)，所以，面對(duì)新的形勢(shì)，事業(yè)單位文書(shū)管理人員要積極探索創(chuàng)新性的文書(shū)管理制度，利用先進(jìn)的管理技術(shù)手段，讓文書(shū)檔案管理水平不斷提升。

一、新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的重要意義

(一)保存重要的法律憑證

當(dāng)前，我國(guó)正在積極建立法治社會(huì)，事業(yè)單位作為服務(wù)于人民的重要機(jī)構(gòu)必須堅(jiān)持依法辦事，因此，在執(zhí)行各項(xiàng)決議，開(kāi)展各種工作時(shí)，都應(yīng)該保存相關(guān)的文書(shū)檔案，作為有效的法律憑證，如果在未來(lái)發(fā)生矛盾糾紛情況，可以讓執(zhí)法部門(mén)依據(jù)這些法律憑證文件做出更加準(zhǔn)確合理的裁決。

(二)提供決策參考

事業(yè)單位的主要職責(zé)是為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)性工作，在實(shí)際開(kāi)展工作中，需要面臨著復(fù)雜多樣的社會(huì)問(wèn)題，事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員在面臨決策的過(guò)程時(shí)需要有科學(xué)、合理全面的數(shù)據(jù)支撐和決策依據(jù)，不能簡(jiǎn)單的憑個(gè)人主觀判斷做出判斷。所以，在這種情況下，文書(shū)檔案記錄便成為了重要的決策參考，事業(yè)單位管理人員在進(jìn)行決策之前，可以查閱檔案中大量類(lèi)似決策的處理方式，并結(jié)合實(shí)際遇到的問(wèn)題，做出更加客觀準(zhǔn)確的判斷，從而提高了決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

(三)為社會(huì)大眾提供信息服務(wù)

文件和檔案詳細(xì)記錄了與事業(yè)單位的各種有價(jià)值信息，包括辦公地點(diǎn)、業(yè)務(wù)范圍、以及工作進(jìn)展情況等重要信息，完善的文書(shū)檔案記錄能夠方便社會(huì)大眾進(jìn)行查詢(xún)和檢索，從而為廣大人民群眾提供有價(jià)值的信息服務(wù)。

二、新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的常見(jiàn)問(wèn)題分析

(一)重視程度有待加強(qiáng)

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作之中，文書(shū)檔案管理在很多人的觀點(diǎn)中并不是一線工作，而是一項(xiàng)后勤服務(wù)工作，所以受重視的程度不高，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作重點(diǎn)都聚集在一線的服務(wù)工作上，對(duì)文書(shū)檔案管理工作相對(duì)而言較為漠視，只是交代給相關(guān)工作人員全權(quán)處理，很少親自過(guò)問(wèn)，由于這項(xiàng)工作長(zhǎng)期不受重視，也導(dǎo)致文書(shū)管理人員缺乏足夠的工作熱情和積極性，高水平人才也不愿意從事這項(xiàng)工作，這在很大程度上制約了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平的提升。

(二)管理制度不夠完善

在現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位文件檔案管理體系尚未完善，缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度和工作流程，加上各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并未投入足夠的重視，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作出現(xiàn)懈怠，這種制度上的不完善性影響了文書(shū)檔案工作質(zhì)量，并增加了管理成本。

(三)管理手段較為落后

當(dāng)前，有些事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理還仍然以紙質(zhì)文件資料存檔的方式開(kāi)展管理工作，網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)較為滯后，大量的紙質(zhì)文件不但占用空間資源，同時(shí)也不利于快速查詢(xún)和檢索，嚴(yán)重影響了文書(shū)檔案管理效率。

(四)管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)需要加強(qiáng)

事業(yè)單位對(duì)文件和檔案的管理一直不夠重視，也導(dǎo)致檔案管理工作難以吸引高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才，并且人員流動(dòng)性較大，工作熱情不高，與此同時(shí)，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理人員一般年齡偏大，其中還有一些從一線崗位退下來(lái)了的老同志，對(duì)先進(jìn)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)掌握程度較低，難以運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，這也是制約檔案管理工作實(shí)現(xiàn)順利優(yōu)化升級(jí)的重要因素。

