新形勢下提高高校行政管理效率策略初探

張文超

新形勢下提高高校行政管理效率策略初探

張文超

[摘 要]高校要辦出水平、辦出特色，成為一流大學(xué)，必須牢固樹立向管理要質(zhì)量、向管理要效益的理念，切實解決學(xué)校在管理意識、制度、機制、隊伍等方面存在的問題，把深化內(nèi)部管理改革與創(chuàng)新作為全面深化改革的突破口。

[關(guān)鍵詞]高校；行政管理效率；服務(wù)意識；體制機制；隊伍建設(shè)

[作 者]張文超，北京外國語大學(xué)黨委宣傳部。

黨的十八屆三中全會審議通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》，強調(diào)深化教育領(lǐng)域綜合改革。這反映了我國教育改革已進(jìn)入深水區(qū)、攻堅期，破解深層次矛盾難度加大，深化綜合改革非常迫切。然而，教育改革總是以管理理念的變革為先導(dǎo)，最終將歸結(jié)到管理制度的改革。高等學(xué)校要辦出水平、辦出特色，成為一流大學(xué)，必須把深化內(nèi)部管理改革與創(chuàng)新作為全面深化改革的突破口。切實解決學(xué)校在管理意識、制度、機制、隊伍等方面存在的問題，向管理要質(zhì)量、向管理要效益。

一、以提升服務(wù)為本位，深化管理理念

當(dāng)前，高校一些管理人員對當(dāng)下管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)還不夠清晰，對肩上所擔(dān)負(fù)的管理工作的使命還不夠明確，對管理工作的重要性還沒有充分的認(rèn)識。尤其是在服務(wù)意識、效率意識和大局意識上表現(xiàn)的問題更為突出，需要進(jìn)一步加強。

（一）增強服務(wù)意識，凸顯人文管理

有些管理人員對管理的本質(zhì)和目標(biāo)的理解存在一定的偏差和誤區(qū)，存在一定程度的“官本位”傾向，對本職工作的理解只停留在表面的事務(wù)管理上，而對其服務(wù)的教學(xué)、科研等主要內(nèi)容沒有明確認(rèn)知，對其服務(wù)的教師、學(xué)生等主要對象需要給予更多的尊重和關(guān)懷。只有把加強管理工作的規(guī)范化與人本化兩者有機結(jié)合起來，并將之貫穿管理工作的全過程，才能最大限度地提升管理效益。各部門要充分認(rèn)識每一項服務(wù)工作的意義，真正做到以師生的生命成長為旨?xì)w。管理過程中要端正服務(wù)態(tài)度，優(yōu)化服務(wù)手段，提高服務(wù)水平，推進(jìn)管理的人本化，讓我們的管理過程中少些“冷漠”，多些“人情味”。

（二）增強節(jié)約意識，加強成本管理

現(xiàn)實工作中，一些單位在水電使用、通訊使用、交通使用、會務(wù)安排上存在著明顯的資源浪費現(xiàn)象，同時還存在著辦公用品重復(fù)購置、設(shè)備的閑置和非有效利用、可以共享的資源卻成為某些部門的壟斷產(chǎn)品等隱性浪費現(xiàn)象。除此之外，很多部門忽略了時間這一重要成本，大會、長會多，工作作風(fēng)拖拉、推諉扯皮，辦事程序繁雜，貽誤工作的現(xiàn)象時有發(fā)生。對管理而言，效率意味著在保證質(zhì)量的同時，要考慮成本這一主要影響因素。簡單來說，就是“快和省”。一方面，要滿足師生對服務(wù)的要求，提高工作質(zhì)量，避免工作拖延和積壓，大力倡導(dǎo)說辦就辦、辦就辦好的工作作風(fēng)；改進(jìn)文風(fēng)會風(fēng)，提倡講短話、開短會、辦實事。另一方面，要加快節(jié)約型校園建設(shè)步伐，在管理過程中有效地降低成本和提高效率，精心地運作和管理學(xué)校的各種資源。

（三）增強大局意識，注重綜合管理

在校園綜合管理領(lǐng)域，因為很多業(yè)務(wù)很難歸屬到某個部門，往往需要各職能部門協(xié)同處理，由于各部門在業(yè)務(wù)處理中的責(zé)任不夠明確，意識不強，又缺乏必要的受理協(xié)調(diào)機構(gòu)，導(dǎo)致這些管理工作中“都有責(zé)任，都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象時有發(fā)生。大局意識作為協(xié)作意識和溝通意識的集中體現(xiàn)，是指要樹立“上下一盤棋”的思想，不管職務(wù)高低和身處哪個崗位，想問題做事情，都要從全局出發(fā)。它強調(diào)的是同事之間、部門之間在相互了解、相互理解的基礎(chǔ)上協(xié)作共事，合力提高管理效率。比如，針對校園環(huán)境臟、亂、差現(xiàn)象，后勤管理處、保衛(wèi)處、宣傳部、學(xué)生處等主要相關(guān)部門不能拘泥于“分內(nèi)與分外”的狹隘認(rèn)識，應(yīng)該積極參與協(xié)調(diào)、受理與處理，以提升管理工作質(zhì)量。

