國(guó)外檔案網(wǎng)站研究現(xiàn)狀以及對(duì)我國(guó)的啟示

閆麗俠

(長(zhǎng)春師范大學(xué)檔案館，吉林長(zhǎng)春130032)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，全球信息化的浪潮席卷了整個(gè)檔案界。從20世紀(jì)90年代中期開始，國(guó)外檔案界便大規(guī)模地在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的檔案網(wǎng)站。迄今為止，在全球范圍內(nèi)已經(jīng)有2000余家檔案機(jī)構(gòu)、檔案協(xié)會(huì)等在互聯(lián)網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)站。這些檔案網(wǎng)站的建立極大地促進(jìn)了檔案信息資源整合以及用戶對(duì)檔案信息資源的利用。筆者通過對(duì)美國(guó)、加拿大、英國(guó)三個(gè)國(guó)家的檔案網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)查比較分析，從中發(fā)現(xiàn)這些檔案網(wǎng)站的特點(diǎn)，以期為今后我國(guó)的檔案信息網(wǎng)站建設(shè)提供一些參考。

1 國(guó)外檔案網(wǎng)站概況分析

1.1 美國(guó)國(guó)家檔案與文件署網(wǎng)站

美國(guó)國(guó)家檔案與文件署網(wǎng)站(http://www.nara.gov)，是美國(guó)國(guó)家檔案館、總統(tǒng)圖書館和文件記錄中心，網(wǎng)站內(nèi)容包含了美國(guó)聯(lián)邦政府在管理控制的過程中形成的所有文件材料以及法律和歷史記錄。1949年，美國(guó)國(guó)家檔案館改組成為國(guó)家檔案與文件署(NARA)，在此之后國(guó)家檔案館成為網(wǎng)站內(nèi)容的一個(gè)部分。

NARA是美國(guó)國(guó)家檔案館面向公眾視線檔案信息資源社會(huì)化共享的服務(wù)平臺(tái)，首頁頁面分為上下兩欄，簡(jiǎn)單大方、主次分明而不失莊重，從而給來訪者以現(xiàn)代化的視覺享受。NARA信息資源之間的鏈接十分緊密，這就使站內(nèi)豐富的信息資源交織成為一個(gè)相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)。對(duì)于類目的劃分，NARA也做到了盡其所詳，光一級(jí)類目就設(shè)有18個(gè)，二級(jí)類目更是接近200個(gè)，有些信息資源中還設(shè)有三級(jí)、四級(jí)和五級(jí)目錄。各級(jí)目錄內(nèi)容囊括了美國(guó)國(guó)家檔案館和聯(lián)邦政府工作的方方面面，用戶只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的點(diǎn)擊，跨越3個(gè)世紀(jì)的豐富多彩的內(nèi)容便能呈現(xiàn)在眼前［1］。及時(shí)的更新維護(hù)也是NARA的一大特點(diǎn)，大約每10天NARA的主頁便會(huì)進(jìn)行一次頁面更新，在保留原有的信息內(nèi)容的基礎(chǔ)上，還會(huì)刊登出最新的館藏信息供公眾閱覽。

檔案網(wǎng)站的檢索方式是否便捷有效是衡量網(wǎng)站信息資源可獲取性的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，而NARA在檢索方面就做到了細(xì)致周到?！八阉鱊ARA網(wǎng)頁”和“搜索NARA網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫”將網(wǎng)站信息內(nèi)容一分為二，使用戶對(duì)網(wǎng)站信息資源的需求更具有針對(duì)性?！八阉鱊ARA網(wǎng)頁”包含簡(jiǎn)單檢索和高級(jí)檢索兩種，簡(jiǎn)單檢索可使用戶方便快捷地找到網(wǎng)頁上的相關(guān)內(nèi)容，若使用高級(jí)檢索，則可以利用全文、標(biāo)題、時(shí)間、關(guān)鍵字、URL地址等字段實(shí)現(xiàn)多元查找。而“搜索NARA網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫”包含5個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫鏈接:NARA檔案信息定位器(NAIL)、縮微出版物檢索、肯尼迪遇刺時(shí)間檔案檢索、聯(lián)邦登陸處出版物和NARA圖書館目錄。NARA檔案信息定位器分為縮微出版物檢索和檔案館藏檢索，在檔案館藏檢索中又提供了標(biāo)準(zhǔn)檢索、數(shù)字復(fù)本檢索、專家檢索和物理館藏檢索四種檢索方式，為不同層次、不同需求以及不同類型的用戶提供了適合自身的檢索方式。

1.2 加拿大國(guó)家檔案館網(wǎng)站

加拿大國(guó)家檔案館網(wǎng)站(National Archive of Canada)簡(jiǎn)稱為NA，網(wǎng)址為(http://www.archives.ca)。加拿大國(guó)家檔案館成立于1872年，是加拿大唯一一個(gè)中央級(jí)的聯(lián)邦國(guó)家檔案館。加拿大國(guó)家檔案館內(nèi)館藏檔案采用了英、法兩種文字，所以NA也同樣使用了這兩種文字版本。