三、新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的建議策略

(一)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視

為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，文書(shū)檔案管理工作應(yīng)該積極優(yōu)化改革。首先是要不斷加強(qiáng)文件檔案管理工作的重視程度，提高事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理者文書(shū)檔案管理意識(shí)。其次，在檔案管理過(guò)程中，要重視文書(shū)檔案的科學(xué)布局，建立科學(xué)合理的檔案管理信息分類(lèi)思想。可根據(jù)財(cái)務(wù)資源、人事檔案、公共資料等內(nèi)容對(duì)檔案文件進(jìn)行細(xì)化分類(lèi)，讓文書(shū)檔案管理工作更加細(xì)化具體，方便檢索和查詢(xún)。第三，事業(yè)單位文件檔案管理的全面發(fā)展，也必須對(duì)事業(yè)單位資源管理的理念進(jìn)行優(yōu)化改革，緊密結(jié)合事業(yè)單位在新時(shí)期的轉(zhuǎn)型升級(jí)發(fā)展，從而更加科學(xué)的調(diào)整事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的管理職能。

(二)建立健全文書(shū)檔案管理體系

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要深入調(diào)查本單位文件檔案管理的實(shí)際情況，建立系統(tǒng)完善的文件檔案管理制度體系，切實(shí)提高文書(shū)檔案的管理高效性和有序性。在建立健全制度體系方面，應(yīng)該著重從以下幾個(gè)方面入手：一是整理和優(yōu)化當(dāng)前正在執(zhí)行的文件檔案管理制度，充分利用其他單位在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn)，不斷建立健全文件檔案管理制度體系。二是要在文件檔案管理中加入一些可執(zhí)行性的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理工作人員工作情況進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)，對(duì)在檔案管理工作中優(yōu)秀出色的工作者給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰；針對(duì)文件檔案管理工作績(jī)效不力的人員，應(yīng)當(dāng)采取必要的有效懲戒手段。利用有效的績(jī)效考核能夠?qū)n案管理人員形成有效激勵(lì)，使相關(guān)他們能夠明確界定自己的管理職責(zé)，更加準(zhǔn)確的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。三是各事業(yè)單位還應(yīng)定期對(duì)文件檔案管理工作進(jìn)行檢查，科學(xué)構(gòu)建相應(yīng)的審查機(jī)制，全面實(shí)施文件檔案的審查核實(shí)，規(guī)范文件檔案管理，提高文件檔案的真實(shí)性和完整性。

(三)加強(qiáng)信息化建設(shè)工作

文件檔案管理涉及到許多復(fù)雜而繁瑣的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理方法消耗了大量的人力資源，不可避免地會(huì)出現(xiàn)檔案遺漏和各種工作遺漏。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)文件檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的時(shí)效性和完整性，在新時(shí)期下，事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作在水平和垂直方向都需要有更深入的發(fā)展空間，文書(shū)檔案管理部門(mén)可以建立網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓事業(yè)單位的文書(shū)檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢索和查詢(xún)。利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)推廣服務(wù)能夠有效的提高文書(shū)檔案的利用率和使用價(jià)值。

(四)加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

在文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)方面，要從三個(gè)方面加強(qiáng)，一方面要加強(qiáng)人才引進(jìn)和培養(yǎng)工作，可以從高校和社會(huì)上吸引優(yōu)秀人才，特別是應(yīng)該積極引進(jìn)熟悉掌握信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高素質(zhì)人才。二是要對(duì)現(xiàn)有人員加強(qiáng)培訓(xùn)，特別是針對(duì)一些新型信息化檔案管理技術(shù)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，使文書(shū)檔案管理人員能夠適應(yīng)新技術(shù)下產(chǎn)生新的檔案管理需求。三是要加強(qiáng)績(jī)效考核管理工作，建立完善的獎(jiǎng)懲制度，通過(guò)制度手段提升文書(shū)管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)的積極性，并提高管理人員的責(zé)任心，從而更加積極主動(dòng)的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期的事業(yè)單位正處于深化改革發(fā)展階段，作為事業(yè)單位最基本的管理工作之一，文書(shū)檔案管理工作仍然還存在著一些問(wèn)題和缺陷，制約了事業(yè)單位更加快速的實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型優(yōu)化升級(jí)。所以，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供重要的信息保障。事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要加快思想轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識(shí)到文件檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的價(jià)值和意義，進(jìn)一步建立健全檔案管理制度，建立科學(xué)合理的績(jī)效考核制度，充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，通過(guò)思想教育和制度手段不斷提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。與此同時(shí)，事業(yè)單位要加強(qiáng)信息化建設(shè)工作，充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化提升提供有力的技術(shù)性保障。