二、以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，完善管理規(guī)范

俗話說，“沒有規(guī)矩不成方圓”，規(guī)章制度的建設(shè)是管理有序、高效展開的基本保證。當(dāng)前高校在推進(jìn)管理制度化建設(shè)方面還存在著職責(zé)不清的情況，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是有些部門的規(guī)章制度過于陳舊，沒有隨著工作內(nèi)容的擴(kuò)展和深化及時更新，沒有及時適應(yīng)政策調(diào)整、技術(shù)更新等新形勢帶來的變化，存在著一定程度的經(jīng)驗管理現(xiàn)象；二是有些部門所從事的管理工作

比較復(fù)雜和煩瑣，與其他部門交叉點比較多，分工不明確，導(dǎo)致一些工作主體不清、目標(biāo)不明甚至出現(xiàn)多頭抓、重復(fù)抓、交叉抓、沒人抓的職責(zé)不清狀況，沒有完全形成相互聯(lián)系、相互借助、相互補充、相互促進(jìn)、相互制約、共同保持和維護(hù)權(quán)力穩(wěn)定平衡運行的局面。

規(guī)范管理行為、用制度管人、用制度管事是保證正常秩序、提高管理效能的基本原則。這樣才能從根本上保證我們的管理工作嚴(yán)密而有效、緊張而有序，才能保證管理過程中忙而不亂、井井有條。為此，學(xué)校要科學(xué)劃分黨委、校長及行政系統(tǒng)、學(xué)術(shù)組織、其他團(tuán)體的權(quán)限范圍，明確各部門的管理職責(zé)，細(xì)化具體分工。在規(guī)章制度的建設(shè)過程中，尤其要加強對交叉區(qū)域和盲點區(qū)域的建章立制工作。一方面要考慮到管理工作的復(fù)雜性，對于交叉區(qū)域，要形成分工明確、配合得當(dāng)?shù)闹贫?，避免因不同部門間規(guī)范沖突和重疊造成的管理混亂和無序；另一方面，還要隨著形勢的發(fā)展，加強管理制度創(chuàng)新，用制度創(chuàng)新去堵塞漏洞，降低因制度不健全或不完善造成的管理不力。比如，差旅費標(biāo)準(zhǔn)的制定，會議費標(biāo)準(zhǔn)、接待費標(biāo)準(zhǔn)、通訊費標(biāo)準(zhǔn)以及預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)的制定，都要從講究成本、節(jié)約經(jīng)費的角度去考慮，盡量做到既切合實際又不造成資源浪費。

三、以機制運行為保障，推進(jìn)管理創(chuàng)新

《規(guī)劃綱要》在談到把改革創(chuàng)新作為教育發(fā)展的強大動力時提出：“要加快解決增強教育活力與體制機制約束的矛盾，為教育事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供強大動力”。管理機制的重要性就在于通過事前的制度設(shè)計影響或改變著利益相關(guān)者的行為動機和方式，以發(fā)揮維持、推動、反饋、調(diào)整、保障和促進(jìn)工作發(fā)展的功能。理清職責(zé)、理順關(guān)系只是規(guī)章制度建立的基本出發(fā)點，其收效如何，貴在執(zhí)行和落實。只有把制度與人的主觀能動作用共同發(fā)揮好，高校的管理才會進(jìn)入一個良性狀態(tài)。管理實踐中，規(guī)章制度執(zhí)行不力的原因主要在于管理機制在“動力、活力和約束力”上沒有起到應(yīng)有作用，沒有起到徹底強化管理人員責(zé)任感、事業(yè)心的效果。

（一）建立科學(xué)有效的激勵、測評和競爭機制，激發(fā)管理人員動力

管理人員在工作過程中有不同程度的倦怠、敷衍和應(yīng)付心理，甚至抱著“干多干少一個樣、干好干壞一個樣”的消極態(tài)度。針對這種現(xiàn)象，為增強管理人員工作積極性，提升管理服務(wù)水平，可以建立公平合理的獎懲機制，調(diào)動管理人員工作的積極性；建立科學(xué)合理的測評機制，及時獲取服務(wù)對象的反饋信息，促使管理人員自覺將工作精力集中到提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)上來。