NA的主頁以白色作為背景，深沉的藍(lán)色作為前景，簡(jiǎn)單而莊重，其主頁內(nèi)容設(shè)置簡(jiǎn)單明了，分為主頁、新聞、視頻、鏈接、特色檔案、優(yōu)先事項(xiàng)六個(gè)板塊。雖然設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，但是NA的信息資源內(nèi)容非常豐富。加拿大聯(lián)邦政府歷史檔案包括了19000公里的微縮膠卷，2000多公里的數(shù)據(jù)卷宗，以及60多公里的文本、地圖和照片，這些資料記錄了加拿大從18世紀(jì)到現(xiàn)在的各方面的歷史。NA不僅刊登了國(guó)內(nèi)最新的檔案期刊、圖書的出版發(fā)行情況，而且將《檔案工作者》刊登到了網(wǎng)站上。不僅如此，NA還對(duì)加拿大省級(jí)和地區(qū)的檔案館、加拿大國(guó)家圖書館、網(wǎng)上檔案資源、國(guó)際檔案理事會(huì)等設(shè)置了熱點(diǎn)鏈接，以此來讓用戶能夠更加方便地獲取檔案資料。

在檢索分類方面，NA數(shù)據(jù)庫的信息資源按主題分類可分為:郵政檔案、土著居民檔案和戰(zhàn)爭(zhēng)檔案等;按載體形式可分為:文本檔案、聲像檔案、照片及膠片檔案等。網(wǎng)站按照人們檢索習(xí)慣設(shè)計(jì)了三種檢索方式:檢索句法、檢索點(diǎn)和詳細(xì)搜索。

1.3 英國(guó)國(guó)家檔案館

英國(guó)國(guó)家檔案館成立于2003年4月，它由皇家歷史手稿委員會(huì)和原英國(guó)公共檔案館合并而成。英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站有兩個(gè)地址，包括(http//:www.pro.gov.uk)為原英國(guó)公共檔案館網(wǎng)址，以及新的網(wǎng)址(http//:www.nationalarchives.gov.uk)。

英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站主頁框架設(shè)置清晰明了，首頁以教育、文獻(xiàn)、信息管理三大模塊以圖文并茂的方式呈現(xiàn)給用戶，顏色鮮艷、個(gè)性化十足，給人以華麗的視覺沖擊。三大模塊下面是最新消息和快速鏈接兩個(gè)板塊，包括:目錄;公民出生、結(jié)婚和死亡信息查詢;國(guó)家注冊(cè)檔案館信息查詢;英國(guó)政府在線檔案查詢;公民入籍證書查詢;歷史手稿委員會(huì)等內(nèi)容。

英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站不僅擁有文本、圖像、視頻等多種多樣的檔案信息資源，而且多年來不斷完善的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，也使其擁有了超強(qiáng)的信息檢索能力。例如，覆蓋950萬卷檔案目錄信息的PROCAT聯(lián)機(jī)目錄(online catalogue)就是一個(gè)多級(jí)式目錄數(shù)據(jù)庫，這個(gè)多級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫包括多種本地和遠(yuǎn)程檢索途徑，如簡(jiǎn)單查詢、自由檢索、檔號(hào)檢索、引導(dǎo)檢索、高級(jí)查詢、熟練查詢等。用戶如果需要提高檢索的查全、查準(zhǔn)率，只需要在高級(jí)檢索中設(shè)定相應(yīng)條件，如主題、關(guān)鍵詞、日期等［2］。

國(guó)家檔案目錄信息網(wǎng)的建設(shè)，旨在使全球的互聯(lián)網(wǎng)用戶能夠隨時(shí)隨地地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行檢索。當(dāng)前，英國(guó)國(guó)家檔案目錄信息網(wǎng)也在不斷地建設(shè)與完善之中，它由與高等院校文獻(xiàn)部門英格蘭、威爾士文獻(xiàn)部門的“姐妹項(xiàng)目”(sister projects)及由英國(guó)國(guó)家檔案館參與建設(shè)的“利用檔案”項(xiàng)目(The Access to Archives，A2A)構(gòu)成。A2A系統(tǒng)的建設(shè)為廣大用戶提供了極其豐富的檔案信息資源，它涵蓋了除英國(guó)國(guó)家檔案館外的英格蘭各地各類文獻(xiàn)部門所保存的自公元900年至今的數(shù)據(jù)資料，極大地方便了檔案用戶對(duì)這些珍貴文獻(xiàn)遺產(chǎn)的利用。A2A系統(tǒng)不僅可以通過英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站進(jìn)入，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)直接進(jìn)入，使用戶能夠方便地獲得所需檔案信息服務(wù)。

2 國(guó)外檔案網(wǎng)站對(duì)我國(guó)檔案建設(shè)的啟示

2.1 加強(qiáng)檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)