（二）建立長效的聯(lián)動、溝通和協(xié)作機制，使管理工作更有活力

管理部門之間不和諧，缺少溝通和理解，遇到問題甚至互相推諉和指責(zé)，導(dǎo)致管理工作沒有活力。比如，針對學(xué)校各方面工作中出現(xiàn)的分歧比較大、利益訴求比較強烈的問題，為增強管理工作的針對性，提升管理質(zhì)量，可以通過校領(lǐng)導(dǎo)接待日、民主生活會、工作咨詢會等溝通機制有效激發(fā)管理工作的活力。

（三）建立反饋、督查和問責(zé)機制，充分發(fā)揮管理規(guī)范的約束力

比如，針對個別單位私設(shè)小金庫等不良現(xiàn)象，可以通過加強監(jiān)督和檢查，強化規(guī)范約束力；針對重大工作失誤，可以通過座談會、檢查報告、公開檢討等問責(zé)機制來解決處理。

四、以隊伍建設(shè)為抓手，提升管理水平

向管理要質(zhì)量、要效益，關(guān)鍵在于有一支高素質(zhì)、高水平的管理隊伍。管理人員的素質(zhì)如何，關(guān)系到規(guī)章制度能否得到有效的貫徹執(zhí)行，所以，搞好高校管理隊伍建設(shè)是加強高校管理的一項重要任務(wù)。在一定程度上講，衡量管理人員素質(zhì)高低無非兩個主要標(biāo)準(zhǔn)，即工作熱情和業(yè)務(wù)能力。目前，管理隊伍的整體素質(zhì)還有待于進(jìn)一步加強，在認(rèn)識觀念、工作態(tài)度和綜合能力等方面與師生的期望還有一定差距。

（一）在自律中求提高

一些管理干部受市場經(jīng)濟(jì)的負(fù)面影響，價值取向過于功利，面對社會的影響和收入上的反差，心理失衡，工作消極，缺少高度的敬業(yè)精神和創(chuàng)新精神，工作態(tài)度不夠敬業(yè)，責(zé)任心不強。加強管理隊伍建設(shè)需要把黨風(fēng)廉政建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)引向深入，貫穿于干部的培養(yǎng)、選拔、管理、使用等各個環(huán)節(jié)，做到“改進(jìn)作風(fēng)、加強自律”。

（二）在流動中求發(fā)展

一個干部在一個地方、一個崗位上待的時間長了，某些惰性自然就會出來，很容易疲沓，對外界的信息刺激就會處于麻痹狀態(tài)。要盡量為管理人員創(chuàng)造良好的工作條件和公平的競爭環(huán)境，通過建立科學(xué)合理的換崗機制、輪崗機制等增強管理隊伍的戰(zhàn)斗力和生命力。

（三）在學(xué)習(xí)中求進(jìn)步

一些干部往往忙于事務(wù)、忙于應(yīng)付，缺乏對各種信息及時、準(zhǔn)確的收集、加工和處理，缺乏創(chuàng)造性的工作，在工作中滿足于上承下達(dá)當(dāng)“二傳手”和“辦事員”。除了通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流研討等途徑來加強學(xué)習(xí)之外，更要注重結(jié)合具體的工作實踐，在學(xué)習(xí)中實踐、在實踐中學(xué)習(xí)，勇于在復(fù)雜多變的實踐中積累經(jīng)驗、經(jīng)受考驗，以實現(xiàn)工作和學(xué)習(xí)的良性互動。

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的深化和高等教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，高校獨立辦學(xué)的主體地位日益提升，高校管理水平的高低對于高校健康持續(xù)發(fā)展越來越重要。既要宏觀上重視高校管理工作，保持戰(zhàn)略思維和長遠(yuǎn)眼光，從大處著眼；又要立足部門實際，本著務(wù)實求真、真抓實干的作風(fēng)，從小處著手，全面推進(jìn)管

理改革和創(chuàng)新。既要加強科學(xué)化、規(guī)范化等剛性管理的建設(shè)；又要注重人本化、情感化等柔性管理的融合，用愛與責(zé)任全面提升管理水平。總之，只有真正把學(xué)校管理當(dāng)一項事業(yè)來做，精心規(guī)劃，細(xì)心操作，才能實現(xiàn)辦學(xué)規(guī)模、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、效益的協(xié)調(diào)發(fā)展和學(xué)校的良性運行及可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）[Z].2010.

[2]中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定[Z].2013.