本文介紹了三個(gè)國(guó)外建設(shè)較為成功的檔案網(wǎng)站，其信息資源都非常豐富，各具特色，而且這些信息資源之間的聯(lián)系也十分緊密，內(nèi)容更新周期短，方便了用戶對(duì)檔案信息資源的利用。國(guó)內(nèi)許多檔案網(wǎng)站凸顯出的一個(gè)問題就是內(nèi)容單薄。這些網(wǎng)站上缺乏檔案業(yè)界的新聞、學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)等方面的信息，信息資源數(shù)據(jù)庫建立不夠完善，大部分檔案信息只有全宗目錄，而不提供檔案的全文瀏覽，如果想要獲取檔案原文則需要去檔案館進(jìn)行查詢。并且國(guó)內(nèi)大多數(shù)檔案網(wǎng)站一般只向用戶提供當(dāng)?shù)胤秶鷥?nèi)的信息，而對(duì)于全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息動(dòng)態(tài)以及兄弟單位的檔案工作報(bào)導(dǎo)少之又少。網(wǎng)站內(nèi)容的匱乏直接影響了用戶對(duì)檔案網(wǎng)站的瀏覽興趣，所以我國(guó)檔案網(wǎng)站建設(shè)首當(dāng)其沖的應(yīng)是加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)站內(nèi)容的建設(shè)力度，拓展檔案網(wǎng)站內(nèi)容的深度與廣度，縮短更新周期，提高館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，用更加豐富和及時(shí)的內(nèi)容為公眾服務(wù)。

2.2 建設(shè)統(tǒng)一的檢索平臺(tái)

我國(guó)大部分檔案網(wǎng)站都具有檢索功能，但是這些檢索引擎所提供的檢索方式不一，檢索深度也互不相同，并且檢索的易用性方面也不夠完善，有些檢索條目一般用戶根本看不懂，極大地阻礙了檔案利用者對(duì)于檔案信息資源的獲取。［3］可以將國(guó)內(nèi)所有檔案網(wǎng)站的檢索項(xiàng)分為客戶和研究者兩種，這樣即可提高檢索功能的易用性。這兩種檢索分別下設(shè)簡(jiǎn)單檢索和高級(jí)檢索兩項(xiàng)，高級(jí)檢索可以利用標(biāo)題、全文、關(guān)鍵詞、URL地址等實(shí)現(xiàn)多元化查找，以此幫助用戶快速檢索到自己所需要的檔案信息資源。

2.3 注重“以人為本”，建立互動(dòng)性的網(wǎng)站

目前，我國(guó)檔案網(wǎng)站在線咨詢方式還比較單一，檔案網(wǎng)站同用戶之間的交流互動(dòng)性不強(qiáng)而且難以進(jìn)行深入溝通。部分網(wǎng)站設(shè)有“在線交流”欄目，但對(duì)于用戶的提問回復(fù)得十分緩慢。這樣就無法了解用戶對(duì)于檔案網(wǎng)站的需求，更無法根據(jù)需求來完善網(wǎng)站的服務(wù)。因此，對(duì)于國(guó)內(nèi)許多檔案網(wǎng)站來講，建設(shè)一個(gè)可供用戶與檔案工作者進(jìn)行快捷方便交流的平臺(tái)也是一個(gè)亟待解決的問題。

2.4 建立全國(guó)檔案網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò)體系

我國(guó)各地區(qū)省、市級(jí)等檔案網(wǎng)站較多，由于檔案網(wǎng)站建設(shè)不夠規(guī)范，沒有統(tǒng)一的入口，用戶想要進(jìn)入某地區(qū)檔案網(wǎng)站是較不便的。我國(guó)可以建立一個(gè)全國(guó)性的檔案網(wǎng)站網(wǎng)絡(luò)體系，比如在“中國(guó)檔案網(wǎng)”主頁上設(shè)立一個(gè)“全國(guó)檔案網(wǎng)”欄目，點(diǎn)擊之后出現(xiàn)的是中國(guó)地圖，地圖上按地理劃分出我國(guó)省、市、自治區(qū)和直轄市等，再經(jīng)過點(diǎn)擊進(jìn)入具體地區(qū)，各地區(qū)均標(biāo)有當(dāng)?shù)氐臋n案網(wǎng)站圖標(biāo)，再點(diǎn)擊圖標(biāo)便可鏈接到地區(qū)檔案網(wǎng)站。這種方式更加便于用戶查找檔案網(wǎng)站。

3 結(jié)語

國(guó)外許多檔案網(wǎng)站建設(shè)比較成熟，可供借鑒的方面有很多。在理論建設(shè)的基礎(chǔ)上，國(guó)內(nèi)檔案網(wǎng)站還需不斷改革創(chuàng)新，吸取國(guó)外檔案網(wǎng)站建設(shè)的優(yōu)秀成果，切實(shí)提高為公眾服務(wù)的能力。

［1］王立清.美國(guó)NARA在線檔案信息資源檢索現(xiàn)狀分析及啟示［J］.檔案學(xué)通訊，2009(3):46－49.

［2］朱蘭蘭，馬倩倩.英國(guó)國(guó)家檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)的特點(diǎn)［J］.檔案學(xué)通訊，2010(9):61－64.

［3］李文以，趙鵬.中美英國(guó)家檔案(局)館網(wǎng)站調(diào)研比較研究［J］.檔案管理，2011(3):65－67.